Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Każda firma każdego rodzaju staje przed wyzwaniem zarządzania licznymi projektami, planami, zadaniami i ludźmi. Nie jest to łatwe zadanie. Jednak posiadanie rozwiązania, które pomoże Ci utrzymać wszystko w porządku podczas obsługi różnych projektów, jest czymś, czego nie będziesz chciał przegapić. Oprogramowanie do zarządzania projektami usprawnia planowanie, harmonogramowanie, współpracę zespołową, zarządzanie budżetem i wiele więcej.

Ten wpis na blogu ma na celu zapoznanie Cię z tym, czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami, jakie są typy i funkcje oprogramowania do zarządzania projektami, jakie są jego zalety i wady oraz co należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to oprogramowanie używane przez firmy do planowania projektów, harmonogramowania alokacji zasobów, wykonywania, śledzenia i współpracy oraz dostarczania oprogramowania i projektów internetowych. Umożliwia kierownikom projektów (PM), interesariuszom i użytkownikom śledzenie zadań, dotrzymywanie terminów i dotrzymywanie budżetu. Jest to świetne rozwiązanie dla małych zespołów start-upowych, zespołów dużych organizacji, a także wielu różnych zespołów pracujących nad realizacją tego samego projektu.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu do zarządzania projektami wszyscy członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do tego samego centralnego miejsca w celu uzyskania informacji i dokumentacji oraz monitorowania stanu przydziału. Pomaga w prowadzeniu wielu projektów, analizowaniu wydajności zespołu i śledzeniu postępów poszczególnych członków zespołu, a także projektowaniu bułka z masłem.

Zazwyczaj strona główna oprogramowania do zarządzania projektami reprezentuje pulpit nawigacyjny, który zapewnia użytkownikom dostęp do wszystkich funkcji i funkcji oprogramowania. Z tego pulpitu użytkownicy mogą tworzyć nowe zadania i projekty, zarządzać już istniejącymi, a także przeglądać swoje powiadomienia. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania projektami ma również wbudowane czaty, które ułatwiają i ułatwiają współpracę między członkami zespołu.

Wypróbuj procę

Rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami

Istnieje kilka rodzajów oprogramowania do zarządzania projektami dostępnych dla kierowników projektów. Różnią się one głównie lokalizacją instalacji aplikacji i wykorzystaniem aplikacji.

Lokalnie   – Te rozwiązania oprogramowania do zarządzania projektami są instalowane lokalnie na serwerze Twojej firmy, który znajduje się w centrum danych i jest utrzymywany przez zespół IT. Dostęp do oprogramowania jest ograniczony do urządzeń podłączonych do lokalnego serwera.

Cloud-base d – Najpopularniejsze rozwiązania są oparte na chmurze, co oznacza, że ​​są oferowane w formie SaaS (software as a service) przez dostawców usług aplikacyjnych. Każdy może uzyskać dostęp do oprogramowania do zarządzania projektami w dowolnym czasie iz dowolnego miejsca, zwykle przez przeglądarkę internetową. Ten rodzaj oprogramowania może również obejmować niektóre opcje lokalne, które mają również wersje internetowe.

Indywidualny   – Proste i nieskomplikowane rozwiązania internetowe, które są zazwyczaj przeznaczone dla tych kierowników projektu, którzy nie potrzebują wielu funkcji, pracują nad niewielką liczbą projektów lub tylko jednym lub po prostu testują i próbują przed zakupem kompletnego rozwiązania.

Otwarte API – Zapewnij użytkownikom końcowym możliwość dodawania oprogramowania do zarządzania projektami do już istniejących aplikacji innego rodzaju.

Funkcje oprogramowania do zarządzania projektami

Nie każde oprogramowanie do zarządzania projektami jest takie samo. Różne rozwiązania różnią się możliwościami, ale zazwyczaj większość łączy kilka cech. Oto niektóre z podstawowych funkcji oferowanych przez dostawców oprogramowania do zarządzania projektami, których należy szukać przy wyborze rozwiązania dla potrzeb projektu:

Planowanie projektu — przenieś projekty od pomysłów do historii sukcesu. Łatwo mapuj zadania projektowe i wizualnie opisuj interakcje między zadaniami.

