Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Bisnis apa pun menghadapi tantangan dalam mengelola banyak proyek, rencana, tugas, dan orang. Ini bukan pekerjaan yang mudah untuk dilakukan. Namun, memiliki solusi yang dapat membantu Anda mengatur semuanya saat menangani berbagai proyek adalah sesuatu yang tidak ingin Anda lewatkan. Perangkat lunak manajemen proyek meningkatkan perencanaan, penjadwalan, kolaborasi tim, manajemen anggaran, dan banyak lagi.

Posting blog ini bertujuan untuk membiasakan Anda dengan apa itu perangkat lunak manajemen proyek, apa jenis dan fungsi perangkat lunak manajemen proyek, kelebihan dan kekurangannya, dan akhirnya apa yang harus dipertimbangkan ketika memilih solusi perangkat lunak manajemen proyek.

Jadi Apa Itu Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah perangkat lunak yang digunakan bisnis untuk perencanaan proyek, penjadwalan alokasi sumber daya, eksekusi, pelacakan, dan kolaborasi, dan pengiriman perangkat lunak dan proyek web. Ini memungkinkan manajer proyek (PM), pemangku kepentingan, dan pengguna untuk menjaga tugas tetap pada jalurnya, memenuhi tenggat waktu, dan tetap pada anggaran. Ini adalah solusi hebat untuk tim startup kecil, tim organisasi besar, serta beberapa tim berbeda yang bekerja untuk menyelesaikan proyek yang sama.

Dengan adanya solusi manajemen proyek, semua anggota tim dapat mengakses tempat terpusat yang sama untuk memperoleh informasi, dan dokumentasi, serta memantau status penugasan. Ini membantu menjalankan banyak proyek, menganalisis kinerja tim, dan melacak kemajuan setiap anggota tim individu serta memproyeksikan sepotong kue.

Biasanya, halaman beranda perangkat lunak manajemen proyek mewakili dasbor yang memberi pengguna akses ke semua fungsi dan fitur perangkat lunak. Dari dasbor itu, pengguna diizinkan untuk membuat tugas dan proyek baru, mengelola yang sudah ada, serta melihat notifikasi mereka. Solusi perangkat lunak manajemen proyek modern juga memiliki obrolan bawaan yang membuat kolaborasi antara anggota tim lebih mudah dan langsung.

Coba Ketapel

Jenis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Ada beberapa jenis perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia untuk manajer proyek. Mereka sebagian besar berbeda berdasarkan lokasi pemasangan aplikasi dan penggunaan aplikasi.

Di tempat   – Solusi perangkat lunak manajemen proyek ini diinstal secara lokal ke server perusahaan Anda, yang terletak di pusat data dan dikelola oleh tim TI. Akses ke perangkat lunak dibatasi untuk perangkat yang terhubung ke server lokal Anda.

Cloud-base d – Solusi paling populer adalah berbasis cloud, yang artinya ditawarkan dalam bentuk SaaS (perangkat lunak sebagai layanan) oleh penyedia layanan aplikasi. Setiap orang dapat mengakses perangkat lunak manajemen proyek kapan saja dan dari mana saja, biasanya melalui browser web. Jenis solusi perangkat lunak ini juga dapat menyertakan beberapa opsi lokal yang memiliki versi berbasis web juga.

Individu   – Solusi berbasis web sederhana dan lugas yang biasanya dirancang untuk PM yang tidak membutuhkan banyak fitur, mengerjakan sejumlah kecil proyek, atau hanya satu, atau hanya menguji dan mencoba sebelum membeli solusi lengkap.

Open API – Menyediakan pengguna akhir dengan kapasitas untuk menambahkan solusi perangkat lunak manajemen proyek ke aplikasi lain yang sudah ada.

Fitur Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Tidak semua perangkat lunak manajemen proyek sama. Solusi yang berbeda berkisar dalam kemampuan, tetapi biasanya, sebagian besar memiliki beberapa kesamaan. Berikut adalah beberapa fitur penting yang ditawarkan oleh penyedia perangkat lunak manajemen proyek dan harus Anda cari saat memilih solusi untuk kebutuhan proyek Anda:

Perencanaan proyek – Ambil proyek dari ide hingga kisah sukses. Mudah memetakan tugas proyek dan menggambarkan interaksi tugas secara visual.

