Was ist Projektmanagement-Software?

Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, zahlreiche Projekte, Pläne, Aufgaben und Personen zu verwalten. Es ist keine leichte Aufgabe. Eine Lösung zu haben, die Ihnen hilft, alles organisiert zu halten, während Sie verschiedene Projekte bearbeiten, ist etwas, das Sie nicht missen möchten. Eine Projektmanagement-Software verbessert die Planung, Zeitplanung, Teamzusammenarbeit, Budgetverwaltung und vieles mehr.

Dieser Blog-Beitrag soll Sie damit vertraut machen, was Projektmanagement-Software ist, was die Arten und Funktionen von Projektmanagement-Software sind, welche Vor- und Nachteile sie hat und was Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software-Lösung beachten sollten.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist eine Software, die Unternehmen für die Projektplanung, Planung der Ressourcenzuweisung, Ausführung, Verfolgung und Zusammenarbeit sowie Bereitstellung von Software- und Webprojekten verwenden. Es ermöglicht Projektmanagern (PMs), Stakeholdern und Benutzern, Aufgaben auf Kurs zu halten, Fristen einzuhalten und das Budget einzuhalten. Es ist eine großartige Lösung für kleine Startup-Teams, große Organisationsteams sowie mehrere verschiedene Teams, die an der Fertigstellung desselben Projekts arbeiten.

Wenn eine Projektmanagementlösung vorhanden ist, können alle Teammitglieder auf denselben zentralen Ort zugreifen, um Informationen und Dokumentation zu erhalten und den Auftragsstatus zu überwachen. Es hilft dabei, zahlreiche Projekte durchzuführen, die Leistung des Teams zu analysieren und den Fortschritt jedes einzelnen Teammitglieds zu verfolgen sowie Projekte zu einem Kinderspiel zu machen.

Typischerweise stellt die Homepage der Projektmanagement-Software ein Dashboard dar, das Benutzern Zugriff auf alle Softwarefunktionen und -features gibt. Von diesem Dashboard aus können Benutzer neue Aufgaben und Projekte erstellen, die bestehenden verwalten und ihre Benachrichtigungen anzeigen. Moderne Projektmanagement-Softwarelösungen verfügen auch über integrierte Chats, die die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern einfacher und direkter machen.

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Arten von Projektmanagement-Software

Es gibt einige Arten von Projektmanagement-Software für Projektmanager. Sie unterscheiden sich hauptsächlich durch den Installationsort der Anwendung und die Nutzung der App.

Vor Ort   – Diese Projektmanagement-Softwarelösungen werden lokal auf dem Server Ihres Unternehmens installiert, der sich im Rechenzentrum befindet und vom IT-Team gewartet wird. Der Zugriff auf die Software ist auf Geräte beschränkt, die mit Ihrem lokalen Server verbunden sind.

Cloud -basiert d – Die beliebtesten Lösungen sind Cloud-basiert, das heißt, sie werden in Form von SaaS (Software as a Service) von Application Service Providern angeboten. Jeder kann jederzeit und von überall auf die Projektmanagement-Software zugreifen, normalerweise über einen Webbrowser. Diese Art von Softwarelösung kann auch einige On-Premise-Optionen enthalten, die auch webbasierte Versionen haben.

Individuell   – Einfache und unkomplizierte webbasierte Lösungen, die typischerweise für PMs entwickelt wurden, die nicht viele Funktionen benötigen, an einer kleinen Anzahl von Projekten oder nur einem arbeiten oder nur testen und ausprobieren, bevor sie eine vollständige Lösung kaufen.

Offene API – Bieten Sie den Endbenutzern die Möglichkeit, Projektmanagement-Softwarelösungen zu bereits bestehenden Anwendungen anderer Art hinzuzufügen.

