Il miglior software di gestione dei documenti Ogni esigenza di MSME

La tua organizzazione produce documenti cartacei su base giornaliera? Sicuramente, le organizzazioni che producono documenti in blocco sono molto comuni. Quindi, ogni organizzazione richiede un software di gestione dei documenti digitali.

Con tali soluzioni disponibili per le aziende moderne, è possibile mantenere un repository online dei documenti, che semplifica la condivisione, il recupero e la ricerca di file come e quando richiesto. Inoltre, tali strumenti aiutano a organizzare in modo efficiente i file e portano a una migliore condivisione dei documenti, traduzioni fluide del flusso di lavoro, una migliore produttività e una maggiore efficienza.

Sono sicuro che ora sei convinto del motivo per cui il software di gestione dei documenti è la soluzione ideale per la tua azienda.

Quindi, qui elenchiamo alcuni dei migliori software di gestione dei documenti che hanno dimostrato di fornire risultati eccezionali e possono soddisfare al meglio le tue esigenze.

Miglior software di gestione dei documenti:

1. PandaDoc:

Il primo software di gestione dei documenti della nostra lista è PandaDoc, che è uno strumento leader che consente ai suoi utenti di creare, condividere e consegnare documenti online. Consente firme elettroniche legalmente vincolanti e supporta numerosi formati di documenti come documenti, PDF e altri formati digitali per processi e transazioni rapide senza carta.

Questo software funziona in modo efficiente con contratti, preventivi, garanzie di vendita e accordi. È la soluzione migliore per le varie divisioni di un'organizzazione, tra cui vendite, legale, finanza, operazioni, marketing e risorse umane. È perfetto per creare, condividere e consegnare documenti in blocco in una volta sola.

2. Scatola:

Il prossimo software di gestione dei documenti impressionante e ad alte prestazioni nel nostro elenco è Box, che è una piattaforma basata su cloud progettata per la gestione dei contenuti. Ti consente di monitorare, inviare, rivedere, conservare e condividere file da un'unica finestra. Questo strumento supporta il controllo delle versioni e automatizza il flusso di lavoro dei documenti per aumentare la produttività.

Utilizzando Box è possibile monitorare i file in tempo reale e verificare chi accede e apporta modifiche. Dà il controllo completo sui documenti e li salvaguarda da usi non regolamentati e manomissioni. È possibile stabilire regole per la cancellazione e l'archiviazione dei file. Con questo strumento, puoi salvare fino a 100 versioni di un file che aiuta con la collaborazione e la modifica.

3. Moduli Zoho:

Il prossimo software di gestione dei documenti nella nostra lista è Zoho Forms, un efficiente costruttore online che soddisfa le esigenze di aziende di ogni dimensione e scala. Utilizzando questo strumento, è possibile creare e gestire diversi moduli online utilizzando temi e tipi di campo personalizzabili distinti. Puoi scegliere modelli già progettati o prepararne di unici da solo.

Oltre a uno strumento di progettazione dei moduli, viene fornito con un campo automatizzato per il calcolo e moduli di pagamento personalizzati. Inoltre, supporta moduli multipagina e riorganizza e aggiunge pagine nei moduli come richiesto. Le altre funzionalità puoi utilizzare i nostri codici QR, campagne e-mail, aggiungere collegamenti per condividere moduli su piattaforme social e introdurre moduli sul tuo sito.

4. All'aperto:

Questa soluzione di gestione dei documenti ti consente di gestire facilmente i documenti in sede, nel cloud e su entrambe le piattaforme. Può essere integrato con altri strumenti di produttività e ottenere un lavoro multipiattaforma. Ci consente di chiamare e chiamare senza perdere tempo a cercare file in unità, USB e cartelle.

Viene fornito con filtri di ricerca intelligenti e suggerimenti per consentirti di individuare rapidamente il contenuto desiderato. Puoi passare facilmente dal dispositivo mobile al desktop o viceversa senza disturbare il flusso di lavoro. Non solo protegge le tue informazioni aziendali vitali come un database dei clienti, materiali di marketing, registri contabili e documenti legali, ma consente anche lo spostamento di file all'interno dei flussi di lavoro guidati dai metadati aggiunti da Alfresco.

5. Pinpoint:

Per le organizzazioni che cercano una soluzione innovativa, PinPoint è una scelta eccellente per soddisfare le esigenze di piccole, grandi e medie imprese. Gestisce e organizza in modo efficiente i documenti in un unico sistema. PinPoint è dotato di un'ampia gamma di solide funzionalità che consentono agli utenti di archiviare documenti in sicurezza, stabilire flussi di lavoro e comunicare da un'unica piattaforma.

È una soluzione ideale per vari settori come un'unione di credito, vendita al dettaglio, produzione, istruzione, assistenza sanitaria, legale, bancaria, automobilistica, gestione immobiliare e altro ancora. Offre funzionalità avanzate come l'organizzazione dei documenti, la sicurezza dei documenti, la conformità e il recupero dei file. Dalla creazione di cartelle elettroniche a divisori, armadi e documenti, tutto può essere creato utilizzando questo unico strumento.

