Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Toute entreprise, quelle qu'elle soit, est confrontée au défi de gérer de nombreux projets, plans, tâches et personnes. Ce n'est pas un travail facile à faire. Cependant, avoir une solution qui peut vous aider à tout organiser tout en gérant divers projets est quelque chose que vous ne voudrez pas manquer. Un logiciel de gestion de projet améliore la planification, l'ordonnancement, la collaboration d'équipe, la gestion du budget et bien plus encore.

Cet article de blog a pour but de vous familiariser avec ce qu'est un logiciel de gestion de projet, quels sont les types et les fonctions d'un logiciel de gestion de projet, ses avantages et ses inconvénients, et enfin ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'une solution logicielle de gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet est un logiciel que les entreprises utilisent pour la planification de projet, la planification de l'allocation des ressources, l'exécution, le suivi, la collaboration et la livraison de projets logiciels et Web. Il permet aux chefs de projet (PM), aux parties prenantes et aux utilisateurs de maintenir les affectations sur la bonne voie, de respecter les délais et de respecter le budget. C'est une excellente solution pour les petites équipes de démarrage, les équipes de grandes organisations, ainsi que plusieurs équipes différentes travaillant à la réalisation du même projet.

Avec une solution de gestion de projet en place, tous les membres de l'équipe peuvent accéder au même endroit central pour obtenir des informations et de la documentation, et surveiller l'état des missions. Il permet de gérer de nombreux projets, d'analyser les performances de l'équipe et de suivre les progrès de chaque membre de l'équipe, ainsi que de projeter un morceau de gâteau.

En règle générale, la page d'accueil du logiciel de gestion de projet représente un tableau de bord qui permet aux utilisateurs d'accéder à toutes les fonctions et fonctionnalités du logiciel. À partir de ce tableau de bord, les utilisateurs sont autorisés à créer de nouvelles tâches et projets, à gérer ceux qui existent déjà, ainsi qu'à afficher leurs notifications. Les solutions logicielles modernes de gestion de projet ont également des chats intégrés qui facilitent et dirigent la collaboration entre les membres de l'équipe.

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Types de logiciels de gestion de projet

Il existe quelques types de logiciels de gestion de projet disponibles pour les chefs de projet. Ils diffèrent principalement par l'emplacement d'installation de l'application et l'utilisation de l'application.

Sur site   – Ces solutions logicielles de gestion de projet sont installées localement sur le serveur de votre entreprise, qui est situé dans le centre de données et maintenu par l'équipe informatique. L'accès au logiciel est limité aux appareils connectés à votre serveur local.

Cloud-base d – Les solutions les plus populaires sont basées sur le cloud, ce qui signifie qu'elles sont proposées sous forme de SaaS (software as a service) par des fournisseurs de services applicatifs. Tout le monde peut accéder au logiciel de gestion de projet à tout moment et de n'importe où, généralement via un navigateur Web. Ce type de solution logicielle peut également inclure certaines options sur site qui ont également des versions Web.

Individuel   – Des solutions Web simples et directes qui sont généralement conçues pour les PM qui n'ont pas besoin de beaucoup de fonctionnalités, qui travaillent sur un petit nombre de projets, ou un seul, ou qui testent et essaient avant d'acheter une solution complète.

API ouverte - Fournissez aux utilisateurs finaux la capacité d'ajouter des solutions logicielles de gestion de projet à des applications déjà existantes d'un autre type.

Fonctionnalités du logiciel de gestion de projet

Tous les logiciels de gestion de projet ne sont pas identiques. Les différentes solutions varient en capacités, mais généralement, la plupart ont quelques points communs. Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles proposées par les fournisseurs de logiciels de gestion de projet et que vous devez rechercher lors du choix d'une solution adaptée aux besoins de votre projet :

Planification de projet - Faites passer les projets des idées aux histoires de réussite. Cartographiez facilement les tâches du projet et décrivez visuellement les interactions entre les tâches.

Gestion des tâches - Tout ce qui est nécessaire pour gérer une tâche tout au long de son cycle de vie, de la planification à l'exécution. Fixez des délais, des dépendances et des priorités, et assurez-vous que le projet reste sur la bonne voie et se termine à temps.

Projets parents-enfants – Grands projets (parents) dont relèvent les plus petits projets (enfant). Facilitez le suivi de l'état des projets.

Capacité à attribuer des rôles – Concevoir une culture de propriété en créant un environnement de travail transparent où tout est visible pour tout le monde, y compris qui travaille sur quoi dans chaque projet.

Collaboration - La possibilité de communiquer dans l'application et de collaborer sur des tâches et des projets individuels en partageant des commentaires, des commentaires et des idées, tout en conservant un historique des discussions.

Partage de documents et de fichiers - Partagez et travaillez ensemble sur des documents en intégrant facilement des applications de stockage cloud tierces dans l'application. Gardez les documents bien organisés en un seul endroit et rendez-les facilement accessibles à tous.

