أفضل برامج إدارة الوثائق التي يحتاجها كل مشروع صغير ومتوسط ​​وصغير

هل تقوم مؤسستك بإنتاج مستندات ورقية بشكل يومي؟ بالتأكيد ، المنظمات التي تنتج مستندات مجمعة شائعة جدًا. لذلك ، تتطلب كل مؤسسة برنامج إدارة المستندات الرقمية.

مع توفر مثل هذه الحلول للأعمال الحديثة ، من الممكن الاحتفاظ بمستودع عبر الإنترنت للمستندات الخاصة بك ، مما يسهل مشاركة الملفات واستردادها والبحث فيها عند الاقتضاء. علاوة على ذلك ، تساعد هذه الأدوات في تنظيم الملفات بكفاءة وتؤدي إلى مشاركة محسّنة للمستندات وترجمات سير عمل سلسة وإنتاجية أفضل وكفاءة أعلى.

أنا متأكد من أنك مقتنع الآن بالسبب الذي يجعل برنامج إدارة المستندات حلاً مثاليًا لعملك.

لذلك ، نعرض هنا بعضًا من أفضل برامج إدارة المستندات التي ثبت أنها تقدم نتائج استثنائية ويمكن أن تلائم متطلباتك على أفضل وجه.

أفضل برامج إدارة الوثائق:

1. PandaDoc:

أول برنامج لإدارة المستندات في قائمتنا هو PandaDoc ، وهو أداة رائدة تتيح لمستخدميه إنشاء المستندات ومشاركتها وتسليمها عبر الإنترنت. يسمح بالتوقيعات الإلكترونية الملزمة قانونًا ويدعم العديد من تنسيقات المستندات مثل المستندات وملفات PDF والتنسيقات الرقمية الأخرى للعمليات والمعاملات غير الورقية السريعة.

يعمل هذا البرنامج بكفاءة مع العقود وعروض الأسعار وضمانات المبيعات والاتفاقيات. إنه الأنسب لمختلف أقسام المؤسسة بما في ذلك المبيعات والقانون والتمويل والعمليات والتسويق والموارد البشرية. إنه مثالي لإنشاء مستندات مجمعة ومشاركتها وتسليمها دفعة واحدة.

2. الصندوق:

برنامج إدارة المستندات التالي المثير للإعجاب وعالي الأداء في قائمتنا هو Box ، وهو نظام أساسي قائم على السحابة مصمم لإدارة المحتوى. يتيح لك تتبع الملفات وإرسالها ومراجعتها والاحتفاظ بها ومشاركتها من نافذة واحدة. تدعم هذه الأداة تعيين الإصدار وتقوم بأتمتة سير عمل المستندات لتحقيق إنتاجية محسّنة.

باستخدام Box ، من الممكن مراقبة الملفات في الوقت الفعلي والتحقق من وصول الشخص وإجراء التغييرات. إنه يعطي سيطرة كاملة على الوثائق ويصونها ضد الاستخدام غير المنظم والعبث. من الممكن وضع قواعد لحذف الملفات وأرشفتها. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك حفظ ما يصل إلى 100 إصدار من ملف واحد يساعد في التعاون والتحرير.

3. Zoho Forms:

برنامج إدارة المستندات التالي في قائمتنا هو Zoho Forms ، وهو منشئ فعال عبر الإنترنت يلبي احتياجات الشركات من جميع الأحجام والمقاييس. باستخدام هذه الأداة ، من الممكن إنشاء وإدارة نماذج مختلفة عبر الإنترنت باستخدام سمات وأنواع حقول مميزة قابلة للتخصيص. يمكنك اختيار القوالب المصممة بالفعل أو إعداد قوالب فريدة بنفسك.

بالإضافة إلى أداة تصميم النماذج ، فهي تأتي مع حقل آلي للحساب ونماذج الدفع الشخصية. كما أنه يدعم النماذج متعددة الصفحات وإعادة ترتيب وإضافة الصفحات في النماذج كما هو مطلوب. الوظائف الأخرى يمكنك استخدام رموز QR وحملات البريد الإلكتروني وإضافة روابط لمشاركة النماذج على الأنظمة الأساسية الاجتماعية وتقديم نماذج على موقعك.

4. الفرسكو:

يتيح لك حل إدارة المستندات هذا إدارة المستندات بسهولة في مكان العمل وعلى السحابة وعلى كلا النظامين الأساسيين. يمكن دمجها مع أدوات إنتاجية أخرى واكتساب عمل عبر الأنظمة الأساسية. يسمح لنا بالرد والاتصال دون إضاعة الوقت في البحث عن الملفات في محركات الأقراص و USB والمجلدات.

