O que é um software de gerenciamento de projetos?

Qualquer empresa de qualquer tipo enfrenta o desafio de gerenciar vários projetos, planos, tarefas e pessoas. Não é um trabalho fácil de fazer. No entanto, ter uma solução que possa ajudá-lo a manter tudo organizado ao lidar com vários projetos é algo que você não vai querer perder. Um software de gerenciamento de projetos melhora o planejamento, agendamento, colaboração em equipe, gerenciamento de orçamento e muito mais.

Esta postagem de blog tem como objetivo familiarizá-lo com o que é um software de gerenciamento de projetos, quais são os tipos e funções do software de gerenciamento de projetos, suas vantagens e desvantagens e, finalmente, o que considerar ao escolher uma solução de software de gerenciamento de projetos.

Então, o que é software de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é um software que as empresas usam para planejamento de projetos, agendamento de alocação de recursos, execução, rastreamento e colaboração e entrega de software e projetos da web. Ele permite que gerentes de projeto (PMs), partes interessadas e usuários mantenham as atribuições sob controle, cumpram os prazos e permaneçam dentro do orçamento. É uma ótima solução para pequenas equipes de startups, equipes de grandes organizações, bem como várias equipes diferentes trabalhando para concluir o mesmo projeto.

Com uma solução de gerenciamento de projetos implementada, todos os membros da equipe podem acessar o mesmo local central para obter informações e documentação e monitorar o status da atribuição. Ele ajuda a executar vários projetos, analisar o desempenho da equipe e acompanhar o progresso de qualquer membro individual da equipe, bem como projetar um pedaço de bolo.

Normalmente, a página inicial do software de gerenciamento de projetos representa um painel que dá aos usuários acesso a todas as funções e recursos do software. A partir desse painel, os usuários podem criar novas tarefas e projetos, gerenciar os existentes, bem como visualizar suas notificações. As soluções modernas de software de gerenciamento de projetos também possuem bate-papos integrados que tornam a colaboração entre os membros da equipe mais fácil e direta.

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Tipos de software de gerenciamento de projetos

Existem alguns tipos de software de gerenciamento de projetos disponíveis para gerentes de projeto. Eles diferem principalmente pelo local de instalação do aplicativo e pela utilização do aplicativo.

Na premissa   – Essas soluções de software de gerenciamento de projetos são instaladas localmente no servidor de sua empresa, localizado no data center e mantido pela equipe de TI. O acesso ao software é restrito a dispositivos conectados ao seu servidor local.

Cloud-base d – As soluções mais populares são baseadas em nuvem, o que significa que são oferecidas na forma de SaaS (software as a service) por provedores de serviços de aplicação. Todos podem acessar o software de gerenciamento de projetos a qualquer hora e de qualquer lugar, geralmente por meio de um navegador da web. Esse tipo de solução de software também pode incluir algumas opções locais que também possuem versões baseadas na web.

Individual   – Soluções simples e diretas baseadas na web que normalmente são projetadas para aqueles PMs que não precisam de muitos recursos, trabalham em um pequeno número de projetos ou apenas um, ou estão apenas testando e testando antes de comprar uma solução completa.

API Aberta – Fornece aos usuários finais a capacidade de adicionar soluções de software de gerenciamento de projetos a aplicativos já existentes de outro tipo.

Recursos do software de gerenciamento de projetos

Nem todo software de gerenciamento de projetos é igual. As diferentes soluções variam em recursos, mas geralmente a maioria tem algumas coisas em comum. Aqui estão alguns dos recursos essenciais que os provedores de software de gerenciamento de projetos oferecem e você deve procurar ao escolher uma solução para as necessidades do seu projeto:

Planejamento de projetos – Transforme projetos de ideias em histórias de sucesso. Mapeie facilmente as tarefas do projeto e descreva visualmente as interações das tarefas.

Gerenciamento de tarefas – Tudo o que é necessário para gerenciar uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida, desde o planejamento até a execução. Defina prazos, dependências e prioridades e garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído a tempo.

Projetos pai-filho – Grandes projetos (pais) nos quais os projetos menores (filhos) se enquadram. Facilite o acompanhamento do status dos projetos.

Capacidade de atribuir funções – Projete uma cultura de propriedade criando um ambiente de trabalho transparente onde tudo seja visível para todos, incluindo quem está trabalhando em cada projeto.

Colaboração – A capacidade de se comunicar no aplicativo e colaborar em tarefas e projetos individuais, compartilhando comentários, feedback e ideias, mantendo um registro histórico das discussões.

Compartilhamento de documentos e arquivos – Compartilhe e trabalhe em documentos juntos integrando facilmente aplicativos de armazenamento em nuvem de terceiros ao aplicativo. Mantenha os documentos organizados em um só lugar e tenha-os facilmente acessíveis a todos.