6. Bitrix24:

Un altro DMS robusto e personalizzabile è un codice open source che puoi personalizzare secondo i requisiti. Batte i concorrenti per la sua ottima struttura dei prezzi in quanto puoi provare a utilizzare il suo piano gratuito per un massimo di 5 GB di spazio di archiviazione cloud. Con l'aiuto di questo strumento, puoi progettare tre tipi di unità: Azienda, Privato e Gruppo, assicurandoti che i tuoi documenti siano accessibili in modo selettivo.

Oltre al modulo Activity Stream, consente di apportare modifiche e commenti in tempo reale. Il changelog salva la cronologia delle versioni di ogni documento con l'ora di creazione e il nome del creatore. È anche possibile bloccare i documenti che sono stati condivisi per tenerli al sicuro. Questo è un software pratico perfetto da usare anche quando più utenti stanno modificando un documento.

7. Elemento PDF Pro:

Next è un editor PDF intelligente, veloce ed economico che offre il controllo completo e la facilità d'uso sui documenti PDF. Viene fornito con numerose modifiche e opzioni di personalizzazione e una tecnologia intelligente, che consente di apportare le modifiche desiderate senza influire sullo stile della formattazione di un documento. Viene fornito con una navigazione semplice e un'interfaccia intuitiva basata su design UX ottimizzati.

È un'ottima soluzione per le medie, piccole e grandi imprese in quanto include funzionalità software avanzate per ridefinire i flussi di lavoro. Puoi convertire e creare PDF nei tuoi formati di file preferiti, compilare moduli e firmare contratti. L'OCR e l'editor di testo sono altre caratteristiche uniche che supportano elementi come caratteri e stili unici, riconoscimento intelligente dei paragrafi e altro ancora.

8. Stringersi:

Questa è una soluzione DMS basata su cloud potente e dalle ottime prestazioni che supera le altre per la sicurezza di fascia alta offerta da essa per tutti i documenti. Ti consente di condividere in sicurezza documenti sensibili con colleghi e clienti senza compromettere la sicurezza delle tue informazioni.

Utilizzando Huddle, è molto facile condividere file fino a 10 GB con un clic. Viene fornito con un sistema di approvazione integrato per tutti i file mentre tiene traccia delle tue scadenze. Puoi anche utilizzare la sua versione mobile, che ti consente di gestire i documenti sempre e ovunque. La funzione di autenticazione Single Sign-On e Multi-Factor protegge i tuoi documenti da qualsiasi attacco. Con la sua dashboard intuitiva, è molto facile individuare attività, file e persone in pochi minuti.

9. eFileCabinet:

Se stai cercando un software di gestione dei documenti scalabile e sicuro, eFileCabinet è una scelta eccellente. Fornendo funzionalità aziendali avanzate a norme convenienti, è una soluzione unica che copre una gamma di moduli di consegna e consente un caricamento facile e veloce. In questo modo, semplifica la migrazione dei dati.

Questo strumento offre automazione del flusso di lavoro personalizzabile, ricerca avanzata per accedere ai documenti e un'eccezionale integrazione con i box per farti funzionare garantendo che i tuoi dati siano sempre conformi e al sicuro. La cosa buona è che anche le aziende più grandi possono trarre vantaggio da questo strumento poiché è dotato di numerose funzionalità. È perché non solo puoi archiviare e condividere dati, ma puoi anche sfruttare, interagire ed eseguire informazioni.

eFileCabinet viene fornito con modelli personalizzati, flussi di lavoro integrati, intelligenza di scansione intelligente, copertura di sicurezza nativa di documenti e file vitali. Puoi anche integrarlo con vendite, piattaforme di contabilità, strumenti per ufficio, firme elettroniche e altro a piani di abbonamento convenienti.

10. Scheda laser:

Questo software di gestione dei documenti è ricco di numerose funzionalità e semplifica il processo del flusso di lavoro dei documenti. Elimina gli sforzi manuali e riduce gli errori mantenendo i moduli protetti e gli algoritmi di controllo delle versioni salvaguardano la cronologia e l'autenticità del documento.

Usando la sua funzione di ricerca puoi facilmente individuare i documenti con un nome utente o una singola parola chiave. Inoltre, puoi stabilire filtri personalizzati per una ricerca avanzata e rimuovere la duplicazione e la ridondanza nei documenti collegando lo spazio di archiviazione dei dati. Ti consente di collegare il contenuto a un documento, come annotazioni, note adesive ed e-mail. Inoltre, offre capacità di archiviazione ed elaborazione aggiuntive a norme convenienti all'aumentare del volume dei documenti.

11. arretrato:

Questo è un codice e un sistema di gestione dei progetti che supporta le aziende per tenere traccia dei loro progetti, inclusa la pianificazione, la distribuzione e il completamento delle attività. Ti offre strumenti collaborativi in ​​un'interfaccia potente ma semplice. Gli utenti possono trarre vantaggio dalla sua funzione di condivisione file per mantenere tutti i file di progetto in un unico ambiente di lavoro collaborativo.