Zarządzanie zadaniami — wszystko, co jest potrzebne do zarządzania zadaniem w całym jego cyklu życia, od planowania do wykonania. Ustaw terminy, zależności i priorytety oraz upewnij się, że projekt jest realizowany na bieżąco i zostanie ukończony na czas.

Projekty rodzic-dziecko – Duże projekty (rodzice), w ramach których mieszczą się mniejsze projekty (dziecko). Ułatw śledzenie statusu projektów.

Możliwość przypisywania ról — zaprojektuj kulturę własności, tworząc przejrzyste środowisko pracy, w którym wszystko jest widoczne dla wszystkich, w tym kto nad czym pracuje w każdym projekcie.

Współpraca — możliwość komunikowania się w aplikacji i współpracy przy poszczególnych zadaniach i projektach, dzielenie się komentarzami, opiniami i pomysłami, a wszystko to przy zachowaniu historycznego zapisu dyskusji.

Udostępnianie dokumentów i plików — udostępniaj dokumenty i pracuj nad nimi razem, łatwo integrując z aplikacją aplikacje do przechowywania w chmurze innych firm. Przechowuj dokumenty starannie zorganizowane w jednym miejscu i miej do nich łatwy dostęp dla wszystkich.

Pulpity nawigacyjne KPI — najszybszym sposobem śledzenia wydajności projektu jest utworzenie pulpitu nawigacyjnego wskaźników KPI, który zawsze wyświetla kluczowe informacje w czasie rzeczywistym.

Zalety i wady oprogramowania do zarządzania projektami

Głównym celem oprogramowania do zarządzania projektami jest wspomaganie kierowników projektów na różnych etapach projektu i zapewnia wiele korzyści, które upraszczają i usprawniają ogólny proces zarządzania projektami. Jednak oprogramowanie do zarządzania projektami ma też swoje wady.

Oto najważniejsze zalety korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami, a także jakie może ono mieć wady:

Zalety

Bezproblemowe planowanie projektu

Proces planowania projektu wymaga czasu i wysiłku, a wiele organizacji zwykle nie robi tego prawidłowo i właśnie wtedy zwykle zaczyna się upadek projektu. Oprogramowanie do zarządzania projektami sprawia, że ​​tworzenie planu projektu przypomina spacer po parku. Pomaga kierownikowi projektu w rozbiciu projektu na zadania i kamienie milowe oraz zapewnia wszystkim członkom zespołu narzędzia do bardziej efektywnej pracy od samego początku do końca projektu.

Lepsza praca zespołowa

Sukces każdego projektu zależy od wyników pracującego nad nim zespołu, a aby zespoły osiągały ponadprzeciętne rezultaty, komunikacja i współpraca mają kluczowe znaczenie.

Za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami cały zespół może z łatwością współpracować nad projektami w czasie rzeczywistym, tworząc dyskusje, przeprowadzając burze mózgów na różne tematy, komunikując się na temat zadań i na poziomie projektu, dzieląc się opiniami i pomysłami, a także błyskawicznie czatując w aplikacji.

Według Capterra 63% firm używa oprogramowania do zarządzania projektami do swoich funkcji współpracy.

Praca zdalna w najlepszym wydaniu

Oprogramowanie do zarządzania projektami sprawia, że ​​praca zdalna jest znacznie prostsza i łatwiejsza ze względu na wszystkie funkcje zarządzania zadaniami, udostępniania plików, współpracy i komunikacji, które zapewnia. Wszystkie potrzebne zasoby są dostępne na wyciągnięcie ręki zespołu, a kierownicy projektów mogą za pomocą kilku kliknięć sprawdzić status zadań.

Zdalny sposób pracy prawdopodobnie stanie się nowym normalnym sposobem pracy w najbliższej przyszłości, a rozwiązanie do zarządzania projektami jest jego integralną częścią.