Funktionen der Projektmanagement-Software

Nicht alle Projektmanagement-Software ist gleich. Die verschiedenen Lösungen haben unterschiedliche Fähigkeiten, aber in der Regel haben die meisten ein paar Dinge gemeinsam. Hier sind einige der wesentlichen Funktionen, die die Anbieter von Projektmanagement-Software anbieten und auf die Sie achten sollten, wenn Sie eine Lösung für die Anforderungen Ihres Projekts auswählen:

Projektplanung – Bringen Sie Projekte von Ideen zu Erfolgsgeschichten. Ordnen Sie Projektaufgaben einfach zu und beschreiben Sie Aufgabeninteraktionen visuell.

Aufgabenverwaltung – Alles, was benötigt wird, um eine Aufgabe während ihres gesamten Lebenszyklus von der Planung bis zur Ausführung zu verwalten. Legen Sie Fristen, Abhängigkeiten und Prioritäten fest und stellen Sie sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und rechtzeitig abgeschlossen wird.

Eltern-Kind-Projekte – Große Projekte (Eltern), unter die die kleineren Projekte (Kind) fallen. Erleichtern Sie die Nachverfolgung des Projektstatus.

Fähigkeit, Rollen zuzuweisen – Gestalten Sie eine Kultur der Eigenverantwortung, indem Sie eine transparente Arbeitsumgebung schaffen, in der alles für alle sichtbar ist, einschließlich der Frage, wer in welchem ​​Projekt an was arbeitet.

Zusammenarbeit – Die Möglichkeit, in der App zu kommunizieren und an einzelnen Aufgaben und Projekten zusammenzuarbeiten, Kommentare, Feedback und Ideen auszutauschen und gleichzeitig eine historische Aufzeichnung der Diskussionen zu führen.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien – Gemeinsame Nutzung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch einfache Integration von Cloud-Speicher-Apps von Drittanbietern in die App. Bewahren Sie Dokumente übersichtlich an einem Ort auf und haben Sie sie für alle leicht zugänglich.

KPI-Dashboards – Der schnellste Weg, die Projektleistung zu verfolgen, besteht darin, ein Projekt-KPI-Dashboard zu erstellen, das wichtige Informationen immer in Echtzeit anzeigt.

Vor- und Nachteile von Projektmanagement-Software

Der Hauptzweck der Projektmanagementsoftware besteht darin, Projektmanager in den verschiedenen Projektphasen zu unterstützen, und sie bietet viele Vorteile, die Ihren gesamten Projektmanagementprozess vereinfachen und verbessern. Projektmanagement-Software hat jedoch auch ihre Nachteile.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Projektmanagement-Software sowie die möglichen Nachteile:

Vorteile

Mühelose Projektplanung

Der Planungsprozess eines Projekts erfordert Zeit und Mühe, und viele Organisationen neigen dazu, dies nicht richtig zu tun, und hier beginnt normalerweise der Untergang eines Projekts. Mit einer Projektmanagement-Software fühlt sich die Erstellung eines Projektplans wie ein Spaziergang im Park an. Es hilft dem Projektmanager, das Projekt in Aufgaben und Meilensteine ​​zu unterteilen, und stellt jedem im Team die Werkzeuge zur Verfügung, um seine Arbeit von Anfang bis Ende des Projekts effizienter zu erledigen.

Bessere Teamarbeit

Der Erfolg jedes Projekts hängt von der Leistung des Teams ab, das daran arbeitet, und damit Teams außergewöhnliche Ergebnisse erzielen können, sind Kommunikation und Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung.

Mit Hilfe der Projektmanagement-Software kann Ihr gesamtes Team problemlos in Echtzeit an Projekten zusammenarbeiten, indem es Diskussionen erstellt, Brainstormings zu verschiedenen Themen durchführt, über Aufgaben kommuniziert und Feedback und Ideen auf Projektebene teilt sowie sofort in der App chattet.

Laut Capterra nutzen 63 % der Unternehmen Projektmanagement-Software für ihre Collaboration-Funktionen.

