El mejor software de gestión documental que toda MIPYME necesita

¿Su organización produce documentos en papel todos los días? Definitivamente, las organizaciones que producen documentos masivos son muy comunes. Por lo tanto, cada organización requiere un software de gestión de documentos digitales.

Con tales soluciones disponibles para las empresas modernas, es posible mantener un depósito en línea de sus documentos, lo que facilita compartir, recuperar y buscar archivos cuando sea necesario. Además, estas herramientas ayudan a organizar archivos de manera eficiente y conducen a un mejor intercambio de documentos, traducciones de flujo de trabajo fluidas, mejor productividad y mayor eficiencia.

Estoy seguro de que ahora está convencido de por qué el software de gestión de documentos es una solución ideal para su negocio.

Por lo tanto, aquí enumeramos algunos de los mejores software de administración de documentos que se ha demostrado que brindan resultados excepcionales y pueden adaptarse mejor a sus requisitos.

El mejor software de gestión de documentos:

1. PandaDoc:

El primer software de gestión de documentos de nuestra lista es PandaDoc, que es una herramienta líder que permite a sus usuarios crear, compartir y entregar documentos en línea. Permite firmas electrónicas legalmente vinculantes y admite numerosos formatos de documentos como Docs, PDF y otros formatos digitales para procesos y transacciones rápidos sin papel.

Este software funciona de manera eficiente con contratos, cotizaciones, garantías de ventas y acuerdos. Es la mejor opción para varias divisiones de una organización, incluidas ventas, legal, finanzas, operaciones, marketing y recursos humanos. Es perfecto para crear, compartir y entregar documentos masivos de una sola vez.

2. Caja:

El siguiente software de administración de documentos impresionante y de alto rendimiento en nuestra lista es Box, que es una plataforma basada en la nube diseñada para la administración de contenido. Le permite rastrear, enviar, revisar, retener y compartir archivos desde una ventana. Esta herramienta admite el control de versiones y automatiza el flujo de trabajo de los documentos para mejorar la productividad.

Usando Box, es posible monitorear archivos en tiempo real y verifica a la persona que accede y realiza cambios. Brinda un control completo sobre los documentos y los protege contra el uso no regulado y la manipulación. Es posible establecer reglas para la eliminación y archivo de archivos. Con esta herramienta, puede guardar hasta 100 versiones de un archivo que ayuda con la colaboración y la edición.

3. Formularios de Zoho:

El siguiente software de administración de documentos en nuestra lista es Zoho Forms, que es un generador en línea eficiente que satisface las necesidades de empresas de todos los tamaños y escalas. Con esta herramienta, es posible crear y administrar diferentes formularios en línea mediante el uso de distintos temas y tipos de campos personalizables. Puede elegir plantillas ya diseñadas o preparar plantillas únicas por su cuenta.

Además de una herramienta de diseño de formularios, viene con un campo automatizado para el cálculo y formas de pago personalizadas. Además, admite formularios de varias páginas y reorganiza y agrega páginas en los formularios según sea necesario. Las otras funcionalidades puede usar nuestros códigos QR, campañas de correo electrónico, agregar enlaces para compartir formularios en plataformas sociales e introducir formularios en su sitio.

4. Al aire libre:

Esta solución de administración de documentos le permite administrar fácilmente documentos en las instalaciones, en la nube y en ambas plataformas. Se puede integrar a otras herramientas de productividad y obtener un funcionamiento multiplataforma. Nos permite llamar y llamar sin perder tiempo buscando archivos en unidades, USB y carpetas.

Viene con filtros de búsqueda inteligentes y sugerencias para permitirle localizar rápidamente el contenido deseado. Puede pasar fácilmente del dispositivo móvil al escritorio o viceversa sin interrumpir el flujo de trabajo. No solo protege su información comercial vital, como una base de datos de clientes, materiales de marketing, registros contables y documentos legales, sino que también permite mover archivos dentro de flujos de trabajo impulsados ​​por metadatos que agrega Alfresco.

5. Precisión:

Para las organizaciones que buscan una solución innovadora, PinPoint es una excelente opción que satisface los requisitos de las pequeñas, grandes y medianas empresas. Administra y organiza eficientemente los documentos en un solo sistema. PinPoint viene con una amplia gama de funciones sólidas que permiten a los usuarios almacenar documentos de forma segura, establecer flujos de trabajo y comunicarse desde una única plataforma.

Es una solución ideal para diversas industrias, como cooperativas de crédito, comercio minorista, manufactura, educación, atención médica, legal, banca, automotriz, administración de propiedades y más. Ofrece características ricas como organización de documentos, seguridad de documentos, cumplimiento y recuperación de archivos. Desde la creación de carpetas electrónicas hasta subdivisiones, gabinetes y documentos, todo se puede crear con esta única herramienta.

