Лучшее программное обеспечение для управления документами, которое необходимо каждому ММСП

Ваша организация ежедневно производит бумажные документы? Определенно, организации, производящие объемные документы, очень распространены. Таким образом, каждой организации требуется программное обеспечение для управления цифровыми документами.

Благодаря таким решениям, доступным для современного бизнеса, можно поддерживать онлайн-репозиторий ваших документов, что упрощает совместное использование, извлечение и поиск файлов по мере необходимости. Более того, такие инструменты помогают эффективно организовывать файлы и улучшают общий доступ к документам, упрощают переводы рабочих процессов, повышают производительность и эффективность.

Я уверен, что теперь вы убедились, почему программное обеспечение для управления документами является идеальным решением для вашего бизнеса.

Итак, здесь мы перечисляем некоторые из лучших программ для управления документами, которые, как доказано, обеспечивают исключительные результаты и могут наилучшим образом соответствовать вашим требованиям.

Лучшее программное обеспечение для управления документами:

1. ПандаДок:

Первым программным обеспечением для управления документами в нашем списке является PandaDoc, ведущий инструмент, позволяющий пользователям создавать, обмениваться и доставлять документы в Интернете. Он позволяет юридически обязывающие электронные подписи и поддерживает множество форматов документов, таких как Docs, PDF и другие цифровые форматы, для быстрых безбумажных процессов и транзакций.

Это программное обеспечение эффективно работает с контрактами, котировками, обеспечением продаж и соглашениями. Он лучше всего подходит для различных подразделений организации, включая отделы продаж, права, финансов, операций, маркетинга и управления персоналом. Он идеально подходит для создания, обмена и доставки больших объемов документов за один раз.

2. Коробка:

Следующим впечатляющим и высокопроизводительным программным обеспечением для управления документами в нашем списке является Box — облачная платформа, предназначенная для управления контентом. Он позволяет отслеживать, отправлять, редактировать, сохранять и обмениваться файлами из одного окна. Этот инструмент поддерживает управление версиями и автоматизирует рабочий процесс документов для повышения производительности.

С помощью Box можно отслеживать файлы в режиме реального времени и проверять, кто получает доступ и вносит изменения. Это дает полный контроль над документами и защищает их от нерегулируемого использования и подделки. Можно установить правила удаления и архивирования файлов. С помощью этого инструмента вы можете сохранить до 100 версий одного файла, что упрощает совместную работу и редактирование.

3. Формы Зохо:

Следующим программным обеспечением для управления документами в нашем списке является Zoho Forms, эффективный онлайн-конструктор, удовлетворяющий потребности предприятий любого размера и масштаба. Используя этот инструмент, можно создавать и управлять различными онлайн-формами, используя различные настраиваемые темы и типы полей. Вы можете выбрать уже готовые шаблоны или подготовить уникальные самостоятельно.

В дополнение к инструменту для создания форм, он поставляется с автоматизированным полем для расчета и персонализированными платежными формами. Кроме того, он поддерживает многостраничные формы, а также переупорядочивает и добавляет страницы в формы по мере необходимости. Для других функций вы можете использовать наши QR-коды, кампании по электронной почте, добавлять ссылки для обмена формами на социальных платформах и размещать формы на своем сайте.

4. Под открытым небом:

Это решение для управления документами позволяет легко управлять документами локально, в облаке и на обеих платформах. Его можно интегрировать с другими инструментами повышения производительности и получить межплатформенную работу. Это позволяет нам звонить и звонить, не тратя время на поиск файлов на дисках, USB-накопителях и в папках.

Он поставляется с интеллектуальными поисковыми фильтрами и предложениями, позволяющими быстро находить нужный контент. Вы можете легко переключаться с мобильного на рабочий стол или наоборот, не нарушая рабочий процесс. Он не только защищает вашу жизненно важную бизнес-информацию, такую ​​как база данных клиентов, маркетинговые материалы, бухгалтерские записи и юридические документы, но также позволяет перемещать файлы в рабочих процессах, управляемых метаданными, которые добавляет Alfresco.

5. Пинпойнт:

Для организаций, которые ищут инновационное решение, PinPoint — отличный выбор, отвечающий требованиям малого, крупного и среднего бизнеса. Он эффективно управляет и организует документы в одной системе. PinPoint поставляется с широким спектром надежных функций, позволяющих пользователям безопасно хранить документы, устанавливать рабочие процессы и общаться с единой платформы.

Это идеальное решение для различных отраслей, таких как кредитный союз, розничная торговля, производство, образование, здравоохранение, юриспруденция, банковское дело, автомобилестроение, управление недвижимостью и многое другое. Он предлагает богатые функции, такие как организация документов, безопасность документов, соответствие и поиск файлов. От создания электронных папок до подразделов, шкафов и документов — все это можно создать с помощью этого единого инструмента.