Fernarbeit vom Feinsten

Projektmanagement-Software macht das Arbeiten aus der Ferne so viel einfacher und einfacher, da sie alle Aufgabenverwaltungs-, Dateifreigabe-, Zusammenarbeits- und Kommunikationsfunktionen bietet. Alle benötigten Ressourcen stehen dem Team zur Verfügung und Projektmanager können den Status von Aufgaben mit wenigen Klicks überprüfen.

Die Remote-Arbeitsweise wird wahrscheinlich in naher Zukunft zur neuen normalen Arbeitsweise werden, und Projektmanagementlösungen sind ein wesentlicher Bestandteil davon.

Alles an einem Ort

Sind Sie es leid, zwischen Aufgabenverwaltungs-Apps, Collaboration-Apps und zahlreichen Chat-Kanälen zu wechseln? Projektmanagement-Software kombiniert alle Ihre Projektressourcen und -tools an einem Ort. Vergessen Sie das Herumirren in Apps auf der Suche nach Dokumenten, Nachrichten, Aufgaben oder Projektdetails usw. und haben Sie alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, ordentlich organisiert an einem Ort.

Zugriff jederzeit und überall

Einer der Hauptvorteile von Projektmanagement-Software besteht darin, dass fast alle Lösungen auf dem Markt über eine mobile Anwendung verfügen und Sie jederzeit und überall problemlos auf Ihr Dashboard, Ihre Projekte und Aufgaben zugreifen können. Das können Sie zu den üblichen Arbeitszeiten tun, am Wochenende, wenn Sie zu Hause sind, wenn Sie im Urlaub sind, immer.

Nachteile

Während Projektmanagement-Software wie viele andere Anwendungen Projektmanagern und Projektteams helfen soll, ihre Prozesse zu rationalisieren, kann das Erlernen dieser Art von Software einige Zeit in Anspruch nehmen. PMs müssen lernen, die wichtigsten Funktionen der App zu nutzen, und sicherstellen, dass ihr Team lernt, wie sie sie effektiv nutzen können, um ihre Arbeit zu erledigen. Es wird einige Zeit dauern, bis sich alle an die neue Software gewöhnt haben. Und das ist zwar nicht unbedingt ein Nachteil, denn jede neue Anwendung, egal wie intuitiv und benutzerfreundlich sie ist, erfordert etwas Einarbeitungszeit, aber das hängt ganz von der Software ab, für die Sie sich entscheiden. Einige Projektmanagement-Software ist sehr komplex und anstatt Ihre Projekte zu beschleunigen und zu vereinfachen, bewirken sie möglicherweise genau das Gegenteil.

Sie müssen sorgfältig überlegen und bestimmen, welche Projektmanagementlösung für die Projekte Ihres Unternehmens am besten geeignet ist, damit Sie nicht unnötig Geld und Zeit für Tools aufwenden, die nicht die gewünschten Ergebnisse liefern.

So wählen Sie eine Projektmanagement-Software aus

Die Auswahl der besten Projektmanagement-Software für Ihre Anforderungen ist eine ständige Trial-and-Error-Reise. Aber mit dem richtigen Ansatz und spezifischen Anforderungen muss es nicht so einschüchternd sein. Zu Beginn müssen Sie zunächst definieren, welche Funktionen Sie für die Abwicklung Ihrer Projekte benötigen.

Das Erkunden aller auf dem Markt verfügbaren Lösungen erfordert viel Zeit und viele Tests, da es Hunderte von Tools gibt. Wie wählen Sie also diejenige aus, die für Sie am besten geeignet ist? Der Versuch, ohne Anleitung das richtige Werkzeug für Ihre Bedürfnisse zu finden, ist Zeitverschwendung. Wir haben einige der wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software berücksichtigen müssen:

Benutzerfreundlichkeit

Wenn Sie sich nicht für eine Lösung entscheiden, die für Ihr Team einfach zu verwenden ist, werden Sie nach dem Kauf höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie der einzige sind, der sie verwendet. Stellen Sie sicher, dass Sie eine intuitive, benutzerfreundliche Software wählen, deren Einarbeitung nicht Monate dauert. Eine gute Projektmanagement-Software sollte einfach und unkompliziert sein und nicht länger als ein paar Tage brauchen, um sich daran zu gewöhnen.

