すべての MSME が必要とする最高のドキュメント管理ソフトウェア

あなたの組織は日常的に紙ベースの文書を作成していますか? 確かに、大量のドキュメントを作成する組織は非常に一般的です。 そのため、すべての組織がデジタル ドキュメント管理ソフトウェアを必要としています。

現代のビジネスで利用できるこのようなソリューションを使用すると、ドキュメントのオンライン リポジトリを維持でき、必要に応じてファイルを簡単に共有、取得、検索できます。 さらに、このようなツールはファイルを効率的に整理するのに役立ち、ドキュメント共有の強化、ワークフローの翻訳の円滑化、生産性の向上、および効率の向上につながります。

ドキュメント管理ソフトウェアが貴社のビジネスにとって理想的なソリューションである理由をご理解いただけたと思います。

そのため、ここでは、優れた結果を提供し、要件に最適であることが証明されている最高のドキュメント管理ソフトウェアをいくつか紹介します.

最高のドキュメント管理ソフトウェア:

1. パンダドック:

リストの最初のドキュメント管理ソフトウェアは PandaDoc です。これは、ユーザーがドキュメントをオンラインで作成、共有、配信できる主要なツールです。 法的拘束力のある電子署名を許可し、Docs、PDF、その他のデジタル形式などの多数のドキュメント形式をサポートして、迅速なペーパーレス プロセスとトランザクションを実現します。

このソフトウェアは、契約、見積もり、販促資料、および契約書を効率的に処理します。 営業、法務、財務、運用、マーケティング、人事など、組織のさまざまな部門に最適です。 一度に大量のドキュメントを作成、共有、配信するのに最適です。

2. ボックス:

私たちのリストの次の印象的で高性能なドキュメント管理ソフトウェアは、コンテンツ管理用に設計されたクラウドベースのプラットフォームである Box です。 1 つのウィンドウからファイルを追跡、送信、修正、保持、および共有できます。 このツールはバージョン管理をサポートし、ドキュメントのワークフローを自動化して生産性を向上させます。

Box を使用すると、リアルタイムでファイルを監視し、アクセスおよび変更を行っている人物を確認できます。 ドキュメントを完全に制御し、無秩序な改ざんからドキュメントを保護します。 ファイルの削除とアーカイブのルールを確立することができます。 このツールを使用すると、1 つのファイルの最大 100 バージョンを保存して、コラボレーションや編集に役立てることができます。

3. Zoho フォーム:

リストの次のドキュメント管理ソフトウェアは、あらゆる規模と規模のビジネスのニーズに応える効率的なオンライン ビルダーである Zoho Forms です。 このツールを使用すると、個別のカスタマイズ可能なテーマとフィールド タイプを使用して、さまざまなオンライン フォームを作成および管理できます。 既にデザインされたテンプレートを選択するか、独自のテンプレートを用意することができます。

フォーム設計ツールに加えて、計算用の自動フィールドとパーソナライズされた支払いフォームが付属しています。 また、複数ページのフォームをサポートし、必要に応じてフォーム内のページを再配置および追加します。 その他の機能として、QR コード、メール キャンペーンを使用したり、リンクを追加してソーシャル プラットフォームでフォームを共有したり、サイトにフォームを導入したりできます。

4. 屋外:

このドキュメント管理ソリューションを使用すると、オンプレミス、クラウド、および両方のプラットフォームでドキュメントを簡単に管理できます。 他の生産性ツールに統合して、クロスプラットフォームの作業を実現できます。 ドライブ、USB、およびフォルダー内のファイルを検索する時間を無駄にすることなく、電話をかけることができます。

スマート検索フィルターと提案が付属しており、目的のコンテンツをすばやく見つけることができます. ワークフローを妨げることなく、モバイルからデスクトップ、またはその逆に簡単に移行できます。 顧客データベース、マーケティング資料、帳簿記録、法的文書などの重要なビジネス情報を保護するだけでなく、メタデータ Alfresco が追加したワークフロー内でファイルを移動することもできます。

5. ピンポイント:

革新的なソリューションを探している組織にとって、PinPoint は小規模、大規模、および中規模のビジネスの要件を満たす優れた選択肢です。 ドキュメントを 1 つのシステムで効率的に管理および整理します。 PinPoint には、ユーザーがドキュメントを安全に保存し、ワークフローを確立し、単一のプラットフォームから通信できるようにする、広範な堅牢な機能が付属しています。

これは、信用組合、小売、製造、教育、医療、法律、銀行、自動車、不動産管理など、さまざまな業界にとって理想的なソリューションです。 ドキュメントの整理、ドキュメントのセキュリティ、コンプライアンス、ファイルの取得などの豊富な機能を提供します。 電子フォルダの作成からサブディバイダー、キャビネット、ドキュメントまで、すべてこのツールで作成できます。

