Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami, którego potrzebuje każde MMŚP

Czy Twoja organizacja codziennie produkuje dokumenty w formie papierowej? Zdecydowanie bardzo powszechne są organizacje produkujące dokumenty masowe. Tak więc każda organizacja potrzebuje oprogramowania do zarządzania dokumentami cyfrowymi.

Dzięki takim rozwiązaniom dostępnym dla nowoczesnych firm możliwe jest prowadzenie internetowego repozytorium dokumentów, co ułatwia udostępnianie, pobieranie i wyszukiwanie plików w razie potrzeby. Co więcej, takie narzędzia pomagają efektywnie organizować pliki i prowadzą do lepszego udostępniania dokumentów, płynnego tłumaczenia przepływów pracy, lepszej produktywności i wyższej wydajności.

Jestem pewien, że jesteś teraz przekonany, dlaczego oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy.

Oto lista najlepszych programów do zarządzania dokumentami, które zapewniają wyjątkowe wyniki i najlepiej spełniają Twoje wymagania.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami:

1. PandaDoc:

Pierwszym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami na naszej liście jest PandaDoc, wiodące narzędzie umożliwiające użytkownikom tworzenie, udostępnianie i dostarczanie dokumentów online. Pozwala na prawnie wiążące podpisy elektroniczne i obsługuje wiele formatów dokumentów, takich jak dokumenty, pliki PDF i inne formaty cyfrowe, zapewniając szybkie procesy i transakcje bez użycia papieru.

To oprogramowanie działa wydajnie z umowami, ofertami, zabezpieczeniami sprzedaży i umowami. Najlepiej nadaje się do różnych działów organizacji, w tym sprzedaży, prawa, finansów, operacji, marketingu i HR. Idealnie nadaje się do tworzenia, udostępniania i dostarczania zbiorczych dokumentów za jednym razem.

2. Pudełko:

Kolejnym imponującym i wydajnym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami na naszej liście jest Box, który jest platformą w chmurze zaprojektowaną do zarządzania treścią. Umożliwia śledzenie, wysyłanie, poprawianie, przechowywanie i udostępnianie plików z jednego okna. To narzędzie obsługuje wersjonowanie i automatyzuje przepływ dokumentów w celu zwiększenia produktywności.

Za pomocą Boxa możliwe jest monitorowanie plików w czasie rzeczywistym oraz sprawdzanie osoby uzyskującej dostęp i dokonującej zmian. Daje pełną kontrolę nad dokumentami i zabezpiecza je przed nieuregulowanym i nieuprawnionym użyciem. Możliwe jest ustalenie zasad usuwania i archiwizacji plików. Za pomocą tego narzędzia możesz zapisać do 100 wersji jednego pliku, który pomaga we współpracy i edycji.

3. Formularze Zoho:

Kolejnym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami na naszej liście jest Zoho Forms, który jest wydajnym narzędziem do tworzenia online zaspokajającym potrzeby firm każdej wielkości i skali. Za pomocą tego narzędzia można tworzyć różne formularze online i zarządzać nimi za pomocą różnych, dostosowywanych motywów i typów pól. Możesz wybrać gotowe szablony lub samodzielnie przygotować niepowtarzalne.

Oprócz narzędzia do projektowania formularzy zawiera zautomatyzowane pole do kalkulacji oraz spersonalizowane formularze płatności. Ponadto obsługuje formularze wielostronicowe oraz zmienia kolejność i dodawanie stron w formularzach zgodnie z wymaganiami. Z innych funkcji możesz korzystać z naszych kodów QR, kampanii e-mailowych, dodawać linki do udostępniania formularzy na platformach społecznościowych i wprowadzać formularze na swojej stronie.

4. Na świeżym powietrzu:

To rozwiązanie do zarządzania dokumentami umożliwia łatwe zarządzanie dokumentami lokalnie, w chmurze i na obu platformach. Można go zintegrować z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność i uzyskać pracę międzyplatformową. Pozwala nam dzwonić i dzwonić bez marnowania czasu na wyszukiwanie plików na dyskach, USB i folderach.