يأتي مزودًا بعوامل تصفية واقتراحات بحث ذكية لتمكنك من تحديد المحتوى المطلوب بسرعة. يمكنك الانتقال بسهولة من الهاتف المحمول إلى سطح المكتب أو العكس دون الإخلال بسير العمل. فهو لا يؤمن فقط معلومات عملك الحيوية مثل قاعدة بيانات العملاء ، والمواد التسويقية ، وسجلات مسك الدفاتر ، والأوراق القانونية ، ولكنه يسمح أيضًا بنقل الملفات داخل تدفقات العمل التي يقودها Metadata Alfresco.

5. التحديد الدقيق:

بالنسبة للمؤسسات التي تبحث عن حل مبتكر ، يعد PinPoint خيارًا ممتازًا يلبي متطلبات الشركات الصغيرة والكبيرة والمتوسطة الحجم. يدير وينظم المستندات بكفاءة في نظام واحد. يأتي PinPoint مع مجموعة واسعة من الميزات القوية التي تسمح للمستخدمين بتخزين المستندات بأمان وإنشاء مهام سير العمل والتواصل من نظام أساسي واحد.

إنه حل مثالي لمختلف الصناعات مثل الاتحاد الائتماني والتجزئة والتصنيع والتعليم والرعاية الصحية والقانونية والمصرفية والسيارات وإدارة الممتلكات والمزيد. يوفر ميزات غنية مثل تنظيم المستندات وأمان المستندات والامتثال واسترجاع الملفات. من إنشاء المجلدات الإلكترونية إلى الفواصل الفرعية والخزائن والمستندات ، يمكن إنشاء كل ذلك باستخدام هذه الأداة الفردية.

6. Bitrix24:

نظام DMS آخر قوي وقابل للتخصيص هو رمز مفتوح المصدر يمكنك تخصيصه وفقًا للمتطلبات. إنه يتفوق على المنافسين بسبب هيكل التسعير الرائع الخاص به حيث يمكنك تجربة استخدام خطته المجانية لمساحة تخزين سحابية تصل إلى 5 جيجابايت. بمساعدة هذه الأداة ، يمكنك تصميم ثلاثة أنواع من محركات الأقراص - الشركة والخاصة والمجموعة لضمان الوصول إلى مستنداتك بشكل انتقائي.

بالإضافة إلى وحدة Activity Stream ، فإنه يسمح بإجراء التحرير والتعليق في الوقت الفعلي. يحفظ سجل التغيير محفوظات الإصدار لكل مستند بوقت الإنشاء واسم المنشئ. من الممكن أيضًا قفل المستندات التي تمت مشاركتها للحفاظ عليها مؤمنة. يعد هذا برنامجًا مفيدًا ومثاليًا للاستخدام حتى عند قيام العديد من المستخدمين بتحرير مستند.

7. PDFElement Pro:

Next هو محرر PDF ذكي وسريع وفعال من حيث التكلفة يوفر تحكمًا كاملاً وسهولة في الاستخدام على مستندات PDF. يأتي مع العديد من التعديلات وخيارات التخصيص والتقنية الذكية ، والتي تتيح لك إجراء التغييرات المطلوبة دون التأثير على نمط تنسيق المستند. يأتي مع تنقل بسيط وواجهة سهلة الاستخدام تعتمد على تصميمات UX المحسّنة.

إنه حل رائع للمؤسسات المتوسطة والصغيرة والكبيرة لأنه يأتي بقدرات برمجية غنية لإعادة تعريف سير العمل. يمكنك تحويل وإنشاء ملفات PDF بتنسيقات الملفات المفضلة لديك وملء النماذج وتوقيع العقود. يعد OCR ومحرر النصوص من الميزات الفريدة الأخرى التي تدعم عناصر مثل الخطوط والأنماط الفريدة ، والتعرف الذكي على الفقرة ، والمزيد.

8. المراسلة:

هذا حل DMS قوي ورائع الأداء قائم على السحابة ويتفوق على الآخرين من حيث الأمان المتطور الذي يوفره لجميع المستندات. يتيح لك مشاركة المستندات الحساسة بأمان مع الزملاء والعملاء دون المساومة على أمان معلوماتك.

باستخدام Huddle ، من السهل جدًا مشاركة ملفات تصل إلى 10 جيجابايت بنقرة واحدة. يأتي مع نظام موافقة مدمج لجميع الملفات أثناء تتبع الجداول الزمنية الخاصة بك. يمكنك أيضًا استخدام إصدار الهاتف المحمول الخاص به ، والذي يتيح لك التعامل مع المستندات في أي وقت ومن أي مكان. تحافظ ميزة مصادقة الدخول الأحادي ومتعددة العوامل على مستنداتك آمنة ضد أي هجمات. من خلال لوحة القيادة البديهية ، من السهل جدًا تحديد المهام والملفات والأشخاص في بضع دقائق فقط.