6. Bitrix24:

Otro DMS robusto y personalizable es un código de fuente abierta que puede personalizar según los requisitos. Supera a los competidores por su excelente estructura de precios, ya que puede intentar usar su plan gratuito para obtener hasta 5 GB de espacio de almacenamiento en la nube. Con la ayuda de esta herramienta, puede diseñar tres tipos de unidades: empresa, privado y grupo, lo que garantiza que se acceda a sus documentos de forma selectiva.

Además de su módulo Activity Stream, permite editar y comentar en tiempo real. El registro de cambios guarda el historial de versiones de cada documento con su hora de creación y el nombre del creador. También es posible bloquear documentos que se han compartido para mantenerlos seguros. Este es un software práctico perfecto para usar incluso cuando varios usuarios están editando un documento.

7. PDFElement Pro:

Next es un editor de PDF inteligente, rápido y rentable que ofrece control total y facilidad de uso sobre documentos PDF. Viene con numerosas modificaciones y opciones de personalización y tecnología inteligente, que le permite realizar los cambios deseados sin afectar el estilo del formato de un documento. Viene con una navegación simple y una interfaz intuitiva basada en diseños UX optimizados.

Es una gran solución para medianas, pequeñas y grandes empresas, ya que viene con capacidades de software ricas para redefinir los flujos de trabajo. Puede convertir y crear archivos PDF en sus formatos de archivo preferidos, completar formularios y firmar contratos. El OCR y el editor de texto son otras características únicas que admiten elementos como fuentes y estilos únicos, reconocimiento inteligente de párrafos y más.

8. Acurrucarse:

Esta es una solución de DMS basada en la nube poderosa y de gran rendimiento que supera a otras por la seguridad de alto nivel que ofrece para todos los documentos. Le permite compartir de forma segura documentos confidenciales con colegas y clientes sin comprometer la seguridad de su información.

Con Huddle, es muy fácil compartir archivos de hasta 10 GB con un solo clic. Viene con un sistema de aprobación incorporado para todos los archivos mientras realiza un seguimiento de sus líneas de tiempo. También puedes usar su versión móvil, que te permite manejar documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. La función de inicio de sesión único y autenticación multifactor mantiene sus documentos seguros contra cualquier ataque. Con su tablero intuitivo, es muy fácil ubicar tareas, archivos y personas en solo unos minutos.

9. Gabinete de archivos electrónicos:

Si está buscando un software de administración de documentos escalable y seguro, eFileCabinet es una excelente opción. Al proporcionar capacidades empresariales enriquecidas a normas asequibles, es una solución integral que cubre una gama de módulos de entrega y permite una carga rápida y fácil. De esta manera, agiliza la migración de datos.

Esta herramienta ofrece automatización de flujo de trabajo personalizable, búsqueda avanzada para acceder a documentos e integración de caja excepcional para que pueda comenzar a trabajar garantizando que sus datos siempre cumplan con las normas y estén seguros. Lo bueno es que incluso las empresas más grandes pueden beneficiarse de esta herramienta, ya que viene con numerosas funciones. Es porque no solo puede almacenar y compartir datos, sino que también puede aprovechar, interactuar y ejecutar información.

eFileCabinet viene con plantillas personalizadas, flujos de trabajo incorporados, inteligencia de escaneo inteligente, cobertura de seguridad nativa de documentos y archivos vitales. También puede integrarlo con ventas, plataformas de contabilidad, herramientas de oficina, firmas electrónicas y más con planes de suscripción asequibles.

10. Ficha láser:

Este software de gestión de documentos está repleto de numerosas funciones y agiliza el proceso de flujo de trabajo de documentos. Elimina los esfuerzos manuales y reduce los errores mientras mantiene sus módulos seguros y los algoritmos de control de versiones salvaguardan el historial y la autenticidad de su documento.

Con su función de búsqueda, puede localizar fácilmente documentos con un nombre de usuario o una sola palabra clave. Además, puede establecer filtros personalizados para una búsqueda mejorada y eliminar la duplicación y la redundancia en los documentos al vincular el espacio de almacenamiento de datos. Le permite conectar contenido a un documento, como anotaciones, notas adhesivas y correos electrónicos. Además, ofrece capacidades adicionales de almacenamiento y procesamiento a normas rentables a medida que aumenta el volumen de documentos.

11. Trabajo pendiente:

Este es un sistema de gestión de proyectos y código que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus proyectos, incluida la planificación, distribución y finalización de tareas. Le ofrece herramientas colaborativas en una interfaz poderosa pero simple. Los usuarios pueden beneficiarse de su función de intercambio de archivos para mantener todos los archivos del proyecto en un solo lugar de trabajo colaborativo.

