Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Любой бизнес любого рода сталкивается с проблемой управления многочисленными проектами, планами, задачами и людьми. Это непростая работа. Тем не менее, наличие решения, которое может помочь вам организовать все при работе с различными проектами, — это то, что вы не захотите пропустить. Программное обеспечение для управления проектами улучшает планирование, планирование, совместную работу в команде, управление бюджетом и многое другое.

Этот пост в блоге предназначен для того, чтобы познакомить вас с тем, что такое программное обеспечение для управления проектами, каковы типы и функции программного обеспечения для управления проектами, его преимущества и недостатки и, наконец, что следует учитывать при выборе программного решения для управления проектами.

Так что же такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это программное обеспечение, которое предприятия используют для планирования проектов, планирования распределения ресурсов, выполнения, отслеживания и совместной работы, а также доставки программного обеспечения и веб-проектов. Это позволяет менеджерам проектов (PM), заинтересованным сторонам и пользователям следить за выполнением заданий, соблюдать сроки и оставаться в рамках бюджета. Это отличное решение для небольших стартап-команд, крупных организаций, а также для нескольких разных команд, работающих над выполнением одного и того же проекта.

При наличии решения для управления проектами все члены команды могут получить доступ к одному и тому же центральному месту для получения информации и документации, а также для отслеживания статуса задания. Это помогает запускать многочисленные проекты, анализировать производительность команды и отслеживать прогресс любого отдельного члена команды, а также спроектировать кусок пирога.

Как правило, домашняя страница программного обеспечения для управления проектами представляет собой панель инструментов, которая предоставляет пользователям доступ ко всем функциям и функциям программного обеспечения. С этой панели пользователи могут создавать новые задачи и проекты, управлять существующими, а также просматривать свои уведомления. Современные программные решения для управления проектами также имеют встроенные чаты, которые упрощают и упрощают сотрудничество между членами команды.

Попробуйте Рогатку

Типы программного обеспечения для управления проектами

Есть несколько типов программного обеспечения для управления проектами, доступного для менеджеров проектов. Они отличаются в основном местом установки приложения и использованием приложения.

Локально   – Эти программные решения для управления проектами устанавливаются локально на сервер вашей компании, который находится в центре обработки данных и обслуживается ИТ-командой. Доступ к программному обеспечению ограничен устройствами, подключенными к вашему локальному серверу.

Облачная база d . Наиболее популярные решения основаны на облаке, что означает, что они предлагаются в форме SaaS (программное обеспечение как услуга) поставщиками услуг приложений. Каждый может получить доступ к программному обеспечению для управления проектами в любое время и из любого места, обычно через веб-браузер. Этот тип программного решения может также включать в себя некоторые локальные опции, которые также имеют веб-версии.

Индивидуальный   – Простые и понятные веб-решения, которые обычно предназначены для тех продакт-менеджеров, которым не требуется много функций, которые работают над небольшим количеством проектов или только с одним или просто тестируют и пробуют перед покупкой полного решения.

Открытый API — Предоставьте конечным пользователям возможность добавлять программные решения для управления проектами к уже существующим приложениям другого типа.

Функции программного обеспечения для управления проектами

Не все программы для управления проектами одинаковы. Различные решения различаются по возможностям, но обычно у большинства из них есть несколько общих черт. Вот некоторые из основных функций, которые предлагают поставщики программного обеспечения для управления проектами, и на которые следует обратить внимание при выборе решения для нужд вашего проекта:

Планирование проектов. Превратите проекты из идей в истории успеха. Легко сопоставляйте задачи проекта и визуально описывайте взаимодействие задач.

Управление задачами — все, что необходимо для управления задачей на протяжении ее жизненного цикла от планирования до выполнения. Установите крайние сроки, зависимости и приоритеты и следите за тем, чтобы проект не сбивался с пути и был завершен вовремя.

Родительско-дочерние проекты — большие проекты (родительские), под которые подпадают более мелкие проекты (дочерние). Упростите отслеживание статуса проектов.

Возможность назначать роли . Создайте культуру собственности, создав прозрачную рабочую среду, в которой все будет видно всем, в том числе, кто над чем работает в каждом проекте.

Совместная работа — возможность общаться в приложении и совместно работать над отдельными задачами и проектами, обмениваться комментариями, отзывами и идеями, сохраняя при этом историю обсуждений.

Обмен документами и файлами . Делитесь документами и работайте над ними вместе, легко интегрируя сторонние приложения облачного хранилища в приложение. Храните документы аккуратно организованными в одном месте и сделайте их легко доступными для всех.

