Ce este un software de management de proiect?

Orice afacere de orice fel se confruntă cu provocarea de a gestiona numeroase proiecte, planuri, sarcini și oameni. Nu este o treabă ușor de făcut. Cu toate acestea, a avea o soluție care vă poate ajuta să mențineți totul organizat în timp ce gestionați diverse proiecte este ceva ce nu veți dori să ratați. Un software de management de proiect îmbunătățește planificarea, programarea, colaborarea în echipă, gestionarea bugetului și multe altele.

Această postare de blog are ca scop să vă familiarizeze cu ce este software-ul de management de proiect, care sunt tipurile și funcțiile software-ului de management de proiect, avantajele și dezavantajele acestuia și, în sfârșit, ce să luați în considerare atunci când alegeți o soluție software de management de proiect.

Deci, ce este software-ul de management de proiect?

Software-ul de management al proiectelor este un software pe care companiile îl folosesc pentru planificarea proiectelor, planificarea alocării resurselor, execuția, urmărirea și colaborarea și livrarea de software și proiecte web. Permite managerilor de proiect (PM), părților interesate și utilizatorilor să mențină sarcinile pe calea normală, să respecte termenele limită și să rămână în buget. Este o soluție excelentă pentru echipele mici de start-up, echipele de organizații uriașe, precum și pentru mai multe echipe diferite care lucrează pentru finalizarea aceluiași proiect.

Cu o soluție de management de proiect implementată, toți membrii echipei pot accesa același loc central pentru a obține informații și documentație și pentru a monitoriza starea misiunii. Ajută la derularea a numeroase proiecte, la analizarea performanței echipei și la urmărirea progresului oricărui membru individual al echipei, precum și la proiectare.

De obicei, pagina de start a software-ului de management al proiectelor reprezintă un tablou de bord care oferă utilizatorilor acces la toate funcțiile și caracteristicile software. Din acel tablou de bord, utilizatorilor li se permite să creeze noi sarcini și proiecte, să le gestioneze pe cele existente, precum și să le vadă notificările. Soluțiile software moderne de management de proiect au, de asemenea, chat-uri încorporate care fac colaborarea între membrii echipei mai ușoară și directă.

Încearcă Slingshot

Tipuri de software de management de proiect

Există câteva tipuri de software de management de proiect disponibile pentru managerii de proiect. Ele diferă în principal prin locația de instalare a aplicației și prin utilizarea aplicației.

On-premise   – Aceste soluții software de management de proiect sunt instalate local pe serverul companiei dvs., care este situat în centrul de date și întreținut de echipa IT. Accesul la software este limitat la dispozitivele conectate la serverul local.

Cloud-base d – Cele mai populare soluții sunt cloud-based, ceea ce înseamnă că sunt oferite sub formă de SaaS (software as a service) de către furnizorii de servicii de aplicații. Toată lumea poate accesa software-ul de management al proiectelor oricând și de oriunde, de obicei printr-un browser web. Acest tip de soluție software poate include și unele opțiuni on-premise care au și versiuni bazate pe web.

Individual   – Soluții simple și directe bazate pe web, care sunt de obicei concepute pentru acei PM care nu au nevoie de multe caracteristici, lucrează la un număr mic de proiecte sau doar unul sau doar testează și încearcă înainte de a cumpăra o soluție completă.

Open API – Oferă utilizatorilor finali capacitatea de a adăuga soluții software de management de proiect la aplicațiile deja existente de alt tip.

Caracteristici software de management de proiect

Nu toate programele de management de proiect sunt la fel. Diferitele soluții variază în funcție de capabilități, dar, de obicei, majoritatea au câteva lucruri în comun. Iată câteva dintre caracteristicile esențiale pe care le oferă furnizorii de software de management de proiect și pe care ar trebui să le căutați atunci când alegeți o soluție pentru nevoile proiectului dvs.:

Planificarea proiectelor – Luați proiecte de la idei la povești de succes. Hartați cu ușurință sarcinile proiectului și descrieți vizual interacțiunile sarcinilor.

Managementul sarcinilor – Tot ceea ce este necesar pentru a gestiona o sarcină pe parcursul ciclului său de viață, de la planificare la execuție. Stabiliți termene limită, dependențe și priorități și asigurați-vă că proiectul rămâne pe drumul cel bun și este finalizat la timp.

Proiecte părinte-copil – proiecte mari (părinți) sub care se încadrează proiectele mai mici (copil). Faceți mai ușor urmărirea stării proiectelor.

Abilitatea de a atribui roluri – Proiectați o cultură a proprietății prin crearea unui mediu de lucru transparent în care totul este vizibil pentru toată lumea, inclusiv pentru cine lucrează la ce în fiecare proiect.

Colaborare – Abilitatea de a comunica în aplicație și de a colabora la sarcini și proiecte individuale, împărtășind comentarii, feedback și idei, toate păstrând o evidență istorică a discuțiilor.

Partajarea documentelor și a fișierelor – Partajați și lucrați la documente împreună prin integrarea cu ușurință a aplicațiilor de stocare în cloud de la terțe părți în aplicație. Păstrați documentele bine organizate într-un singur loc și lăsați-le ușor accesibile pentru toată lumea.

