ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร?

ธุรกิจทุกประเภทต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดการโครงการ แผนงาน และบุคลากรจำนวนมาก มันไม่ใช่งานง่ายที่จะทำ อย่างไรก็ตาม การมีโซลูชันที่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบทุกอย่างได้ในขณะที่จัดการโครงการต่างๆ ถือเป็นสิ่งที่คุณไม่ควรพลาด ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยปรับปรุงการวางแผน การจัดกำหนดการ การทำงานร่วมกันเป็นทีม การจัดการงบประมาณ และอื่นๆ อีกมากมาย

โพสต์บนบล็อกนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้คุณคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ประเภทและหน้าที่ของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ข้อดีและข้อเสีย และข้อสุดท้ายที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจใช้ในการวางแผนโครงการ การจัดกำหนดการการจัดสรรทรัพยากร การดำเนินการ การติดตาม และการทำงานร่วมกัน และการส่งมอบซอฟต์แวร์และโครงการบนเว็บ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการ (PM) ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้ใช้ติดตามการมอบหมาย ตรงตามกำหนดเวลา และคงอยู่ในงบประมาณ เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมสตาร์ทอัพขนาดเล็ก ทีมขององค์กรขนาดใหญ่ และทีมต่างๆ หลายทีมที่ทำงานเพื่อดำเนินโครงการเดียวกันให้สำเร็จ

ด้วยโซลูชันการจัดการโครงการ สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงศูนย์กลางเดียวกันเพื่อรับข้อมูล เอกสารประกอบ และตรวจสอบสถานะการมอบหมายได้ ช่วยทำให้การดำเนินโครงการต่างๆ มากมาย วิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีม และติดตามความคืบหน้าของสมาชิกในทีมแต่ละคนตลอดจนโครงการเป็นเรื่องง่าย

โดยทั่วไป โฮมเพจซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะแสดงแดชบอร์ดที่ให้ผู้ใช้เข้าถึงฟังก์ชันและคุณลักษณะของซอฟต์แวร์ทั้งหมด จากแดชบอร์ดนั้น ผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้สร้างงานและโครงการใหม่ จัดการงานที่มีอยู่ และดูการแจ้งเตือนของพวกเขา โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสมัยใหม่ยังมีการแชทในตัวที่ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมง่ายขึ้นและตรงไปตรงมา

ลองหนังสติ๊ก

ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสองสามประเภทสำหรับผู้จัดการโครงการ ส่วนใหญ่จะแตกต่างกันไปตามตำแหน่งการติดตั้งของแอปพลิเคชันและการใช้งานแอป

บนสมมติฐาน   – โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเหล่านี้ได้รับการติดตั้งในเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทคุณ ซึ่งตั้งอยู่ในศูนย์ข้อมูลและดูแลโดยทีมไอที การเข้าถึงซอฟต์แวร์นั้น จำกัด เฉพาะอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ในพื้นที่ของคุณ

Cloud-base d – โซลูชันที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่ามีให้บริการในรูปแบบของ SaaS (ซอฟต์แวร์เป็นบริการ) โดยผู้ให้บริการแอปพลิเคชัน ทุกคนสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้ทุกที่ทุกเวลา โดยปกติผ่านเว็บเบราว์เซอร์ โซลูชันซอฟต์แวร์ประเภทนี้ยังสามารถรวมตัวเลือกภายในองค์กรบางตัวที่มีเวอร์ชันบนเว็บด้วย

รายบุคคล   – โซลูชันบนเว็บที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา ซึ่งโดยทั่วไปแล้วออกแบบมาสำหรับ PMs ที่ไม่ต้องการคุณสมบัติมากมาย ทำงานในโปรเจ็กต์จำนวนน้อย หรือเพียงโครงการเดียว หรือกำลังทดสอบและทดลองใช้ก่อนซื้อโซลูชันที่สมบูรณ์

Open API – มอบความสามารถในการเพิ่มโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการให้กับผู้ใช้ปลายทางในแอปพลิเคชันประเภทอื่นที่มีอยู่แล้ว

คุณสมบัติซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ไม่ใช่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทั้งหมดเหมือนกัน โซลูชันต่างๆ มีความสามารถหลากหลาย แต่โดยปกติ ส่วนใหญ่จะมีบางสิ่งที่เหมือนกัน ต่อไปนี้คือคุณลักษณะสำคัญบางประการที่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนำเสนอ และคุณควรมองหาเมื่อเลือกโซลูชันสำหรับความต้องการของโครงการของคุณ:

