Her MSME'nin İhtiyaç Duyduğu En İyi Belge Yönetim Yazılımı

Kuruluşunuz her gün kağıt tabanlı belgeler üretiyor mu? Kesinlikle, toplu belge üreten kuruluşlar çok yaygındır. Bu nedenle, her kuruluş dijital belge yönetim yazılımına ihtiyaç duyar.

Modern işletmeler için mevcut olan bu tür çözümlerle, gerektiğinde dosyaların paylaşılmasını, alınmasını ve aranmasını kolaylaştıran, belgelerinizin çevrimiçi bir deposunu sürdürmek mümkündür. Ayrıca, bu tür araçlar dosyaları verimli bir şekilde düzenlemeye yardımcı olur ve gelişmiş belge paylaşımına, sorunsuz iş akışı çevirilerine, daha iyi üretkenliğe ve daha yüksek verimliliğe yol açar.

Belge yönetim yazılımının işletmeniz için neden ideal bir çözüm olduğuna artık ikna olduğunuzdan eminim.

Bu nedenle, burada olağanüstü sonuçlar sağladığı kanıtlanmış ve gereksinimlerinize en iyi şekilde uyan en iyi belge yönetim yazılımlarından bazılarını listeliyoruz.

En İyi Belge Yönetim Yazılımı:

1. PandaDoc:

Listemizdeki ilk belge yönetim yazılımı, kullanıcılarının çevrimiçi belgeler oluşturmasına, paylaşmasına ve teslim etmesine olanak tanıyan lider bir araç olan PandaDoc'tur. Yasal olarak bağlayıcı elektronik imzalara izin verir ve hızlı kağıtsız işlemler ve işlemler için Dokümanlar, PDF'ler ve diğer dijital formatlar gibi çok sayıda belge formatını destekler.

Bu yazılım, sözleşmeler, teklifler, satış teminatları ve sözleşmelerle verimli bir şekilde çalışır. Satış, hukuk, finans, operasyonlar, pazarlama ve İK dahil olmak üzere bir organizasyonun çeşitli bölümleri için en uygun olanıdır. Toplu belgeleri tek seferde oluşturmak, paylaşmak ve teslim etmek için mükemmeldir.

2. Kutu:

Listemizdeki bir sonraki etkileyici ve yüksek performanslı belge yönetim yazılımı, içerik yönetimi için tasarlanmış bulut tabanlı bir platform olan Box'tır. Dosyaları tek bir pencereden izlemenize, göndermenize, gözden geçirmenize, saklamanıza ve paylaşmanıza olanak tanır. Bu araç, sürüm oluşturmayı destekler ve gelişmiş üretkenlik sağlamak için belgelerin iş akışını otomatikleştirir.

Box'ı kullanarak dosyaları gerçek zamanlı olarak izlemek ve erişen ve değişiklik yapan kişiyi kontrol etmek mümkündür. Belgeler üzerinde tam kontrol sağlar ve onları düzensiz ve kurcalamaya karşı korur. Dosya silme ve arşivleme için kurallar koymak mümkündür. Bu araçla, işbirliğine ve düzenlemeye yardımcı olan bir dosyanın 100'e kadar sürümünü kaydedebilirsiniz.

3. Zoho Formları:

Listemizdeki bir sonraki belge yönetimi yazılımı, her büyüklükteki ve ölçekteki işletmenin ihtiyaçlarını karşılayan verimli bir çevrimiçi oluşturucu olan Zoho Forms'tur. Bu aracı kullanarak, farklı özelleştirilebilir temalar ve alan türleri kullanarak farklı çevrimiçi formlar oluşturmak ve yönetmek mümkündür. Önceden tasarlanmış şablonları seçebilir veya benzersiz olanları kendi başınıza hazırlayabilirsiniz.

Form tasarlama aracına ek olarak, hesaplama ve kişiselleştirilmiş ödeme formları için otomatik bir alanla birlikte gelir. Ayrıca, çok sayfalı formları destekler ve gerektiğinde formlara sayfaları yeniden düzenler ve ekler. QR kodlarımızı kullanabileceğiniz diğer işlevler, e-posta kampanyaları, sosyal platformlarda formları paylaşmak için bağlantılar eklemek ve sitenizde formları tanıtmak.

4. Açık havada:

Bu belge yönetimi çözümü, belgeleri yerinde, bulutta ve her iki platformda kolayca yönetmenize olanak tanır. Diğer üretkenlik araçlarına entegre edilebilir ve platformlar arası çalışma kazanabilir. Sürücülerde, USB'de ve klasörlerde dosya aramak için zaman kaybetmeden aramamızı ve aramamızı sağlar.

