ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

يواجه أي عمل من أي نوع تحدي إدارة العديد من المشاريع والخطط والمهام والأشخاص. انها ليست مهمة سهلة للقيام بها. ومع ذلك ، فإن وجود حل يمكن أن يساعدك في الحفاظ على كل شيء منظمًا أثناء التعامل مع المشاريع المختلفة أمر لا تريد أن تفوته. يعمل برنامج إدارة المشاريع على تحسين التخطيط والجدولة وتعاون الفريق وإدارة الميزانية وغير ذلك الكثير.

يهدف منشور المدونة هذا إلى تعريفك ببرنامج إدارة المشاريع ، وما هي أنواع ووظائف برنامج إدارة المشاريع ، ومزاياه وعيوبه ، وأخيرًا ما يجب مراعاته عند اختيار حل برنامج إدارة المشاريع.

إذن ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

برنامج إدارة المشاريع هو برنامج تستخدمه الشركات لتخطيط المشاريع ، وجدولة تخصيص الموارد ، والتنفيذ ، والتتبع ، والتعاون ، وتقديم البرامج ومشاريع الويب. يسمح لمديري المشاريع (PMs) وأصحاب المصلحة والمستخدمين بالحفاظ على المهام في المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية والبقاء على الميزانية. إنه حل رائع لفرق بدء التشغيل الصغيرة ، وفرق المنظمات الضخمة ، بالإضافة إلى العديد من الفرق المختلفة التي تعمل على إكمال نفس المشروع.

مع وجود حل لإدارة المشروع ، يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إلى نفس المكان المركزي للحصول على المعلومات والوثائق ومراقبة حالة المهمة. إنه يساعد في تشغيل العديد من المشاريع ، وتحليل أداء الفريق ، وتتبع التقدم الذي يحرزه أي فرد من أعضاء الفريق بالإضافة إلى مشروع قطعة من الكعكة.

عادةً ما تمثل الصفحة الرئيسية لبرنامج إدارة المشروع لوحة معلومات تتيح للمستخدمين الوصول إلى جميع وظائف البرنامج وميزاته. من لوحة التحكم هذه ، يُسمح للمستخدمين بإنشاء مهام ومشاريع جديدة وإدارة المهام والمشاريع الحالية بالإضافة إلى عرض إشعاراتهم. تحتوي حلول برامج إدارة المشاريع الحديثة أيضًا على محادثات مضمنة تجعل التعاون بين أعضاء الفريق أسهل ومباشر.

جرب مقلاع

أنواع برامج إدارة المشاريع

هناك أنواع قليلة من برامج إدارة المشاريع المتاحة لمديري المشاريع. تختلف في الغالب حسب موقع تثبيت التطبيق واستخدام التطبيق.

في مكان العمل   - يتم تثبيت حلول برامج إدارة المشاريع هذه محليًا في خادم شركتك ، الموجود في مركز البيانات ويتم صيانته بواسطة فريق تكنولوجيا المعلومات. يقتصر الوصول إلى البرنامج على الأجهزة المتصلة بخادمك المحلي.

Cloud-base d - الحلول الأكثر شيوعًا هي الحلول المستندة إلى السحابة ، مما يعني أنه يتم تقديمها في شكل SaaS (برنامج كخدمة) بواسطة موفري خدمات التطبيقات. يمكن للجميع الوصول إلى برنامج إدارة المشروع في أي وقت ومن أي مكان ، عادةً من خلال متصفح الويب. يمكن أن يتضمن هذا النوع من حلول البرامج أيضًا بعض الخيارات المحلية التي تحتوي على إصدارات تستند إلى الويب أيضًا.

الفرد   - حلول بسيطة ومباشرة قائمة على الويب مصممة عادةً لمدراء البرامج الذين لا يحتاجون إلى العديد من الميزات ، أو يعملون في عدد صغير من المشاريع ، أو واحد فقط ، أو يختبرون ويحاولون فقط قبل شراء حل كامل.

Open API - تزويد المستخدمين النهائيين بالقدرة على إضافة حلول برمجيات إدارة المشاريع إلى التطبيقات الموجودة بالفعل من نوع آخر.

ميزات برنامج إدارة المشاريع

ليست كل برامج إدارة المشاريع هي نفسها. تتراوح الحلول المختلفة في القدرات ، ولكن عادةً ما يكون لدى معظمها بعض الأشياء المشتركة. فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي يقدمها موفرو برامج إدارة المشاريع ويجب أن تبحث عنها عند اختيار حل لاحتياجات مشروعك:

تخطيط المشروع - خذ المشاريع من الأفكار إلى قصص النجاح. يمكنك تعيين مهام المشروع بسهولة ووصف تفاعلات المهام بشكل مرئي.