การวางแผนโครงการ – นำโครงการจากแนวคิดไปสู่เรื่องราวความสำเร็จ แมปงานโครงการอย่างง่ายดายและอธิบายการโต้ตอบของงานด้วยภาพ

การจัดการงาน – ทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการงานตลอดวงจรชีวิตตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการดำเนินการ กำหนดเส้นตาย การขึ้นต่อกัน และลำดับความสำคัญ และทำให้แน่ใจว่าโครงการยังคงดำเนินต่อไปและเสร็จทันเวลา

โครงการแม่และลูก – โครงการ ใหญ่ (ผู้ปกครอง) ภายใต้โครงการที่เล็กกว่า (ย่อย) ตกอยู่ภายใต้ ทำให้ง่ายต่อการติดตามสถานะโครงการ

ความสามารถในการกำหนดบทบาท – ออกแบบวัฒนธรรมของความเป็นเจ้าของโดยการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่โปร่งใส ซึ่งทุกคนสามารถมองเห็นได้ รวมถึงใครกำลังทำงานเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในแต่ละโครงการ

การทำงานร่วมกัน – ความสามารถในการสื่อสารภายในแอพและทำงานร่วมกันในแต่ละงานและโครงการ แบ่งปันความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และแนวคิด ทั้งหมดนี้ในขณะที่เก็บบันทึกประวัติศาสตร์ของการสนทนา

การแชร์ เอกสาร และไฟล์ – แชร์ และทำงานบนเอกสารร่วมกันโดยการรวมแอพที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของบริษัทอื่นเข้ากับแอพได้อย่างง่ายดาย จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบในที่เดียวและให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย

แดชบอร์ด KPI – วิธีที่เร็วที่สุดในการติดตามประสิทธิภาพของโครงการคือการสร้างแดชบอร์ด KPI ของโครงการซึ่งจะแสดงข้อมูลสำคัญในแบบเรียลไทม์เสมอ

ข้อดีและข้อเสียของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือการช่วยเหลือผู้จัดการโครงการตลอดระยะโครงการต่างๆ และมาพร้อมกับประโยชน์มากมายที่ช่วยลดความซับซ้อนและปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการโดยรวมของคุณ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการก็มีข้อเสียเช่นกัน

ประโยชน์สูงสุดของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ รวมถึงข้อเสียที่อาจมี:

ข้อดี

การวางแผนโครงการที่ง่ายดาย

กระบวนการวางแผนโครงการต้องใช้เวลาและความพยายาม และหลายองค์กรมักจะไม่ดำเนินการอย่างถูกต้อง และนี่คือจุดเริ่มต้นของความหายนะของโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้การสร้างแผนโครงการรู้สึกเหมือนเดินเล่นในสวนสาธารณะ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการแบ่งโครงการออกเป็นงานและเหตุการณ์สำคัญ และให้ทุกคนในทีมมีเครื่องมือในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ

การทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น

ความสำเร็จของทุกโครงการขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของทีมที่ทำงานและสำหรับทีมในการสร้างผลลัพธ์ที่ไม่ธรรมดา การสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ทีมงานทั้งหมดของคุณสามารถทำงานร่วมกันในโครงการแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดายโดยสร้างการสนทนา ระดมความคิดในหัวข้อต่างๆ สื่อสารเกี่ยวกับงานและการแบ่งปันความคิดเห็นและแนวคิดในระดับโครงการ ตลอดจนแชทในทันทีภายในแอป

จากข้อมูลของ Capterra บริษัท 63% ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับฟังก์ชันการทำงานร่วมกัน

ทำงานทางไกลอย่างดีที่สุด

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้การทำงานระยะไกลง่ายขึ้นและง่ายขึ้นมาก เนื่องจากการจัดการงาน การแชร์ไฟล์ การทำงานร่วมกัน และคุณลักษณะการสื่อสารทั้งหมดที่มีให้ ทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นอยู่ที่ปลายนิ้วของทีม และผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบสถานะของงานได้ในไม่กี่คลิก

วิธีการทำงานระยะไกลมีแนวโน้มที่จะกลายเป็นวิธีการทำงานปกติแบบใหม่ในอนาคตอันใกล้ และโซลูชันการจัดการโครงการก็เป็นส่วนสำคัญ