Панели индикаторов KPI . Самый быстрый способ отслеживать эффективность проекта — создать панель индикаторов KPI проекта, которая всегда отображает ключевую информацию в режиме реального времени.

Преимущества и недостатки программного обеспечения для управления проектами

Основная цель программного обеспечения для управления проектами — помочь руководителям проектов на разных этапах проекта, и оно имеет множество преимуществ, которые упрощают и улучшают общий процесс управления проектами. Тем не менее, программное обеспечение для управления проектами имеет и свои недостатки.

Вот основные преимущества использования программного обеспечения для управления проектами, а также возможные недостатки:

Преимущества

Легкое планирование проекта

Процесс планирования проекта требует времени и усилий, и многие организации, как правило, не делают этого должным образом, и именно здесь обычно начинается крах проекта. Программное обеспечение для управления проектами делает создание плана проекта похожим на прогулку в парке. Это помогает руководителю проекта разбить проект на задачи и этапы и предоставляет всем в команде инструменты для более эффективного выполнения своей работы с самого начала и до конца проекта.

Лучшая командная работа

Успех каждого проекта зависит от производительности команды, работающей над ним, и для того, чтобы команды добились выдающихся результатов, общение и сотрудничество имеют первостепенное значение.

С помощью программного обеспечения для управления проектами вся ваша команда может легко совместно работать над проектами в режиме реального времени, создавая обсуждения, проводя мозговые штурмы по различным темам, обмениваясь отзывами и идеями на уровне задач и проектов, а также мгновенно общаясь в чате в приложении.

По данным Capterra, 63% компаний используют программное обеспечение для управления проектами для совместной работы.

Удаленная работа во всей красе

Программное обеспечение для управления проектами делает удаленную работу намного проще и легче благодаря всем функциям управления задачами, обмена файлами, совместной работы и общения, которые оно предоставляет. Все необходимые ресурсы доступны команде, а менеджеры проектов могут проверить статус задач в несколько кликов.

Удаленный способ работы, вероятно, станет новым нормальным способом работы в ближайшем будущем, и решение для управления проектами является его неотъемлемой частью.

Все в одном месте

Вы устали переключаться между приложениями для управления задачами, приложениями для совместной работы и многочисленными каналами чата? Программное обеспечение для управления проектами объединяет все активы и инструменты вашего проекта в одном месте. Забудьте о блуждании по приложениям в поисках документов, сообщений, задач или сведений о проекте и т. д., и все, что вам нужно для работы, будет аккуратно организовано в одном месте.

Доступ в любое время и в любом месте

Одним из основных преимуществ программного обеспечения для управления проектами является то, что почти все решения на рынке имеют мобильное приложение, и вы можете легко получить доступ к своей информационной панели, проектам и задачам в любое время и в любом месте. Вы можете делать это в обычное рабочее время, в выходные, когда вы дома, когда вы в отпуске, всегда.

Недостатки

Хотя программное обеспечение для управления проектами предназначено для того, чтобы помочь менеджерам проектов и проектным группам оптимизировать свои процессы, как и многие другие приложения, изучение такого программного обеспечения может занять некоторое время. Менеджеры по проектам должны научиться использовать основные функции приложения и обеспечить, чтобы их команда научилась эффективно использовать их для выполнения своей работы. Всем потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к новому программному обеспечению. И хотя это не обязательно является недостатком, поскольку каждое новое приложение требует некоторого времени для изучения, независимо от того, насколько оно интуитивно понятно и удобно для пользователя, это полностью зависит от программного обеспечения, которое вы собираетесь выбрать. Некоторое программное обеспечение для управления проектами очень сложное, и вместо ускорения и упрощения ваших проектов они могут делать прямо противоположное.

Вам необходимо тщательно обдумать и определить, какое решение для управления проектами лучше всего подойдет для проектов вашей организации, чтобы не тратить деньги и время на бессмысленные инструменты, которые не принесут желаемых результатов.

Как выбрать программное обеспечение для управления проектами

Выбор лучшего программного обеспечения для управления проектами для ваших нужд — это непрерывный путь проб и ошибок. Но при правильном подходе и конкретных требованиях это не должно быть таким пугающим. Для начала вам сначала нужно определить, какие функции вам нужны для работы с вашими проектами.

