O melhor software de gerenciamento de documentos que todas as MPMEs precisam

A sua organização produz documentos em papel diariamente? Definitivamente, as organizações que produzem documentos em massa são muito comuns. Portanto, toda organização requer um software de gerenciamento de documentos digitais.

Com essas soluções disponíveis para empresas modernas, é possível manter um repositório online de seus documentos, o que facilita o compartilhamento, a recuperação e a pesquisa de arquivos conforme e quando necessário. Além disso, essas ferramentas ajudam a organizar arquivos com eficiência e levam a um compartilhamento aprimorado de documentos, traduções de fluxo de trabalho suaves, melhor produtividade e maior eficiência.

Tenho certeza de que agora você está convencido de que o software de gerenciamento de documentos é a solução ideal para o seu negócio.

Então, aqui listamos alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos que comprovadamente oferecem resultados excepcionais e podem atender melhor às suas necessidades.

Melhor software de gerenciamento de documentos:

1. PandaDoc:

O primeiro software de gerenciamento de documentos da nossa lista é o PandaDoc, que é uma ferramenta líder que permite que seus usuários criem, compartilhem e entreguem documentos online. Ele permite assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas e suporta vários formatos de documentos, como Docs, PDFs e outros formatos digitais para processos e transações rápidas e sem papel.

Este software funciona eficientemente com contratos, cotações, garantias de vendas e acordos. É o melhor ajuste para várias divisões de uma organização, incluindo vendas, jurídico, finanças, operações, marketing e RH. É perfeito para criar, compartilhar e entregar documentos em massa de uma só vez.

2. Caixa:

O próximo software de gerenciamento de documentos impressionante e de alto desempenho em nossa lista é o Box, que é uma plataforma baseada em nuvem projetada para gerenciamento de conteúdo. Ele permite rastrear, enviar, revisar, reter e compartilhar arquivos de uma janela. Esta ferramenta suporta controle de versão e automatiza o fluxo de trabalho de documentos para resultar em maior produtividade.

Com o Box, é possível monitorar arquivos em tempo real e verificar quem está acessando e fazendo alterações. Dá total controle sobre os documentos e os protege contra o uso não regulamentado e adulterado. É possível estabelecer regras para exclusão e arquivamento de arquivos. Com esta ferramenta, você pode salvar até 100 versões de um arquivo que ajuda na colaboração e na edição.

3. Formulários Zoho:

O próximo software de gerenciamento de documentos da nossa lista é o Zoho Forms, um construtor online eficiente que atende às necessidades de empresas de todos os tamanhos e escalas. Com esta ferramenta, é possível criar e gerenciar diferentes formulários online utilizando diferentes temas customizáveis ​​e tipos de campos. Você pode escolher modelos já criados ou preparar modelos exclusivos por conta própria.

Além de uma ferramenta de criação de formulários, vem com um campo automatizado para cálculo e formas de pagamento personalizadas. Além disso, ele suporta formulários de várias páginas e reorganiza e adiciona páginas nos formulários conforme necessário. As outras funcionalidades você pode usar nossos códigos QR, campanhas de e-mail, adicionar links para compartilhar formulários em plataformas sociais e introduzir formulários em seu site.

4. Ao Ar Livre:

Essa solução de gerenciamento de documentos permite gerenciar facilmente documentos no local, na nuvem e em ambas as plataformas. Ele pode ser integrado a outras ferramentas de produtividade e ganhar trabalho multiplataforma. Ele nos permite acenar e ligar sem perder tempo procurando arquivos em drives, USB e pastas.

Ele vem com filtros de pesquisa inteligentes e sugestões para permitir que você localize o conteúdo desejado rapidamente. Você pode mudar facilmente do celular para o desktop ou vice-versa sem atrapalhar o fluxo de trabalho. Ele não apenas protege suas informações vitais de negócios, como um banco de dados de clientes, materiais de marketing, registros contábeis e documentos legais, mas também permite mover arquivos dentro de fluxos de trabalho conduzidos por Metadata Alfresco acrescenta.

