Como fazer com que seus freelancers entreguem projetos no prazo

Publicados: 2020-12-02

Existem inúmeras vantagens em contratar freelancers. Ganhar conjuntos de habilidades específicas sem ter que contratar um funcionário em tempo integral é apenas um exemplo. No relatório de 2020 sobre os efeitos da pandemia no trabalho remoto , o freelancer está mais popular do que nunca.

Mas como gerente, há desafios. Depois de encontrar seus freelancers, você precisa gerenciá-los de maneira eficaz.

Isso significa acompanhar suas horas, comunicar sobre projetos e — o maior desafio — gerenciar prazos.

Quer saber como fazer isso acontecer? Veja como fazer com que seus freelancers entreguem projetos no prazo.

1. Crie prazos razoáveis

Como gerente, é sua responsabilidade criar prazos razoáveis. Deixar tudo para o último minuto e depois despejar uma reviravolta de 24 horas no seu freelancer é pedir problemas.

Se prazos apertados forem colocados em sua equipe para você cumprir, tente recuar e definir expectativas razoáveis. Veja como:

Organize as tarefas em ordem de prioridade, para que seu freelancer trabalhe apenas em marcos importantes. Ao gerenciar freelancers, é importante priorizar as tarefas. Dar ao seu freelancer uma visão geral do que está por vir no mês também é útil, pois ele poderá bloquear o tempo e equilibrar os projetos de outros clientes.
Documente os prazos de forma clara por e-mail ou em seu sistema de gerenciamento de projetos. Certifique-se de que todos entendam o prazo e sejam capazes de cumpri-lo.
Respeite os fusos horários e feriados de seus freelancers. Por exemplo, se você estiver em Londres e esperar uma resposta rápida de um freelancer na Austrália, é possível que as comunicações não se sobreponham. Prazos podem ser perdidos.
Entenda o tempo que leva para concluir as tarefas. Por exemplo, em 2020, o tempo médio necessário para pesquisar e escrever uma postagem no blog é de 4 horas. Deixar de permitir que seus freelancers tenham tempo para concluir o trabalho adequadamente resultará em uma de duas coisas: prazos perdidos ou trabalho insatisfatório e apressado. Se você não tem experiência direta, pergunte quanto tempo provavelmente levará para concluir um projeto e inclua isso em seu cronograma.
Saiba que você provavelmente não é o único cliente que seu freelancer tem. A menos que você tenha seu freelancer esgotado, é provável que ele esteja trabalhando com outros clientes e tenha outros prazos. Alguns freelancers podem fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo para atingir uma determinada meta de renda todos os meses. A menos que seu projeto seja o que oferece o trabalho mais regular, pode não ser uma alta prioridade.

“A melhor maneira de incentivar a produtividade é incentivar os indivíduos a se apropriarem de como gerenciam seu próprio tempo e recursos. Conceder liberdade aos trabalhadores sobre quando, como e onde eles trabalham cria uma prova de sua ética de trabalho de uma forma que tentar controlá-los não pode.” Robby Slaughter, especialista em produtividade

2. Reserve um tempo para fornecer um resumo detalhado

Os especialistas aconselham que 10 a 12 minutos investidos no planejamento do seu dia economizarão pelo menos 2 horas de tempo perdido ao longo do dia. Embora isso não possa ser dito para todos os profissionais, certamente é verdade para o gerenciamento de freelancers.

Ao instruir freelancers sobre projetos de redação, inclua as seguintes informações:

Título e visão geral da peça
Guias de estilo e tom
Palavras-chave de SEO a serem usadas
Quaisquer links para pesquisas ou artigos que você goste
Páginas internas para vincular ou fonte de
O objetivo e CTAs para o artigo
Onde será colocado
E esse prazo tão importante

Claro que os itens vão depender do projeto e natureza da obra, mas essa é a ideia.

Escrever um resumo geralmente leva de dez minutos a uma hora, mas economiza muito tempo a longo prazo. Ele também fornece ao freelancer as informações necessárias e o prazo para trabalhar. Isso garante que eles entendam o escopo completo do trabalho.

Incentive seu freelancer a fazer perguntas quando receber o resumo. Isso pode evitar atrasos ou confusão mais tarde.

Você sabia que Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist e Zapier estão entre as empresas que equipam equipes 100% remotas?

3. Use um software de gerenciamento de projetos

Ao trabalhar com freelancers, é essencial que você use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Muitos aplicativos de gerenciamento de projetos o ajudarão a gerenciar uma infinidade de projetos, tarefas e prazos. O uso de software como o Hubstaff também permite integrar cobrança e rastreamento de tempo para que seus freelancers possam gerenciar tudo de um só lugar.

