什麼是項目管理軟件？

任何類型的企業都面臨管理大量項目、計劃、任務和人員的挑戰。 這不是一件容易的事。 但是，擁有一個可以幫助您在處理各種項目時保持一切井井有條的解決方案是您不容錯過的。 項目管理軟件可以改進計劃、日程安排、團隊協作、預算管理等等。

這篇博文旨在讓您熟悉什麼是項目管理軟件，項目管理軟件有哪些類型和功能，它的優點和缺點，最後是在選擇項目管理軟件解決方案時要考慮的問題。

那麼什麼是項目管理軟件？

項目管理軟件是企業用於項目規劃、調度資源分配、執行、跟踪、協作以及軟件和 Web 項目交付的軟件。 它允許項目經理 (PM)、利益相關者和用戶保持任務正常進行、按時完成並保持在預算範圍內。 對於小型初創團隊、大型組織團隊以及致力於完成同一個項目的多個不同團隊來說，它是一個很好的解決方案。

有了項目管理解決方案，所有團隊成員都可以訪問同一個中心位置以獲取信息和文檔，並監控分配狀態。 它有助於運行大量項目、分析團隊績效、跟踪任何單個團隊成員的進度以及項目小菜一碟。

通常，項目管理軟件主頁代表一個儀表板，使用戶可以訪問所有軟件功能和特性。 從該儀表板，用戶可以創建新的任務和項目，管理現有的，以及查看他們的通知。 現代項目管理軟件解決方案還具有內置聊天功能，使團隊成員之間的協作更加輕鬆和直接。

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項目管理軟件的類型

有幾種類型的項目管理軟件可供項目經理使用。 它們的區別主要在於應用程序的安裝位置和應用程序的使用情況。

內部部署  – 這些項目管理軟件解決方案本地安裝到您公司的服務器中，該服務器位於數據中心並由 IT 團隊維護。 對軟件的訪問僅限於連接到本地服務器的設備。

基於雲的d – 最流行的解決方案是基於雲的，這意味著它們由應用服務提供商以 SaaS（軟件即服務）的形式提供。 每個人都可以隨時隨地訪問項目管理軟件，通常是通過網絡瀏覽器。 這種類型的軟件解決方案還可以包括一些具有基於 Web 版本的本地選項。

個人  – 簡單而直接的基於 Web 的解決方案，通常是為那些不需要很多功能、處理少量項目或僅一個項目，或者只是在購買完整解決方案之前進行測試和嘗試的 PM 設計的。

開放 API – 為最終用戶提供將項目管理軟件解決方案添加到另一種現有應用程序的能力。

項目管理軟件功能

並非所有的項目管理軟件都是一樣的。 不同的解決方案在功能上有所不同，但通常，大多數都有一些共同點。 以下是項目管理軟件提供商提供的一些基本功能，您在選擇滿足項目需求的解決方案時應注意：

項目規劃——將項目從想法變成成功故事。 輕鬆映射項目任務並直觀地描述任務交互。

任務管理——在從計劃到執行的整個生命週期中管理任務所需的一切。 設置截止日期、依賴項和優先級，並確保項目按時完成並按時完成。

親子項目——小項目（子）所屬的大項目（父）。 更容易跟踪項目的狀態。

分配角色的能力——通過創建一個透明的工作環境來設計一種主人翁文化，在這個環境中，每個人都可以看到所有內容，包括每個項目中誰在做什麼。

協作– 能夠在應用程序內進行交流並就單個任務和項目進行協作，分享評論、反饋和想法，同時保留討論的歷史記錄。

文檔和文件共享——通過輕鬆地將第三方雲存儲應用程序集成到應用程序中來共享和處理文檔。 將文檔整齊地組織在一個地方，並讓每個人都可以輕鬆訪問它們。

KPI 儀表板——跟踪項目績效的最快方法是創建一個始終實時顯示關鍵信息的項目 KPI 儀表板。

項目管理軟件的優缺點

項目管理軟件的主要目的是在整個項目的不同階段協助項目經理，它具有許多簡化和改進您的整體項目管理過程的好處。 但是，項目管理軟件也有其缺點。

以下是使用項目管理軟件的最大好處，以及它可能具有的缺點：

優點

輕鬆的項目規劃

計劃項目的過程需要時間和精力，許多組織往往不能正確地做到這一點，這通常是項目失敗的開始。 項目管理軟件使項目計劃的創建感覺就像在公園裡散步。 它幫助項目經理將項目分解為任務和里程碑，並為團隊中的每個人提供從項目開始到結束更有效地完成工作的工具。

更好的團隊合作

每個項目的成功都取決於團隊的表現以及團隊能否產生非凡的成果，溝通和協作至關重要。

在項目管理軟件的幫助下，您的整個團隊可以通過創建討論、就各種主題進行頭腦風暴、就任務和項目級別共享反饋和想法進行交流以及在應用程序內即時聊天來輕鬆地實時協作項目。