إدارة المهام - كل ما هو مطلوب لإدارة مهمة خلال دورة حياتها من التخطيط إلى التنفيذ. حدد المواعيد النهائية والتبعيات والأولويات ، وتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح واكتماله في الوقت المناسب.

مشاريع الوالدين والطفل - المشاريع الكبيرة (الآباء) التي تندرج تحتها المشاريع الصغيرة (الطفل). اجعل من السهل تتبع حالة المشاريع.

القدرة على تعيين الأدوار - صمم ثقافة الملكية من خلال خلق بيئة عمل شفافة حيث يكون كل شيء مرئيًا للجميع ، بما في ذلك من يعمل على ماذا في كل مشروع.

التعاون - القدرة على التواصل داخل التطبيق والتعاون في المهام الفردية والمشاريع التي تشارك التعليقات والتعليقات والأفكار ، كل ذلك مع الاحتفاظ بسجل تاريخي للمناقشات.

مشاركة المستندات والملفات - شارك المستندات واعمل عليها معًا من خلال دمج تطبيقات التخزين السحابي التابعة لجهات خارجية بسهولة في التطبيق. احتفظ بالمستندات منظمة بدقة في مكان واحد واجعلها في متناول الجميع.

لوحات معلومات KPI - أسرع طريقة لتتبع أداء المشروع هي إنشاء لوحة معلومات KPIs للمشروع تعرض دائمًا المعلومات الأساسية في الوقت الفعلي.

مزايا وعيوب برامج إدارة المشاريع

الغرض الأساسي من برنامج إدارة المشروع هو مساعدة مديري المشاريع خلال مراحل المشروع المختلفة ، وهو يأتي مع العديد من الفوائد التي تبسط وتحسن عملية إدارة المشروع الشاملة. ومع ذلك ، فإن برامج إدارة المشاريع لها عيوبها أيضًا.

فيما يلي أهم فوائد استخدام برنامج إدارة المشاريع ، بالإضافة إلى عيوبه:

مزايا

تخطيط مشروع سهل

تستغرق عملية التخطيط لمشروع ما وقتًا وجهدًا وتميل العديد من المنظمات إلى عدم القيام بذلك بشكل صحيح وهذا هو المكان الذي يبدأ فيه سقوط المشروع عادةً. يجعل برنامج إدارة المشروع إنشاء خطة المشروع وكأنه نزهة في الحديقة. يساعد مدير المشروع في تقسيم المشروع إلى مهام ومعالم ويزود كل فرد داخل الفريق بالأدوات اللازمة للقيام بعملهم بشكل أكثر كفاءة من البداية وحتى نهاية المشروع.

عمل جماعي أفضل

يعتمد نجاح كل مشروع على أداء الفريق الذي يعمل عليه وعلى الفرق لتحقيق نتائج غير عادية ، وللتواصل والتعاون أهمية أساسية.

بمساعدة برنامج إدارة المشاريع ، يمكن لفريقك بأكمله التعاون بسهولة في المشاريع في الوقت الفعلي من خلال إنشاء مناقشات وطرح الأفكار حول مواضيع مختلفة والتواصل بشأن المهام ومشاركة الملاحظات والأفكار على مستوى المشروع ، بالإضافة إلى الدردشة على الفور داخل التطبيق.

وفقًا لـ Capterra ، تستخدم 63٪ من الشركات برامج إدارة المشاريع لوظائف التعاون الخاصة بهم.

العمل عن بعد في أفضل حالاته

يجعل برنامج إدارة المشاريع العمل عن بُعد أبسط وأسهل بكثير بسبب كل ميزات إدارة المهام ومشاركة الملفات والتعاون والاتصال التي يوفرها. تتوفر جميع الموارد المطلوبة في متناول يد الفريق ويمكن لمديري المشاريع التحقق من حالة المهام ببضع نقرات.

من المحتمل أن تصبح طريقة العمل عن بُعد هي الطريقة العادية الجديدة للعمل في المستقبل القريب ، ويعد حل إدارة المشروع جزءًا لا يتجزأ منها.