İstediğiniz içeriği hızlı bir şekilde bulmanızı sağlamak için akıllı arama filtreleri ve önerileriyle birlikte gelir. İş akışını bozmadan mobilden masaüstüne veya tam tersine kolayca geçiş yapabilirsiniz. Yalnızca müşteri veri tabanı, pazarlama materyalleri, defter tutma kayıtları ve yasal belgeler gibi hayati iş bilgilerinizi korumakla kalmaz, aynı zamanda Metadata Alfresco ekleri tarafından yönlendirilen iş akışları içinde dosyaların taşınmasına da izin verir.

5. Nokta Noktası:

Yenilikçi bir çözüm arayan kuruluşlar için PinPoint, küçük, büyük ve orta ölçekli işletmelerin gereksinimlerini karşılayan mükemmel bir seçimdir. Belgeleri tek bir sistemde verimli bir şekilde yönetir ve düzenler. PinPoint, kullanıcıların belgeleri güvenli bir şekilde saklamasına, iş akışları oluşturmasına ve tek bir platformdan iletişim kurmasına olanak tanıyan çok çeşitli sağlam özelliklerle birlikte gelir.

Kredi birliği, perakende, üretim, eğitim, sağlık, hukuk, bankacılık, otomotiv, mülk yönetimi ve daha fazlası gibi çeşitli sektörler için ideal bir çözümdür. Belge düzenleme, belge güvenliği, uyumluluk ve dosya alma gibi zengin özellikler sunar. Elektronik klasörler oluşturmaktan alt bölücülere, dolaplara ve belgelere kadar her şey bu tek araç kullanılarak oluşturulabilir.

6. Bitrix24:

Bir başka sağlam ve özelleştirilebilir DMS, gereksinimlere göre özelleştirebileceğiniz bir açık kaynak kodudur. 5 GB'a kadar bulut depolama alanı için ücretsiz planını kullanmayı deneyebileceğiniz için harika fiyatlandırma yapısı için rakiplerini geride bırakıyor. Bu aracın yardımıyla, belgelerinize seçici olarak erişilmesini sağlayan Şirket, Özel ve Grup olmak üzere üç tür sürücü tasarlayabilirsiniz.

Aktivite Akışı modülüne ek olarak gerçek zamanlı olarak düzenleme ve yorum yapma imkanı sağlar. Değişiklik günlüğü, her belgenin sürüm geçmişini, oluşturulma zamanı ve oluşturucunun adıyla birlikte kaydeder. Güvenli olmaları için paylaşılan belgeleri kilitlemek de mümkündür. Bu, birden fazla kullanıcı bir belgeyi düzenlerken bile kullanmak için mükemmel olan kullanışlı bir yazılımdır.

7. PDFElement Pro:

Next, PDF belgeleri üzerinde tam kontrol ve kullanım kolaylığı sunan akıllı, hızlı ve uygun maliyetli bir PDF düzenleyicidir. Bir belgenin biçimlendirme stilini etkilemeden istediğiniz değişiklikleri yapmanızı sağlayan çok sayıda değişiklik ve özelleştirme seçeneği ve akıllı teknoloji ile birlikte gelir. Basit gezinme ve optimize edilmiş UX tasarımlarına dayalı sezgisel bir arayüz ile birlikte gelir.

İş akışlarını yeniden tanımlamak için zengin yazılım yetenekleriyle birlikte geldiği için orta, küçük ve büyük işletmeler için harika bir çözümdür. Tercih ettiğiniz dosya formatlarında PDF'leri dönüştürebilir ve oluşturabilir, formları doldurabilir ve sözleşmeler imzalayabilirsiniz. OCR ve metin düzenleyici, benzersiz yazı tipleri ve stiller, akıllı paragraf tanıma ve daha fazlası gibi öğeleri destekleyen diğer benzersiz özelliklerdir.

8. Toplanın:

Bu, tüm belgeler için sunduğu üst düzey güvenlik için diğerlerinden daha iyi performans gösteren, güçlü ve mükemmel performans gösteren bulut tabanlı bir DMS çözümüdür. Bilgilerinizin güvenliğinden ödün vermeden hassas belgeleri iş arkadaşlarınızla ve müşterilerinizle güvenli bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır.

Huddle'ı kullanarak, tek bir tıklamayla 10 GB'a kadar olan dosyaları paylaşmak çok kolaydır. Zaman çizelgelerinizi takip ederken tüm dosyalar için yerleşik bir onay sistemi ile birlikte gelir. Belgeleri istediğiniz zaman ve istediğiniz yerden işlemenizi sağlayan mobil sürümünü de kullanabilirsiniz. Tek Oturum Açma ve Çok Faktörlü kimlik doğrulama özelliği, belgelerinizi herhangi bir saldırıya karşı güvende tutar. Sezgisel kontrol paneli ile görevleri, dosyaları ve kişileri sadece birkaç dakika içinde bulmak çok kolaydır.

