什么是项目管理软件？

任何类型的企业都面临管理大量项目、计划、任务和人员的挑战。 这不是一件容易的事。 但是，拥有一个可以帮助您在处理各种项目时保持一切井井有条的解决方案是您不容错过的。 项目管理软件可以改进计划、日程安排、团队协作、预算管理等等。

这篇博文旨在让您熟悉什么是项目管理软件，项目管理软件有哪些类型和功能，它的优点和缺点，最后是在选择项目管理软件解决方案时要考虑的问题。

那么什么是项目管理软件？

项目管理软件是企业用于项目规划、调度资源分配、执行、跟踪、协作以及软件和 Web 项目交付的软件。 它允许项目经理 (PM)、利益相关者和用户保持任务正常进行、按时完成并保持在预算范围内。 对于小型初创团队、大型组织团队以及致力于完成同一个项目的多个不同团队来说，它是一个很好的解决方案。

有了项目管理解决方案，所有团队成员都可以访问同一个中心位置以获取信息和文档，并监控分配状态。 它有助于运行大量项目、分析团队绩效、跟踪任何单个团队成员的进度以及项目小菜一碟。

通常，项目管理软件主页代表一个仪表板，使用户可以访问所有软件功能和特性。 从该仪表板，用户可以创建新的任务和项目，管理现有的，以及查看他们的通知。 现代项目管理软件解决方案还具有内置聊天功能，使团队成员之间的协作更加轻松和直接。

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项目管理软件的类型

有几种类型的项目管理软件可供项目经理使用。 它们的区别主要在于应用程序的安装位置和应用程序的使用情况。

内部部署  – 这些项目管理软件解决方案本地安装到您公司的服务器中，该服务器位于数据中心并由 IT 团队维护。 对软件的访问仅限于连接到本地服务器的设备。

基于云的d – 最流行的解决方案是基于云的，这意味着它们由应用服务提供商以 SaaS（软件即服务）的形式提供。 每个人都可以随时随地访问项目管理软件，通常是通过网络浏览器。 这种类型的软件解决方案还可以包括一些具有基于 Web 版本的本地选项。

个人  – 简单而直接的基于 Web 的解决方案，通常是为那些不需要很多功能、处理少量项目或仅一个项目，或者只是在购买完整解决方案之前进行测试和尝试的 PM 设计的。

开放 API – 为最终用户提供将项目管理软件解决方案添加到另一种现有应用程序的能力。

项目管理软件功能

并非所有的项目管理软件都是一样的。 不同的解决方案在功能上有所不同，但通常，大多数都有一些共同点。 以下是项目管理软件提供商提供的一些基本功能，您在选择满足项目需求的解决方案时应注意：

项目规划——将项目从想法变成成功故事。 轻松映射项目任务并直观地描述任务交互。

任务管理——在从计划到执行的整个生命周期中管理任务所需的一切。 设置截止日期、依赖项和优先级，并确保项目按时完成并按时完成。

亲子项目——小项目（子）所属的大项目（父）。 更容易跟踪项目的状态。

分配角色的能力——通过创建一个透明的工作环境来设计一种主人翁文化，在这个环境中，每个人都可以看到所有内容，包括每个项目中谁在做什么。

协作– 能够在应用程序内进行交流并就单个任务和项目进行协作，分享评论、反馈和想法，同时保留讨论的历史记录。

文档和文件共享——通过轻松地将第三方云存储应用程序集成到应用程序中来共享和处理文档。 将文档整齐地组织在一个地方，并让每个人都可以轻松访问它们。

KPI 仪表板——跟踪项目绩效的最快方法是创建一个始终实时显示关键信息的项目 KPI 仪表板。

项目管理软件的优缺点

项目管理软件的主要目的是在整个项目的不同阶段协助项目经理，它具有许多简化和改进您的整体项目管理过程的好处。 但是，项目管理软件也有其缺点。

以下是使用项目管理软件的最大好处，以及它可能具有的缺点：

优点

轻松的项目规划

计划项目的过程需要时间和精力，许多组织往往不能正确地做到这一点，这通常是项目失败的开始。 项目管理软件使项目计划的创建感觉就像在公园里散步。 它帮助项目经理将项目分解为任务和里程碑，并为团队中的每个人提供从项目开始到结束更有效地完成工作的工具。

更好的团队合作

每个项目的成功都取决于团队的表现以及团队能否产生非凡的成果，沟通和协作至关重要。

在项目管理软件的帮助下，您的整个团队可以通过创建讨论、就各种主题进行头脑风暴、就任务和项目级别共享反馈和想法进行交流以及在应用程序内即时聊天来轻松地实时协作项目。