6. Битрикс24:

Еще одна надежная и настраиваемая DMS — это код с открытым исходным кодом, который вы можете настроить в соответствии с требованиями. Он превосходит конкурентов благодаря отличной ценовой структуре, поскольку вы можете попробовать использовать его бесплатный план с объемом облачного хранилища до 5 ГБ. С помощью этого инструмента вы можете спроектировать три типа дисков — корпоративный, частный и групповой , гарантируя выборочный доступ к вашим документам.

В дополнение к модулю Activity Stream он позволяет редактировать и комментировать в режиме реального времени. Журнал изменений сохраняет историю версий каждого документа с указанием времени его создания и имени создателя. Также можно заблокировать документы, которыми поделились, чтобы обеспечить их безопасность. Это удобное программное обеспечение идеально подходит для использования, даже когда несколько пользователей редактируют документ.

7. PDFElementPro:

Next — это интеллектуальный, быстрый и экономичный редактор PDF, предлагающий полный контроль и простоту использования документов PDF. Он поставляется с многочисленными модификациями и параметрами настройки, а также с интеллектуальной технологией, которая позволяет вносить желаемые изменения, не затрагивая стиль форматирования документа. Он поставляется с простой навигацией и интуитивно понятным интерфейсом, основанным на оптимизированном дизайне UX.

Это отличное решение для средних, малых и крупных предприятий, поскольку оно обладает богатыми программными возможностями для переопределения рабочих процессов. Вы можете конвертировать и создавать PDF-файлы в предпочитаемых форматах файлов, заполнять формы и подписывать контракты. OCR и текстовый редактор — это другие уникальные функции, поддерживающие такие элементы, как уникальные шрифты и стили, интеллектуальное распознавание абзацев и многое другое.

8. Общение:

Это мощное и высокоэффективное облачное DMS-решение, которое превосходит другие по первоклассной безопасности, предлагаемой им для всех документов. Он позволяет безопасно обмениваться конфиденциальными документами с коллегами и клиентами без ущерба для безопасности вашей информации.

Используя Huddle, очень легко обмениваться файлами размером до 10 ГБ в один клик. Он поставляется со встроенной системой утверждения для всех файлов при отслеживании ваших сроков. Вы также можете использовать его мобильную версию, которая позволяет работать с документами в любое время и в любом месте. Функция единого входа и многофакторной аутентификации защищает ваши документы от любых атак. Благодаря интуитивно понятной панели инструментов очень легко находить задачи, файлы и людей всего за несколько минут.

9. Электронная картотека:

Если вы ищете масштабируемое и безопасное программное обеспечение для управления документами, eFileCabinet — отличный выбор. Предоставляя богатые корпоративные возможности по доступным нормам, это универсальное решение, охватывающее ряд модулей доставки и обеспечивающее быструю и простую загрузку. Таким образом, упрощается миграция данных.

Этот инструмент предлагает настраиваемую автоматизацию рабочего процесса, расширенный поиск для доступа к документам и исключительную интеграцию с ящиками, чтобы вы могли работать, гарантируя, что ваши данные всегда совместимы и безопасны. Хорошо, что даже более крупные компании могут воспользоваться этим инструментом, поскольку он имеет множество функций. Это потому, что вы можете не только хранить данные и обмениваться ими, но также можете использовать, взаимодействовать и выполнять информацию.

eFileCabinet поставляется с настраиваемыми шаблонами, встроенными рабочими процессами, интеллектуальными интеллектуальными функциями сканирования, собственными средствами защиты жизненно важных документов и файлов. Вы также можете интегрировать его с платформами для продаж, бухгалтерского учета, офисными инструментами, электронными подписями и многим другим по доступным планам подписки.

10. Лазерная карта:

Это программное обеспечение для управления документами обладает многочисленными функциями и упрощает процесс документооборота. Это устраняет ручные усилия и уменьшает количество ошибок, сохраняя ваши модули в безопасности, а алгоритмы управления версиями защищают историю и подлинность вашего документа.

Используя его функцию поиска, вы можете легко найти документы по имени пользователя или одному ключевому слову. Кроме того, вы можете установить пользовательские фильтры для расширенного поиска и удалить дублирование и избыточность в документах, связав пространство для хранения данных. Он позволяет подключать содержимое к документу, например аннотации, заметки и электронные письма. Кроме того, он предлагает дополнительные возможности хранения и обработки по экономичным нормам по мере увеличения объема документов.

11. Отставание:

Это система управления кодом и проектами, помогающая предприятиям отслеживать свои проекты, включая планирование, распределение и выполнение задач. Он предлагает вам инструменты для совместной работы в мощном, но простом интерфейсе. Пользователи могут извлечь выгоду из его функции обмена файлами для хранения всех файлов проекта на совместном и едином рабочем месте.