Изучение всех решений, доступных на рынке, требует много времени и большого количества тестов, поскольку существуют сотни инструментов. Так как же выбрать тот, который будет работать лучше всего для вас? Попытки найти правильный инструмент для ваших нужд без руководства — пустая трата времени. Мы собрали некоторые из наиболее важных моментов, которые необходимо учитывать при выборе программного обеспечения для управления проектами:

Простота использования

Если вы не выберете решение, удобное в использовании для вашей команды, после покупки вы, скорее всего, обнаружите, что используете его только вы. Обязательно выберите интуитивно понятное и удобное программное обеспечение, на изучение которого не потребуются месяцы. Хорошее программное обеспечение для управления проектами должно быть простым и понятным, и привыкание к нему должно занимать не более нескольких дней.

Интеграция с другими инструментами

При рассмотрении различных вариантов обратите внимание на интеграцию. Если вы хотите организовать и управлять всеми своими проектами из одного места, вы должны иметь возможность хранить в нем все свои документы, файлы, ресурсы и т. д. С программным обеспечением для управления проектами команды должны иметь доступ ко всем эти вещи из приложения. Это повышает производительность за счет сокращения времени переключения между различными приложениями.

И не просто предполагайте, что если в программном обеспечении есть встроенные инструменты, которые будут работать для вас, ищите конкретно инструменты, которые ваша команда уже использует, будь то, например, Dropbox, Google Drive или OneDrive.

Родное мобильное приложение

Также должно быть доступно родное мобильное приложение. Удаленный способ работы — это новая норма, и она быстро развивается, поэтому ваше решение для управления проектами должно соответствовать этому. Необходимо иметь возможность управлять и отслеживать свои задачи и проекты, а также сотрудничать с вашей командой из любого места, даже в пути.

Масштабируемость

Вы должны знать, что программное обеспечение для управления проектами, которое вы выбираете, может идти в ногу с вашими меняющимися потребностями и растущей командой, при этом покрывая все ваши требования.

Рассчитайте и обоснуйте стоимость

Видите ли вы долгосрочную экономию в решении, которое вы рассматриваете? Если да, это здорово, и вы, возможно, нашли свое программное обеспечение для управления проектами, но если нет, продолжайте искать варианты. Это инвестиции, поэтому вы должны учитывать не только цену, которую вы собираетесь заплатить, но и то, изменит ли этот инструмент и улучшит ли он потраченное время, упущенные возможности и проблемы, вызванные вашим текущим рабочим процессом.

Получите обратную связь от вашей команды

Это люди, которые будут использовать это программное обеспечение, поэтому их мнение и отзывы очень важны. Подпишитесь на бесплатные пробные версии, а затем спросите свою команду, считают ли они, что инструмент сделал их рабочий процесс более эффективным, что им в нем нравится или не нравится, есть ли какие-либо недостающие функции, которые могут быть полезны вашей команде, и в целом им нравится работать с ним. это решение.

Стоимость программного обеспечения для управления проектами

Цена является важным фактором при выборе решения для управления проектами. Некоторые поставщики программного обеспечения предоставляют прозрачную информацию о ценах на своем веб-сайте, другие вместо этого предоставляют специализированные котировки. Цена на программное обеспечение для управления проектами сильно различается. Существует несколько структур ценообразования, от бесплатного начального уровня до премиальных вариантов за сотни и тысячи долларов.

Вот наиболее распространенные факторы, влияющие на стоимость программного обеспечения для управления проектами:

• Количество пользователей — некоторые поставщики взимают плату за человека
• Функции — некоторые поставщики предлагают премиум-функции за дополнительную плату.
• Выставление счетов   - годовой или ежемесячный, некоторые поставщики могут предлагать скидки, если вы платите за год, а не за месяц

Вы также должны принять во внимание дополнительные затраты на внедрение, обучение и поддержку, которые могут быть применены или необходимы.

Скажи привет Рогатке

Slingshot готов вывести управление вашими проектами на новый уровень. Держа всех в курсе, команды могут оставаться на вершине проектов даже в разных часовых поясах, а это означает, что производительность не страдает, даже если члены команды не могут физически присутствовать друг с другом.

Slingshot упрощает совместную работу, объединяя современное управление файлами проекта и команды, чат и аналитику данных в одном приложении. Когда вы можете легко делиться всеми этими элементами в одном месте с членами команды и делиться проектами с внешними членами команды, спокойствие восстанавливается. Надежная производительность сразу после установки и разработана для бесперебойной работы, обеспечивающей непрерывные рабочие процессы совместной работы. Это помогает командам преодолеть разрозненность совместной работы, предотвращает сбои в работе и упрощает совместную работу команд.

Готовы ли вы изменить то, как работает ваша команда? Попробуйте сегодня и узнайте, как Slingshot может помочь вашим командам добиваться выдающихся результатов, стимулирующих рост бизнеса.