9. eFileCabinet:

Ölçeklenebilir ve güvenli belge yönetim yazılımı arıyorsanız, eFileCabinet mükemmel bir seçimdir. Uygun normlarda zengin kurumsal yetenekler sağlayan, bir dizi teslimat modülünü kapsayan ve hızlı ve kolay yükleme sağlayan tek duraklı bir çözümdür. Bu şekilde, veri geçişini kolaylaştırır.

Bu araç, özelleştirilebilir iş akışı otomasyonu, belgelere erişmek için gelişmiş arama ve verilerinizin her zaman uyumlu ve güvenli olmasını garanti ederek çalışmaya başlamanız için olağanüstü kutu entegrasyonu sunar. İşin iyi yanı, çok sayıda özellikle birlikte geldiği için daha büyük şirketlerin bile bu araçtan yararlanabilmesidir. Bunun nedeni, yalnızca verileri depolayıp paylaşabilmeniz değil, aynı zamanda bilgiden yararlanabilmeniz, etkileşimde bulunabilmeniz ve yürütebilmenizdir.

eFileCabinet özel şablonlar, yerleşik iş akışları, akıllı tarama zekası, önemli belge ve dosyaların yerel güvenlik kapsamı ile birlikte gelir. Ayrıca uygun fiyatlı abonelik planlarında satış, muhasebe platformları, ofis araçları, e-imzalar ve daha fazlasıyla entegre edebilirsiniz.

10. Lazer Fişi:

Bu belge yönetim yazılımı çok sayıda özellikle doludur ve belge iş akışı sürecini kolaylaştırır. Modüllerinizi güvende tutarken manuel çabaları ortadan kaldırır ve hataları azaltır ve sürüm oluşturma algoritmaları belgenizin geçmişini ve gerçekliğini korur.

Arama özelliğini kullanarak, bir kullanıcı adı veya tek bir anahtar kelime ile belgeleri kolayca bulabilirsiniz. Ayrıca, gelişmiş arama için özel filtreler oluşturabilir ve veri depolama alanını bağlayarak belgelerdeki tekrarları ve fazlalıkları kaldırabilirsiniz. Ek açıklamalar, yapışkan notlar ve e-postalar gibi içeriği bir belgeye bağlamanıza olanak tanır. Ayrıca, belge hacmi arttıkça uygun maliyetli normlarda ek depolama ve işleme yetenekleri sunar.

11. İş Listesi:

Bu, işletmelerin planlama, dağıtım ve görevlerin tamamlanması dahil olmak üzere projelerini takip etmelerini destekleyen bir kod ve proje yönetim sistemidir. Size güçlü ancak basit bir arayüzde ortak çalışma araçları sunar. Kullanıcılar, tüm proje dosyalarını ortak ve tek bir iş yerinde tutmak için dosya paylaşım özelliğinden yararlanabilir.

Backlog, ekibinizin birlikte çalışmasına ve birden fazla görevi daha hızlı tamamlamasına olanak tanıyan zengin bir dosya eki ve yorum özellikleriyle birlikte gelir. Ayrıca yorumlar bölümünde dosya eklemek ve merkezi klasörlere dosya yüklemek de mümkündür. Ayrıca herkesin düzenleyebileceği ve erişebileceği özel alanlar veya sayfalar tasarlayarak tek kaynaktan bir ekip sunar.

12. Ana Kontrol:

Adından da anlaşılacağı gibi, bu belge yönetim yazılımı, elle dosyalama ve belge alımına olan bağımlılığınızı azaltan sağlam bir çözümdür. Belgenin yaşam döngüsünü mekanize eder ve her türlü insan hatasını ortadan kaldırır ve genel belgeleme sürecini geliştirir.

MasterControl'ü kullanarak, dokümanları takip, programlama, eskalasyon ve gözden geçirme için otomatik olarak yönlendirmek mümkündür. Şirketinizin değişiklik kontrol sistemi ile entegre edilebilir, size tüm belgenin bir boru hattını sunar ve sistemler arası çakışmaları önler. Ayrıca, izleme ve markalama amacıyla belge kopyalarını ve damgalarını filigranlar. Yapılandırılmamış ve yapılandırılmış içerik, incelemeler ve denetimler sırasında harika olan tek bir yerde bulunur.

