Как заставить фрилансеров сдавать проекты вовремя

Наем фрилансеров имеет множество преимуществ. Получение определенных навыков без необходимости нанимать сотрудника на полную ставку — лишь один из примеров. В отчете о влиянии пандемии на удаленную работу за 2020 год фриланс популярен как никогда.

Но как менеджер, есть проблемы. Как только вы нашли своих фрилансеров, вам нужно эффективно управлять ими.

Это означает отслеживание их часов, общение о проектах и ​​— самая большая проблема — соблюдение сроков.

Хотите знать, как это сделать? Вот как заставить фрилансеров сдавать проекты вовремя.

1. Установите разумные сроки

Как менеджер, вы несете ответственность за установление разумных сроков. Оставлять все на последний момент, а затем сваливать 24-часовой оборот на вашего фрилансера — значит напрашиваться на неприятности.

Если вашей команде поставлены жесткие сроки, чтобы вы могли их выполнить, постарайтесь отступить и установить разумные ожидания. Вот как:

• Организуйте задачи в порядке приоритета, чтобы ваш фрилансер работал только над ключевыми этапами. При управлении фрилансерами важно расставлять приоритеты задач. Предоставление вашему фрилансеру обзора того, что будет в этом месяце, также полезно, поскольку он сможет выделить время и сбалансировать другие клиентские проекты.
• Четко документируйте сроки по электронной почте или в системе управления проектами. Убедитесь, что все понимают крайний срок и способны уложиться в него.
• Уважайте часовые пояса и праздники ваших фрилансеров. Например, если вы находитесь в Лондоне и ожидаете быстрой реакции от фрилансера в Австралии, вполне возможно, что общение не будет накладываться друг на друга. Сроки могут быть сорваны.
• Поймите время, необходимое для выполнения задач. Например, в 2020 году среднее время, необходимое для исследования и написания сообщения в блоге, составляет 4 часа. Неспособность дать вашим фрилансерам время для надлежащего завершения работы приведет к одному из двух событий: срыву сроков или неудовлетворительной работе в спешке. Если у вас нет прямого опыта, спросите, сколько времени может занять завершение проекта, и внесите это в свой график.
• Знайте, что вы, вероятно, не единственный клиент вашего фрилансера. Если ваш фрилансер не работает на полную мощность, скорее всего, он работает с другими клиентами и у него другие сроки. Некоторые фрилансеры могут совмещать несколько проектов одновременно, чтобы ежемесячно достигать определенного целевого дохода. Если ваш проект не предлагает наиболее регулярную работу, он может не иметь высокого приоритета.

«Лучший способ повысить продуктивность — побудить людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем и ресурсами. Предоставление работникам свободы в отношении того, когда, как и где им работать, является доказательством их трудовой этики, чего не могут сделать попытки контролировать их». Робби Слотер, эксперт по продуктивности

2. Найдите время, чтобы предоставить подробный бриф

Эксперты советуют, что 10-12 минут, потраченные на планирование дня, сэкономят как минимум 2 часа потраченного впустую времени в течение дня. Хотя это нельзя сказать о каждом профессионале, это, безусловно, верно для управления фрилансерами.

При инструктаже фрилансеров по написанию проектов включите следующую информацию:

• Название и обзор произведения
• Руководство по стилю и тону
• Ключевые слова SEO для использования
• Любые ссылки на исследования или статьи, которые вам нравятся
• Внутренние страницы, на которые можно ссылаться, или источники
• Цель и призывы к действию для статьи
• Где он будет размещен
• И этот самый важный срок

Конечно, пункты будут зависеть от проекта и характера работы, но вы поняли.

Написание брифа обычно занимает от десяти минут до часа, но в долгосрочной перспективе экономит очень много времени. Он также предоставляет фрилансеру необходимую информацию и крайний срок для работы. Это гарантирует, что они понимают весь объем работы.

Поощряйте вашего фрилансера задавать вопросы, когда он получает бриф. Это может предотвратить задержку или путаницу позже.

Знаете ли вы, что Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist и Zapier входят в число компаний, которые на 100 % оснащают удаленные команды?

3. Используйте программное обеспечение для управления проектами

Когда вы работаете с фрилансерами, очень важно использовать инструмент управления задачами. Многие приложения PM помогут вам управлять множеством проектов, задач и сроков. Использование программного обеспечения, такого как Hubstaff, также позволяет интегрировать выставление счетов и отслеживание времени, чтобы ваши фрилансеры могли управлять всем из одного места.

• Hubstaff Tasks использует визуальные доски Канбан для оптимизации рабочих процессов, спринты для фокусировки команд и автоматизированные стендапы для синхронизации всех действий. Здесь вы можете управлять всей своей работой, создавать контрольные списки, добавлять сроки выполнения и упорядочивать все соответствующие детали задач.

  

• Evernote — это многоцелевой инструмент для управления задачами и создания заметок. Он позволяет делать заметки, проводить мозговой штурм, добавлять визуальные эффекты и делиться документами с фрилансерами. Это также облегчает напоминания и задачи.

