Le meilleur logiciel de gestion de documents dont chaque MPME a besoin

Votre organisation produit-elle quotidiennement des documents papier ? Il est certain que les organisations produisant des documents en masse sont très courantes. Ainsi, chaque organisation a besoin d'un logiciel de gestion de documents numériques.

Avec de telles solutions disponibles pour les entreprises modernes, il est possible de maintenir un référentiel en ligne de vos documents, ce qui facilite le partage, la récupération et la recherche de fichiers selon les besoins. De plus, ces outils aident à organiser efficacement les fichiers et conduisent à un partage de documents amélioré, à des traductions de flux de travail fluides, à une meilleure productivité et à une efficacité accrue.

Je suis sûr que vous êtes maintenant convaincu pourquoi le logiciel de gestion de documents est une solution idéale pour votre entreprise.

Nous énumérons donc ici certains des meilleurs logiciels de gestion de documents qui ont fait leurs preuves pour fournir des résultats exceptionnels et qui peuvent répondre au mieux à vos besoins.

Meilleur logiciel de gestion de documents :

1. PandaDoc :

Le premier logiciel de gestion de documents de notre liste est PandaDoc, qui est un outil de premier plan permettant à ses utilisateurs de créer, partager et diffuser des documents en ligne. Il permet des signatures électroniques juridiquement contraignantes et prend en charge de nombreux formats de documents tels que Docs, PDF et autres formats numériques pour des processus et des transactions sans papier rapides.

Ce logiciel fonctionne efficacement avec les contrats, les devis, les garanties de vente et les accords. C'est la meilleure solution pour les différentes divisions d'une organisation, notamment les ventes, le juridique, la finance, les opérations, le marketing et les ressources humaines. Il est parfait pour créer, partager et livrer des documents en masse en une seule fois.

2. Boîte :

Le prochain logiciel de gestion de documents impressionnant et performant de notre liste est Box, qui est une plate-forme basée sur le cloud conçue pour la gestion de contenu. Il vous permet de suivre, d'envoyer, de réviser, de conserver et de partager des fichiers à partir d'une seule fenêtre. Cet outil prend en charge la gestion des versions et automatise le flux de travail des documents pour améliorer la productivité.

En utilisant Box, il est possible de surveiller les fichiers en temps réel et de vérifier la personne qui accède et apporte les modifications. Il donne un contrôle complet sur les documents et les protège contre une utilisation non réglementée et la falsification. Il est possible d'établir des règles pour la suppression et l'archivage des fichiers. Avec cet outil, vous pouvez enregistrer jusqu'à 100 versions d'un fichier qui facilite la collaboration et l'édition.

3. Formulaires Zoho :

Le prochain logiciel de gestion de documents sur notre liste est Zoho Forms qui est un constructeur en ligne efficace répondant aux besoins des entreprises de toutes tailles et échelles. À l'aide de cet outil, il est possible de créer et de gérer différents formulaires en ligne en utilisant des thèmes et des types de champs personnalisables distincts. Vous pouvez choisir des modèles déjà conçus ou en préparer vous-même des modèles uniques.

En plus d'un outil de conception de formulaires, il est livré avec un champ automatisé pour le calcul et des formulaires de paiement personnalisés. En outre, il prend en charge les formulaires multipages et réorganise et ajoute des pages dans les formulaires selon les besoins. Les autres fonctionnalités vous permettent d'utiliser nos codes QR, des campagnes par e-mail, d'ajouter des liens pour partager des formulaires sur les plateformes sociales et d'introduire des formulaires sur votre site.

4. En plein air :

Cette solution de gestion de documents vous permet de gérer facilement des documents sur site, sur le cloud et sur les deux plateformes. Il peut être intégré à d'autres outils de productivité et bénéficier d'un fonctionnement multiplateforme. Il nous permet d'appeler et d'appeler sans perdre de temps à rechercher des fichiers dans des lecteurs, des clés USB et des dossiers.