Tableaux de bord KPI - Le moyen le plus rapide de suivre les performances du projet consiste à créer un tableau de bord KPI du projet qui affiche toujours les informations clés en temps réel.

Avantages et inconvénients d'un logiciel de gestion de projet

L'objectif principal du logiciel de gestion de projet est d'aider les chefs de projet tout au long des différentes étapes du projet, et il présente de nombreux avantages qui simplifient et améliorent votre processus global de gestion de projet. Cependant, les logiciels de gestion de projet ont aussi leurs inconvénients.

Voici les principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet, ainsi que les inconvénients qu'il pourrait avoir :

Avantages

Planification de projet sans effort

Le processus de planification d'un projet prend du temps et des efforts et de nombreuses organisations ont tendance à ne pas le faire correctement et c'est là que commence généralement la chute d'un projet. Un logiciel de gestion de projet donne l'impression que la création d'un plan de projet ressemble à une promenade dans le parc. Il aide le chef de projet à décomposer le projet en tâches et jalons et fournit à tous les membres de l'équipe les outils nécessaires pour faire leur travail plus efficacement du début à la fin du projet.

Meilleur travail d'équipe

Le succès de chaque projet dépend de la performance de l'équipe qui y travaille et pour que les équipes produisent des résultats extraordinaires, la communication et la collaboration sont d'une importance essentielle.

Avec l'aide d'un logiciel de gestion de projet, toute votre équipe peut facilement collaborer sur des projets en temps réel en créant des discussions, en remuant des idées sur divers sujets, en communiquant sur des tâches et en partageant des commentaires et des idées au niveau du projet, ainsi qu'en discutant instantanément dans l'application.

Selon Capterra, 63 % des entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet pour leurs fonctions de collaboration.

Le travail à distance à son meilleur

Un logiciel de gestion de projet rend le travail à distance tellement plus simple et plus facile grâce à toutes les fonctionnalités de gestion des tâches, de partage de fichiers, de collaboration et de communication qu'il offre. Toutes les ressources nécessaires sont disponibles à portée de main de l'équipe et les chefs de projet peuvent vérifier l'état des tâches en quelques clics.

La méthode de travail à distance est susceptible de devenir la nouvelle méthode normale de travail dans un avenir proche et la solution de gestion de projet en fait partie intégrante.

Tout en un seul endroit

Êtes-vous fatigué de basculer entre les applications de gestion des tâches, les applications de collaboration et les nombreux canaux de discussion ? Le logiciel de gestion de projet combine tous vos actifs et outils de projet en un seul endroit. Oubliez l'errance dans les applications à la recherche de documents, de messages, de tâches ou de détails de projet, etc., et ayez tout ce dont vous avez besoin pour faire votre travail soigneusement organisé en un seul endroit.

Accédez à tout moment, n'importe où

L'un des principaux avantages des logiciels de gestion de projet est que presque toutes les solutions du marché disposent d'une application mobile et que vous pouvez facilement accéder à votre tableau de bord, vos projets et vos tâches à tout moment et en tout lieu. Vous pouvez le faire pendant les heures de travail habituelles, le week-end, lorsque vous êtes à la maison, lorsque vous êtes en vacances, toujours.

Désavantages

Bien qu'un logiciel de gestion de projet soit destiné à aider les chefs de projet et les équipes de projet à rationaliser leurs processus, comme de nombreuses autres applications, l'apprentissage de ce type de logiciel peut prendre du temps. Les chefs de projet doivent apprendre à utiliser les principales fonctionnalités de l'application et s'assurer que leur équipe apprend à les utiliser efficacement pour effectuer leur travail également. Il faudra un certain temps pour que tout le monde s'habitue au nouveau logiciel. Et bien que ce ne soit pas forcément un inconvénient car chaque nouvelle application nécessite un temps d'apprentissage peu importe à quel point elle est intuitive et conviviale, cela dépend entièrement du logiciel que vous allez choisir. Certains logiciels de gestion de projet sont très complexes et au lieu d'accélérer et de simplifier vos projets, ils peuvent faire exactement le contraire.

Vous devez examiner attentivement et déterminer quelle solution de gestion de projet fonctionnera le mieux pour les projets de votre organisation, afin de ne pas dépenser inutilement de l'argent et du temps sur des outils qui ne fourniront pas les résultats souhaités.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet

Choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour vos besoins est un parcours continu d'essais et d'erreurs. Mais avec la bonne approche et des exigences spécifiques, cela n'a pas à être si intimidant. Pour commencer, vous devez d'abord définir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer vos projets.

