Cara Membuat Freelancer Anda Menyerahkan Proyek Tepat Waktu

Ada banyak manfaat untuk mempekerjakan freelancer. Mendapatkan keahlian khusus tanpa harus mempekerjakan karyawan penuh waktu hanyalah salah satu contohnya. Dalam laporan tahun 2020 tentang dampak pandemi pada pekerjaan jarak jauh , pekerja lepas lebih populer dari sebelumnya.

Tapi sebagai manajer, ada tantangan. Setelah Anda menemukan freelancer Anda, Anda perlu mengelolanya secara efektif.

Itu berarti melacak jam mereka, berkomunikasi tentang proyek dan — tantangan terbesar — ​​mengelola tenggat waktu.

Ingin tahu bagaimana mewujudkannya? Inilah cara agar pekerja lepas Anda menyerahkan proyek tepat waktu.

1. Buat tenggat waktu yang masuk akal

Sebagai seorang manajer, Anda bertanggung jawab untuk membuat tenggat waktu yang masuk akal. Meninggalkan semuanya sampai menit terakhir dan kemudian membuang waktu penyelesaian 24 jam pada freelancer Anda akan menimbulkan masalah.

Jika tenggat waktu yang ketat ditempatkan pada tim Anda untuk Anda capai, cobalah untuk mundur dan tetapkan harapan yang masuk akal. Begini caranya:

• Atur tugas sesuai urutan prioritas, sehingga pekerja lepas Anda hanya mengerjakan tonggak penting. Saat mengelola pekerja lepas, penting bagi Anda untuk memprioritaskan tugas. Memberikan ikhtisar kepada pekerja lepas Anda tentang apa yang akan terjadi di bulan ini juga membantu karena mereka dapat memblokir waktu dan menyeimbangkan proyek klien lainnya.
• Dokumentasikan tenggat waktu dengan jelas melalui email atau dalam sistem manajemen proyek Anda. Pastikan semua orang memahami tenggat waktu dan mampu memenuhinya.
• Hormati zona waktu dan hari libur pekerja lepas Anda. Misalnya, jika Anda berada di London dan mengharapkan perputaran cepat dari pekerja lepas di Australia, kemungkinan komunikasi tidak akan tumpang tindih. Tenggat waktu mungkin terlewatkan.
• Pahami waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, pada tahun 2020, rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk meneliti dan menulis postingan blog adalah 4 jam. Gagal memberikan waktu kepada pekerja lepas Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar akan mengakibatkan salah satu dari dua hal terjadi: tenggat waktu yang terlewatkan atau pekerjaan yang terburu-buru dan tidak memuaskan. Jika Anda tidak memiliki pengalaman langsung, tanyakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek dan masukkan ke dalam garis waktu Anda.
• Ketahuilah bahwa Anda mungkin bukan satu-satunya klien yang dimiliki freelancer Anda. Kecuali jika freelancer Anda sudah maksimal, kemungkinan mereka bekerja dengan klien lain dan memiliki tenggat waktu lain. Beberapa freelancer mungkin menyulap beberapa proyek sekaligus untuk mencapai target pendapatan tertentu setiap bulannya. Kecuali proyek Anda adalah proyek yang menawarkan pekerjaan paling rutin, itu mungkin bukan prioritas tinggi.

“Cara terbaik untuk mendorong produktivitas adalah mendorong individu untuk mengambil kepemilikan atas cara mereka mengatur waktu dan sumber daya mereka sendiri. Memberikan pekerja kebebasan atas kapan, bagaimana, dan di mana mereka bekerja menciptakan bukti etos kerja mereka dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh upaya untuk mengendalikan mereka.” Robby Slaughter, Pakar Produktivitas

2. Luangkan waktu untuk memberikan pengarahan yang mendetail

Para ahli menyarankan bahwa 10-12 menit yang diinvestasikan untuk merencanakan hari Anda akan menghemat setidaknya 2 jam waktu yang terbuang sepanjang hari. Meskipun hal ini tidak dapat dikatakan untuk setiap profesional, hal ini berlaku untuk mengelola pekerja lepas.