Il est livré avec des filtres de recherche intelligents et des suggestions pour vous permettre de localiser rapidement le contenu souhaité. Vous pouvez passer facilement du mobile au bureau ou vice versa sans perturber le flux de travail. Il sécurise non seulement vos informations commerciales vitales comme une base de données clients, des supports marketing, des registres comptables et des documents juridiques, mais permet également de déplacer des fichiers dans les flux de travail pilotés par les métadonnées ajoutées par Alfresco.

5. PinPoint :

Pour les organisations à la recherche d'une solution innovante, PinPoint est un excellent choix répondant aux exigences des petites, grandes et moyennes entreprises. Il gère et organise efficacement les documents dans un seul système. PinPoint est livré avec une vaste gamme de fonctionnalités robustes permettant aux utilisateurs de stocker en toute sécurité des documents, d'établir des flux de travail et de communiquer à partir d'une plate-forme unique.

C'est une solution idéale pour diverses industries telles que les coopératives de crédit, la vente au détail, la fabrication, l'éducation, la santé, le droit, la banque, l'automobile, la gestion immobilière, etc. Il offre des fonctionnalités riches telles que l'organisation des documents, la sécurité des documents, la conformité et la récupération des fichiers. De la création de dossiers électroniques aux sous-séparateurs, armoires et documents, tout peut être créé à l'aide de cet outil unique.

6. Bitrix24 :

Un autre DMS robuste et personnalisable est un code open source que vous pouvez personnaliser selon les besoins. Il bat ses concurrents pour sa grande structure de prix, car vous pouvez essayer d'utiliser son plan gratuit jusqu'à 5 Go d'espace de stockage en nuage. Avec l'aide de cet outil, vous pouvez concevoir trois types de lecteurs - Entreprise, Privé et Groupe garantissant que vos documents sont accessibles de manière sélective.

En plus de son module Activity Stream, il permet d'éditer et de commenter en temps réel. Le journal des modifications enregistre l'historique des versions de chaque document avec son heure de création et le nom du créateur. Il est également possible de verrouiller les documents qui ont été partagés pour les garder en sécurité. C'est un logiciel pratique parfait à utiliser même lorsque plusieurs utilisateurs modifient un document.

7. PDF Element Pro :

Next est un éditeur PDF intelligent, rapide et économique qui offre un contrôle total et une facilité d'utilisation sur les documents PDF. Il est livré avec de nombreuses modifications et options de personnalisation et une technologie intelligente, qui vous permet d'apporter les modifications souhaitées sans affecter le style de mise en forme d'un document. Il est livré avec une navigation simple et une interface intuitive basée sur des conceptions UX optimisées.

C'est une excellente solution pour les moyennes, petites et grandes entreprises, car elle est dotée de fonctionnalités logicielles riches pour redéfinir les flux de travail. Vous pouvez convertir et créer des PDF dans vos formats de fichiers préférés, remplir des formulaires et signer des contrats. L'OCR et l'éditeur de texte sont d'autres fonctionnalités uniques qui prennent en charge des éléments tels que des polices et des styles uniques, la reconnaissance intelligente des paragraphes, etc.

8. Groupe :

Il s'agit d'une solution DMS basée sur le cloud puissante et très performante qui surpasse les autres pour la sécurité haut de gamme qu'elle offre pour tous les documents. Il vous permet de partager en toute sécurité des documents sensibles avec des collègues et des clients sans compromettre la sécurité de vos informations.

Avec Huddle, il est très facile de partager des fichiers jusqu'à 10 Go en un clic. Il est livré avec un système d'approbation intégré pour tous les fichiers tout en suivant vos échéanciers. Vous pouvez également utiliser sa version mobile, qui vous permet de gérer des documents à tout moment et de n'importe où. La fonction d'authentification unique et multifacteur protège vos documents contre toute attaque. Avec son tableau de bord intuitif, il est très facile de localiser les tâches, les fichiers et les personnes en quelques minutes seulement.