Painéis de KPI – A maneira mais rápida de acompanhar o desempenho do projeto é criar um painel de KPIs do projeto que sempre exibe as principais informações em tempo real.

Vantagens e desvantagens do software de gerenciamento de projetos

O objetivo principal do software de gerenciamento de projetos é auxiliar os gerentes de projeto ao longo dos diferentes estágios do projeto e traz muitos benefícios que simplificam e melhoram seu processo geral de gerenciamento de projetos. No entanto, o software de gerenciamento de projetos também tem seus contras.

Aqui estão os principais benefícios do uso de software de gerenciamento de projetos, bem como as desvantagens que ele pode ter:

Vantagens

Planejamento de projeto sem esforço

O processo de planejamento de um projeto leva tempo e esforço e muitas organizações tendem a não fazer isso corretamente e é aí que geralmente começa a queda de um projeto. O software de gerenciamento de projetos faz com que a criação de um plano de projeto pareça um passeio no parque. Ele ajuda o gerente de projeto a dividir o projeto em tarefas e marcos e fornece a todos da equipe as ferramentas para fazer seu trabalho com mais eficiência desde o início até o final do projeto.

Melhor trabalho em equipe

O sucesso de cada projeto depende do desempenho da equipe que trabalha nele e para que as equipes produzam resultados extraordinários, a comunicação e a colaboração são de fundamental importância.

Com a ajuda do software de gerenciamento de projetos, toda a sua equipe pode colaborar facilmente em projetos em tempo real, criando discussões, brainstorming sobre vários tópicos, comunicar-se sobre tarefas e compartilhar feedback e ideias no nível do projeto, além de conversar instantaneamente no aplicativo.

De acordo com o Capterra, 63% das empresas usam software de gerenciamento de projetos para suas funções de colaboração.

Trabalho remoto no seu melhor

O software de gerenciamento de projetos torna o trabalho remoto muito mais simples e fácil por causa de todos os recursos de gerenciamento de tarefas, compartilhamento de arquivos, colaboração e comunicação que ele oferece. Todos os recursos necessários estão disponíveis na ponta dos dedos da equipe e os gerentes de projeto podem verificar o status das tarefas em apenas alguns cliques.

A maneira remota de trabalhar provavelmente se tornará a nova maneira normal de trabalhar em um futuro próximo e a solução de gerenciamento de projetos é parte integrante dela.

Tudo em um só lugar

Você está cansado de alternar entre aplicativos de gerenciamento de tarefas, aplicativos de colaboração e vários canais de bate-papo? O software de gerenciamento de projetos combina todos os ativos e ferramentas do seu projeto em um só lugar. Esqueça de andar por aplicativos procurando documentos, mensagens, tarefas ou detalhes de projetos, etc., e tenha tudo o que você precisa para fazer seu trabalho bem organizado em um só lugar.

Acesse a qualquer hora, em qualquer lugar

Um dos principais benefícios do software de gerenciamento de projetos é que quase todas as soluções do mercado possuem um aplicativo móvel e você pode acessar facilmente seu painel, projetos e tarefas a qualquer hora, em qualquer lugar. Você pode fazer isso no horário normal de trabalho, nos finais de semana, quando estiver em casa, quando estiver de férias, sempre.

Desvantagens

Embora o software de gerenciamento de projetos seja destinado a ajudar os gerentes de projeto e as equipes de projeto a otimizar seus processos, como muitos outros aplicativos, aprender esse tipo de software pode levar tempo. Os PMs devem aprender a usar as principais funcionalidades do aplicativo e garantir que sua equipe aprenda a usá-las de forma eficaz para realizar seu trabalho também. Vai levar algum tempo para que todos se acostumem com o novo software. E embora isso não seja necessariamente uma desvantagem, porque cada novo aplicativo requer algum tempo de aprendizado, independentemente de quão intuitivo e fácil de usar, isso depende inteiramente do software que você escolher. Alguns softwares de gerenciamento de projetos são muito complexos e, em vez de acelerar e simplificar seus projetos, podem fazer exatamente o contrário.

Você precisa considerar cuidadosamente e determinar qual solução de gerenciamento de projetos funcionará melhor para os projetos de sua organização, para não gastar dinheiro e tempo sem sentido em ferramentas que não fornecerão os resultados desejados.

Como escolher um software de gerenciamento de projetos

Escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para suas necessidades é uma jornada contínua de tentativa e erro. Mas com a abordagem certa e requisitos específicos, não precisa ser tão assustador. Para começar, primeiro você precisa definir quais recursos você precisa para lidar com seus projetos.