據 Capterra 稱，63% 的公司將項目管理軟件用於其協作功能。

最好的遠程工作

項目管理軟件提供的所有任務管理、文件共享、協作和通信功能使遠程工作變得更加簡單和容易。 所需的所有資源都唾手可得，項目經理只需單擊幾下即可檢查任務的狀態。

遠程工作方式很可能在不久的將來成為新的常態工作方式，項目管理解決方案是其中不可或缺的一部分。

一切都在一個地方

您是否厭倦了在任務管理應用程序、協作應用程序和眾多聊天頻道之間切換？ 項目管理軟件將您的所有項目資產和工具組合在一個地方。 忘記在應用程序中四處尋找文檔、消息、任務或項目詳細信息等，將工作所需的一切整齊地組織在一個地方。

隨時隨地訪問

項目管理軟件的主要好處之一是市場上幾乎所有的解決方案都有一個移動應用程序，您可以隨時隨地輕鬆訪問您的儀表板、項目和任務。 您可以在通常的工作時間、週末、在家時、度假時這樣做。

缺點

雖然項目管理軟件旨在幫助項目經理和項目團隊簡化流程，但與許多其他應用程序一樣，學習此類軟件可能需要時間。 PM 必須學習如何使用應用程序的主要功能，並確保他們的團隊也學習如何有效地使用它們來執行他們的工作。 每個人都需要一些時間來適應新軟件。 雖然這不一定是一個缺點，因為每個新應用程序都需要一些學習時間，無論它多麼直觀和用戶友好，但這完全取決於您要選擇的軟件。 一些項目管理軟件非常複雜，它們不會加速和簡化您的項目，它們可能會做相反的事情。

您需要仔細考慮並確定哪種項目管理解決方案最適合您組織的項目，這樣您就不會毫無意義地將金錢和時間花在無法交付預期結果的工具上。

如何選擇項目管理軟件

為您的需求選擇最好的項目管理軟件是一個不斷試錯的過程。 但有了正確的方法和具體的要求，它就不必那麼令人生畏了。 首先，您首先需要定義處理項目所需的功能。

探索市場上所有可用的解決方案需要大量時間和大量測試，因為那裡有數百種工具。 那麼，您如何選擇最適合您的那一款呢？ 在沒有指導的情況下嘗試找到適合您需求的正確工具是浪費時間。 我們收集了一些您在選擇項目管理軟件時需要考慮的最重要的幾點：

使用方便

如果您沒有選擇易於團隊使用的解決方案，那麼在購買之後，您很可能會發現您是唯一使用它的人。 確保選擇不需要幾個月來學習的直觀、用戶友好的軟件。 一個好的項目管理軟件應該簡單明了，不應該花費超過幾天的時間來適應它。

與其他工具集成

在考慮不同的選項時，請注意集成。 當您想從一個地方組織和管理所有項目時，您必須能夠在其中存儲所有文檔、文件、資源等。使用項目管理軟件，團隊應該能夠訪問所有這些東西來自應用程序。 這通過減少各種應用程序之間的切換時間來提高生產力。

並且不要僅僅假設軟件中是否有適合您的集成工具，請專門尋找您的團隊已經在使用的工具，例如 Dropbox、Google Drive 或 OneDrive。

原生移動應用

本地移動應用程序也應該可用。 遠程工作方式是新常態，並且正在迅速發展，因此您的項目管理解決方案應該能夠適應這種情況。 必須能夠管理和跟踪您的任務和項目，並在任何地方（即使在旅途中）與您的團隊協作。

可擴展性

您需要知道，您選擇的項目管理軟件可以跟上您不斷變化的需求和不斷壯大的團隊，同時仍能滿足您的所有要求。

計算並證明成本

您能否看到您正在考慮的解決方案的長期節省？ 如果是，那很好，您可能已經找到了您的項目管理軟件，但如果沒有，請繼續尋找選項。 這是一項投資，因此您不僅要考慮您要支付的價格，還要考慮此工具是否會改變和改善浪費的時間、失去的機會以及當前工作流程引起的問題。

從您的團隊獲得反饋

他們是要使用這個軟件的人，所以他們的意見和反饋非常重要。 註冊免費試用，然後詢問您的團隊是否認為該工具使他們的工作流程更高效，他們喜歡或不喜歡它的哪些方面，您的團隊是否可以從中受益，以及他們通常對使用該工具感到興奮嗎該解決方案。

項目管理軟件成本

在選擇項目管理解決方案時，定價是一個重要因素。 一些軟件提供商在其網站上提供透明的定價信息，而另一些則提供專門的報價。 項目管理軟件的價格差異很大。 有多種定價結構，從免費入門級到數十萬美元的高級選項。

以下是影響項目管理軟件成本的最常見因素：

• 用戶數量——一些供應商按人收費
• 功能- 一些供應商提供額外費用的高級功能
• 計費  – 年度與月度，如果您支付一年而不是按月支付，一些供應商可能會提供折扣

您還應該考慮可能應用或需要的實施、培訓和支持的額外成本。

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