  

• Trello — это забавный и простой инструмент управления на основе списков. Здесь вы можете легко создавать доски и карточки для фрилансеров и клиентов, которые отлично подходят для управления проектами, общения и идей.

  

• Facebook Workplace — это инструмент общения, который объединяет компании и удаленных сотрудников. Он использует знакомые функции, такие как группы, чат, комнаты и трансляция видео в реальном времени, чтобы люди могли сотрудничать. Тем не менее, предостережение: многие люди удаляют или предпочитают не использовать Facebook, это не всегда работает.

  

• Календари . Хотя маловероятно, что ваш фрилансер захочет поделиться с вами календарем (если он работает с другими клиентами), важно использовать напоминания календаря. Не настаивайте на том, чтобы ваш фрилансер использовал календарную систему, с которой он обычно не работает, так как это просто будет проигнорировано. Если они используют Outlook, Google или Calendly, вы можете добавить туда напоминания. Установите напоминание за день до крайнего срока, чтобы избежать спешки в последнюю минуту.

4. Оставьте буфер

Умные менеджеры оставляют буфер при назначении работы фрилансерам. Для этого вам нужно отступить от установленного срока и определить необходимые шаги.

Давайте рассмотрим пример: пресс-релиз, который должен выйти 10 октября.

Назначьте его 10 сентября с крайним сроком 24 сентября, чтобы фрилансер исследовал и написал его. Затем у вас есть 2 недели, чтобы проверить это, запросить изменения, получить одобрение, создать изображения и отправить PR в СМИ до истечения крайнего срока .

Конечно, у нас не всегда есть столько времени, но действует тот же принцип. Всегда оставляйте буфер.

Ваш крайний срок никогда не должен совпадать с тем, который вы даете своему фрилансеру.

«Хорошее эмпирическое правило — оценить, сколько времени что-то займет, а затем умножить на полтора или два. Наличие буфера на случай непредвиденных расходов убережет вас от срыва сроков и траты вечеров и выходных на то, чтобы наверстать упущенное». Shopify Эксперт, Келли Вон

5. Оперативно платите фрилансерам

Одно можно сказать наверняка. Фрилансеры работают лучше и быстрее, когда знают, что им быстро заплатят. Бренды, которые слишком долго платят или, что еще хуже, игнорируют электронные письма об оплате, никогда не будут приоритетом для фрилансеров.

Вот как быть тем, для кого они укладываются в сроки:

• Всегда подтверждайте электронные письма с просьбой об оплате , даже если это не ваш отдел. Отвечайте и следите за аккаунтами.
• Ведение договора подряда . В вашем соглашении с фрилансером или подрядчиком могут быть указаны условия ожидания и детали оплаты. Например, за работу, отправленную с нарушением крайнего срока, могут быть наложены штрафные санкции. Более приятный способ взглянуть на это — предложить бонус за досрочно выполненную работу.
• Платите фрилансерам сразу. Если вы можете оплатить их быстрее, чем 30 дней, отлично. Никогда не недооценивайте важность платежа, каким бы низким он ни был. Помните, что фрилансеры часто полагаются на вашу оплату за такие предметы первой необходимости, как счета, еда и топливо.
• Платите поровну. Фрилансеры-женщины зарабатывают меньше, чем фрилансеры-мужчины. Исследование SlashWorkers показало, что в то время как женщины зарабатывают в среднем 25 000 долларов, мужчины могут зарабатывать более 150 000 долларов в год за ту же должность. Не будь таким работодателем.
• Посоветуйте им использовать онлайн-выставление счетов: то, что ваши фрилансеры выставляют вам счета с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов, дает вам множество преимуществ в отношении возможности отслеживать, управлять и мгновенно оплачивать счета. Для них это означает, что они всегда могут выставлять профессиональные, четкие и своевременные счета, которые интегрируются с вашими предпочтительными способами оплаты.
• Поощряйте своих фрилансеров быть эффективными . Объясните свою корпоративную систему выставления счетов в начале ваших рабочих отношений. Например, если расчет заработной платы всегда производится 5- ^го числа месяца, объясните, что счета, отправленные после этого, будут отложены до следующего месяца. Убедитесь, что они знают, как отправить счет и кому.

Знаете ли вы, что 77% фрилансеров заявляют, что они не более финансово стабильны с тех пор, как бросили свою основную работу, чтобы заняться фрилансом. Но 68% говорят, что их жизнь улучшилась с тех пор, как они начали заниматься фрилансом, и они стали намного счастливее, чем раньше.

Чтобы ваши фрилансеры вовремя сдавали проекты, вы начинаете с себя. То, как вы общаетесь, документируете и поощряете фрилансеров, является ключом к соблюдению сроков.

Каждый фрилансер уникален и работает по-своему. Но внедрение лучших практик — это то, что вы можете распространить на международном уровне.

Эта статья была предоставлена ​​Hubstaff.