Saat memberi pengarahan kepada para pekerja lepas tentang proyek penulisan, sertakan informasi berikut:

• Judul dan ikhtisar karya
• Panduan gaya dan nada
• Kata kunci SEO untuk digunakan
• Tautan apa pun untuk penelitian atau artikel yang Anda suka
• Halaman internal untuk ditautkan, atau sumber dari
• Tujuan dan CTA untuk artikel tersebut
• Di mana itu akan ditempatkan
• Dan tenggat waktu yang sangat penting itu

Tentu saja, itemnya akan bergantung pada proyek dan sifat pekerjaannya, tetapi Anda mendapatkan idenya.

Menulis ringkasan biasanya memakan waktu mulai dari sepuluh menit hingga satu jam, tetapi menghemat banyak waktu dalam jangka panjang. Ini juga memberi pekerja lepas informasi yang mereka butuhkan dan tenggat waktu untuk dikerjakan. Ini memastikan mereka memahami ruang lingkup pekerjaan yang lengkap.

Dorong pekerja lepas Anda untuk mengajukan pertanyaan saat mereka menerima pengarahan. Ini dapat mencegah penundaan atau kebingungan di kemudian hari.

Tahukah Anda bahwa Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist, dan Zapier adalah beberapa perusahaan yang melengkapi 100% tim jarak jauh?

3. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek

Saat Anda bekerja dengan pekerja lepas, penting bagi Anda untuk menggunakan alat manajemen tugas. Banyak aplikasi PM akan membantu Anda mengelola banyak proyek, tugas, dan tenggat waktu. Menggunakan perangkat lunak seperti Hubstaff juga memungkinkan Anda mengintegrasikan penagihan dan pelacakan waktu sehingga pekerja lepas Anda dapat mengelola semuanya dari satu tempat.

• Tugas Hubstaff menggunakan papan Kanban visual untuk merampingkan alur kerja, Sprint untuk tim fokus, dan Stand-up otomatis untuk membuat semua orang tetap sinkron. Di sini Anda dapat mengelola semua pekerjaan Anda, membuat daftar periksa, menambahkan tenggat waktu, dan mengatur semua detail tugas yang relevan.

  

• Evernote adalah manajemen tugas multiguna dan alat pencatat. Ini memungkinkan Anda untuk menulis catatan, bertukar pikiran, menambahkan visual, dan berbagi dokumen dengan pekerja lepas. Ini juga memfasilitasi pengingat dan tugas.

  

• Trello adalah alat manajemen berbasis daftar yang menyenangkan dan mudah. Di sini Anda dapat dengan mudah membuat papan dan kartu untuk pekerja lepas dan klien, yang bagus untuk manajemen proyek, komunikasi, dan ide.

  

• Facebook Workplace adalah alat komunikasi yang menghubungkan perusahaan dan pekerja jarak jauh. Itu menggunakan fitur-fitur yang sudah dikenal seperti Grup, Obrolan, Kamar, dan siaran video langsung untuk membuat orang berkolaborasi. Namun perlu diperhatikan, dengan banyak orang yang menghapus atau memilih untuk tidak menggunakan Facebook, ini tidak selalu merupakan solusi yang bisa diterapkan.

  

• Kalender – Meskipun tidak mungkin pekerja lepas Anda ingin berbagi kalender dengan Anda (jika mereka bekerja dengan klien lain), penting untuk menggunakan pengingat kalender. Hindari memaksa pekerja lepas Anda menggunakan sistem kalender yang biasanya tidak mereka gunakan karena hal ini akan diabaikan begitu saja. Jika mereka menggunakan Outlook, Google, atau Calendly, Anda dapat menambahkan pengingat di sana. Tetapkan pengingat sehari sebelum tenggat waktu untuk menghindari kesibukan di menit-menit terakhir.

4. Tinggalkan buffer

Manajer cerdas meninggalkan penyangga saat menugaskan pekerjaan ke pekerja lepas. Untuk melakukan ini, Anda perlu bekerja kembali dari tenggat waktu Anda dan memikirkan langkah-langkah yang diperlukan.

Mari kita lihat sebuah contoh: Siaran pers yang jatuh tempo pada 10 Oktober.

Tetapkan pada 10 September dengan batas waktu 24 September bagi freelancer untuk meneliti dan menulisnya. Kemudian, Anda memiliki waktu 2 minggu untuk membuktikannya, meminta perubahan, mendapatkan persetujuan, membuat gambar, dan mengirim PR ke media sebelum tenggat waktu .