9. eFileC Cabinet:

إذا كنت تبحث عن برنامج إدارة مستندات آمن وقابل للتطوير ، فإن eFileC Cabinet يعد خيارًا ممتازًا. يوفر إمكانات ثرية للمؤسسات بمعايير ميسورة التكلفة ، فهو حل شامل يغطي مجموعة من وحدات التسليم ويتيح تحميلًا سريعًا وسهلاً. بهذه الطريقة ، فإنه يبسط ترحيل البيانات.

توفر هذه الأداة أتمتة لسير العمل قابلة للتخصيص ، وبحثًا متقدمًا للوصول إلى المستندات ، وتكاملًا استثنائيًا للمربع لتحصل على التشغيل ، مما يضمن أن بياناتك متوافقة وآمنة دائمًا. الشيء الجيد هو أنه حتى الشركات الكبرى يمكنها الاستفادة من هذه الأداة لأنها تأتي مع العديد من الميزات. ذلك لأنه لا يمكنك تخزين البيانات ومشاركتها فحسب ، بل يمكنك أيضًا الاستفادة من المعلومات والتفاعل معها وتنفيذها.

يأتي eFileC Cabinet مع قوالب مخصصة ، وسير عمل مدمج ، وذكاء مسح ضوئي ذكي ، وتغطية أمنية محلية للمستندات والملفات الحيوية. يمكنك أيضًا دمجه مع المبيعات ومنصات المحاسبة والأدوات المكتبية والتوقيعات الإلكترونية والمزيد في خطط اشتراك ميسورة التكلفة.

10. Laserfiche:

برنامج إدارة المستندات هذا مليء بالعديد من الميزات ويعمل على تبسيط عملية سير عمل المستندات. إنه يلغي الجهود اليدوية ويقلل من الأخطاء مع الحفاظ على الوحدات النمطية الخاصة بك آمنة وخوارزميات تعيين الإصدار تحمي محفوظات المستند وأصالته.

باستخدام ميزة البحث الخاصة به ، يمكنك بسهولة تحديد موقع المستندات باسم مستخدم أو كلمة رئيسية واحدة. يمكنك أيضًا إنشاء عوامل تصفية مخصصة لتحسين البحث وإزالة التكرار والتكرار في المستندات عن طريق ربط مساحة تخزين البيانات. يتيح لك توصيل المحتوى بمستند ، مثل التعليقات التوضيحية والملاحظات اللاصقة ورسائل البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر إمكانات تخزين ومعالجة إضافية بمعايير فعالة من حيث التكلفة مع زيادة حجم المستندات.

11. التأخير:

هذا هو رمز ونظام إدارة مشروع يدعم الشركات لتتبع مشاريعها بما في ذلك التخطيط والتوزيع وإكمال المهام. يوفر لك أدوات تعاونية في واجهة قوية وبسيطة. يمكن للمستخدمين الاستفادة من ميزة مشاركة الملفات الخاصة به للحفاظ على جميع ملفات المشروع في مكان عمل تعاوني واحد.

تأتي ميزة Backlog مع مرفقات ملف غنية وميزات التعليقات التي تمكن فريقك من العمل معًا وإكمال مهام متعددة بشكل أسرع. من الممكن أيضًا إضافة ملفات في قسم التعليقات وتحميل الملفات إلى مجلدات مركزية. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر فريقًا بمصدر واحد من خلال تصميم حقول أو صفحات مخصصة ، والتي يمكن للجميع تحريرها والوصول إليها.

12. MasterControl:

كما يوحي الاسم ، يعد برنامج إدارة المستندات هذا حلاً قويًا ، مما يقلل من اعتمادك على حفظ الملفات يدويًا واستردادها. إنه يجعل دورة حياة المستند آلية ويزيل جميع أنواع الأخطاء البشرية ويعزز عملية التوثيق الشاملة.

باستخدام MasterControl ، من الممكن توجيه المستندات تلقائيًا للمتابعة والجدولة والتصعيد والمراجعة. يمكن دمجها مع نظام التحكم في التغيير الخاص بشركتك ، مما يوفر لك خط أنابيب للمستند بأكمله ويمنع التعارض بين الأنظمة. علاوة على ذلك ، تقوم بنسخ المستندات والطوابع المائية لأغراض التتبع والعلامات التجارية. يقع المحتوى غير المنظم والمنظم في مكان واحد ، وهو أمر رائع أثناء عمليات التفتيش والتدقيق.