Manajemen tugas – Segala sesuatu yang diperlukan untuk mengelola tugas melalui siklus hidupnya mulai dari perencanaan hingga eksekusi. Tetapkan tenggat waktu, ketergantungan, dan prioritas, dan pastikan proyek tetap pada jalurnya dan selesai tepat waktu.

Proyek orang tua-anak – Proyek besar (orang tua) di mana proyek yang lebih kecil (anak) berada di bawahnya. Permudah pelacakan status proyek.

Kemampuan untuk menetapkan peran – Rancang budaya kepemilikan dengan menciptakan lingkungan kerja yang transparan di mana semuanya terlihat oleh semua orang, termasuk siapa yang mengerjakan apa di setiap proyek.

Kolaborasi – Kemampuan untuk berkomunikasi dalam aplikasi dan berkolaborasi dalam tugas individu dan proyek, berbagi komentar, umpan balik, dan ide, sambil menyimpan catatan diskusi yang bersejarah.

Berbagi dokumen dan file – Bagikan dan kerjakan dokumen bersama-sama dengan mengintegrasikan aplikasi penyimpanan cloud pihak ketiga dengan mudah ke dalam aplikasi. Simpan dokumen dengan rapi di satu tempat dan buat agar mudah diakses oleh semua orang.

Dasbor KPI – Cara tercepat untuk melacak kinerja proyek adalah dengan membuat dasbor KPI proyek yang selalu menampilkan informasi penting secara real-time.

Keuntungan dan Kerugian Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Tujuan utama dari perangkat lunak manajemen proyek adalah untuk membantu manajer proyek di seluruh tahapan proyek yang berbeda, dan itu datang dengan banyak manfaat yang menyederhanakan dan meningkatkan proses manajemen proyek Anda secara keseluruhan. Namun, perangkat lunak manajemen proyek juga memiliki kekurangan.

Berikut adalah manfaat utama menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, serta kerugian apa yang mungkin dimilikinya:

Keuntungan

Perencanaan Proyek yang Mudah

Proses perencanaan proyek membutuhkan waktu dan usaha dan banyak organisasi cenderung tidak melakukannya dengan benar dan di sinilah kejatuhan proyek biasanya dimulai. Perangkat lunak manajemen proyek membuat pembuatan rencana proyek terasa seperti berjalan-jalan di taman. Ini membantu manajer proyek untuk memecah proyek menjadi tugas dan tonggak dan menyediakan semua orang dalam tim dengan alat untuk melakukan pekerjaan mereka lebih efisien dari awal sampai akhir proyek.

Kerja Sama Tim yang Lebih Baik

Keberhasilan setiap proyek bergantung pada kinerja tim yang mengerjakannya dan agar tim dapat menghasilkan hasil yang luar biasa, komunikasi dan kolaborasi sangat penting.

Dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek, seluruh tim Anda dapat dengan mudah berkolaborasi dalam proyek secara real-time dengan membuat diskusi, bertukar pikiran tentang berbagai topik, berkomunikasi tentang tugas dan berbagi umpan balik dan ide tingkat proyek, serta mengobrol langsung di dalam aplikasi.

Menurut Capterra, 63% perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk fungsi kolaborasi mereka.

Pekerjaan Jarak Jauh yang Terbaik

Perangkat lunak manajemen proyek membuat kerja jarak jauh menjadi lebih sederhana dan mudah karena semua fitur manajemen tugas, berbagi file, kolaborasi, dan komunikasi yang disediakannya. Semua sumber daya yang dibutuhkan tersedia di ujung jari tim dan manajer proyek dapat memeriksa status tugas dalam beberapa klik.

Cara kerja jarak jauh kemungkinan akan menjadi cara kerja normal baru dalam waktu dekat dan solusi manajemen proyek merupakan bagian integral darinya.