Explorer toutes les solutions disponibles sur le marché prend beaucoup de temps et beaucoup de tests car il existe des centaines d'outils. Alors, comment choisir celui qui vous conviendra le mieux ? Essayer de trouver le bon outil pour vos besoins sans conseils est une perte de temps. Nous avons rassemblé certains des points les plus importants dont vous devez tenir compte lors du choix d'un logiciel de gestion de projet :

Facilité d'utilisation

Si vous ne choisissez pas une solution facile à utiliser pour votre équipe, après l'achat, vous découvrirez très probablement que vous êtes le seul à l'utiliser. Assurez-vous de choisir un logiciel intuitif et convivial qui ne prend pas des mois à apprendre. Un bon logiciel de gestion de projet doit être simple et direct et ne devrait pas prendre plus de quelques jours pour s'y habituer.

Intégration avec d'autres outils

Lors de l'examen des différentes options, faites attention à l'intégration. Lorsque vous souhaitez organiser et gérer tous vos projets à partir d'un seul endroit, vous devez pouvoir y stocker tous vos documents, fichiers, ressources, etc. Avec un logiciel de gestion de projet, les équipes doivent pouvoir accéder à tous ces choses à partir de l'application. Cela augmente la productivité en réduisant le temps de commutation entre les différentes applications.

Et ne vous contentez pas de supposer que s'il existe des outils intégrés dans le logiciel qui fonctionneraient pour vous, recherchez spécifiquement les outils que votre équipe utilise déjà, qu'il s'agisse de Dropbox, Google Drive ou OneDrive, par exemple.

Application mobile native

Une application mobile native devrait également être disponible. Le mode de travail à distance est la nouvelle norme et se développe rapidement, votre solution de gestion de projet doit donc être en mesure de s'adapter à cela. Être capable de gérer et de suivre vos tâches et projets, et de collaborer avec votre équipe de n'importe où, même en déplacement, est un must.

Évolutivité

Vous devez savoir que le logiciel de gestion de projet que vous choisissez peut suivre l'évolution de vos besoins et votre équipe en pleine croissance, tout en couvrant toutes vos exigences.

Calculer et justifier le coût

Pouvez-vous voir des économies à long terme dans la solution que vous envisagez ? Si oui, c'est très bien et vous avez peut-être trouvé votre logiciel de gestion de projet, mais si ce n'est pas le cas, continuez à chercher des options. Il s'agit d'un investissement, vous devez donc considérer non seulement le prix que vous allez payer, mais aussi si cet outil va changer et améliorer le temps perdu, les opportunités perdues et les problèmes causés par votre flux de travail actuel.

Obtenez des commentaires de votre équipe

Ce sont les personnes qui vont utiliser ce logiciel, donc leur opinion et leurs commentaires sont très importants. Inscrivez-vous pour des essais gratuits, puis demandez à votre équipe si elle pense que l'outil a rendu son flux de travail plus efficace, ce qu'elle aime ou n'aime pas, y a-t-il des fonctionnalités manquantes dont votre équipe peut bénéficier et est-elle généralement enthousiaste à l'idée de travailler avec cette solution.

Coût du logiciel de gestion de projet

Le prix est un facteur important lors du choix de votre solution de gestion de projet. Certains fournisseurs de logiciels fournissent des informations tarifaires transparentes sur leur site Web, d'autres fournissent à la place des devis spécialisés. Le prix des logiciels de gestion de projet varie considérablement. Il existe plusieurs structures de tarification allant de l'entrée de gamme gratuite aux options premium de centaines et de milliers de dollars.

Voici les facteurs les plus courants qui influencent le coût du logiciel de gestion de projet :

• Nombre d'utilisateurs - certains fournisseurs facturent par personne
• Fonctionnalités – certains fournisseurs proposent des fonctionnalités premium à un coût supplémentaire
• Facturation   – annuel ou mensuel, certains fournisseurs peuvent offrir des remises si vous payez pour un an plutôt que sur une base mensuelle

Vous devez également prendre en considération les coûts supplémentaires de mise en œuvre, de formation et de support qui pourraient être appliqués ou nécessaires.

Dites bonjour à Slingshot

Slingshot est prêt à faire passer votre gestion de projet au niveau supérieur. En gardant tout le monde au courant, les équipes peuvent rester au courant des projets même dans différents fuseaux horaires, ce qui signifie que la productivité ne souffre pas même si les membres de l'équipe ne peuvent pas être physiquement présents les uns avec les autres.

Slingshot simplifie la collaboration en intégrant la gestion moderne des fichiers de projet et d'équipe, le chat et l'analyse des données dans une seule application. Lorsque vous pouvez facilement partager tous ces éléments en un seul endroit avec les membres de l'équipe et partager des projets avec des membres externes de l'équipe, le calme est rétabli. Avec des flux de productivité robustes prêts à l'emploi et est conçu pour fonctionner de manière transparente pour permettre des flux de travail de collaboration continus. Cela aide les équipes à surmonter les silos de collaboration, évite les interruptions de travail et permet aux équipes de mieux travailler ensemble.

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