5. PinPoint:

Para organizações que procuram uma solução inovadora, o PinPoint é uma excelente escolha que atende aos requisitos de pequenas, grandes e médias empresas. Ele gerencia e organiza documentos de forma eficiente em um sistema. O PinPoint vem com uma ampla variedade de recursos robustos que permitem que os usuários armazenem documentos com segurança, estabeleçam fluxos de trabalho e comuniquem-se a partir de uma única plataforma.

É uma solução ideal para vários setores, como cooperativa de crédito, varejo, manufatura, educação, saúde, jurídico, bancário, automotivo, gerenciamento de propriedades e muito mais. Oferece recursos avançados, como organização de documentos, segurança de documentos, conformidade e recuperação de arquivos. Desde a criação de pastas eletrônicas até subdivisores, armários e documentos, tudo pode ser criado usando esta única ferramenta.

6. Bitrix24:

Outro DMS robusto e personalizável é um código de código aberto que você pode personalizar de acordo com os requisitos. Ele supera os concorrentes por sua ótima estrutura de preços, pois você pode tentar usar seu plano gratuito para até 5 GB de espaço de armazenamento em nuvem. Com a ajuda desta ferramenta, você pode projetar três tipos de drives – Empresa, Particular e Grupo, garantindo que seus documentos sejam acessados ​​de forma seletiva.

Além de seu módulo Activity Stream, permite fazer edições e comentários em tempo real. O changelog salva o histórico de versões de cada documento com seu tempo de criação e nome do criador. Também é possível bloquear documentos que foram compartilhados para mantê-los protegidos. Este é um software prático, perfeito para usar mesmo quando vários usuários estão editando um documento.

7. PDFElement Pro:

Next é um editor de PDF inteligente, rápido e econômico que oferece controle total e facilidade de uso sobre documentos PDF. Ele vem com inúmeras modificações e opções de personalização e tecnologia inteligente, que permite fazer as alterações desejadas sem afetar o estilo de formatação de um documento. Ele vem com navegação simples e uma interface intuitiva baseada em designs de UX otimizados.

É uma ótima solução para empresas de médio, pequeno e grande porte, pois vem com recursos avançados de software para redefinir fluxos de trabalho. Você pode converter e criar PDFs em seus formatos de arquivo preferidos, preencher formulários e assinar contratos. O OCR e o editor de texto são outros recursos exclusivos que oferecem suporte a elementos como fontes e estilos exclusivos, reconhecimento inteligente de parágrafo e muito mais.

8. Agrupamento:

Esta é uma solução DMS baseada em nuvem poderosa e de ótimo desempenho que supera as outras para a segurança de ponta oferecida por ela para todos os documentos. Ele permite que você compartilhe documentos confidenciais com segurança com colegas e clientes sem comprometer a segurança de suas informações.

Usando o Huddle, é muito fácil compartilhar arquivos de até 10 GB em um clique. Ele vem com um sistema de aprovação integrado para todos os arquivos enquanto rastreia seus cronogramas. Você também pode usar sua versão móvel, que permite lidar com documentos a qualquer hora e de qualquer lugar. O recurso de autenticação de logon único e multifator mantêm seus documentos protegidos contra ataques. Com seu painel intuitivo, é muito fácil localizar tarefas, arquivos e pessoas em apenas alguns minutos.

9. eFileCabinet:

Se você está procurando um software de gerenciamento de documentos escalável e seguro, o eFileCabinet é uma excelente escolha. Fornecendo recursos empresariais avançados em normas acessíveis, é uma solução completa que abrange uma variedade de módulos de entrega e permite upload rápido e fácil. Dessa forma, agiliza a migração de dados.

Essa ferramenta oferece automação de fluxo de trabalho personalizável, pesquisa avançada para acessar documentos e integração de caixa excepcional para você trabalhar garantindo que seus dados estejam sempre em conformidade e seguros. O bom é que empresas ainda maiores podem se beneficiar dessa ferramenta, pois ela vem com vários recursos. É porque você pode não apenas armazenar e compartilhar dados, mas também aproveitar, interagir e executar informações.