Integration mit anderen Tools

Achten Sie bei der Betrachtung der verschiedenen Optionen auf die Integration. Wenn Sie alle Ihre Projekte von einem Ort aus organisieren und verwalten möchten, müssen Sie in der Lage sein, alle Ihre Dokumente, Dateien, Ressourcen usw. dort zu speichern. Mit Projektmanagement-Software sollten Teams auf alle zugreifen können diese Dinge aus der Anwendung heraus. Dies erhöht die Produktivität, indem die Zeit zum Wechseln zwischen verschiedenen Apps verkürzt wird.

Und gehen Sie nicht einfach davon aus, dass die Software bei integrierten Tools für Sie funktionieren würde, sondern suchen Sie speziell nach den Tools, die Ihr Team bereits verwendet, z. B. Dropbox, Google Drive oder OneDrive.

Native mobile App

Eine native mobile App sollte ebenfalls verfügbar sein. Die Remote-Arbeitsweise ist die neue Norm und nimmt schnell zu, daher sollte Ihre Projektmanagementlösung in der Lage sein, dies zu berücksichtigen. Die Möglichkeit, Ihre Aufgaben und Projekte zu verwalten und zu verfolgen und mit Ihrem Team von überall aus zusammenzuarbeiten, auch unterwegs, ist ein Muss.

Skalierbarkeit

Sie müssen wissen, dass die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Software mit Ihren sich ändernden Anforderungen und Ihrem wachsenden Team Schritt halten kann und gleichzeitig alle Ihre Anforderungen abdeckt.

Berechnen und begründen Sie die Kosten

Sehen Sie langfristige Einsparungen in der Lösung, die Sie in Betracht ziehen? Wenn ja, ist das großartig und Sie haben vielleicht Ihre Projektmanagement-Software gefunden, aber wenn nicht, dann suchen Sie weiter nach Optionen. Dies ist eine Investition, daher sollten Sie nicht nur den Preis berücksichtigen, den Sie zahlen werden, sondern auch, ob dieses Tool die verschwendete Zeit, die verpassten Gelegenheiten und die durch Ihren aktuellen Arbeitsablauf verursachten Probleme ändert und verbessert.

Erhalten Sie Feedback von Ihrem Team

Sie sind die Leute, die diese Software verwenden werden, daher sind ihre Meinung und ihr Feedback sehr wichtig. Melden Sie sich für kostenlose Testversionen an und fragen Sie dann Ihr Team, ob es der Meinung ist, dass das Tool seinen Arbeitsablauf effizienter gemacht hat, was es daran mag oder nicht mag, ob es irgendwelche fehlenden Funktionen gibt, von denen Ihr Team profitieren kann, und ob es generell begeistert ist, damit zu arbeiten diese Lösung.

Kosten für Projektmanagement-Software

Die Preisgestaltung ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl Ihrer Projektmanagementlösung. Einige Softwareanbieter stellen transparente Preisinformationen auf ihrer Website zur Verfügung, andere stellen stattdessen spezialisierte Angebote zur Verfügung. Der Preis für Projektmanagement-Software variiert stark. Es gibt mehrere Preisstrukturen, die von kostenlosen Einstiegsmodellen bis hin zu Premium-Optionen von Hunderten und Tausenden von Dollar reichen.

Hier sind die häufigsten Faktoren, die die Kosten für Projektmanagement-Software beeinflussen:

• Anzahl der Benutzer – einige Anbieter berechnen pro Person
• Funktionen – einige Anbieter bieten Premium-Funktionen gegen Aufpreis an
• Abrechnung   – Jährlich vs. monatlich, einige Anbieter bieten möglicherweise Rabatte an, wenn Sie für ein Jahr und nicht monatlich bezahlen

Sie sollten auch die zusätzlichen Kosten für Implementierung, Schulung und Support berücksichtigen, die möglicherweise angewendet oder benötigt werden.

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