Explorar todas as soluções disponíveis no mercado leva muito tempo e muitos testes, pois existem centenas de ferramentas disponíveis. Então, como você escolhe o que funcionará melhor para você? Tentar encontrar a ferramenta certa para suas necessidades sem orientação é uma perda de tempo. Reunimos alguns dos pontos mais importantes que você precisa considerar ao escolher um software de gerenciamento de projetos:

Fácil de usar

Se você não escolher uma solução que seja fácil de usar para sua equipe, após a compra, provavelmente descobrirá que é o único a usá-la. Certifique-se de escolher um software intuitivo e fácil de usar que não leve meses para aprender. Um bom software de gerenciamento de projetos deve ser simples e direto e não deve levar mais do que alguns dias para se acostumar.

Integração com outras ferramentas

Ao considerar as diferentes opções, preste atenção à integração. Quando você deseja organizar e gerenciar todos os seus projetos de um só lugar, você terá que armazenar nele todos os seus documentos, arquivos, recursos, etc. Com o software de gerenciamento de projetos, as equipes devem poder acessar todos os essas coisas de dentro do aplicativo. Isso aumenta a produtividade reduzindo o tempo de alternância entre vários aplicativos.

E não pense apenas que se houver ferramentas integradas no software que funcionariam para você, procure especificamente as ferramentas que sua equipe já está usando, seja Dropbox, Google Drive ou OneDrive, por exemplo.

Aplicativo móvel nativo

Um aplicativo móvel nativo também deve estar disponível. A maneira remota de trabalhar é a nova norma e está crescendo rapidamente, portanto, sua solução de gerenciamento de projetos deve ser capaz de acomodar isso. Ser capaz de gerenciar e acompanhar suas tarefas e projetos e colaborar com sua equipe de qualquer lugar, mesmo em movimento, é uma obrigação.

Escalabilidade

Você precisa saber que o software de gerenciamento de projetos escolhido pode acompanhar suas necessidades em evolução e sua equipe em crescimento, enquanto ainda cobre todos os seus requisitos.

Calcule e justifique o custo

Você consegue ver economias de longo prazo na solução que está considerando? Se sim, isso é ótimo e você pode ter encontrado seu software de gerenciamento de projetos, mas se não, continue procurando opções. Este é um investimento, portanto, você deve considerar não apenas o preço que vai pagar, mas se essa ferramenta mudará e melhorará o tempo perdido, as oportunidades perdidas e os problemas causados ​​pelo seu fluxo de trabalho atual.

Obtenha feedback de sua equipe

Eles são as pessoas que vão usar este software, então sua opinião e feedback são muito importantes. Inscreva-se para avaliações gratuitas e pergunte à sua equipe se eles acreditam que a ferramenta tornou seu fluxo de trabalho mais eficiente, o que eles gostam ou não gostam, há algum recurso ausente dos quais sua equipe pode se beneficiar e eles geralmente estão animados em trabalhar com eles essa solução.

Custo do software de gerenciamento de projetos

O preço é um fator importante ao escolher sua solução de gerenciamento de projetos. Alguns fornecedores de software fornecem informações transparentes sobre preços em seus sites, outros fornecem cotações especializadas. O preço do software de gerenciamento de projetos varia muito. Existem várias estruturas de preços que vão desde o nível de entrada gratuito até as opções premium de centenas e milhares de dólares.

Aqui estão os fatores mais comuns que influenciam o custo do software de gerenciamento de projetos:

• Número de usuários – alguns fornecedores cobram por pessoa
• Recursos – alguns fornecedores oferecem recursos premium por um custo adicional
• Cobrança   – anual versus mensal, alguns fornecedores podem oferecer descontos se você pagar por um ano em vez de mensalmente

Você também deve levar em consideração os custos adicionais de implementação, treinamento e suporte que podem ser aplicados ou necessários.

Diga olá ao estilingue

O Slingshot vem pronto para levar seu gerenciamento de projetos para o próximo nível. Ao manter todos informados, as equipes podem manter o controle dos projetos mesmo em fusos horários diferentes, o que significa que a produtividade não é afetada, mesmo que os membros da equipe não possam estar fisicamente presentes uns com os outros.

O Slingshot simplifica a colaboração incorporando gerenciamento moderno de arquivos de projetos e equipes, bate-papo e análise de dados em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínuos. Isso ajuda as equipes a ultrapassar os silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e facilita o trabalho conjunto das equipes.

Você está pronto para transformar a maneira como sua equipe trabalha? Experimente hoje e veja como o Slingshot pode ajudar suas equipes a entregar resultados extraordinários que impulsionam o crescimento dos negócios.