비즈니스를 위한 인스턴트 메시징의 이점

귀하의 비즈니스가 빛의 속도로 움직이는 것처럼 느껴본 적이 있습니까? 당신 뿐만이 아닙니다. 우리 모두는 매일 수많은 정보를 처리하고 있으며 필요한 데이터를 얻을 수 있는 속도는 비즈니스 성공에 큰 영향을 미칩니다.

동시에 비즈니스는 이제 장거리로 확장될 수 있습니다. 많은 조직에는 전 세계의 계약자와 원격 직원이 있습니다.

파일을 가져오기 위해 동료의 책상으로 걸어가거나 판매량을 확인하기 위해 이틀을 기다릴 수 있었던 시대는 이제 끝났습니다.

비즈니스 인스턴트 메시징을 입력하십시오.

인스턴트 메시징은 미국 정부 컴퓨터용으로 만들어진 1971년부터 사용되었습니다. 그것은 사람들이 실시간으로 서로에게 디지털 문자 메시지를 보낼 수 있게 해주었다.

현재는 메시지뿐만 아니라 파일, 상태 업데이트, 링크 및 멘션도 보낼 수 있도록 하여 조직의 작동 방식을 혁신할 수 있는 강력한 도구입니다.

기업용 인스턴트 메시징을 고려해야 하는 이유, 인스턴트 메시징이 제공하는 이점, 성공적으로 사용할 수 있는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

귀하의 비즈니스에 대한 인스턴트 메시징의 이점은 무엇입니까?

인스턴트 메시징을 사용하여 팀 및 심지어 고객이 현장에 있든 옆 데스크에 있든 상관없이 연락을 유지할 수 있습니다. 사용할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 고객과 소통하고 서비스 또는 기술 지원 제공
• 회의 또는 약속에 대해 고객 및 팀 구성원에게 미리 알림 보내기
• 파일 및 업데이트를 실시간으로 전송하여 프로젝트 공동 작업 - 팀이 모두 한 곳에 있지 않은 경우 특히 편리합니다.
• 팀 구성원을 투표하거나 아이디어나 의견을 묻기
• 책상이 없는 직원을 포함하여 직원을 확인하여 직원의 상태와 업무 지원이 필요한지 여부를 확인합니다.

그렇다면 이메일이나 다른 옵션 대신 인스턴트 메시징을 사용하려는 이유는 무엇입니까? 이 기술은 귀하와 귀하의 직원에게 몇 가지 큰 이점을 제공합니다.

인스턴트 메시징은 유연합니다

오늘날의 기술을 사용하면 음성 메모를 남기거나 파일을 보내거나 일반 텍스트를 보낼 수 있습니다. 메시지는 즉시 읽거나 작업자에게 시간이 있을 때 읽을 수 있습니다. 예를 들어, 직원이 고객을 돌보고 있거나 휴대폰 타워 범위 밖에 있는 경우 메시지에 쉽게 액세스하고 다시 사용할 수 있을 때 답장할 수 있습니다.

IM은 이메일과 다른 형태의 커뮤니케이션을 대체할 수 있습니다. 직원들은 받은 편지함을 보거나 플랫폼을 확인할 필요가 없습니다. 메시지는 종종 화면에 눈에 띄게 팝업됩니다. 인터넷에 연결된 거의 모든 모바일 장치 또는 컴퓨터에서 액세스할 수 있습니다.

원격 및 하이브리드 작업자의 연결을 보장하는 인스턴트 메시징

책상 없는 직원, 원격 근무자 또는 때때로 점심을 먹으러 나가거나 다른 회사 사무실로 향하는 직원이 있는 경우 IM을 통해 연락을 유지할 수 있습니다. 필요할 때 언제든지 직원에게 연락할 수 있으며 Connecteam과 같은 직원 채팅 솔루션을 사용하면 직원이 메시지를 수신하고 읽었는지 확인할 수도 있습니다.