Незавершенная работа поставляется с богатыми вложениями файлов и функциями комментариев, что позволяет вашей команде работать вместе и быстрее выполнять несколько задач. Также есть возможность добавлять файлы в раздел комментариев и загружать файлы в централизованные папки. Кроме того, он предлагает команду с одним источником, создавая настраиваемые поля или страницы, которые каждый может редактировать и получать к ним доступ.

12. МастерКонтроль:

Как следует из названия, это программное обеспечение для управления документами представляет собой надежное решение, которое снижает вашу зависимость от ручного заполнения и поиска документов. Он механизирует жизненный цикл документа, устраняет все виды человеческих ошибок и улучшает общий процесс документирования.

С помощью MasterControl можно автоматически направлять документы для последующего контроля, планирования, эскалации и проверки. Его можно интегрировать с системой контроля изменений вашей компании, предлагая вам конвейер всего документа и предотвращая конфликты между системами. Кроме того, он наносит водяные знаки на копии документов и штампы для целей отслеживания и брендинга. Неструктурированный и структурированный контент хранится в одном месте, что очень удобно при проверках и проверках.

13. Та же страница:

Это высокопроизводительное программное обеспечение для совместной работы над проектами, которое также заслужило награды. Он предоставляет вам множество функций, таких как коммуникационные решения, инструменты для совместной работы и эффективное управление документами на облачной платформе. Он повышает производительность благодаря богатым возможностям, таким как видеоконференции, обмен файлами, управление задачами, групповой чат, совместная работа с документами в реальном времени и другие.

Это идеальное программное обеспечение, идеально подходящее для команд любого размера. Это комплексное решение предлагает такие функции, как беседы, списки задач, мгновенные сообщения и файлы, темы для обсуждения, планирование и повестки встреч. Он идеально подходит для организаций и компаний и может быть реализован в различных командах партнеров, поставщиков, консультантов, сотрудников, клиентов и позволяет вам компилировать изображения, файлы, разговоры, карты и видео, что позволяет вам увеличить преимущества платформы для совместной работы. .

14. Логический документ:

Эта веб-DMS управляет жизненным циклом всех ваших электронных документов. Это позволяет установить приложение на локальный диск для дальнейшего использования или в облаке для использования в качестве службы.

Он поставляется с процессом поиска и поиска, который довольно прост и позволяет искать файлы по ключевому слову, имени создателя и другим аспектам. Это многоязычный инструмент, интегрированный с полнофункциональными версиями, позволяющий сохранять результаты поиска, цифровую подпись и несколько рабочих областей.

Кроме того, вы можете импортировать файлы из почтовых ящиков и zip-архивов и создавать политики безопасности для групп, пользователей, границ файлов и меню.

15. Диск Synology:

Если вы ищете облачную платформу, позволяющую создавать файлы и обмениваться ими, Synology Drive — отличное решение. Он идеально подходит для использования в офисе и дома, предоставляя вам полное право собственности на данные и свободу выбора сервера Synology NAS. Это гарантирует, что у вас всегда будет резервная копия ваших файлов на случай, если они будут удалены по ошибке.

Кроме того, он поставляется с функцией восстановления, которая позволяет отменить изменения, внесенные в документ, и восстановить предыдущую версию. Алгоритм управления версиями Intelli точно определяет основные изменения в файле.

16. Шаблон:

Этот инструмент для создания документов предлагает вам интеллектуальный способ обработки и динамического обновления, а также обмена шаблонами, связанными с бизнес-документами. Используя его, вы также можете обмениваться активами бренда из любого места на устройстве и создавать документы и презентации, поддерживать стандартный профессиональный вид электронных писем, писем, контрактов, презентаций и даже интегрировать с офисными приложениями.

Templafy позволяет пользователям централизованно администрировать шаблоны документов и обновлять контент на одной простой в использовании платформе. Его можно подключить к любому программному обеспечению для управления цифровыми активами, что упрощает реализацию стратегии шаблонов документов в компании и на различных устройствах, в браузерах, приложениях и операционных системах.

Лучше всего то, что вы можете масштабировать Templafy в соответствии с требованиями вашего бизнеса и устранять болевые точки, с которыми сталкиваются многочисленные отделы при обработке документов. Это гарантирует, что ваши отделы маркетинга и продаж, юридический, ИТ, административный, кадровый и другие отделы могут создавать документы, которые соответствуют самой последней информации компании. Интегрированный с онлайн-хранилищем документов, CRM и другими функциями, он доступен для использования по доступным нормам.

Заворачивать:

Программное обеспечение для управления документами необходимо каждому современному бизнесу. Если вы хотите избавиться от всех хлопот и суеты, связанных с повседневным процессом обработки документов, DMS — идеальное решение. Итак, выберите предпочитаемое программное обеспечение для управления документами из вышеупомянутого списка и упростите его использование в своем бизнесе.