Semuanya di Satu Tempat

Apakah Anda lelah beralih antara aplikasi manajemen tugas, aplikasi kolaborasi, dan banyak saluran obrolan? Perangkat lunak manajemen proyek menggabungkan semua aset dan alat proyek Anda di satu tempat. Lupakan berkeliaran di sekitar aplikasi mencari dokumen, pesan, tugas atau detail proyek, dll., dan miliki semua yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan rapi di satu tempat.

Akses Kapan Saja, Di Mana Saja

Salah satu manfaat utama perangkat lunak manajemen proyek adalah hampir semua solusi di pasar memiliki aplikasi seluler dan Anda dapat dengan mudah mengakses dasbor, proyek, dan tugas Anda kapan saja, di mana saja. Anda bisa melakukannya di jam kerja biasa, di akhir pekan, saat di rumah, saat liburan, selalu.

Kekurangan

Sementara perangkat lunak manajemen proyek dimaksudkan untuk membantu manajer proyek dan tim proyek merampingkan proses mereka, seperti banyak aplikasi lain, mempelajari perangkat lunak semacam ini mungkin memerlukan waktu. PM harus belajar bagaimana menggunakan fungsi utama aplikasi dan memastikan bahwa tim mereka belajar bagaimana menggunakannya secara efektif untuk melakukan pekerjaan mereka juga. Ini akan memakan waktu bagi semua orang untuk terbiasa dengan perangkat lunak baru. Dan meskipun ini tidak selalu merugikan karena setiap aplikasi baru memerlukan waktu belajar terlepas dari seberapa intuitif dan ramah pengguna, ini sepenuhnya tergantung pada perangkat lunak yang akan Anda pilih. Beberapa perangkat lunak manajemen proyek sangat kompleks dan alih-alih mempercepat dan menyederhanakan proyek Anda, mereka mungkin melakukan hal yang sebaliknya.

Anda perlu mempertimbangkan dengan hati-hati dan menentukan solusi manajemen proyek mana yang paling cocok untuk proyek organisasi Anda, sehingga Anda tidak membuang-buang uang dan waktu untuk alat yang tidak akan memberikan hasil yang diinginkan.

Cara Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk kebutuhan Anda adalah perjalanan coba-coba yang berkelanjutan. Tetapi dengan pendekatan yang tepat dan persyaratan khusus, itu tidak harus begitu menakutkan. Untuk memulai, Anda harus terlebih dahulu menentukan fitur apa yang Anda perlukan untuk menangani proyek Anda.

Menjelajahi semua solusi yang tersedia di pasar membutuhkan banyak waktu dan banyak pengujian karena ada ratusan alat di luar sana. Jadi bagaimana Anda memilih salah satu yang akan bekerja terbaik untuk Anda? Mencoba menemukan alat yang tepat untuk kebutuhan Anda tanpa bimbingan adalah buang-buang waktu. Kami telah mengumpulkan beberapa poin terpenting yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen proyek:

Kemudahan penggunaan

Jika Anda tidak memilih solusi yang mudah digunakan untuk tim Anda, setelah membeli, kemungkinan besar Anda akan mengetahui bahwa Anda adalah satu-satunya yang menggunakannya. Pastikan untuk memilih perangkat lunak yang intuitif dan ramah pengguna yang tidak membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk dipelajari. Perangkat lunak manajemen proyek yang baik harus sederhana dan lugas dan tidak memerlukan waktu lebih dari beberapa hari untuk membiasakannya.

Integrasi Dengan Alat Lain

Saat mempertimbangkan opsi yang berbeda, perhatikan integrasi. Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola semua proyek Anda dari satu tempat, Anda harus dapat menyimpan di dalamnya semua dokumen, file, sumber daya, dll. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, tim harus dapat mengakses semua hal-hal ini dari dalam aplikasi. Ini meningkatkan produktivitas dengan mengurangi waktu beralih di antara berbagai aplikasi.

Dan jangan hanya berasumsi bahwa jika ada alat terintegrasi dalam perangkat lunak yang akan bekerja untuk Anda, lihat secara khusus alat yang sudah digunakan tim Anda apakah itu Dropbox, Google Drive, atau OneDrive, misalnya.