인스턴트 메시징은 모든 사람을 루프에 유지합니다.

경우에 따라 피벗해야 합니다. 고객이 큰 프로젝트를 취소했거나 경영진이 부서와 함께 새로운 방향을 결정했을 수 있습니다. 걱정하지 마세요. IM을 사용하면 영향을 받는 모든 사람과 중요 업데이트를 전달할 수 있으며 개인 또는 전체 팀에 한 번에 푸시 알림을 보낼 수 있습니다. 누구에게 연락했는지에 대한 디지털 흔적도 있으므로 아무도 빠지지 않습니다.

인스턴트 메시징은 팀을 안전하게 지켜줍니다.

당신이 유틸리티 작업자 팀을 관리하고 있고 큰 폭풍이 몰아치고 있다는 소식을 들었다고 가정해 보겠습니다. 팀 중 일부가 현장에 있는 경우 IM을 사용하여 그들의 전화로 직접 메시지를 보내서 그들에게 가라고 경고할 수 있습니다. 안전. 따라서 IM은 시간이 중요한 경우가 많을 때 건강 및 안전 계획의 중요한 부분이 될 수 있습니다.

인스턴트 메시징으로 시간 절약

문제를 빠르게 해결할 수 있도록 고객이 연락하기를 원하십니까? 동료에게 간단한 질문이 있지만 더 긴 토론에 휘말리고 싶지 않으신가요? IM을 사용하면 이메일을 열거나, 다른 사람의 책상으로 걸어가거나, 전화 통화를 할 필요가 없습니다. 화면을 몇 번 스와이프하고 몇 마디만 하면 작업을 완료하는 데 필요한 답을 얻을 수 있습니다.

인스턴트 메시징으로 생산성 향상

주머니에 전체 정보 서버가 있다고 상상해 보십시오. 모바일 장치와 우수한 IM 플랫폼을 사용하면 바로 직원들이 즐길 수 있습니다. 팀은 파일, 사진, 체크리스트, 비디오 및 작업에 필요한 거의 모든 것을 휴대폰에서 직접 쉽게 공유할 수 있습니다.

또한 인스턴트 메시징을 사용하여 짧은 시간 안에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 당신이 어디에 있든, 시간에 관계없이 고객 질문을 처리하거나 프로젝트의 다음 단계를 수행하는 데 몇 분을 보낼 수 있습니다. 직장은 바로 전화기 안에 있습니다.

인스턴트 메시징은 팀 신뢰와 커뮤니케이션 품질을 향상시킬 수 있습니다.

연구가 그것을 증명합니다. Carol Xiaojuan Ou와 Robert M. Davison이 홍콩 시립 대학에서 실시한 연구에서 253명의 직원을 대상으로 설문 조사를 실시한 결과 인스턴트 메시징의 장점이 단점보다 더 크다는 결론을 내렸습니다. 구체적으로 이 연구는 IM이 대면 커뮤니케이션을 모방하고(부분적으로는 실시간이기 때문에) 이것이 신뢰를 구축하고 커뮤니케이션의 품질을 향상시키는 데 도움이 된다는 사실을 발견했습니다.

인스턴트 메시징은 비즈니스를 보다 포괄적으로 만들 수 있습니다.

전화 및 IM 앱에는 음성 인식부터 화면 밝기 및 소리를 확대하거나 높이는 기능에 이르기까지 놀라운 접근성 기능이 있습니다. 시각 또는 청각 장애가 있는 사람은 이러한 기능을 통해 종이 문서나 다른 형태의 커뮤니케이션보다 인스턴트 메시지를 더 쉽게 읽을 수 있습니다. 다양한 신경을 가진 직원과 고객의 경우 IM을 사용하는 것이 직접 만나서 이야기하거나 전화로 이야기하는 것보다 덜 위협적일 수 있습니다.

인스턴트 메시징은 회사 문화를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.