كل شيء في مكان واحد

هل سئمت التبديل بين تطبيقات إدارة المهام وتطبيقات التعاون وقنوات الدردشة العديدة؟ يجمع برنامج إدارة المشاريع بين جميع أصول وأدوات مشروعك في مكان واحد. انس التجول في التطبيقات بحثًا عن المستندات أو الرسائل أو المهام أو تفاصيل المشروع ، وما إلى ذلك ، واحصل على كل ما تحتاجه لأداء عملك منظمًا بدقة في مكان واحد.

الوصول في أي وقت ومن أي مكان

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لبرنامج إدارة المشاريع في أن جميع الحلول الموجودة في السوق تقريبًا بها تطبيق للهاتف المحمول ويمكنك الوصول بسهولة إلى لوحة المعلومات والمشاريع والمهام في أي وقت وفي أي مكان. يمكنك القيام بذلك في ساعات العمل المعتادة ، في عطلات نهاية الأسبوع ، عندما تكون في المنزل ، عندما تكون في إجازة دائمًا.

سلبيات

بينما تهدف برامج إدارة المشاريع إلى مساعدة مديري المشاريع وفرق المشروع على تبسيط عملياتهم ، مثل العديد من التطبيقات الأخرى ، فإن تعلم هذا النوع من البرامج قد يستغرق وقتًا. يجب أن يتعلم مديرو المشاريع كيفية استخدام الوظائف الرئيسية للتطبيق والتأكد من أن فريقهم يتعلم كيفية استخدامها بفعالية لأداء عملهم أيضًا. سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى يعتاد الجميع على البرنامج الجديد. وعلى الرغم من أن هذا ليس بالضرورة عيبًا لأن كل تطبيق جديد يتطلب بعض الوقت للتعلم بغض النظر عن مدى سهولة استخدامه ، إلا أن هذا يعتمد كليًا على البرنامج الذي ستختاره. بعض برامج إدارة المشاريع معقدة للغاية وبدلاً من تسريع وتبسيط مشاريعك ، فإنها قد تفعل العكس تمامًا.

تحتاج إلى التفكير بعناية وتحديد حل إدارة المشروع الذي سيعمل بشكل أفضل مع مشاريع مؤسستك ، لذلك لا تنفق المال والوقت بلا معنى على الأدوات التي لن تحقق النتائج المرجوة.

كيفية اختيار برنامج إدارة المشاريع

يعد اختيار أفضل برنامج لإدارة المشاريع يلبي احتياجاتك رحلة مستمرة من التجربة والخطأ. ولكن مع النهج الصحيح والمتطلبات المحددة ، لا يجب أن يكون الأمر شاقًا للغاية. للبدء ، تحتاج أولاً إلى تحديد الميزات التي تحتاجها للتعامل مع مشاريعك.

يستغرق استكشاف جميع الحلول المتاحة في السوق الكثير من الوقت والكثير من الاختبارات نظرًا لوجود مئات الأدوات. إذن كيف تختار الشخص الذي سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لك؟ محاولة العثور على الأداة المناسبة لاحتياجاتك دون توجيه مضيعة للوقت. لقد جمعنا بعضًا من أهم النقاط التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج إدارة المشروع:

سهولة الاستعمال

إذا لم تختر حلاً سهل الاستخدام لفريقك ، فبعد الشراء ، ستكتشف على الأرجح أنك الوحيد الذي يستخدمه. تأكد من اختيار برنامج بديهي وسهل الاستخدام لا يستغرق شهورًا لتعلمه. يجب أن يكون برنامج إدارة المشروع الجيد بسيطًا ومباشرًا ويجب ألا يستغرق أكثر من بضعة أيام حتى تعتاد عليه.

التكامل مع أدوات أخرى

عند التفكير في الخيارات المختلفة ، انتبه إلى التكامل. عندما تريد تنظيم وإدارة جميع مشاريعك من مكان واحد ، يجب أن تكون قادرًا على تخزين جميع مستنداتك وملفاتك ومواردك وما إلى ذلك. باستخدام برنامج إدارة المشاريع ، يجب أن تكون الفرق قادرة على الوصول إلى جميع هذه الأشياء من داخل التطبيق. يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية عن طريق تقليل وقت التبديل بين التطبيقات المختلفة.

ولا تفترض فقط أنه إذا كانت هناك أدوات متكاملة في البرنامج ستعمل من أجلك ، فابحث على وجه التحديد عن الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل سواء كانت Dropbox أو Google Drive أو OneDrive ، على سبيل المثال.