Tentu saja, kita tidak selalu punya waktu sebanyak ini, tetapi prinsip yang sama berlaku. Selalu tinggalkan buffer.

Tenggat waktu Anda tidak boleh sama dengan yang Anda berikan kepada freelancer Anda.

“Aturan praktis yang baik adalah memperkirakan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk sesuatu, dan kemudian mengalikannya dengan satu setengah atau dua. Memiliki penyangga untuk hal-hal tak terduga akan menyelamatkan Anda dari kehilangan tenggat waktu dan menghabiskan malam dan akhir pekan bekerja untuk mengejar ketinggalan. Pakar Shopify, Kelly Vaughn

5. Bayar freelancer segera

Satu hal yang pasti. Freelancer bekerja lebih baik dan lebih cepat ketika mereka tahu bahwa mereka akan dibayar segera. Merek yang terlalu lama membayar atau lebih buruk lagi, mengabaikan email tentang pembayaran tidak akan pernah menjadi prioritas bagi para freelancer.

Inilah cara menjadi orang yang mereka capai tenggat waktu:

• Selalu tanggapi email yang menanyakan tentang pembayaran , meskipun itu bukan departemen Anda. Tanggapi dan tindak lanjuti dengan akun.
• Menjaga kesepakatan kontraktor . Perjanjian pekerja lepas atau kontraktor Anda dapat menjabarkan persyaratan ekspektasi dan detail pembayaran. Misalnya, karya yang diserahkan melewati tenggat waktu dapat dikenai sanksi pembayaran. Cara yang lebih baik untuk melihatnya adalah dengan menawarkan bonus untuk pekerjaan hebat yang dikirim lebih awal.
• Bayar freelancer segera. Jika Anda dapat membayar mereka lebih cepat dari 30 hari, bagus. Jangan pernah meremehkan pentingnya pembayaran, betapapun rendahnya. Ingat, pekerja lepas sering mengandalkan pembayaran Anda untuk hal-hal penting seperti tagihan, makanan, dan bahan bakar.
• Bayar sama rata. Pekerja lepas wanita menghasilkan lebih sedikit uang daripada pekerja lepas pria. Sebuah studi SlashWorkers telah menunjukkan bahwa sementara wanita menghasilkan rata-rata $25.000, pria dapat memperoleh lebih dari $150.000 setahun untuk posisi yang sama. Jangan jadi majikan itu.
• Menyarankan mereka untuk menggunakan faktur online: Memiliki freelancer Anda menagih Anda dengan perangkat lunak faktur online menawarkan begitu banyak keuntungan bagi Anda sehubungan dengan kemampuan untuk melacak, mengelola, dan membayar faktur secara instan. Bagi mereka, itu berarti mereka selalu dapat menerbitkan faktur yang profesional, jelas, dan tepat waktu yang terintegrasi dengan opsi pembayaran pilihan Anda.
• Dorong pekerja lepas Anda untuk menjadi efisien . Jelaskan sistem penagihan perusahaan Anda di awal hubungan kerja Anda. Misalnya, jika penggajian Anda selalu dilakukan pada tanggal 5 ^setiap bulan, jelaskan bahwa faktur yang dikirim setelahnya akan ditunda hingga bulan berikutnya. Pastikan mereka tahu cara mengirim faktur dan kepada siapa.

Tahukah Anda bahwa 77% pekerja lepas menyatakan bahwa mereka tidak lebih stabil secara finansial sejak meninggalkan pekerjaan harian mereka untuk menjadi pekerja lepas. Tetapi 68% mengatakan bahwa hidup mereka membaik sejak mereka mulai bekerja lepas dan jauh lebih bahagia dari sebelumnya.

Membuat pekerja lepas Anda menyerahkan proyek tepat waktu dimulai dari Anda. Cara Anda berkomunikasi, mendokumentasikan, dan memberi insentif kepada pekerja lepas adalah kunci untuk mencapai tenggat waktu.

Setiap freelancer itu unik dan akan bekerja dengan cara yang berbeda. Tetapi menerapkan praktik hebat adalah sesuatu yang dapat Anda lakukan secara internasional.

Artikel ini disumbangkan oleh Hubstaff.