9. eFileCabinet :

Si vous recherchez un logiciel de gestion de documents évolutif et sécurisé, eFileCabinet est un excellent choix. Offrant de riches capacités d'entreprise à des normes abordables, il s'agit d'une solution à guichet unique couvrant une gamme de modules de livraison et permettant un téléchargement rapide et facile. De cette façon, il rationalise la migration des données.

Cet outil offre une automatisation personnalisable du flux de travail, une recherche avancée pour accéder aux documents et une intégration exceptionnelle de la boîte pour vous permettre de fonctionner en garantissant que vos données sont toujours conformes et sécurisées. La bonne chose est que même les plus grandes entreprises peuvent profiter de cet outil car il est doté de nombreuses fonctionnalités. C'est parce que vous pouvez non seulement stocker et partager des données, mais aussi exploiter, interagir et exécuter des informations.

eFileCabinet est livré avec des modèles personnalisés, des flux de travail intégrés, une intelligence de numérisation intelligente, une couverture de sécurité native des documents et fichiers vitaux. Vous pouvez également l'intégrer aux ventes, aux plates-formes comptables, aux outils de bureau, aux signatures électroniques, etc., avec des plans d'abonnement abordables.

10. Laserfiche :

Ce logiciel de gestion de documents est doté de nombreuses fonctionnalités et rationalise le processus de flux de travail des documents. Il élimine les efforts manuels et réduit les erreurs tout en gardant vos modules sécurisés et les algorithmes de gestion des versions préservent l'historique et l'authenticité de votre document.

Grâce à sa fonction de recherche, vous pouvez facilement localiser des documents avec un nom d'utilisateur ou un seul mot-clé. En outre, vous pouvez établir des filtres personnalisés pour une recherche améliorée et supprimer la duplication et la redondance dans les documents en reliant l'espace de stockage des données. Il vous permet de connecter du contenu à un document, comme des annotations, des notes autocollantes et des e-mails. De plus, il offre des capacités de stockage et de traitement supplémentaires à des normes rentables à mesure que le volume de documents augmente.

11. Carnet de commandes :

Il s'agit d'un système de gestion de code et de projet qui aide les entreprises à suivre leurs projets, y compris la planification, la distribution et l'achèvement des tâches. Il vous offre des outils collaboratifs dans une interface puissante mais simple. Les utilisateurs peuvent bénéficier de sa fonction de partage de fichiers pour conserver tous les fichiers du projet dans un lieu de travail collaboratif et unique.

Backlog est livré avec une pièce jointe riche et des fonctionnalités de commentaires permettant à votre équipe de travailler ensemble et d'effectuer plusieurs tâches plus rapidement. Il est également possible d'ajouter des fichiers dans la section des commentaires et de télécharger des fichiers dans des dossiers centralisés. De plus, il offre une équipe avec une source unique en concevant des champs ou des pages personnalisés, que tout le monde peut modifier et accéder.

12. MasterControl :

Comme son nom l'indique, ce logiciel de gestion de documents est une solution robuste, qui réduit votre dépendance au classement manuel et à la récupération de documents. Il mécanise le cycle de vie du document et élimine toutes sortes d'erreurs humaines et améliore le processus global de documentation.

En utilisant MasterControl, il est possible d'acheminer automatiquement les documents pour le suivi, la planification, l'escalade et la révision. Il peut être intégré au système de contrôle des modifications de votre entreprise en vous offrant un pipeline de l'intégralité du document et en évitant les conflits entre les systèmes. De plus, il filigrane les copies de documents et les tampons à des fins de suivi et de personnalisation. Le contenu non structuré et structuré repose en un seul endroit, ce qui est idéal lors des inspections et des audits.

13. Même page :

Il s'agit d'un logiciel de collaboration de projet très performant qui a également remporté des récompenses. Il vous apporte de nombreuses fonctionnalités telles que des solutions de communication, des outils collaboratifs et des efficacités de gestion de documents dans une plate-forme hébergée dans le cloud. Il améliore la productivité grâce à ses riches fonctionnalités telles que la vidéoconférence, le partage de fichiers, la gestion des tâches, le chat d'équipe, la collaboration de documents en temps réel, etc.