Zawiera inteligentne filtry wyszukiwania i sugestie, które pozwalają szybko zlokalizować żądaną zawartość. Możesz łatwo przejść z urządzenia mobilnego na komputer stacjonarny lub odwrotnie, bez zakłócania przepływu pracy. Nie tylko zabezpiecza ważne informacje biznesowe, takie jak baza danych klientów, materiały marketingowe, zapisy księgowe i dokumenty prawne, ale także umożliwia przenoszenie plików w ramach przepływów pracy napędzanych przez Metadata Alfresco dodaje.

5. Wskaż punkt:

Dla organizacji poszukujących innowacyjnego rozwiązania PinPoint to doskonały wybór spełniający wymagania małych, dużych i średnich firm. Sprawnie zarządza i porządkuje dokumenty w jednym systemie. PinPoint oferuje szeroką gamę niezawodnych funkcji, które pozwalają użytkownikom bezpiecznie przechowywać dokumenty, ustanawiać przepływy pracy i komunikować się z jednej platformy.

Jest to idealne rozwiązanie dla różnych branż, takich jak spółdzielcze kasy oszczędnościowe, handel detaliczny, produkcja, edukacja, opieka zdrowotna, prawo, bankowość, motoryzacja, zarządzanie nieruchomościami i inne. Oferuje bogate funkcje, takie jak organizowanie dokumentów, bezpieczeństwo dokumentów, zgodność i odzyskiwanie plików. Od tworzenia elektronicznych folderów po przegródki, szafki i dokumenty, wszystko można stworzyć za pomocą tego jednego narzędzia.

6. Bitrix24:

Innym solidnym i konfigurowalnym systemem DMS jest kod typu open source, który można dostosować zgodnie z wymaganiami. Pokonuje konkurentów dzięki świetnej strukturze cenowej, ponieważ możesz spróbować skorzystać z bezpłatnego planu na maksymalnie 5 GB przestrzeni dyskowej w chmurze. Za pomocą tego narzędzia można zaprojektować trzy rodzaje dysków — firmowy, prywatny i grupowy , zapewniając selektywny dostęp do dokumentów.

Oprócz modułu Activity Stream, umożliwia edycję i komentowanie w czasie rzeczywistym. Dziennik zmian zapisuje historię wersji każdego dokumentu wraz z czasem utworzenia i nazwą twórcy. Możliwe jest również zablokowanie dokumentów, które zostały udostępnione, aby je zabezpieczyć. Jest to poręczne oprogramowanie idealne do użycia nawet wtedy, gdy wielu użytkowników edytuje dokument.

7. PDFElement Pro:

Next to inteligentny, szybki i ekonomiczny edytor PDF, który oferuje pełną kontrolę i łatwość obsługi nad dokumentami PDF. Zawiera liczne modyfikacje i opcje dostosowywania oraz inteligentną technologię, która pozwala wprowadzać pożądane zmiany bez wpływu na styl formatowania dokumentu. Posiada prostą nawigację i intuicyjny interfejs oparty na zoptymalizowanych projektach UX.

Jest to doskonałe rozwiązanie dla średnich, małych i dużych przedsiębiorstw, ponieważ oferuje bogate możliwości oprogramowania do redefiniowania przepływów pracy. Możesz konwertować i tworzyć pliki PDF w preferowanych formatach plików, wypełniać formularze i podpisywać umowy. OCR i edytor tekstu to inne unikalne funkcje, które obsługują takie elementy, jak unikalne czcionki i style, inteligentne rozpoznawanie akapitów i inne.

8. Czat:

Jest to potężne i świetnie działające rozwiązanie DMS oparte na chmurze, które przewyższa inne pod względem oferowanego przez nie zaawansowanego bezpieczeństwa dla wszystkich dokumentów. Umożliwia bezpieczne udostępnianie poufnych dokumentów współpracownikom i klientom bez narażania bezpieczeństwa informacji.

Korzystając z Huddle, jednym kliknięciem można bardzo łatwo udostępniać pliki do 10 GB. Jest wyposażony we wbudowany system zatwierdzania wszystkich plików podczas śledzenia osi czasu. Możesz również skorzystać z jego wersji mobilnej, która pozwala na obsługę dokumentów w dowolnym czasie i miejscu. Funkcja logowania jednokrotnego i uwierzytelniania wieloskładnikowego chroni Twoje dokumenty przed wszelkimi atakami. Dzięki intuicyjnemu pulpitowi nawigacyjnemu bardzo łatwo zlokalizować zadania, pliki i osoby w ciągu zaledwie kilku minut.