13. سامباج:

هذا هو برنامج تعاون مشروع عالي الأداء حصل أيضًا على مكافآت. يوفر لك العديد من الميزات مثل حلول الاتصال والأدوات التعاونية وكفاءات إدارة المستندات في نظام أساسي مستضاف على السحابة. إنه يعزز الإنتاجية نظرًا لقدراته الغنية مثل مؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات وإدارة المهام والدردشة الجماعية والتعاون في المستندات في الوقت الفعلي وغير ذلك.

إنه برنامج مثالي ومناسب تمامًا للفرق من جميع الأحجام. يوفر هذا الحل الشامل وظائف مثل المحادثات وقوائم المهام والرسائل الفورية والملفات وموضوعات المناقشة والجدولة وجداول أعمال الاجتماعات. إنه مثالي للمؤسسات والشركات ويمكن تنفيذه عبر فرق مختلفة من الشركاء والبائعين والاستشاريين والموظفين والعملاء ، ويسمح لك بتجميع الصور والملفات والمحادثات والخرائط ومقاطع الفيديو مما يتيح لك تعزيز الاستفادة من نظام أساسي للتعاون .

14. LogicalDoc:

يدير DMS المستند إلى الويب دورة حياة مستنداتك الإلكترونية بالكامل. يتيح لك تثبيت التطبيق على محرك أقراص محلي لمزيد من الاستخدام أو في السحابة لاستخدامه كخدمة.

يأتي مع عملية استرجاع وبحث ، وهي عملية بسيطة للغاية وتسمح بالبحث في الملفات عن الكلمة الرئيسية واسم المنشئ والجوانب الأخرى. هذه أداة متعددة اللغات متكاملة مع إصدارات كاملة الميزات تتيح حفظ عمليات البحث والتوقيع الرقمي ومساحات العمل المتعددة.

علاوة على ذلك ، يمكنك استيراد الملفات من علب الوارد والمحفوظات المضغوطة وإنشاء سياسات أمان على المجموعات والمستخدمين وحدود الملفات والقوائم.

15. محرك سينولوجي:

إذا كنت تبحث عن نظام أساسي قائم على السحابة يتيح لك إنشاء الملفات ومشاركتها ، فإن Synology Drive يعد حلاً ممتازًا. إنه مثالي للاستخدام المكتبي والمنزلي مما يتيح لك امتلاك ملكية كاملة للبيانات وحرية تحديد خادم Synology NAS. يضمن ذلك أن يكون لديك دائمًا نسخة احتياطية لملفاتك إذا تم حذفها عن طريق الخطأ.

علاوة على ذلك ، يأتي مزودًا بميزة الاستعادة التي تتيح لك التراجع عن التعديلات التي تم إجراؤها على المستند واستعادة الإصدار السابق. تكتشف خوارزمية Intelli-versioning الخاصة بها بدقة التغييرات الرئيسية في الملف.

16 - تمبلافي:

توفر لك أداة إنشاء المستندات هذه طريقة ذكية للتعامل مع القوالب المتعلقة بمستندات الأعمال وتحديثها ديناميكيًا بالإضافة إلى مشاركتها. باستخدامه ، يمكنك أيضًا مشاركة أصول العلامة التجارية من أي مكان على الجهاز وإنشاء المستندات والعروض التقديمية والحفاظ على مظهر احترافي قياسي عبر رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والعقود والعروض التقديمية وحتى التكامل مع تطبيقات المكتب.

يتيح Templafy للمستخدمين إدارة قوالب المستندات المركزية وتحديث المحتوى على نظام أساسي واحد سهل الاستخدام. يمكن توصيله بأي برنامج لإدارة الأصول الرقمية ، مما يسهل تنفيذ استراتيجية قالب المستند عبر الشركة وعبر العديد من الأجهزة والمتصفحات والتطبيقات وأنظمة التشغيل.

أفضل شيء هو أنه يمكنك توسيع نطاق Templafy وفقًا لمتطلبات عملك ومعالجة نقاط الضعف التي تواجهها العديد من الإدارات أثناء التعامل مع المستندات. يتأكد من أن أقسام التسويق والمبيعات والشؤون القانونية وتكنولوجيا المعلومات والإدارة والموارد البشرية والأقسام الأخرى يمكنها إنشاء مستندات تتوافق مع أحدث محتوى للشركة. متكامل مع مستندات التخزين عبر الإنترنت و CRM وميزات أخرى ، وهو متاح للاستخدام بمعايير ميسورة التكلفة.

يتم إحتوائه:

برنامج إدارة الوثائق هو حاجة لكل عمل تجاري حديث. إذا كنت ترغب في التخلص من جميع المتاعب والاضطرابات المرتبطة بعملية معالجة المستندات اليومية ، فإن نظام إدارة الوثائق (DMS) هو الحل الأمثل. لذلك ، اختر برنامج إدارة المستندات المفضل لديك من القائمة المذكورة أعلاه واجعل سهولة الاستخدام لعملك.