Tablouri de bord KPI – Cea mai rapidă modalitate de a urmări performanța proiectului este de a crea un tablou de bord KPI-uri care afișează întotdeauna informații cheie în timp real.

Avantajele și dezavantajele software-ului de management de proiect

Scopul principal al software-ului de management de proiect este de a ajuta managerii de proiect în diferitele etape ale proiectului și vine cu multe beneficii care simplifică și îmbunătățesc procesul general de management al proiectului. Cu toate acestea, software-ul de management de proiect are și dezavantajele sale.

Iată principalele beneficii ale utilizării software-ului de management de proiect, precum și ce dezavantaje ar putea avea:

Avantaje

Planificarea fără efort de proiect

Procesul de planificare a unui proiect necesită timp și efort și multe organizații tind să nu facă acest lucru în mod corespunzător și de aici începe de obicei căderea unui proiect. Software-ul de management de proiect face ca crearea unui plan de proiect să se simtă ca o plimbare în parc. Ajută managerul de proiect să descompună proiectul în sarcini și etape și oferă tuturor din echipă instrumentele pentru a-și face treaba mai eficient de la început până la sfârșitul proiectului.

O mai bună muncă în echipă

Succesul fiecărui proiect depinde de performanța echipei care lucrează la el și pentru ca echipele să producă rezultate extraordinare, comunicarea și colaborarea sunt de o importanță esențială.

Cu ajutorul software-ului de management de proiect, întreaga echipă poate colabora cu ușurință la proiecte în timp real prin crearea de discuții, brainstorming pe diverse subiecte, comunică cu privire la sarcini și la nivel de proiect partajând feedback și idei, precum și chat instantaneu în cadrul aplicației.

Potrivit Capterra, 63% dintre companii folosesc software de management de proiect pentru funcțiile lor de colaborare.

Lucrul de la distanță la maxim

Software-ul de gestionare a proiectelor face munca de la distanță mult mai simplă și mai ușoară datorită tuturor funcțiilor de gestionare a sarcinilor, partajarea fișierelor, colaborare și comunicare pe care le oferă. Toate resursele necesare sunt disponibile la îndemâna echipei, iar managerii de proiect pot verifica starea sarcinilor în câteva clicuri.

Modul de lucru la distanță va deveni probabil noul mod normal de lucru în viitorul apropiat, iar soluția de management de proiect este o parte integrantă a acestuia.

Totul într-un singur loc

V-ați săturat să comutați între aplicațiile de gestionare a sarcinilor, aplicațiile de colaborare și numeroasele canale de chat? Software-ul de management de proiect combină toate activele și instrumentele proiectului dvs. într-un singur loc. Uitați să vă plimbați prin aplicații căutând documente, mesaje, sarcini sau detalii despre proiecte etc. și aveți tot ce aveți nevoie pentru a vă face treaba organizat într-un singur loc.

Acces oricând, oriunde

Unul dintre principalele beneficii ale software-ului de management de proiect este că aproape toate soluțiile de pe piață au o aplicație mobilă și vă puteți accesa cu ușurință tabloul de bord, proiectele și sarcinile oricând și oriunde. Poți face asta în programul obișnuit de lucru, în weekend, când ești acasă, când ești în vacanță, mereu.

Dezavantaje

În timp ce software-ul de management de proiect este menit să ajute managerii de proiect și echipele de proiect să-și eficientizeze procesele, la fel ca multe alte aplicații, învățarea acestui tip de software poate dura timp. PM trebuie să învețe cum să folosească funcționalitățile majore ale aplicației și să se asigure că echipa lor învață cum să le folosească eficient și pentru a-și îndeplini munca. Va dura ceva timp pentru ca toată lumea să se obișnuiască cu noul software. Și deși acest lucru nu este neapărat un dezavantaj, deoarece fiecare aplicație nouă necesită ceva timp de învățare, indiferent de cât de intuitivă și de ușor de utilizat este, acest lucru depinde în întregime de software-ul pe care îl veți alege. Unele software de management de proiect sunt foarte complexe și, în loc să accelereze și să simplifice proiectele dvs., ele pot face exact opusul.

Trebuie să luați în considerare cu atenție și să determinați care soluție de management de proiect va funcționa cel mai bine pentru proiectele organizației dvs., astfel încât să nu cheltuiți bani și timp fără sens pe instrumente care nu vor oferi rezultatele dorite.

Cum să alegi software-ul de management de proiect

Alegerea celui mai bun software de management de proiect pentru nevoile dumneavoastră este o călătorie continuă de încercări și erori. Dar cu abordarea corectă și cerințele specifice, nu trebuie să fie atât de descurajantă. Pentru a începe, mai întâi trebuie să definiți ce caracteristici aveți nevoie pentru a vă gestiona proiectele.