据 Capterra 称，63% 的公司将项目管理软件用于其协作功能。

最好的远程工作

项目管理软件提供的所有任务管理、文件共享、协作和通信功能使远程工作变得更加简单和容易。 所需的所有资源都唾手可得，项目经理只需单击几下即可检查任务的状态。

远程工作方式很可能在不久的将来成为新的常态工作方式，项目管理解决方案是其中不可或缺的一部分。

一切都在一个地方

您是否厌倦了在任务管理应用程序、协作应用程序和众多聊天频道之间切换？ 项目管理软件将您的所有项目资产和工具组合在一个地方。 忘记在应用程序中四处寻找文档、消息、任务或项目详细信息等，将工作所需的一切整齐地组织在一个地方。

随时随地访问

项目管理软件的主要好处之一是市场上几乎所有的解决方案都有一个移动应用程序，您可以随时随地轻松访问您的仪表板、项目和任务。 您可以在通常的工作时间、周末、在家时、度假时这样做。

缺点

虽然项目管理软件旨在帮助项目经理和项目团队简化流程，但与许多其他应用程序一样，学习此类软件可能需要时间。 PM 必须学习如何使用应用程序的主要功能，并确保他们的团队也学习如何有效地使用它们来执行他们的工作。 每个人都需要一些时间来适应新软件。 虽然这不一定是一个缺点，因为每个新应用程序都需要一些学习时间，无论它多么直观和用户友好，但这完全取决于您要选择的软件。 一些项目管理软件非常复杂，它们不会加速和简化您的项目，它们可能会做相反的事情。

您需要仔细考虑并确定哪种项目管理解决方案最适合您组织的项目，这样您就不会毫无意义地将金钱和时间花在无法交付预期结果的工具上。

如何选择项目管理软件

为您的需求选择最好的项目管理软件是一个不断试错的过程。 但有了正确的方法和具体的要求，它就不必那么令人生畏了。 首先，您首先需要定义处理项目所需的功能。

探索市场上所有可用的解决方案需要大量时间和大量测试，因为那里有数百种工具。 那么，您如何选择最适合您的那一款呢？ 在没有指导的情况下尝试找到适合您需求的正确工具是浪费时间。 我们收集了一些您在选择项目管理软件时需要考虑的最重要的几点：

使用方便

如果您没有选择易于团队使用的解决方案，那么在购买之后，您很可能会发现您是唯一使用它的人。 确保选择不需要几个月来学习的直观、用户友好的软件。 一个好的项目管理软件应该简单明了，不应该花费超过几天的时间来适应它。

与其他工具集成

在考虑不同的选项时，请注意集成。 当您想从一个地方组织和管理所有项目时，您必须能够在其中存储所有文档、文件、资源等。使用项目管理软件，团队应该能够访问所有这些东西来自应用程序。 这通过减少各种应用程序之间的切换时间来提高生产力。

并且不要仅仅假设软件中是否有适合您的集成工具，请专门寻找您的团队已经在使用的工具，例如 Dropbox、Google Drive 或 OneDrive。

原生移动应用

本地移动应用程序也应该可用。 远程工作方式是新常态，并且正在迅速发展，因此您的项目管理解决方案应该能够适应这种情况。 必须能够管理和跟踪您的任务和项目，并在任何地方（即使在旅途中）与您的团队协作。

可扩展性

您需要知道，您选择的项目管理软件可以跟上您不断变化的需求和不断壮大的团队，同时仍能满足您的所有要求。

计算并证明成本

您能否看到您正在考虑的解决方案的长期节省？ 如果是，那很好，您可能已经找到了您的项目管理软件，但如果没有，请继续寻找选项。 这是一项投资，因此您不仅要考虑您要支付的价格，还要考虑此工具是否会改变和改善浪费的时间、失去的机会以及当前工作流程引起的问题。

从您的团队获得反馈

他们是要使用这个软件的人，所以他们的意见和反馈非常重要。 注册免费试用，然后询问您的团队是否认为该工具使他们的工作流程更高效，他们喜欢或不喜欢它的哪些方面，您的团队是否可以从中受益，以及他们通常对使用该工具感到兴奋吗该解决方案。

项目管理软件成本

在选择项目管理解决方案时，定价是一个重要因素。 一些软件提供商在其网站上提供透明的定价信息，而另一些则提供专门的报价。 项目管理软件的价格差异很大。 有多种定价结构，从免费入门级到数十万美元的高级选项。

以下是影响项目管理软件成本的最常见因素：

• 用户数量——一些供应商按人收费
• 功能- 一些供应商提供额外费用的高级功能
• 计费  – 年度与月度，如果您支付一年而不是按月支付，一些供应商可能会提供折扣

您还应该考虑可能应用或需要的实施、培训和支持的额外成本。

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