プロジェクト管理ソフトウェアとは?

あらゆる種類のビジネスは、多数のプロジェクト、計画、タスク、および人を管理するという課題に直面しています。 簡単な仕事ではありません。 ただし、さまざまなプロジェクトを処理しながらすべてを整理するのに役立つソリューションがあることは、見逃せないものです。 プロジェクト管理ソフトウェアは、計画、スケジューリング、チーム コラボレーション、予算管理などを改善します。

このブログ投稿は、プロジェクト管理ソフトウェアとは何か、プロジェクト管理ソフトウェアの種類と機能、その長所と短所、最後にプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを選択する際に考慮すべき点について理解を深めることを目的としています。

プロジェクト管理ソフトウェアとは

プロジェクト管理ソフトウェアは、企業がプロジェクトの計画、リソース割り当てのスケジューリング、実行、追跡、コラボレーション、およびソフトウェアと Web プロジェクトの配信に使用するソフトウェアです。 これにより、プロジェクト マネージャー (PM)、利害関係者、およびユーザーは、割り当てを順調に進め、期限を守り、予算を守ることができます。 これは、小規模なスタートアップ チーム、大規模な組織のチーム、および同じプロジェクトの完了に向けて取り組んでいる複数の異なるチームにとって優れたソリューションです。

プロジェクト管理ソリューションを導入すると、すべてのチーム メンバーが同じ中央の場所にアクセスして、情報やドキュメントを取得し、割り当てのステータスを監視できます。 多数のプロジェクトを実行し、チームのパフォーマンスを分析し、個々のチーム メンバーの進捗状況を追跡し、簡単にプロジェクトを作成するのに役立ちます。

通常、プロジェクト管理ソフトウェアのホームページは、ユーザーがすべてのソフトウェア機能にアクセスできるダッシュボードを表します。 そのダッシュボードから、ユーザーは新しいタスクとプロジェクトを作成し、既存のものを管理し、通知を表示することができます. 最新のプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションには、チーム メンバー間のコラボレーションをより簡単かつ直接的にするチャット機能も組み込まれています。

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プロジェクト管理ソフトウェアの種類

プロジェクト マネージャーが使用できるプロジェクト管理ソフトウェアにはいくつかの種類があります。 それらは主に、アプリケーションのインストール場所とアプリの使用によって異なります。

敷地内に  – これらのプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションは、企業のサーバーにローカルにインストールされます。このサーバーは、データ センターに配置され、IT チームによって維持されます。 ソフトウェアへのアクセスは、ローカル サーバーに接続されたデバイスに制限されます。

クラウドベースd – 最も一般的なソリューションはクラウドベースです。つまり、アプリケーション サービス プロバイダーによって SaaS (サービスとしてのソフトウェア) の形で提供されます。 誰でもプロジェクト管理ソフトウェアにいつでもどこからでもアクセスできます。通常は Web ブラウザーを使用します。 このタイプのソフトウェア ソリューションには、Web ベースのバージョンもあるオンプレミス オプションも含まれる場合があります。

個人  – 通常、多くの機能を必要としない、少数のプロジェクトまたは 1 つだけのプロジェクトで作業する、または完全なソリューションを購入する前にテストと試行のみを行う PM 向けに設計された、シンプルでわかりやすい Web ベースのソリューション。

オープン API – プロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを既存の別の種類のアプリケーションに追加する機能をエンド ユーザーに提供します。

プロジェクト管理ソフトウェアの機能

すべてのプロジェクト管理ソフトウェアが同じというわけではありません。 さまざまなソリューションの機能はさまざまですが、通常、ほとんどのソリューションにはいくつかの共通点があります。 プロジェクト管理ソフトウェア プロバイダーが提供する重要な機能の一部を次に示します。プロジェクトのニーズに合ったソリューションを選択する際に探す必要があります。

プロジェクト計画– プロジェクトをアイデアから成功事例へと導きます。 プロジェクト タスクを簡単にマップし、タスクの相互作用を視覚的に説明します。

タスク管理– 計画から実行までのライフ サイクルを通じてタスクを管理するために必要なすべてのもの。 期限、依存関係、および優先順位を設定し、プロジェクトが順調に進み、時間内に完了するようにします。