Wszystko w jednym miejscu

Czy jesteś zmęczony przełączaniem się między aplikacjami do zarządzania zadaniami, aplikacjami do współpracy i licznymi kanałami czatu? Oprogramowanie do zarządzania projektami łączy wszystkie zasoby i narzędzia projektu w jednym miejscu. Zapomnij o wędrowaniu po aplikacjach w poszukiwaniu dokumentów, wiadomości, zadań lub szczegółów projektu itp., a wszystko, czego potrzebujesz, aby wykonywać swoją pracę, jest uporządkowane w jednym miejscu.

Dostęp zawsze i wszędzie

Jedną z głównych zalet oprogramowania do zarządzania projektami jest to, że prawie wszystkie rozwiązania dostępne na rynku mają aplikację mobilną i można łatwo uzyskać dostęp do pulpitu nawigacyjnego, projektów i zadań w dowolnym miejscu i czasie. Możesz to robić w zwykłych godzinach pracy, w weekendy, kiedy jesteś w domu, kiedy jesteś na wakacjach, zawsze.

Niedogodności

Chociaż oprogramowanie do zarządzania projektami ma pomóc kierownikom projektów i zespołom projektowym usprawnić ich procesy, podobnie jak wiele innych aplikacji, nauka tego rodzaju oprogramowania może zająć trochę czasu. PM muszą nauczyć się, jak korzystać z głównych funkcji aplikacji i upewnić się, że ich zespół nauczy się, jak skutecznie z nich korzystać, aby wykonywać swoją pracę. Przyzwyczajenie się do nowego oprogramowania zajmie trochę czasu. I chociaż niekoniecznie jest to wada, ponieważ każda nowa aplikacja wymaga trochę czasu na naukę, niezależnie od tego, jak intuicyjna i przyjazna dla użytkownika, zależy to całkowicie od oprogramowania, które zamierzasz wybrać. Niektóre programy do zarządzania projektami są bardzo złożone i zamiast przyspieszać i upraszczać projekty, mogą działać dokładnie odwrotnie.

Musisz dokładnie rozważyć i określić, które rozwiązanie do zarządzania projektami będzie najlepsze dla projektów Twojej organizacji, aby nie tracić bezsensownie pieniędzy i czasu na narzędzia, które nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami

Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami dla Twoich potrzeb to ciągła droga prób i błędów. Ale przy odpowiednim podejściu i specyficznych wymaganiach nie musi to być takie trudne. Aby rozpocząć, najpierw musisz zdefiniować, jakie funkcje są potrzebne do obsługi Twoich projektów.

Poznawanie wszystkich rozwiązań dostępnych na rynku zajmuje dużo czasu i dużo testów, ponieważ istnieją setki narzędzi. Jak więc wybrać ten, który będzie dla Ciebie najlepszy? Próba znalezienia odpowiedniego narzędzia bez wskazówek to strata czasu. Zebraliśmy kilka najważniejszych punktów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami:

Łatwość użycia

Jeśli nie wybierzesz rozwiązania łatwego w obsłudze dla Twojego zespołu, po zakupie najprawdopodobniej przekonasz się, że tylko Ty go używasz. Wybierz intuicyjne, przyjazne dla użytkownika oprogramowanie, którego nauka nie zajmuje miesięcy. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami powinno być proste i proste, a przyzwyczajenie się do niego nie powinno zająć więcej niż kilka dni.

Integracja z innymi narzędziami

Rozważając różne opcje, zwróć uwagę na integrację. Jeśli chcesz organizować i zarządzać wszystkimi swoimi projektami z jednego miejsca, musisz mieć możliwość przechowywania w nim wszystkich swoich dokumentów, plików, zasobów itp. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami zespoły powinny mieć dostęp do wszystkich te rzeczy z poziomu aplikacji. Zwiększa to produktywność, skracając czas przełączania się między różnymi aplikacjami.

I nie zakładaj tylko, że jeśli w oprogramowaniu są zintegrowane narzędzia, które będą dla Ciebie działać, poszukaj konkretnie narzędzi, z których Twój zespół już korzysta, na przykład Dropbox, Google Drive lub OneDrive.