C'est un logiciel idéal et parfaitement adapté aux équipes de toutes tailles. Cette solution complète offre des fonctionnalités telles que les conversations, les listes de tâches, les messages instantanés et les fichiers, les sujets de discussion, la planification et les ordres du jour des réunions. Il est parfait pour les organisations et les entreprises et peut être mis en œuvre dans diverses équipes de partenaires, fournisseurs, consultants, employés, clients, et vous permet de compiler des images, des fichiers, des conversations, des cartes et des vidéos vous permettant d'améliorer les avantages d'une plateforme de collaboration. .

14. LogicalDoc :

Ce DMS basé sur le Web gère le cycle de vie de l'ensemble de vos documents électroniques. Il vous permet d'installer l'application sur un lecteur local pour une utilisation ultérieure ou dans le cloud pour une utilisation en tant que service.

Il est livré avec un processus de récupération et de recherche, qui est assez simple et permet de rechercher des fichiers par mot-clé, nom du créateur et autres aspects. Il s'agit d'un outil multilingue intégré à des éditions complètes permettant d'enregistrer des recherches, une signature numérique et plusieurs espaces de travail.

De plus, vous pouvez importer des fichiers à partir de boîtes de réception et d'archives zip et créer des politiques de sécurité sur les groupes, les utilisateurs, les bordures de fichiers et les menus.

15. Lecteur Synology :

Si vous recherchez une plate-forme basée sur le cloud qui vous permet de créer et de partager des fichiers, le Synology Drive est une excellente solution. Il est idéal pour une utilisation au bureau et à la maison, vous permettant d'avoir la propriété complète des données et la liberté de sélectionner le serveur Synology NAS. Cela garantit que vous avez toujours une sauvegarde de vos fichiers au cas où ils seraient supprimés par erreur.

De plus, il est livré avec une fonction de restauration qui vous permet d'annuler les modifications apportées au document et de retrouver la version précédente. Son algorithme Intelli-versioning détecte avec précision les changements majeurs dans un fichier.

16. Modèle :

Cet outil de création de documents vous offre un moyen intelligent de gérer et de mettre à jour dynamiquement ainsi que de partager des modèles liés aux documents commerciaux. En l'utilisant, vous pouvez également partager des actifs de marque depuis n'importe où sur un appareil et créer des documents et des présentations, conserver un aspect professionnel standard dans les e-mails, les lettres, les contrats, les présentations et même les intégrer aux applications de bureau.

Templafy permet aux utilisateurs d'administrer des modèles de documents centralisés et de mettre à jour le contenu sur une plate-forme facile à utiliser. Il peut être connecté à n'importe quel logiciel de gestion des actifs numériques, ce qui facilite la mise en œuvre d'une stratégie de modèle de document dans toute l'entreprise et sur de nombreux appareils, navigateurs, applications et systèmes d'exploitation.

La meilleure chose est que vous pouvez faire évoluer Templafy en fonction des besoins de votre entreprise et résoudre les problèmes rencontrés par de nombreux départements lors du traitement des documents. Il garantit que vos services marketing et commerciaux, juridiques, informatiques, administratifs, RH et autres peuvent créer des documents cohérents avec le contenu le plus à jour de l'entreprise. Intégré aux documents de stockage en ligne, au CRM et à d'autres fonctionnalités, il est disponible pour une utilisation à des normes abordables.

Emballer:

Un logiciel de gestion de documents est un besoin de toute entreprise moderne. Si vous souhaitez éliminer tous les tracas et tracas associés à votre processus quotidien de traitement de documents, un DMS est une solution idéale. Alors, choisissez votre logiciel de gestion de documents préféré dans la liste mentionnée ci-dessus et apportez une facilité d'utilisation à votre entreprise.