9. Szafka e-plików:

Jeśli szukasz skalowalnego i bezpiecznego oprogramowania do zarządzania dokumentami, eFileCabinet to doskonały wybór. Zapewniając bogate możliwości korporacyjne w przystępnych normach, jest to kompleksowe rozwiązanie obejmujące szereg modułów dostarczania i umożliwiające szybkie i łatwe przesyłanie. W ten sposób usprawnia migrację danych.

To narzędzie oferuje konfigurowalną automatyzację przepływu pracy, zaawansowane wyszukiwanie w celu uzyskania dostępu do dokumentów i wyjątkową integrację skrzynek, dzięki czemu możesz działać, gwarantując, że Twoje dane są zawsze zgodne i bezpieczne. Dobrą rzeczą jest to, że nawet większe firmy mogą skorzystać z tego narzędzia, ponieważ ma wiele funkcji. Dzieje się tak, ponieważ możesz nie tylko przechowywać i udostępniać dane, ale także wykorzystywać, wchodzić w interakcje i wykonywać informacje.

eFileCabinet zawiera niestandardowe szablony, wbudowane przepływy pracy, inteligentną inteligencję skanowania, natywną ochronę ważnych dokumentów i plików. Możesz również zintegrować go z platformami sprzedażowymi, księgowymi, narzędziami biurowymi, podpisami elektronicznymi i innymi w przystępnych planach abonamentowych.

10. Karta laserowa:

To oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest wyposażone w wiele funkcji i usprawnia proces obiegu dokumentów. Eliminuje ręczne wysiłki i zmniejsza liczbę błędów, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo modułów, a algorytmy wersjonowania chronią historię i autentyczność dokumentu.

Korzystając z funkcji wyszukiwania, możesz łatwo zlokalizować dokumenty za pomocą nazwy użytkownika lub pojedynczego słowa kluczowego. Możesz także ustanowić niestandardowe filtry w celu usprawnienia wyszukiwania i usunięcia duplikatów i nadmiarowości w dokumentach, łącząc przestrzeń do przechowywania danych. Umożliwia łączenie treści z dokumentem, na przykład adnotacji, karteczek samoprzylepnych i wiadomości e-mail. Co więcej, oferuje dodatkowe możliwości przechowywania i przetwarzania przy zachowaniu opłacalnych norm wraz ze wzrostem ilości dokumentów.

11. Zaległości:

Jest to system zarządzania kodem i projektami, który pomaga firmom śledzić ich projekty, w tym planowanie, dystrybucję i realizację zadań. Oferuje narzędzia do współpracy w potężnym, ale prostym interfejsie. Użytkownicy mogą czerpać korzyści z funkcji udostępniania plików, aby zachować wszystkie pliki projektu we wspólnym i pojedynczym miejscu pracy.

Backlog zawiera rozbudowane funkcje załączników i komentarzy, które umożliwiają zespołowi współpracę i szybsze wykonywanie wielu zadań. Możliwe jest również dodawanie plików w sekcji komentarzy i przesyłanie plików do scentralizowanych folderów. Co więcej, oferuje zespołowi jedno źródło, projektując niestandardowe pola lub strony, do których każdy może edytować i uzyskiwać do nich dostęp.

12. Kontrola główna:

Jak sama nazwa wskazuje, to oprogramowanie do zarządzania dokumentami jest solidnym rozwiązaniem, które zmniejsza Twoją zależność od ręcznego archiwizowania i wyszukiwania dokumentów. Mechanizuje cykl życia dokumentu i eliminuje wszelkiego rodzaju błędy ludzkie oraz usprawnia cały proces dokumentacji.

Korzystając z MasterControl, można automatycznie kierować dokumenty w celu śledzenia, planowania, eskalacji i przeglądu. Może być zintegrowany z systemem kontroli zmian Twojej firmy, oferując Ci potok całego dokumentu i zapobiegając konfliktom między systemami. Ponadto znakuje kopie dokumentów i pieczątki do celów śledzenia i brandingu. Nieustrukturyzowane i ustrukturyzowane treści znajdują się w jednym miejscu, co świetnie sprawdza się podczas inspekcji i audytów.