ครบทุกอย่างในที่เดียว

คุณเบื่อกับการสลับไปมาระหว่างแอพจัดการงาน แอพการทำงานร่วมกัน และช่องทางการแชทมากมายหรือไม่? ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการรวมสินทรัพย์และเครื่องมือโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ลืมการท่องไปรอบ ๆ แอพเพื่อค้นหาเอกสาร ข้อความ งานหรือรายละเอียดโครงการ ฯลฯ และมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำงานของคุณอย่างเป็นระเบียบในที่เดียว

เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือ โซลูชันเกือบทั้งหมดในตลาดมีแอปพลิเคชันบนมือถือ และคุณสามารถเข้าถึงแดชบอร์ด โครงการ และงานของคุณได้อย่างง่ายดายทุกที่ทุกเวลา คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ในเวลาทำงานปกติ ในวันหยุดสุดสัปดาห์ เมื่อคุณอยู่ที่บ้าน เมื่อคุณอยู่ในช่วงวันหยุด

ข้อเสีย

แม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะมีขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการปรับปรุงกระบวนการของพวกเขา เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันอื่นๆ การเรียนรู้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้อาจต้องใช้เวลา PM ต้องเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันหลักของแอปและต้องแน่ใจว่าทีมของตนเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชันเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อทำงานด้วย ทุกคนต้องใช้เวลาพอสมควรในการทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ใหม่ และแม้ว่าจะไม่ใช่ข้อเสียเสมอไปเพราะทุกแอปพลิเคชันใหม่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ไม่ว่าจะใช้งานง่ายเพียงใดและใช้งานง่ายเพียงใด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณจะเลือกทั้งหมด ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบางตัวมีความซับซ้อนมาก และแทนที่จะเร่งความเร็วและทำให้โครงการของคุณง่ายขึ้น พวกเขาอาจทำตรงกันข้าม

คุณต้องพิจารณาอย่างรอบคอบและตัดสินใจว่าโซลูชันการจัดการโครงการใดจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับโครงการขององค์กรของคุณ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเสียเงินและเสียเวลาไปกับเครื่องมือที่ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการอย่างไร้ความหมาย

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณคือการลองผิดลองถูกอย่างต่อเนื่อง แต่ด้วยแนวทางที่ถูกต้องและข้อกำหนดเฉพาะ ไม่จำเป็นต้องยุ่งยากอีกต่อไป ในการเริ่มต้น คุณต้องกำหนดคุณลักษณะที่คุณต้องการเพื่อจัดการกับโครงการของคุณก่อน

การสำรวจโซลูชันทั้งหมดที่มีในตลาดต้องใช้เวลาและการทดสอบเป็นจำนวนมาก เนื่องจากมีเครื่องมือนับร้อยที่มีอยู่ ดังนั้นคุณจะเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณได้อย่างไร? การพยายามค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณโดยไม่ได้รับคำแนะนำเป็นการเสียเวลา เราได้รวบรวมประเด็นที่สำคัญที่สุดบางส่วนที่คุณต้องพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ:

สะดวกในการใช้

ถ้าคุณไม่เลือกโซลูชันที่ใช้งานง่ายสำหรับทีมของคุณ หลังจากซื้อแล้ว คุณจะพบว่าคุณเป็นคนเดียวที่ใช้โซลูชันนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งใช้เวลาหลายเดือนในการเรียนรู้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีควรเรียบง่ายและตรงไปตรงมา และไม่ควรใช้เวลามากกว่าสองสามวันในการทำความคุ้นเคย

บูรณาการกับเครื่องมืออื่นๆ

เมื่อพิจารณาตัวเลือกต่างๆ ให้ใส่ใจกับการบูรณาการ เมื่อคุณต้องการจัดระเบียบและจัดการโครงการทั้งหมดของคุณจากที่เดียว คุณจะต้องสามารถจัดเก็บเอกสาร ไฟล์ ทรัพยากร ฯลฯ ทั้งหมดของคุณได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ทีมควรสามารถเข้าถึง สิ่งเหล่านี้จากภายในแอปพลิเคชัน ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยลดเวลาในการสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ

และอย่าคิดเพียงว่าหากมีเครื่องมือแบบบูรณาการในซอฟต์แวร์ที่จะใช้งานได้สำหรับคุณ ให้มองหาเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็น Dropbox, Google Drive หรือ OneDrive เป็นต้น

แอพมือถือเนทีฟ

แอพมือถือดั้งเดิมควรมีให้เช่นกัน วิธีการทำงานทางไกลเป็นบรรทัดฐานใหม่และกำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว ดังนั้นโซลูชันการจัดการโครงการของคุณควรสามารถรองรับได้ ความสามารถในการจัดการและติดตามงานและโครงการของคุณ และทำงานร่วมกับทีมของคุณได้จากทุกที่ แม้ในขณะเดินทาง เป็นสิ่งที่จำเป็น