IM은 작업을 완료하는 데만 유용한 것이 아닙니다. 또한 회사 문화를 통합하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀원에게 생일 메시지를 보내고 싶습니까? IM을 통해 밈(및 기프트 카드 링크)으로 그렇게 할 수 있습니다. 접시에 많은 것을 가진 동료를 확인해야 합니까? 빠른 인스턴트 메시지가 완료됩니다. 메신저는 비즈니스에만 좋은 것이 아닙니다. 팀 응집력과 사기에도 좋을 수 있습니다.

인스턴트 메시징은 수익을 향상시킬 수 있습니다.

약 73%의 고객이 비즈니스와 소통할 때 실시간 채팅을 선호하며 실시간 채팅을 사용하는 고객은 사용하지 않는 고객보다 60% 더 많은 비용을 지출합니다. 고객에게 채팅은 오랫동안 전화 통화를 하지 않는 것보다 매력적인 대안이 될 수 있습니다.

IM을 사용하면 실시간 채팅이 직원의 전화로 직접 연결되어 고객에게 실시간으로 응답할 수 있습니다. 이를 통해 더 많은 판매를 성사시키고 고객 만족도와 신뢰도를 높일 수 있습니다. 고객이 쉽고 즉각적으로 팀에 연락할 수 있으면 비즈니스를 직설적이고 투명한 조직으로 홍보할 수 있습니다. 결국 고객은 전화로 이 부서 저 부서를 오가거나 이메일 답장을 기다리지 않습니다.

인스턴트 메시징은 팀 창의성을 향상시킬 수 있습니다.

매우 유연하기 때문에 IM은 조직의 혁신과 창의성을 장려하는 방법이 될 수 있습니다. 프로젝트에서 문제가 발생했다고 가정해 보겠습니다. IM을 사용하면 팀 채팅을 만들거나 회사 전체에 아이디어를 요청하는 메시지를 보낼 수도 있습니다. 작업자는 실시간으로 자신의 생각을 말할 수 있고 팀은 채팅 로그를 살펴보고 최상의 솔루션을 캡처할 수 있습니다. 이러한 방식으로 IM은 브레인스토밍 세션 또는 모바일 화이트보드 역할을 쉽게 수행할 수 있습니다.

IM 커뮤니케이션의 캐주얼한 성격도 도움이 될 수 있습니다. 공식적인 보고서나 대면 브레인스토밍 세션과 달리 사람들이 방 앞에서 발언하도록 요청받는 경우 인스턴트 메시징은 기여할 ​​수 있는 낮은 압력 방법이 될 수 있습니다. 팀 구성원은 영감을 받을 때 아이디어의 일부를 빠르게 추가할 수 있습니다. 또한 비공식성은 직원들이 아직 완전히 형성되지 않은 아이디어를 더 쉽게 공유할 수 있도록 합니다. 그리고 이러한 아이디어 중 하나의 불꽃이 정확히 언제 당신이 찾고 있던 것인지 알 수 없습니다.

인스턴트 메시징은 기록을 유지하는 데 도움이 됩니다.

직접 대화를 나누다가 되감기를 눌러 아이디어를 포착하거나 중요한 용어를 검토하고 싶었던 적이 있습니까? IM은 당신을 위해 디지털 흔적을 유지합니다. 회의에서 이야기한 내용을 새 팀원에게 알리고 싶거나 규정 준수를 위해 고객과의 상호 작용 기록이 필요한 경우 인스턴트 메시징은 로그를 유지합니다. 필요한 경우 저장하고 업로드할 수도 있습니다.

비즈니스 인스턴트 메시징의 모범 사례는 무엇입니까?

비즈니스용 무료 인스턴트 메시징을 약속하는 앱을 다운로드하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 올바른 기술을 선택한 다음 올바르게 사용해야 합니다. 방법은 다음과 같습니다.