O Hubstaff Tasks usa quadros Kanban visuais para simplificar os fluxos de trabalho, Sprints para focar as equipes e Stand-ups automatizados para manter todos em sincronia. Aqui você pode gerenciar todo o seu trabalho, criar listas de verificação, adicionar datas de vencimento e organizar todos os detalhes relevantes da tarefa.
O Evernote é uma ferramenta multifuncional de gerenciamento de tarefas e anotações. Ele permite que você faça anotações, faça brainstorming de ideias, adicione recursos visuais e compartilhe documentos com freelancers. Também facilita lembretes e tarefas.
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento baseada em lista divertida e fácil. Aqui você pode facilmente criar quadros e cartões para freelancers e clientes, que são ótimos para gerenciamento de projetos, comunicação e ideias.
O Facebook Workplace é uma ferramenta de comunicação que conecta empresas e trabalhadores remotos. Ele usa recursos familiares como Grupos, Bate-papo, Salas e transmissão de vídeo ao vivo para que as pessoas colaborem. Uma palavra de cautela, porém, com muitas pessoas excluindo ou optando por não usar o Facebook, isso nem sempre é uma solução viável.
Calendários – Embora seja improvável que seu freelancer queira compartilhar um calendário com você (se estiver trabalhando com outros clientes), é importante utilizar lembretes de calendário. Evite insistir para que seu freelancer use um sistema de calendário com o qual normalmente não trabalha, pois isso simplesmente será ignorado. Se eles estiverem usando Outlook, Google ou Calendly, você pode adicionar lembretes lá. Defina um lembrete um dia antes do prazo para evitar uma correria de última hora.

4. Deixe um buffer

Gerentes inteligentes deixam um buffer ao atribuir trabalho a freelancers. Para fazer isso, você precisa voltar ao seu prazo e descobrir as etapas necessárias.

Vejamos um exemplo: um comunicado de imprensa com vencimento em 10 de outubro.

Atribua-o em 10 de setembro com prazo de 24 de setembro para o freelancer pesquisar e escrever. Então, você tem 2 semanas para comprová-lo, solicitar alterações, obter aprovação, criar imagens e enviar o PR para a mídia antes do prazo .

É claro que nem sempre temos tanto tempo, mas o mesmo princípio se aplica. Sempre deixe um buffer.

Seu prazo nunca deve ser o mesmo que você dá ao seu freelancer.

“Uma boa regra prática é estimar quanto tempo algo levará e depois multiplicar por um e meio ou dois. Ter um buffer para incidentes evitará que você perca seus prazos e passe noites e fins de semana trabalhando para se recuperar. Especialista da Shopify, Kelly Vaughn

5. Pague os freelancers prontamente

Uma coisa é certa. Os freelancers têm um desempenho melhor e mais rápido quando sabem que serão pagos prontamente. Marcas que demoram muito para pagar ou, pior ainda, ignoram e-mails sobre pagamento nunca serão prioridade para freelancers.

Veja como ser aquele para o qual eles cumprem os prazos:

Sempre aceite e-mails perguntando sobre pagamento , mesmo que não seja do seu departamento. Responder e acompanhar as contas.
Manter um contrato de empreiteiro . Seu contrato de freelancer ou contratado pode definir os termos de expectativa e detalhes de pagamento. Por exemplo, trabalhos enviados fora do prazo podem estar sujeitos a penalidades de pagamento. Uma maneira mais agradável de ver isso seria oferecer um bônus por um ótimo trabalho entregue antecipadamente.
Pague freelancers prontamente. Se você puder pagá-los em mais de 30 dias, ótimo. Nunca subestime a importância de um pagamento, por menor que seja. Lembre-se de que os freelancers geralmente dependem do seu pagamento para itens essenciais, como contas, comida e combustível.
Pague igualmente. Freelancers femininas ganham menos dinheiro do que freelancers masculinos. Um estudo do SlashWorkers mostrou que, enquanto as mulheres ganham US$ 25.000 em média, os homens podem ultrapassar US$ 150.000 por ano no mesmo cargo. Não seja esse empregador.
Aconselhe-os a usar o faturamento on-line: ter seus freelancers cobrando você com software de faturamento on-line oferece muitas vantagens para você em relação à capacidade de rastrear, gerenciar e pagar faturas instantaneamente. Para eles, isso significa que sempre podem emitir faturas profissionais, claras e oportunas que se integram às suas opções de pagamento preferidas.
Incentive seus freelancers a serem eficientes . Explique seu sistema de faturamento corporativo no início de sua relação de trabalho. Por exemplo, se a sua folha ^de pagamento é sempre feita no 5º dia do mês, explique que as faturas enviadas depois disso serão adiadas para o mês seguinte. Certifique-se de que eles saibam como enviar uma fatura e para quem.

Você sabia que 77% dos freelancers afirmam que não estão mais estáveis financeiramente desde que abandonaram seus empregos diários para se tornarem freelancers? Mas 68% dizem que sua vida melhorou desde que começaram a trabalhar como freelancers e estão muito mais felizes do que antes.

Conseguir que seus freelancers entreguem projetos no prazo começa com você. A maneira como você se comunica, documenta e incentiva os freelancers é a chave para cumprir os prazos.

Cada freelancer é único e vai trabalhar de uma forma diferente. Mas implementar boas práticas é algo que você pode implementar internacionalmente.

Este artigo foi contribuído por Hubstaff.