13. Aynı sayfa:

Bu, ödüller de kazanmış, yüksek performanslı bir proje işbirliği yazılımıdır. Bulutta barındırılan bir platformda size iletişim çözümleri, işbirliği araçları ve belge yönetimi verimliliği gibi sayısız özellik sunar. Video konferans, dosya paylaşımı, görev yönetimi, ekip sohbeti, gerçek zamanlı belge işbirliği ve diğerleri gibi zengin yetenekleri nedeniyle üretkenliği artırır.

İdeal bir yazılımdır ve her büyüklükteki ekip için mükemmel bir uyum sağlar. Bu kapsamlı çözüm, konuşmalar, görev listeleri, anlık iletiler ve dosyalar, tartışma konuları, zamanlama ve toplantı gündemleri gibi işlevler sunar. Kuruluşlar ve şirketler için mükemmeldir ve çeşitli ortaklar, satıcılar, danışmanlar, çalışanlar, müşteri ekipleri arasında uygulanabilir ve bir işbirliği platformunun faydasını geliştirmenize olanak tanıyan görüntüleri, dosyaları, konuşmaları, haritaları ve videoları derlemenize olanak tanır. .

14. Mantıksal Belge:

Bu web tabanlı DMS, tüm elektronik belgelerinizin yaşam döngüsünü yönetir. Uygulamayı daha fazla kullanım için yerel bir sürücüye veya bir hizmet olarak kullanılmak üzere bulutta yüklemenize olanak tanır.

Oldukça basit olan ve anahtar kelime, yaratıcının adı ve diğer yönler için dosya aramasına izin veren alma ve arama işlemi ile birlikte gelir. Bu, aramaları, dijital imzayı ve birden çok çalışma alanını kaydetmeye olanak tanıyan tam özellikli sürümlerle entegre edilmiş çok dilli bir araçtır.

Ayrıca, gelen kutularından ve zip arşivlerinden dosyaları içe aktarabilir ve gruplar, kullanıcılar, dosya sınırları ve menüler üzerinde güvenlik politikaları oluşturabilirsiniz.

15. Synology Sürücüsü:

Dosya oluşturmanıza ve paylaşmanıza izin veren bulut tabanlı bir platform arıyorsanız Synology Drive mükemmel bir çözümdür. Ofis ve ev kullanımı için idealdir ve veriler üzerinde tam sahipliğe ve Synology NAS sunucusunu seçme özgürlüğüne sahip olmanızı sağlar. Bu, yanlışlıkla silinmeleri durumunda dosyalarınız için her zaman bir yedeğinizin olmasını sağlar.

Ayrıca, belgede yapılan değişiklikleri geri almanıza ve önceki sürümü yeniden kazanmanıza olanak tanıyan bir geri yükleme özelliği ile birlikte gelir. Intelli-sürüm oluşturma algoritması, bir dosyadaki büyük değişiklikleri tam olarak algılar.

16. Şablon:

Bu belge oluşturma aracı, iş belgeleriyle ilgili şablonları paylaşmanın yanı sıra işlemek ve dinamik olarak güncellemek için akıllı bir yol sunar. Bunu kullanarak, bir cihaz üzerinde herhangi bir yerden marka varlıklarını paylaşabilir, belgeler ve sunumlar oluşturabilir, e-postalar, mektuplar, sözleşmeler, sunumlar arasında standart bir profesyonel görünüm sağlayabilir ve hatta ofis uygulamalarıyla entegre edebilirsiniz.

Templafy, kullanıcıların belge şablonlarını merkezileştirmelerine ve içeriği kullanımı kolay tek bir platformda güncellemelerine olanak tanır. Herhangi bir dijital varlık yönetimi yazılımına bağlanabilir, bu da şirket genelinde ve çok sayıda cihaz, tarayıcı, uygulama ve işletim sistemi genelinde bir belge şablonu stratejisinin uygulanmasını kolaylaştırır.

En iyisi Templafy'yi işinizin ihtiyacına göre ölçeklendirebilir ve çok sayıda departman tarafından belgelerle uğraşırken yaşanan sıkıntıları giderebilirsiniz. Pazarlama ve satış, hukuk, BT, yönetim, İK ve diğer departmanlarınızın şirketin en güncel içeriğiyle tutarlı belgeler oluşturmasını sağlar. Çevrimiçi depolama belgeleri, CRM ve diğer özelliklerle entegre olarak uygun fiyatlı normlarda kullanıma hazırdır.

Sarmak:

Belge yönetim yazılımı, her modern işletmenin ihtiyacıdır. Günlük belge işleme sürecinizle ilgili tüm güçlükleri ve karmaşayı ortadan kaldırmak istiyorsanız, DMS ideal bir çözümdür. Bu yüzden yukarıdaki listeden tercih ettiğiniz belge yönetim yazılımını seçin ve işinize kullanım kolaylığı getirin.