تطبيق الهاتف الأصلي

يجب أن يتوفر تطبيق جوال أصلي أيضًا. طريقة العمل عن بعد هي المعيار الجديد وهي تنمو بسرعة ، لذا يجب أن يكون حل إدارة المشروع الخاص بك قادرًا على استيعاب ذلك. أن تكون قادرًا على إدارة مهامك ومشاريعك وتتبعها ، والتعاون مع فريقك من أي مكان ، حتى أثناء التنقل ، أمر لا بد منه.

قابلية التوسع

أنت بحاجة إلى معرفة أن برنامج إدارة المشروع الذي تختاره يمكنه مواكبة احتياجاتك المتطورة وفريقك المتنامي ، مع الاستمرار في تغطية جميع متطلباتك.

حساب وتبرير التكلفة

هل يمكنك رؤية توفير طويل الأجل في الحل الذي تفكر فيه؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فهذا رائع وربما تكون قد عثرت على برنامج إدارة المشروع الخاص بك ، ولكن إذا لم يكن كذلك ، فاستمر في البحث عن الخيارات. هذا استثمار ، لذا يجب ألا تفكر فقط في السعر الذي ستدفعه ، ولكن ما إذا كانت هذه الأداة ستتغير وتحسن الوقت الضائع ، والفرص الضائعة ، والمشاكل التي يسببها سير عملك الحالي.

احصل على تعليقات من فريقك

هم الأشخاص الذين سيستخدمون هذا البرنامج ، لذا فإن آرائهم وملاحظاتهم مهمة للغاية. قم بالتسجيل في الإصدارات التجريبية المجانية ثم اسأل فريقك عما إذا كانوا يعتقدون أن الأداة جعلت سير العمل لديهم أكثر كفاءة ، وما الذي يعجبهم أو لا يعجبهم فيه ، وهل هناك أي ميزات مفقودة يمكن لفريقك الاستفادة منها ، وهل هم متحمسون بشكل عام للعمل معها هذا الحل.

تكلفة برامج إدارة المشروع

التسعير هو عامل مهم عند اختيار حل إدارة المشروع الخاص بك. يوفر بعض موفري البرامج معلومات تسعير شفافة على موقع الويب الخاص بهم ، ويقدم البعض الآخر عروض أسعار متخصصة بدلاً من ذلك. يختلف سعر برامج إدارة المشروع بشكل كبير. هناك هياكل تسعير متعددة تتراوح من مستوى الدخول المجاني إلى الخيارات المتميزة بمئات وآلاف الدولارات.

فيما يلي العوامل الأكثر شيوعًا التي تؤثر على تكلفة برنامج إدارة المشروع:

• عدد المستخدمين - بعض البائعين يتقاضون رسومًا لكل شخص
• الميزات - يقدم بعض البائعين ميزات متميزة بتكلفة إضافية
• الفواتير   - سنويًا مقابل شهريًا ، قد يقدم بعض البائعين خصومات إذا كنت تدفع لمدة عام وليس على أساس شهري

يجب أيضًا أن تأخذ في الاعتبار التكاليف الإضافية للتنفيذ والتدريب والدعم التي قد يتم تطبيقها أو الحاجة إليها.

قل مرحبًا لـ Slingshot

يأتي Slingshot جاهزًا لنقل إدارة مشروعك إلى المستوى التالي. من خلال إبقاء الجميع على اطلاع ، يمكن للفرق البقاء على اطلاع بالمشاريع حتى عبر مناطق زمنية مختلفة ، مما يعني أن الإنتاجية لا تتأثر على الرغم من أن أعضاء الفريق لا يمكنهم التواجد فعليًا مع بعضهم البعض.

يبسط Slingshot التعاون من خلال دمج إدارة المشاريع الحديثة والملفات الجماعية والدردشة وتحليلات البيانات ، كل ذلك في تطبيق واحد. عندما يمكنك بسهولة مشاركة كل هذه العناصر في مكان واحد مع أعضاء الفريق ومشاركة المشاريع مع أعضاء الفريق الخارجيين ، يتم استعادة الهدوء. مع تدفقات إنتاجية قوية خارج الصندوق وهي مصممة للعمل بسلاسة لتمكين سير عمل التعاون المستمر. يساعد هذا الفرق على قطع مجموعات التعاون ، ويمنع اضطرابات العمل ، ويسهل على الفرق العمل معًا بشكل أفضل.

هل أنت مستعد لتغيير طريقة عمل فريقك؟ جربه اليوم وشاهد كيف يمكن لـ Slingshot أن تساعد فرقك على تحقيق نتائج غير عادية تدفع نمو الأعمال.