フリーランサーにプロジェクトを時間通りに提出してもらう方法

公開: 2020-12-02

フリーランスを雇うことには多くのメリットがあります。正社員を雇用せずに特定のスキルセットを取得することは、その一例にすぎません。 リモートワークに対するパンデミックの影響に関する 2020 年のレポートでは、フリーランスはこれまで以上に人気があります。

しかし、経営者としての課題はあります。フリーランサーを見つけたら、効果的に管理する必要があります。

つまり、作業時間を追跡し、プロジェクトについてコミュニケーションを取り、最大の課題である締め切りを管理することを意味します。

それを実現する方法を知りたいですか？フリーランサーにプロジェクトを時間通りに提出してもらう方法は次のとおりです。

1. 妥当な締め切りを設定する

マネージャーとして、妥当な期限を設定するのはあなたの責任です。土壇場まですべてを放置してから、フリーランサーに 24 時間のターンアラウンドを投げ出すことは、問題を引き起こしています。

チームに厳しい期限が課せられている場合は、押し戻し、合理的な期待値を設定してください。方法は次のとおりです。

フリーランサーが主要なマイルストーンにのみ取り組むように、優先順位に従ってタスクを整理します。フリーランサーを管理する場合、タスクに優先順位を付けることが重要です。フリーランサーにその月に予定されていることの概要を伝えると、フリーランサーは時間をブロックして他のクライアントプロジェクトとのバランスをとることができるため、役に立ちます。
電子メールまたはプロジェクト管理システム内で期限を明確に文書化します。全員が締め切りを理解し、期限を守れるようにしてください。
フリーランサーのタイムゾーンと休日を尊重してください。 たとえば、あなたがロンドンにいて、オーストラリアのフリーランサーからの迅速な対応を期待している場合、コミュニケーションが重複しない可能性があります。締め切りに間に合わない可能性があります。
タスクを完了するのにかかる時間を理解します。 たとえば、2020 年には、ブログ投稿の調査と執筆にかかる平均時間は 4 時間です。フリーランサーが適切に作業を完了するための時間を確保できないと、次の 2 つのいずれかが発生する結果になります。直接の経験がない場合は、プロジェクトを完了するのにどれくらいの時間がかかるかを尋ね、それをタイムラインに組み込みます。
フリーランサーのクライアントはおそらくあなただけではないことを知っておいてください。フリーランサーが限界に達していない限り、彼らは他のクライアントと仕事をしており、他の締め切りがある可能性があります。一部のフリーランサーは、毎月特定の目標収入を達成するために、同時に複数のプロジェクトをやりくりすることがあります。あなたのプロジェクトが最も定期的な仕事を提供するものでない限り、優先度は高くないかもしれません。

「生産性を高める最善の方法は、個人が自分の時間とリソースをどのように管理するかについて責任を持つように促すことです。 いつ、どのように、どこで働くかについて労働者に自由を与えることは、彼らをコントロールしようとすることでは不可能な方法で、彼らの労働倫理の証明を生み出します。」 Robby Slaughter、生産性エキスパート

2. 時間をかけて詳細な概要を説明する

専門家は、1 日を計画するために 10 ～ 12 分を費やすことで、1 日を通して少なくとも 2 時間の無駄な時間を節約できるとアドバイスしています。これはすべての専門家に言えることではありませんが、フリーランサーの管理には確かに当てはまります。

プロジェクトの執筆についてフリーランサーに説明するときは、次の情報を含めてください。

作品のタイトルと概要
スタイルとトーンのガイド
使用するSEOキーワード
好きな研究や記事へのリンク
リンク先またはソース元となる内部ページ
記事の目的とCTA
配置される場所
そして肝心な締め切り

もちろん、アイテムはプロジェクトや仕事の性質によって異なりますが、アイデアは得られます。

ブリーフの作成には通常 10 分から 1 時間かかりますが、長い目で見れば大幅に時間を節約できます。また、フリーランサーに必要な情報と期限を提供します。これにより、作業の完全な範囲を確実に理解できます。

ブリーフを受け取ったら、フリーランサーに質問するように勧めます。これにより、後でホールドアップや混乱を防ぐことができます。

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3. プロジェクト管理ソフトウェアを使用する

フリーランサーと仕事をしている場合、タスク管理ツールを使用することが不可欠です。多くの PM アプリは、多数のプロジェクト、タスク、および締め切りを管理するのに役立ちます。 Hubstaff のようなソフトウェアを使用すると、請求と時間追跡を統合できるため、フリーランサーはすべてを 1 か所から管理できます。