親子プロジェクト– 小さなプロジェクト (子) が属する大きなプロジェクト (親)。 プロジェクトのステータスを追跡しやすくします。

役割を割り当てる能力– 各プロジェクトで誰が何に取り組んでいるかなど、すべての人がすべてを確認できる透明な作業環境を作成することで、所有権の文化を設計します。

コラボレーション– アプリ内でコミュニケーションを取り、個々のタスクやプロジェクトで共同作業を行い、コメント、フィードバック、アイデアを共有しながら、ディスカッションの履歴を保持する機能。

ドキュメントとファイルの共有– サードパーティのクラウド ストレージ アプリをアプリに簡単に統合することで、ドキュメントを共有して一緒に作業できます。 ドキュメントを 1 か所にきちんと整理して、誰でも簡単にアクセスできるようにします。

KPI ダッシュボード– プロジェクトのパフォーマンスを追跡する最も簡単な方法は、重要な情報を常にリアルタイムで表示するプロジェクト KPI ダッシュボードを作成することです。

プロジェクト管理ソフトウェアの長所と短所

プロジェクト管理ソフトウェアの主な目的は、さまざまなプロジェクト段階でプロジェクト マネージャーを支援することであり、プロジェクト管理プロセス全体を簡素化および改善する多くの利点があります。 ただし、プロジェクト管理ソフトウェアにも短所があります。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用する主な利点と、それがもたらす可能性のある欠点は次のとおりです。

利点

簡単なプロジェクト計画

プロジェクトを計画するプロセスには時間と労力がかかりますが、多くの組織はこれを適切に行わない傾向があり、プロジェクトの失敗は通常ここから始まります。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクト計画の作成が公園を散歩するような気分になります。 プロジェクト マネージャーがプロジェクトをタスクとマイルストーンに分割するのに役立ち、チーム内の全員がプロジェクトの最初から最後までより効率的に仕事を行うためのツールを提供します。

より良いチームワーク

すべてのプロジェクトの成功は、それに取り組んでいるチームのパフォーマンスにかかっており、チームが並外れた結果を生み出すには、コミュニケーションとコラボレーションが不可欠です。

プロジェクト管理ソフトウェアの助けを借りて、チーム全体が、ディスカッションを作成したり、さまざまなトピックについてブレインストーミングを行ったり、タスクについてコミュニケーションしたり、フィードバックやアイデアをプロジェクト レベルで共有したり、アプリ内で即座にチャットしたりして、プロジェクトでリアルタイムで簡単に共同作業を行うことができます。

Capterra によると、63% の企業がコラボレーション機能にプロジェクト管理ソフトウェアを使用しています。

最高のリモートワーク

プロジェクト管理ソフトウェアは、それが提供するすべてのタスク管理、ファイル共有、コラボレーション、および通信機能により、リモート作業を非常にシンプルかつ簡単にします。 チームは必要なすべてのリソースをすぐに利用でき、プロジェクト マネージャーは数回クリックするだけでタスクのステータスを確認できます。

リモートでの作業方法は、近い将来、新しい通常の作業方法になる可能性が高く、プロジェクト管理ソリューションはその不可欠な部分です。

すべてが 1 か所に

タスク管理アプリ、コラボレーション アプリ、多数のチャット チャネルを切り替えるのにうんざりしていませんか? プロジェクト管理ソフトウェアは、すべてのプロジェクト資産とツールを 1 か所にまとめます。 ドキュメント、メッセージ、タスク、プロジェクトの詳細などを探してアプリをさまよい歩く必要はありません。仕事に必要なものがすべて 1 か所にきちんと整理されています。

いつでもどこでもアクセス

プロジェクト管理ソフトウェアの主な利点の 1 つは、市場に出回っているほぼすべてのソリューションにモバイル アプリケーションがあり、ダッシュボード、プロジェクト、およびタスクにいつでもどこでも簡単にアクセスできることです。 通常の勤務時間、週末、家にいるとき、休暇中など、いつでもそれを行うことができます.