ความสามารถในการปรับขนาด

คุณจำเป็นต้องรู้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณเลือกสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปและทีมที่กำลังเติบโต ในขณะที่ยังคงครอบคลุมความต้องการทั้งหมดของคุณ

คำนวณและปรับต้นทุนให้เหมาะสม

คุณเห็นการออมระยะยาวในโซลูชันที่คุณกำลังพิจารณาอยู่หรือไม่ ถ้าใช่ ถือว่าดีมาก และคุณอาจพบซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณแล้ว แต่ถ้าไม่ใช่ ให้มองหาตัวเลือกต่อไป นี่คือการลงทุน ดังนั้น คุณควรพิจารณาไม่เพียงแต่ราคาที่คุณจะจ่าย แต่ควรคำนึงถึงว่าเครื่องมือนี้จะเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงเวลาที่เสียไป โอกาสที่สูญเสียไป และปัญหาที่เกิดจากเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณหรือไม่

รับคำติชมจากทีมของคุณ

พวกเขาคือคนที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้ ดังนั้นความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี แล้วถามทีมของคุณว่าพวกเขาเชื่อว่าเครื่องมือนี้ทำให้เวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพมากขึ้น ชอบหรือไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับมัน มีคุณลักษณะที่ขาดหายไปที่ทีมของคุณจะได้รับประโยชน์หรือไม่ และโดยทั่วไปแล้วพวกเขารู้สึกตื่นเต้นที่จะได้ทำงานด้วย ทางออกนั้น

ต้นทุนซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การกำหนดราคาเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกโซลูชันการจัดการโครงการของคุณ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บางรายให้ข้อมูลราคาที่โปร่งใสบนเว็บไซต์ของตน ส่วนรายอื่นๆ เสนอราคาเฉพาะทางแทน ราคาของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแตกต่างกันอย่างมาก มีโครงสร้างการกำหนดราคาหลายแบบตั้งแต่ระดับเริ่มต้นฟรีไปจนถึงตัวเลือกพรีเมียมที่มีมูลค่าหลายร้อยและหลายพันดอลลาร์

ต่อไปนี้คือปัจจัยทั่วไปที่ส่งผลต่อต้นทุนซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ:

• จำนวนผู้ใช้ – ผู้ให้บริการบางรายคิดค่าบริการต่อคน
• คุณสมบัติ – ผู้จำหน่ายบางรายเสนอคุณสมบัติระดับพรีเมียมโดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• การเรียกเก็บเงิน   – รายปีหรือรายเดือน ผู้ค้าบางรายอาจเสนอส่วนลดหากคุณชำระเงินเป็นปีแทนที่จะเป็นรายเดือน

นอกจากนี้ คุณควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการนำไปใช้ การฝึกอบรม และการสนับสนุนที่อาจนำไปใช้หรือจำเป็น

กล่าวสวัสดีกับหนังสติ๊ก

หนังสติ๊กพร้อมที่จะนำการจัดการโครงการของคุณไปสู่อีกระดับ ด้วยการแจ้งให้ทุกคนทราบ ทีมสามารถอยู่เหนือโครงการได้แม้ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่าประสิทธิภาพการทำงานจะไม่ได้รับผลกระทบแม้ว่าสมาชิกในทีมจะไม่สามารถอยู่ร่วมกันได้

Slingshot ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานร่วมกันโดยผสมผสานการจัดการไฟล์โครงการและทีมที่ทันสมัย ​​การแชท และการวิเคราะห์ข้อมูลเข้าด้วยกันภายในแอปเดียว เมื่อคุณสามารถแชร์องค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้ในที่เดียวกับสมาชิกในทีมและแชร์โครงการกับสมาชิกในทีมภายนอกได้ ความสงบจะกลับคืนมา ด้วยประสิทธิภาพการทำงานที่แข็งแกร่งจะออกมาจากกล่องและได้รับการออกแบบมาให้ทำงานได้อย่างราบรื่นเพื่อให้เวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง วิธีนี้ช่วยให้ทีมสามารถตัดผ่านไซโลการทำงานร่วมกัน ป้องกันการหยุดชะงักของงาน และทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

คุณพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีมแล้วหรือยัง? ลองวันนี้และดูว่า Slingshot สามารถช่วยให้ทีมของคุณมอบผลลัพธ์ที่ไม่ธรรมดาซึ่งขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจได้อย่างไร