• 과용하지 마십시오. 팀이 지속적으로 인스턴트 메시지를 작성하는 경우 업무에 집중할 수 없습니다. 더 나쁜 것은 메시지가 너무 많으면 잠시 후 메시지를 무시하기 시작할 수 있다는 것입니다. 그들은 중요한 데이터를 놓칠 수 있습니다. 보내기를 누르기 전에 인스턴트 메시지가 인스턴트 메시지여야 하는지 항상 물어보십시오. 이 커뮤니케이션이 이메일에서 더 잘 작동할까요, 아니면 나중에 하나의 메시지에서 몇 가지 다른 정보와 결합할까요? 팀이 지금 당장 알아야 할 긴급한 사항에 대해 IM을 저장하십시오.
• 단 하나의 비즈니스 인스턴트 메시징 기술 옵션을 사용하십시오. 작업자가 세 가지 다른 플랫폼에서 인스턴트 메시지를 받고 있다면 모든 것이 무너질 것입니다. 하나의 팀 플랫폼만 사용하십시오. Connecteam의 앱을 사용하면 인스턴트 메시지를 보내고 팀과 채팅할 수 있지만 앱 사용에 도움이 되는 강력한 교육도 포함되어 있습니다. 또한 이 앱을 사용하면 비디오 교육을 포함하여 팀을 위한 교육 자료를 직접 만들 수 있습니다. 여기에는 문서 저장, 예약 및 기타 기능도 포함됩니다. 팀의 연결을 유지하기 위한 올인원 솔루션입니다.
• 허용 가능한 행동에 대한 몇 가지 기본 규칙을 설정합니다. IM은 일상적일 수 있지만 비즈니스 인스턴트 메시징에서 일어나는 일은 여전히 ​​전문적이어야 합니다. 허용되는 것과 허용되지 않는 것을 설명하는 서면 정책을 만들어 팀과 공유하세요. 예를 들어 "욕설 금지" 규칙을 원하거나 훌륭한 고객 경험을 보장하기 위해 고객과의 모든 채팅에 관리자를 포함하도록 요청할 수 있습니다.
• 온라인 기밀 규칙이 인스턴트 메시징에도 적용되는지 확인하십시오. 일부 회사는 고객 연락처 정보와 같은 기밀 정보를 안전하게 유지하기 위해 온라인으로 공유할 수 있는 파일과 정보에 대한 규칙을 설정합니다. 이것이 메신저에도 적용된다는 점을 직원들에게 분명히 하십시오.
• 팀을 훈련시키십시오. 귀하를 위해 일하는 모든 사람이 최신 IM 플랫폼을 사용하는 방법을 알고 있다고 가정하지 마십시오. 새로운 IM 플랫폼을 출시하거나 플랫폼이 주요 업데이트를 거치는 경우 항상 교육을 제공하십시오. 교육이란 모든 사람이 기술 사용 방법을 동등하게 이해한다는 것을 의미합니다. 또한 플랫폼의 잘 알려지지 않은 기능을 모두 사용하는 방법을 배울 수 있기 때문에 팀을 더욱 효율적으로 만듭니다. Connecteam에는 Connecteam 앱을 안내하는 도움말 센터가 있습니다. 또는 Connecteam 교육을 사용하여 팀이 IM 모범 사례를 탐색하는 데 도움이 되는 교육 자료를 만들 수 있습니다.

인스턴트 메시징에 대한 메시지 받기

다음은 비즈니스용 IM에 대한 좋은 소식입니다. 기술이 그 어느 때보다 통합되었습니다. 오늘날에는 단순히 문자 메시지를 보내는 것 이상을 할 수 있습니다. 파일, 체크리스트, 밈, 링크 등을 보낼 수도 있습니다. IM을 사용하여 고객 및 팀과 연결하여 효율성, 판매 및 시간 관리를 개선합니다. 이 모든 것은 비즈니스를 위한 인스턴트 메시징의 모든 이점을 캡처하기 위해 화면을 몇 번 탭하고 스와이프하는 것으로 시작됩니다!