短所

プロジェクト管理ソフトウェアは、他の多くのアプリケーションと同様に、プロジェクト マネージャーやプロジェクト チームがプロセスを合理化するのに役立つことを目的としていますが、この種のソフトウェアの学習には時間がかかる場合があります。 PM は、アプリの主要な機能の使用方法を学び、チームがそれらを効果的に使用して仕事を遂行する方法を確実に習得できるようにする必要があります。 誰もが新しいソフトウェアに慣れるまで、しばらく時間がかかります。 これは必ずしも欠点ではありませんが、新しいアプリケーションはどれだけ直感的で使いやすいかに関係なく、習得に時間がかかるため、これは選択するソフトウェアに完全に依存します. 一部のプロジェクト管理ソフトウェアは非常に複雑で、プロジェクトを高速化および簡素化する代わりに、正反対のことを行う場合があります。

組織のプロジェクトに最適なプロジェクト管理ソリューションを慎重に検討して決定する必要があります。これにより、目的の結果が得られないツールに無意味にお金と時間を費やすことがなくなります。

プロジェクト管理ソフトウェアの選び方

ニーズに最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択することは、試行錯誤の連続です。 しかし、適切なアプローチと特定の要件があれば、それほど難しいことではありません。 まず、プロジェクトを処理するために必要な機能を定義する必要があります。

何百ものツールが存在するため、市場で入手可能なすべてのソリューションを調査するには、多くの時間と多くのテストが必要です。 では、どのようにして自分に最も適したものを選択するのでしょうか? ガイダンスなしでニーズに合った適切なツールを見つけようとするのは時間の無駄です。 プロジェクト管理ソフトウェアを選択する際に考慮すべき最も重要なポイントをいくつかまとめました。

使いやすさ

チームにとって使いやすいソリューションを選択しないと、購入後、そのソリューションを使用しているのは自分だけであることに気付く可能性が高くなります。 習得に数か月もかからない直感的で使いやすいソフトウェアを選択してください。 優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、シンプルでわかりやすく、慣れるのに数日もかからないものでなければなりません。

他のツールとの統合

さまざまなオプションを検討するときは、統合に注意してください。 すべてのプロジェクトを 1 か所から整理して管理するには、すべてのドキュメント、ファイル、リソースなどをそこに保存できる必要があります。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、チームはすべてのプロジェクトにアクセスできる必要があります。アプリケーション内からこれらのもの。 これにより、さまざまなアプリ間の切り替え時間が短縮され、生産性が向上します。

また、ソフトウェアに統合されたツールがあればうまくいくと思い込むのではなく、Dropbox、Google Drive、OneDrive など、チームがすでに使用しているツールを具体的に探してください。

ネイティブ モバイル アプリ

ネイティブのモバイル アプリも利用できるはずです。 リモートで作業する方法は新しい標準であり、急速に成長しているため、プロジェクト管理ソリューションはそれに対応できる必要があります。 タスクとプロジェクトを管理および追跡し、どこからでも、外出先でもチームと共同作業できることは必須です。

スケーラビリティ

選択したプロジェクト管理ソフトウェアが、すべての要件をカバーしながら、進化するニーズと成長するチームに対応できることを知っておく必要があります。

コストの計算と正当化

検討しているソリューションで長期的な節約が見込めますか? はいの場合、それは素晴らしいことであり、プロジェクト管理ソフトウェアを見つけた可能性がありますが、そうでない場合は、オプションを探し続けてください. これは投資であるため、支払う金額だけでなく、このツールが変更され、無駄な時間、失われた機会、および現在のワークフローによって引き起こされた問題が改善されるかどうかを検討する必要があります。

チームからフィードバックを得る

このソフトウェアを使用するのは彼らなので、彼らの意見やフィードバックは非常に重要です。 無料試用版にサインアップしてから、ツールによってワークフローがより効率的になったと思うか、ツールの好きなところ、嫌いなところ、チームが利用できる機能が不足していないか、一般的にこのツールを使用することに興奮していますか?その解決策。

プロジェクト管理ソフトウェアのコスト

プロジェクト管理ソリューションを選択する際、価格は重要な要素です。 一部のソフトウェア プロバイダーは、自社の Web サイトで透明な価格情報を提供していますが、代わりに専門的な見積もりを提供しているプロバイダーもあります。 プロジェクト管理ソフトウェアの価格は大きく異なります。 無料のエントリーレベルから数百ドル、数千ドルのプレミアムオプションまで、複数の価格体系があります.

プロジェクト管理ソフトウェアのコストに影響を与える最も一般的な要因は次のとおりです。

• ユーザー数– 一部のベンダーは 1 人あたりの料金
• 機能– 一部のベンダーは、追加料金でプレミアム機能を提供しています
• 請求する  – 年払いと月払い、一部のベンダーは、月払いではなく年払いの場合に割引を提供する場合があります

また、適用または必要となる可能性がある実装、トレーニング、およびサポートの追加コストも考慮する必要があります。

パチンコにこんにちは

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