6. Bitrix24:

もう 1 つの堅牢でカスタマイズ可能な DMS は、要件に応じてカスタマイズできるオープンソース コードです。 無料プランで最大 5GB のクラウド ストレージ スペースを試すことができるため、優れた価格設定で競合他社に勝っています。 このツールを使用すると、会社、プライベート、およびグループの 3 種類のドライブを設計して、ドキュメントが選択的にアクセスされるようにすることができます。

アクティビティ ストリーム モジュールに加えて、編集やコメントをリアルタイムで行うことができます。 変更ログには、各ドキュメントのバージョン履歴が作成時間と作成者の名前とともに保存されます。 共有されたドキュメントをロックして、セキュリティを確保することもできます。 これは、複数のユーザーがドキュメントを編集している場合でも使用するのに最適な便利なソフトウェアです。

7. PDF要素プロ:

Next は、PDF ドキュメントを完全に制御し、使いやすくする、スマートで高速、かつ費用対効果の高い PDF エディターです。 ドキュメントの書式設定のスタイルに影響を与えることなく、必要な変更を加えることができる、多数の変更とカスタマイズのオプション、およびインテリジェントなテクノロジが付属しています。 シンプルなナビゲーションと、最適化された UX デザインに基づく直感的なインターフェイスが付属しています。

ワークフローを再定義するための豊富なソフトウェア機能を備えているため、中小企業、大企業にとって優れたソリューションです。 好みのファイル形式で PDF を変換および作成し、フォームに記入し、契約書に署名することができます。 OCR とテキスト エディターは、独自のフォントやスタイル、インテリジェントな段落認識などの要素をサポートするその他の独自の機能です。

8. ハドル:

これは強力で優れたパフォーマンスのクラウドベースの DMS ソリューションであり、すべてのドキュメントに対して提供されるハイエンド セキュリティで他のソリューションよりも優れています。 情報のセキュリティを損なうことなく、機密文書を同僚やクライアントと安全に共有できます。

Huddle を使用すると、ワンクリックで最大 10GB のファイルを簡単に共有できます。 タイムラインを追跡しながら、すべてのファイルの承認システムが組み込まれています。 いつでもどこからでもドキュメントを処理できるモバイル版を使用することもできます。 シングル サインオンと多要素認証機能により、ドキュメントをあらゆる攻撃から保護します。 直感的なダッシュボードを使用すると、タスク、ファイル、および人をわずか数分で簡単に見つけることができます。

9. eFileCabinet:

スケーラブルで安全なドキュメント管理ソフトウェアを探しているなら、eFileCabinet が最適です。 手頃な価格で豊富なエンタープライズ機能を提供する、さまざまな配信モジュールをカバーし、迅速かつ簡単なアップロードを可能にするシングルストップ ソリューションです。 このようにして、データ移行が合理化されます。

このツールは、カスタマイズ可能なワークフローの自動化、ドキュメントにアクセスするための高度な検索、優れたボックス統合を提供し、データが常に準拠して安全であることを保証して実行します。 良いことは、このツールには多数の機能が備わっているため、大企業でもこのツールの恩恵を受けることができるということです. それは、データを保存して共有できるだけでなく、情報を活用、対話、実行できるからです。

eFileCabinet には、カスタム テンプレート、組み込みのワークフロー、スマート スキャン インテリジェンス、重要なドキュメントとファイルのネイティブ セキュリティ カバレッジが付属しています。 また、手頃なサブスクリプション プランで、販売、会計プラットフォーム、オフィス ツール、電子署名などと統合することもできます。

10.レーザーフィッシュ：

このドキュメント管理ソフトウェアには多数の機能が搭載されており、ドキュメント ワークフローのプロセスを合理化します。 モジュールを安全に保ち、バージョン管理アルゴリズムがドキュメントの履歴と信頼性を保護しながら、手作業を排除してエラーを減らします。

検索機能を使用すると、ユーザー名または単一のキーワードでドキュメントを簡単に見つけることができます。 また、検索を強化するためのカスタム フィルターを設定し、データ ストレージ スペースをリンクすることで、ドキュメントの重複と冗長性を取り除くことができます。 注釈、付箋、メールなどのコンテンツをドキュメントに関連付けることができます。 さらに、ドキュメントの量が増加するにつれて、費用対効果の高い基準で追加のストレージおよび処理機能を提供します。

11. バックログ:

これは、企業が計画、配布、タスクの完了などのプロジェクトを追跡するのをサポートするコードおよびプロジェクト管理システムです。 強力でありながらシンプルなインターフェースでコラボレーション ツールを提供します。 ユーザーは、ファイル共有機能を利用して、すべてのプロジェクト ファイルを共同の単一の職場で管理できます。

Backlog には、豊富な添付ファイルとコメント機能が付属しており、チームが協力して複数のタスクをより迅速に完了することができます。 コメント セクションにファイルを追加し、集中管理されたフォルダーにファイルをアップロードすることも可能です。 さらに、誰もが編集およびアクセスできるカスタムフィールドまたはページを設計することにより、単一のソースを持つチームを提供します.