Natywna aplikacja mobilna

Powinna też być dostępna natywna aplikacja mobilna. Zdalny sposób pracy jest nową normą i szybko się rozwija, więc Twoje rozwiązanie do zarządzania projektami powinno to umożliwić. Możliwość zarządzania i śledzenia zadań i projektów oraz współpracy z zespołem z dowolnego miejsca, nawet w podróży, jest koniecznością.

Skalowalność

Musisz wiedzieć, że wybrane oprogramowanie do zarządzania projektami nadąża za zmieniającymi się potrzebami i powiększającym się zespołem, a jednocześnie spełnia wszystkie Twoje wymagania.

Oblicz i uzasadnij koszt

Czy widzisz długoterminowe oszczędności w rozwiązaniu, które rozważasz? Jeśli tak, to świetnie i być może znalazłeś swoje oprogramowanie do zarządzania projektami, ale jeśli nie, szukaj dalej opcji. Jest to inwestycja, więc powinieneś wziąć pod uwagę nie tylko cenę, jaką zamierzasz zapłacić, ale także to, czy to narzędzie zmieni i poprawi stracony czas, utracone możliwości i problemy spowodowane bieżącym przepływem pracy.

Uzyskaj informacje zwrotne od swojego zespołu

To są ludzie, którzy będą korzystać z tego oprogramowania, więc ich opinia i opinie są bardzo ważne. Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnych wersji próbnych, a następnie zapytaj swój zespół, czy uważa, że ​​narzędzie usprawniło ich przepływ pracy, co im się w nim podoba lub nie, czy brakuje jakichkolwiek funkcji, z których Twój zespół może skorzystać, i czy są ogólnie podekscytowani współpracą to rozwiązanie.

Koszt oprogramowania do zarządzania projektami

Ceny są ważnym czynnikiem przy wyborze rozwiązania do zarządzania projektami. Niektórzy dostawcy oprogramowania udostępniają przejrzyste informacje o cenach na swoich stronach internetowych, inni oferują zamiast tego specjalistyczne oferty. Cena oprogramowania do zarządzania projektami jest bardzo zróżnicowana. Istnieje wiele struktur cenowych, od bezpłatnych opcji podstawowych po opcje premium w wysokości setek i tysięcy dolarów.

Oto najczęstsze czynniki, które wpływają na koszt oprogramowania do zarządzania projektami:

• Liczba użytkowników – niektórzy sprzedawcy pobierają opłatę za osobę
• Funkcje – niektórzy dostawcy oferują funkcje premium za dodatkową opłatą
• Dane do faktury   – roczna vs miesięczna, niektórzy sprzedawcy mogą oferować zniżki, jeśli płacisz za rok, a nie co miesiąc

Należy również wziąć pod uwagę dodatkowe koszty wdrożenia, szkolenia i wsparcia, które mogą być zastosowane lub potrzebne.

Przywitaj się z procą

Slingshot jest gotowy, aby przenieść zarządzanie projektem na wyższy poziom. Dzięki temu, że wszyscy są na bieżąco, zespoły mogą być na bieżąco z projektami nawet w różnych strefach czasowych, co oznacza, że ​​produktywność nie ucierpi, mimo że członkowie zespołu nie mogą być ze sobą fizycznie obecni.

Slingshot upraszcza współpracę, włączając nowoczesne zarządzanie plikami projektów i zespołów, czat i analizę danych w jednej aplikacji. Gdy w prosty sposób możesz udostępniać wszystkie te elementy w jednym miejscu członkom zespołu i udostępniać projekty członkom zespołu z zewnątrz, przywracany jest spokój. Dzięki solidnej produktywności płynie po wyjęciu z pudełka i jest zaprojektowany do bezproblemowej pracy, aby umożliwić ciągłą współpracę. Pomaga to zespołom przełamywać silosy współpracy, zapobiega przerwom w pracy i ułatwia zespołom lepszą współpracę.

Czy jesteś gotowy, aby zmienić sposób pracy swojego zespołu? Wypróbuj już dziś i zobacz, jak Slingshot może pomóc Twoim zespołom w osiąganiu nadzwyczajnych wyników, które napędzają rozwój firmy.