13. Ta sama strona:

Jest to wydajne oprogramowanie do współpracy przy projektach, które również zdobyło nagrody. Oferuje liczne funkcje, takie jak rozwiązania komunikacyjne, narzędzia do współpracy i wydajne zarządzanie dokumentami na platformie hostowanej w chmurze. Zwiększa produktywność dzięki swoim bogatym możliwościom, takim jak wideokonferencje, udostępnianie plików, zarządzanie zadaniami, czat zespołowy, współpraca przy dokumentach w czasie rzeczywistym i inne.

Jest to idealne oprogramowanie i doskonale pasuje do zespołów każdej wielkości. To kompleksowe rozwiązanie oferuje funkcje, takie jak konwersacje, listy zadań, wiadomości błyskawiczne i pliki, tematy dyskusji, planowanie i plany spotkań. Jest idealny dla organizacji i firm i może być wdrażany w różnych zespołach partnerów, dostawców, konsultantów, pracowników, klientów i umożliwia kompilowanie obrazów, plików, rozmów, map i filmów, co pozwala zwiększyć korzyści z platformy współpracy .

14. Dokumentacja logiczna:

Ten internetowy system DMS zarządza cyklem życia całych dokumentów elektronicznych. Pozwala zainstalować aplikację na dysku lokalnym do dalszego użytku lub w chmurze do wykorzystania jako usługa.

Jest wyposażony w proces pobierania i wyszukiwania, który jest dość prosty i umożliwia wyszukiwanie plików według słowa kluczowego, nazwy twórcy i innych aspektów. Jest to wielojęzyczne narzędzie zintegrowane z w pełni funkcjonalnymi edycjami, umożliwiające zapisywanie wyszukiwań, podpis cyfrowy i wiele obszarów roboczych.

Co więcej, możesz importować pliki ze skrzynek odbiorczych i archiwów zip oraz tworzyć polityki bezpieczeństwa dla grup, użytkowników, granic plików i menu.

15. Dysk Synology:

Jeśli szukasz platformy opartej na chmurze, która umożliwia tworzenie i udostępnianie plików, Synology Drive to doskonałe rozwiązanie. Jest idealny do użytku biurowego i domowego, zapewniając pełną własność danych i swobodę wyboru serwera Synology NAS. Gwarantuje to, że zawsze masz kopię zapasową plików na wypadek ich przypadkowego usunięcia.

Co więcej, jest wyposażony w funkcję przywracania, która pozwala cofnąć zmiany wprowadzone w dokumencie i odzyskać poprzednią wersję. Jego algorytm wersjonowania Intelli precyzyjnie wykrywa główne zmiany w pliku.

16. Szablony:

To narzędzie do tworzenia dokumentów oferuje inteligentny sposób obsługi i dynamicznej aktualizacji oraz udostępniania szablonów związanych z dokumentami biznesowymi. Korzystając z niego, możesz także udostępniać zasoby marki z dowolnego miejsca na urządzeniu oraz tworzyć dokumenty i prezentacje, zachować standardowy profesjonalny wygląd wiadomości e-mail, listów, umów, prezentacji, a nawet integrować z aplikacjami biurowymi.

Templafy pozwala użytkownikom centralnie zarządzać szablonami dokumentów i aktualizować treści na jednej, łatwej w obsłudze platformie. Można go połączyć z dowolnym oprogramowaniem do zarządzania zasobami cyfrowymi, co ułatwia wdrażanie strategii szablonów dokumentów w całej firmie i na wielu urządzeniach, przeglądarkach, aplikacjach i systemach operacyjnych.

Najlepsze jest to, że możesz skalować Templafy zgodnie z wymaganiami Twojej firmy i rozwiązywać problemy, których doświadczają liczne działy podczas obsługi dokumentów. Dzięki temu działy marketingu i sprzedaży, prawny, IT, administracyjny, HR i inne mogą tworzyć dokumenty zgodne z najbardziej aktualną treścią firmy. Zintegrowany z dokumentami do przechowywania online, CRM i innymi funkcjami jest dostępny do użytku w przystępnych normach.

Zakończyć:

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami to potrzeba każdego nowoczesnego biznesu. Jeśli chcesz wyeliminować wszelkie kłopoty i zamieszanie związane z codziennym procesem obsługi dokumentów, DMS jest idealnym rozwiązaniem. Wybierz więc preferowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami z powyższej listy i zapewnij swojej firmie łatwość użytkowania.