12. マスターコントロール:

名前が示すように、このドキュメント管理ソフトウェアは堅牢なソリューションであり、手動でのファイリングやドキュメントの取得への依存を減らします. ドキュメントのライフサイクルを機械化し、あらゆる種類の人的エラーを排除し、ドキュメントの全体的なプロセスを強化します。

MasterControl を使用すると、フォローアップ、スケジューリング、エスカレーション、およびレビューのためにドキュメントを自動的にルーティングできます。 会社の変更管理システムと統合して、ドキュメント全体のパイプラインを提供し、システム間の競合を防ぐことができます。 さらに、追跡とブランディングの目的で、ドキュメントのコピーとスタンプに透かしを入れます。 構造化されていないコンテンツと構造化されたコンテンツが 1 か所にまとめられているため、検査や監査の際に役立ちます。

13.同じページ：

これは、リワードも獲得した高性能プロジェクト コラボレーション ソフトウェアです。 コミュニケーション ソリューション、コラボレーション ツール、文書管理の効率化など、さまざまな機能をクラウド ホスト型プラットフォームにもたらします。 ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理、チーム チャット、リアルタイムのドキュメント コラボレーションなどの豊富な機能により、生産性が向上します。

これは理想的なソフトウェアであり、あらゆる規模のチームに最適です。 この包括的なソリューションは、会話、タスク リスト、インスタント メッセージ、ファイル、ディスカッション トピック、スケジューリング、会議の議題などの機能を提供します。 組織や企業に最適であり、パートナー、ベンダー、コンサルタント、従業員、顧客のさまざまなチームに実装でき、画像、ファイル、会話、マップ、およびビデオをコンパイルして、コラボレーション プラットフォームの利点を強化できます。 .

14.論理ドキュメント:

この Web ベースの DMS は、電子ドキュメント全体のライフサイクルを管理します。 アプリケーションをローカル ドライブにインストールしてさらに使用したり、クラウドにインストールしてサービスとして使用したりできます。

検索と検索のプロセスが付属しています。これは非常に簡単で、キーワード、作成者の名前、およびその他の側面についてファイルを検索できます。 これは、フル機能のエディションと統合された多言語ツールであり、検索の保存、デジタル署名、および複数のワークスペースを可能にします。

さらに、受信トレイや zip アーカイブからファイルをインポートしたり、グループ、ユーザー、ファイルの境界線、メニューに関するセキュリティ ポリシーを作成したりできます。

15. Synology ドライブ:

ファイルを作成して共有できるクラウドベースのプラットフォームを探しているなら、Synology Drive は優れたソリューションです。 オフィスや家庭での使用に最適で、データを完全に所有し、Synology NAS サーバーを自由に選択できます。 これにより、ファイルが誤って削除された場合に備えて、ファイルのバックアップが常に確保されます。

さらに、ドキュメントに加えられた変更を元に戻し、以前のバージョンに戻すことができる復元機能が付属しています。 その Intelli バージョン管理アルゴリズムは、ファイルの主要な変更を正確に検出します。

16.テンプレート化：

このドキュメント作成ツールは、ビジネス ドキュメントに関連するテンプレートを処理し、動的に更新し、共有するインテリジェントな方法を提供します。 それを使用すると、デバイス上のどこからでもブランド資産を共有し、ドキュメントやプレゼンテーションを作成したり、電子メール、手紙、契約書、プレゼンテーションで標準的なプロフェッショナルな外観を維持したり、オフィス アプリと統合したりすることもできます。

Templafy を使用すると、ユーザーは一元化されたドキュメント テンプレートを管理し、使いやすい 1 つのプラットフォームでコンテンツを更新できます。 任意のデジタル資産管理ソフトウェアと接続できるため、会社全体、および多数のデバイス、ブラウザー、アプリ、およびオペレーティング システムにわたってドキュメント テンプレート戦略を実装するのに便利です。

最良のことは、ビジネスの要件に従って Templafy を拡張し、ドキュメントを処理する際に多数の部門が経験する問題点に対処できることです。 これにより、マーケティング、営業、法務、IT、管理、人事、およびその他の部門が、会社の最新のコンテンツと一致するドキュメントを作成できるようになります。 オンライン ストレージ ドキュメント、CRM、およびその他の機能と統合されており、手頃な価格で使用できます。

要約：

ドキュメント管理ソフトウェアは、現代のすべてのビジネスに必要なものです。 日常の文書処理プロセスに関連する煩わしさと大騒ぎをすべて排除したい場合、DMS は理想的なソリューションです。 したがって、上記のリストから好みのドキュメント管理ソフトウェアを選択して、ビジネスに使いやすさをもたらしてください。