Hubstaff Tasksは、視覚的なかんばんボードを使用してワークフローを合理化し、スプリントを使用してチームに集中し、自動化されたスタンドアップを使用して全員の同期を維持します。ここでは、すべての作業を管理し、チェックリストを作成し、期日を追加し、関連するすべてのタスクの詳細を整理できます.
Evernoteは多目的なタスク管理およびメモ作成ツールです。メモを書き留めたり、アイデアをブレインストーミングしたり、ビジュアルを追加したり、フリーランサーとドキュメントを共有したりできます。また、リマインダーやタスクも容易になります。
Trelloは楽しくて簡単なリストベースの管理ツールです。ここでは、プロジェクト管理、コミュニケーション、アイデアに最適な、フリーランサーやクライアント向けのボードやカードを簡単に作成できます。
Facebook Workplaceは、企業とリモートワーカーをつなぐコミュニケーションツールです。グループ、チャット、ルーム、ライブビデオブロードキャストなどの使い慣れた機能を使用して、人々のコラボレーションを実現します。ただし、多くの人が Facebook を削除したり、使用しないことを選択したりしているため、これが常に有効な解決策であるとは限りません。
カレンダー– フリーランサーがあなたとカレンダーを共有したいと思うことはまずありませんが (他のクライアントと仕事をしている場合)、カレンダーのリマインダーを利用することが重要です。フリーランサーが通常は使用していないカレンダーシステムを使用するように主張することは避けてください。これは単純に無視されます。 Outlook、Google、または Calendly を使用している場合は、そこにリマインダーを追加できます。締め切りの 1 日前にリマインダーを設定して、土壇場での急ぎを避けます。

4. バッファを残す

賢明な管理者は、フリーランサーに仕事を割り当てるときに余裕を持っています。これを行うには、締め切りからさかのぼって、必要な手順を理解する必要があります。

例を見てみましょう: 10 月 10 日に予定されているプレスリリース。

フリーランサーが調査して執筆できるように、9 月 10 日に割り当て、9 月 24 日に締め切ります。 その後、2 週間以内に校正し、変更をリクエストし、承認を得て、画像を作成し、締め切り前に報道機関に PR を送信します。

もちろん、いつもこんなに時間があるわけではありませんが、同じ原則が当てはまります。常にバッファーを残します。

あなたの締め切りは、フリーランサーに与えたものと同じであってはなりません。

「経験則として、何かにかかる時間を見積もってから、1.5 倍か 2 倍するのがよいでしょう。 偶発的なもののためのバッファを確保することで、締め切りに間に合わず、夜や週末を自分に追いつくために費やす必要がなくなります。」 Shopify エキスパート、ケリー・ヴォーン

5.フリーランサーにすぐに支払う

1つのことは確かです。フリーランサーは、すぐに支払われることがわかっていると、パフォーマンスが向上し、パフォーマンスが向上します。支払いに時間がかかりすぎたり、支払いに関するメールを無視したりするブランドは、フリーランサーにとって決して優先事項ではありません.

締め切りに間に合うようにする方法は次のとおりです。

あなたの部門ではない場合でも、支払いについて尋ねる電子メールは常に確認してください。アカウントに応答してフォローアップします。
請負業者の契約を維持します。フリーランサーまたは請負業者の契約では、期待条件と支払いの詳細を説明できます。たとえば、締め切りを過ぎて提出された作品は、支払いペナルティの対象となる場合があります。これをより適切に見るには、早期に提供された優れた作業に対してボーナスを提供することです。
フリーランサーにすぐに支払います。 30日よりも早く支払うことができれば、素晴らしい. 支払いの重要性を決して過小評価しないでください。フリーランサーは、多くの場合、請求書、食料、燃料などの必需品の支払いに頼っていることを忘れないでください.
均等に支払います。 女性のフリーランサーは、男性のフリーランサーよりも収入が少ない。 SlashWorkers の調査によると、女性の平均年収は 25,000 ドルですが、男性は同じポジションで年収 150,000 ドルを超える場合があります。その雇用主にならないでください。
オンライン請求を使用するようにアドバイスする:フリーランサーにオンライン請求ソフトウェアを使用して請求してもらうと、請求書を追跡、管理、即時に支払うことができるという点で、非常に多くの利点があります。彼らにとって、それは彼らがあなたの好みの支払いオプションと統合されたプロフェッショナルで明確でタイムリーな請求書をいつでも発行できることを意味します.
フリーランサーが効率的に働くよう奨励します。仕事上の関係の開始時に、企業の請求システムについて説明してください。たとえば、給与計算が常に月の 5^日に行われる場合、それ以降に送信される請求書は翌月まで遅延されることを説明します。請求書の送付方法と送付先を確認してください。

フリーランサーの 77% が、本業をやめてフリーランスになって以来、経済的に安定していないと述べていることをご存知ですか。 しかし、68% は、フリーランスを始めてから生活が改善され、以前よりもずっと幸せになったと言っています。

フリーランサーにプロジェクトを時間通りに提出してもらうことは、あなたから始まります。フリーランサーとコミュニケーションを取り、文書化し、インセンティブを与える方法は、締め切りを守るための鍵です。

各フリーランサーはユニークで、異なる方法で働きます。しかし、優れたプラクティスを実装することは、国際的に展開できるものです。

この記事は Hubstaff によって寄稿されました。