Backlog viene con un archivo adjunto enriquecido y funciones de comentarios que le permiten a su equipo trabajar juntos y completar múltiples tareas más rápido. También es posible agregar archivos en la sección de comentarios y subir archivos a carpetas centralizadas. Además, ofrece un equipo con una sola fuente mediante el diseño de campos o páginas personalizados, a los que todos pueden editar y acceder.

12. Control maestro:

Como sugiere el nombre, este software de gestión de documentos es una solución robusta que reduce su dependencia del archivo y la recuperación de documentos manualmente. Mecaniza el ciclo de vida del documento y elimina todo tipo de errores humanos y mejora el proceso general de documentación.

Al utilizar MasterControl, es posible enrutar automáticamente los documentos para su seguimiento, programación, escalamiento y revisión. Puede integrarse con el sistema de control de cambios de su empresa, ofreciéndole una canalización de todo el documento y evitando conflictos entre sistemas. Además, aplica marcas de agua en copias de documentos y sellos con fines de seguimiento y marca. El contenido estructurado y no estructurado descansa en un solo lugar, lo cual es excelente durante las inspecciones y auditorías.

13. Misma página:

Este es un software de colaboración de proyectos de alto rendimiento que también ha obtenido recompensas. Le ofrece numerosas funciones, como soluciones de comunicación, herramientas de colaboración y eficiencias de gestión de documentos en una plataforma alojada en la nube. Mejora la productividad debido a sus ricas capacidades, como videoconferencias, uso compartido de archivos, gestión de tareas, chat en equipo, colaboración de documentos en tiempo real y otras.

Es un software ideal y se adapta perfectamente a equipos de todos los tamaños. Esta solución integral ofrece funcionalidades como conversaciones, listas de tareas, mensajes instantáneos y archivos, temas de discusión, programación y agendas de reuniones. Es perfecto para organizaciones y empresas y se puede implementar en varios equipos de socios, proveedores, consultores, empleados, clientes y le permite compilar imágenes, archivos, conversaciones, mapas y videos que le permiten mejorar el beneficio de una plataforma de colaboración. .

14. Documento lógico:

Este DMS basado en la web gestiona el ciclo de vida de todos sus documentos electrónicos. Le permite instalar la aplicación en una unidad local para su uso posterior o en la nube para usarla como un servicio.

Viene con un proceso de recuperación y búsqueda, que es bastante simple y permite buscar archivos por palabra clave, nombre del creador y otros aspectos. Esta es una herramienta multilingüe integrada con ediciones completas que permite guardar búsquedas, firma digital y múltiples espacios de trabajo.

Además, puede importar archivos desde bandejas de entrada y archivos zip y crear políticas de seguridad en grupos, usuarios, bordes de archivos y menús.

15. Unidad Synology:

Si está buscando una plataforma basada en la nube que le permita crear y compartir archivos, Synology Drive es una solución excelente. Es ideal para uso en la oficina y el hogar, lo que le permite tener la propiedad total de los datos y la libertad de seleccionar el servidor NAS de Synology. Esto garantiza que siempre tenga una copia de seguridad de sus archivos en caso de que se eliminen por error.

Además, viene con una función de restauración que le permite deshacer las modificaciones realizadas en el documento y recuperar la versión anterior. Su algoritmo Intelli-versioning detecta con precisión los principales cambios en un archivo.

16. Plantilla:

Esta herramienta de creación de documentos le ofrece una forma inteligente de manejar y actualizar dinámicamente, así como compartir plantillas relacionadas con documentos comerciales. Al usarlo, también puede compartir activos de marca desde cualquier lugar en un dispositivo y crear documentos y presentaciones, mantener una apariencia profesional estándar en correos electrónicos, cartas, contratos, presentaciones e incluso integrarse con aplicaciones de oficina.

Templafy permite a los usuarios administrar plantillas de documentos centralizados y actualizar el contenido en una plataforma fácil de usar. Se puede conectar con cualquier software de gestión de activos digitales, lo que facilita la implementación de una estrategia de plantillas de documentos en toda la empresa y en numerosos dispositivos, navegadores, aplicaciones y sistemas operativos.

Lo mejor es que puede escalar Templafy según los requisitos de su negocio y abordar los puntos débiles experimentados por numerosos departamentos al manejar documentos. Se asegura de que sus departamentos de marketing y ventas, legal, TI, administración, recursos humanos y otros puedan crear documentos que sean coherentes con el contenido más actualizado de la empresa. Integrado con documentos de almacenamiento en línea, CRM y otras funciones, está disponible para su uso con estándares asequibles.

Envolver:

El software de gestión de documentos es una necesidad de todas las empresas modernas. Si desea eliminar todas las molestias y molestias asociadas con su proceso diario de manejo de documentos, un DMS es una solución ideal. Por lo tanto, elija su software de administración de documentos preferido de la lista mencionada anteriormente y brinde facilidad de uso a su negocio.