Aplikasi Seluler Asli

Aplikasi seluler asli juga harus tersedia. Cara kerja jarak jauh adalah norma baru dan berkembang pesat, jadi solusi manajemen proyek Anda harus dapat mengakomodasi itu. Mampu mengelola dan melacak tugas dan proyek Anda, dan berkolaborasi dengan tim Anda dari mana saja, bahkan saat dalam perjalanan, adalah suatu keharusan.

Skalabilitas

Anda perlu tahu bahwa perangkat lunak manajemen proyek yang Anda pilih dapat mengikuti kebutuhan Anda yang terus berkembang dan tim yang berkembang, sambil tetap memenuhi semua kebutuhan Anda.

Hitung dan Justifikasi Biayanya

Dapatkah Anda melihat penghematan jangka panjang dalam solusi yang Anda pertimbangkan? Jika ya, itu bagus dan Anda mungkin telah menemukan perangkat lunak manajemen proyek Anda, tetapi jika tidak, maka teruslah mencari opsi. Ini adalah investasi, jadi Anda harus mempertimbangkan tidak hanya harga yang akan Anda bayar, tetapi apakah alat ini akan mengubah dan memperbaiki waktu yang terbuang, peluang yang hilang, dan masalah yang disebabkan oleh alur kerja Anda saat ini.

Dapatkan Umpan Balik Dari Tim Anda

Mereka adalah orang-orang yang akan menggunakan perangkat lunak ini, jadi pendapat dan umpan balik mereka sangat penting. Daftar untuk uji coba gratis dan kemudian tanyakan kepada tim Anda apakah mereka yakin bahwa alat tersebut membuat alur kerja mereka lebih efisien, apa yang mereka suka atau tidak suka tentangnya, apakah ada fitur yang hilang yang dapat dimanfaatkan oleh tim Anda, dan apakah mereka umumnya senang bekerja dengannya solusi itu.

Biaya Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Harga merupakan faktor penting ketika memilih solusi manajemen proyek Anda. Beberapa penyedia perangkat lunak memberikan informasi harga yang transparan di situs web mereka, yang lain memberikan penawaran khusus sebagai gantinya. Harga perangkat lunak manajemen proyek sangat bervariasi. Ada beberapa struktur penetapan harga mulai dari entry-level gratis hingga opsi premium ratusan dan ribuan dolar.

Berikut adalah faktor paling umum yang mempengaruhi biaya perangkat lunak manajemen proyek:

• Jumlah pengguna – beberapa vendor mengenakan biaya per orang
• Fitur – beberapa vendor menawarkan fitur premium dengan biaya tambahan
• Penagihan   – tahunan vs bulanan, beberapa vendor mungkin menawarkan diskon jika Anda membayar untuk satu tahun daripada bulanan

Anda juga harus mempertimbangkan biaya tambahan untuk implementasi, pelatihan, dan dukungan yang mungkin diterapkan atau dibutuhkan.

Ucapkan Halo pada Katapel

Slingshot siap membawa manajemen proyek Anda ke level selanjutnya. Dengan memberi tahu semua orang, tim dapat tetap berada di puncak proyek bahkan di zona waktu yang berbeda, yang berarti produktivitas tidak terganggu meskipun anggota tim tidak dapat hadir secara fisik satu sama lain.

Slingshot menyederhanakan kolaborasi dengan menggabungkan proyek modern dan manajemen file tim, obrolan, dan analitik data, semuanya dalam satu aplikasi. Ketika Anda dapat dengan mudah berbagi semua elemen ini di satu tempat dengan anggota tim dan berbagi proyek dengan anggota tim eksternal, ketenangan dipulihkan. Dengan produktivitas yang kuat mengalir keluar dari kotak dan dirancang untuk bekerja dengan mulus untuk memungkinkan alur kerja kolaborasi yang berkelanjutan. Ini membantu tim melintasi silo kolaborasi, mencegah gangguan kerja, dan mempermudah tim untuk bekerja sama dengan lebih baik.

Apakah Anda siap untuk mengubah cara kerja tim Anda? Cobalah hari ini dan lihat bagaimana Slingshot dapat membantu tim Anda memberikan hasil luar biasa yang mendorong pertumbuhan bisnis.