Explorarea tuturor soluțiilor disponibile pe piață necesită mult timp și multe teste, deoarece există sute de instrumente. Deci, cum îl alegeți pe cel care vă va funcționa cel mai bine? Încercarea de a găsi instrumentul potrivit pentru nevoile dvs. fără îndrumare este o pierdere de timp. Am adunat câteva dintre cele mai importante puncte pe care trebuie să le luați în considerare atunci când alegeți software-ul de management de proiect:

Ușurință în utilizare

Dacă nu alegi o soluție ușor de utilizat pentru echipa ta, după cumpărare, cel mai probabil vei afla că tu ești singurul care o folosește. Asigurați-vă că alegeți un software intuitiv, ușor de utilizat, care nu necesită luni de zile pentru a învăța. Un bun software de management de proiect ar trebui să fie simplu și direct și nu ar trebui să dureze mai mult de câteva zile pentru a se obișnui cu el.

Integrare cu alte instrumente

Când luați în considerare diferitele opțiuni, acordați atenție integrării. Când doriți să vă organizați și să gestionați toate proiectele dintr-un singur loc, va trebui să puteți stoca în el toate documentele, fișierele, resursele etc. Cu software-ul de management al proiectelor, echipele ar trebui să poată accesa toate aceste lucruri din interiorul aplicației. Acest lucru crește productivitatea prin reducerea timpului de comutare între diverse aplicații.

Și nu presupuneți doar că, dacă există instrumente integrate în software-ul care ar funcționa pentru dvs., căutați în mod special instrumentele pe care echipa dvs. le folosește deja, fie că este Dropbox, Google Drive sau OneDrive, de exemplu.

Aplicație mobilă nativă

Ar trebui să fie disponibilă și o aplicație mobilă nativă. Modul de lucru de la distanță este noua normă și crește rapid, așa că soluția dvs. de management de proiect ar trebui să poată face față acestui lucru. Este o necesitate să fii capabil să gestionezi și să urmărești sarcinile și proiectele și să colaborezi cu echipa ta de oriunde, chiar și din mers.

Scalabilitate

Trebuie să știți că software-ul de management de proiect pe care îl alegeți poate ține pasul cu nevoile dvs. în evoluție și cu echipa în creștere, acoperind în același timp toate cerințele dvs.

Calculați și justificați costul

Puteți vedea economii pe termen lung în soluția pe care o luați în considerare? Dacă da, este grozav și s-ar putea să-ți fi găsit software-ul de management al proiectelor, dar dacă nu, continuă să cauți opțiuni. Aceasta este o investiție, așa că ar trebui să luați în considerare nu numai prețul pe care îl veți plăti, ci și dacă acest instrument se va schimba și va îmbunătăți timpul pierdut, oportunitățile pierdute și problemele cauzate de fluxul dvs. de lucru actual.

Obțineți feedback de la echipa dvs

Ei sunt oamenii care vor folosi acest software, așa că opinia și feedback-ul lor sunt foarte importante. Înscrieți-vă pentru teste gratuite și apoi întrebați-vă echipa dacă consideră că instrumentul le-a făcut fluxul de lucru mai eficient, ce le place sau nu le place la el, dacă lipsesc funcții de care echipa dvs. poate beneficia și sunt în general încântați să lucreze cu acea solutie.

Costul software de management de proiect

Prețul este un factor important atunci când alegeți soluția dvs. de management de proiect. Unii furnizori de software oferă informații transparente despre prețuri pe site-ul lor, alții oferă oferte specializate. Prețul pentru software-ul de management de proiect variază foarte mult. Există mai multe structuri de prețuri, de la nivel de intrare gratuit la opțiuni premium de sute și mii de dolari.

Iată cei mai comuni factori care influențează costul software-ului de management de proiect:

• Numărul de utilizatori – unii vânzători taxează de persoană
• Caracteristici – unii furnizori oferă funcții premium la un cost suplimentar
• Facturare   – anual versus lunar, unii furnizori pot oferi reduceri dacă plătiți pentru un an, mai degrabă decât lunar

De asemenea, ar trebui să luați în considerare costurile suplimentare pentru implementare, instruire și asistență care ar putea fi aplicate sau necesare.

Salută-l pe Slingshot

Slingshot vine gata să vă ducă managementul de proiect la următorul nivel. Ținând toată lumea la curent, echipele pot rămâne în fruntea proiectelor chiar și în diferite fusuri orare, ceea ce înseamnă că productivitatea nu are de suferit, chiar dacă membrii echipei nu pot fi prezenți fizic unul cu celălalt.

Slingshot simplifică colaborarea încorporând managementul modern al fișierelor de proiect și echipă, chat și analiza datelor, toate într-o singură aplicație. Când puteți împărtăși cu ușurință toate aceste elemente într-un singur loc cu membrii echipei și puteți împărtăși proiecte cu membrii externi ai echipei, calmul este restabilit. Cu o productivitate robustă iese din cutie și este proiectat să funcționeze fără probleme pentru a permite fluxuri de lucru de colaborare continue. Acest lucru ajută echipele să treacă peste silozurile de colaborare, previne întreruperile de lucru și facilitează ca echipele să lucreze mai bine împreună.

Ești gata să transformi modul în care lucrează echipa ta? Încercați-l astăzi și vedeți cum Slingshot vă poate ajuta echipele să ofere rezultate extraordinare care să stimuleze creșterea afacerii.