Backlog viene fornito con un ricco allegato di file e funzionalità di commenti che consentono al tuo team di lavorare insieme e completare più attività più velocemente. È inoltre possibile aggiungere file nella sezione commenti e caricare file in cartelle centralizzate. Inoltre, offre un team con un'unica fonte progettando campi o pagine personalizzati, a cui tutti possono modificare e accedere.

12. Controllo principale:

Come suggerisce il nome, questo software di gestione dei documenti è una soluzione robusta, che riduce la dipendenza dall'archiviazione e dal recupero manuale dei documenti. Meccanizza il ciclo di vita del documento ed elimina ogni tipo di errore umano e migliora il processo complessivo di documentazione.

Utilizzando MasterControl è possibile indirizzare automaticamente i documenti per il follow-up, la pianificazione, l'escalation e la revisione. Può essere integrato con il sistema di controllo delle modifiche della tua azienda offrendoti una pipeline dell'intero documento e prevenendo conflitti tra i sistemi. Inoltre, filigrana copie e timbri dei documenti per scopi di tracciabilità e branding. Il contenuto non strutturato e strutturato riposa in un unico posto, il che è ottimo durante le ispezioni e gli audit.

13. Stessa pagina:

Questo è un software di collaborazione di progetto ad alte prestazioni che ha anche guadagnato premi. Ti offre numerose funzionalità come soluzioni di comunicazione, strumenti di collaborazione ed efficienza di gestione dei documenti in una piattaforma ospitata nel cloud. Migliora la produttività grazie alle sue funzionalità avanzate come videoconferenza, condivisione di file, gestione delle attività, chat di gruppo, collaborazione sui documenti in tempo reale e altro.

È un software ideale e si adatta perfettamente a squadre di tutte le dimensioni. Questa soluzione completa offre funzionalità come conversazioni, elenchi di attività, messaggi istantanei e file, argomenti di discussione, pianificazione e agenda delle riunioni. È perfetto per organizzazioni e aziende e può essere implementato in vari team di partner, fornitori, consulenti, dipendenti, clienti e consente di compilare immagini, file, conversazioni, mappe e video consentendo di aumentare i vantaggi di una piattaforma di collaborazione .

14. LogicalDoc:

Questo DMS basato sul Web gestisce il ciclo di vita di tutti i tuoi documenti elettronici. Ti consente di installare l'applicazione su un'unità locale per un ulteriore utilizzo o nel cloud da utilizzare come servizio.

Viene fornito con un processo di recupero e ricerca, che è abbastanza semplice e consente di cercare i file per la parola chiave, il nome del creatore e altri aspetti. Si tratta di uno strumento multilingue integrato con edizioni complete che consente di salvare ricerche, firme digitali e spazi di lavoro multipli.

Inoltre, puoi importare file da caselle di posta e archivi zip e creare criteri di sicurezza su gruppi, utenti, bordi di file e menu.

15. Unità Synology:

Se stai cercando una piattaforma basata su cloud che ti permetta di creare e condividere file, Synology Drive è un'ottima soluzione. È ideale per l'ufficio e per la casa, consentendoti di avere la completa proprietà sui dati e la libertà di selezionare il server Synology NAS. Ciò ti assicura di avere sempre un backup per i tuoi file nel caso in cui vengano eliminati per errore.

Inoltre, viene fornito con una funzione di ripristino che ti consente di annullare le modifiche apportate al documento e di recuperare la versione precedente. Il suo algoritmo di controllo delle versioni rileva con precisione le modifiche principali in un file.

16. Templafy:

Questo strumento per la creazione di documenti offre un modo intelligente per gestire e aggiornare dinamicamente, nonché condividere modelli relativi ai documenti aziendali. Usandolo, puoi anche condividere le risorse del marchio da qualsiasi luogo su un dispositivo e creare documenti e presentazioni, mantenere un aspetto professionale standard su e-mail, lettere, contratti, presentazioni e persino integrarti con le app per ufficio.

Templafy consente agli utenti di amministrare, centralizzare i modelli di documenti e aggiornare i contenuti su un'unica piattaforma facile da usare. Può essere collegato a qualsiasi software di gestione delle risorse digitali, rendendo conveniente implementare una strategia di modelli di documenti in tutta l'azienda e su numerosi dispositivi, browser, app e sistemi operativi.

La cosa migliore è che puoi ridimensionare Templafy in base alle esigenze della tua attività e affrontare i punti critici riscontrati da numerosi dipartimenti durante la gestione dei documenti. Assicura che i reparti marketing e vendite, legale, IT, amministrazione, risorse umane e altri reparti possano creare documenti coerenti con i contenuti più aggiornati dell'azienda. Integrato con documenti di archiviazione online, CRM e altre funzionalità è disponibile per l'uso a norme convenienti.

Incartare:

Il software di gestione dei documenti è un'esigenza di ogni azienda moderna. Se desideri eliminare tutti i problemi e le complicazioni associati al processo quotidiano di gestione dei documenti, un DMS è la soluzione ideale. Quindi, scegli il tuo software di gestione dei documenti preferito dall'elenco sopra menzionato e porta facilità d'uso alla tua azienda.