O eFileCabinet vem com modelos personalizados, fluxos de trabalho integrados, inteligência de digitalização inteligente, cobertura de segurança nativa de documentos e arquivos vitais. Você também pode integrá-lo a vendas, plataformas de contabilidade, ferramentas de escritório, assinaturas eletrônicas e muito mais em planos de assinatura acessíveis.

10. Laserficha:

Este software de gerenciamento de documentos possui vários recursos e agiliza o processo de fluxo de trabalho de documentos. Ele elimina os esforços manuais e reduz os erros, mantendo seus módulos protegidos e os algoritmos de controle de versão protegem o histórico e a autenticidade do seu documento.

Usando seu recurso de pesquisa, você pode localizar facilmente documentos com um nome de usuário ou uma única palavra-chave. Além disso, você pode estabelecer filtros personalizados para pesquisa aprimorada e remover duplicação e redundância em documentos vinculando o espaço de armazenamento de dados. Ele permite conectar conteúdo a um documento, como anotações, notas adesivas e e-mails. Além disso, oferece recursos adicionais de armazenamento e processamento em normas econômicas à medida que o volume de documentos aumenta.

11. Atraso:

Este é um sistema de gerenciamento de código e projeto que apoia as empresas a acompanhar seus projetos, incluindo planejamento, distribuição e conclusão de tarefas. Ele oferece ferramentas colaborativas em uma interface poderosa e simples. Os usuários podem se beneficiar de seu recurso de compartilhamento de arquivos para manter todos os arquivos do projeto em um local de trabalho colaborativo e único.

O Backlog vem com um rico anexo de arquivo e recursos de comentários, permitindo que sua equipe trabalhe em conjunto e conclua várias tarefas mais rapidamente. Também é possível adicionar arquivos na seção de comentários e fazer upload de arquivos para pastas centralizadas. Além disso, oferece uma equipe com uma única fonte, projetando campos ou páginas personalizadas, que todos podem editar e acessar.

12. Controle Mestre:

Como o nome sugere, este software de gerenciamento de documentos é uma solução robusta, que reduz sua dependência de arquivamento manual e recuperação de documentos. Ele mecaniza o ciclo de vida do documento e elimina todos os tipos de erros humanos e aprimora o processo geral de documentação.

Com o MasterControl é possível encaminhar documentos automaticamente para acompanhamento, agendamento, escalonamento e revisão. Ele pode ser integrado ao sistema de controle de mudanças da sua empresa oferecendo a você um pipeline de todo o documento e evitando conflitos entre os sistemas. Além disso, marca d'água cópias de documentos e carimbos para fins de rastreamento e branding. O conteúdo não estruturado e estruturado fica em um único lugar, o que é ótimo durante inspeções e auditorias.

13. Mesma página:

Este é um software de colaboração de projeto de alto desempenho que também ganhou recompensas. Ele traz vários recursos, como soluções de comunicação, ferramentas colaborativas e eficiências de gerenciamento de documentos em uma plataforma hospedada na nuvem. Ele aumenta a produtividade por causa de seus recursos avançados, como videoconferência, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de tarefas, bate-papo em equipe, colaboração de documentos em tempo real e outros.

É um software ideal e perfeito para equipes de todos os tamanhos. Esta solução abrangente oferece funcionalidades como conversas, listas de tarefas, mensagens instantâneas e arquivos, tópicos de discussão, agendamento e agendas de reuniões. É perfeito para organizações e empresas e pode ser implementado em várias equipes de parceiros, fornecedores, consultores, funcionários, clientes e permite compilar imagens, arquivos, conversas, mapas e vídeos, permitindo aprimorar o benefício de uma plataforma de colaboração .

14. Documento Lógico:

Este DMS baseado na web gerencia o ciclo de vida de todos os seus documentos eletrônicos. Ele permite que você instale o aplicativo em uma unidade local para uso posterior ou na nuvem para ser usado como um serviço.

Ele vem com processo de recuperação e busca, que é bastante simples e permite pesquisar arquivos pela palavra-chave, nome do criador e outros aspectos. Esta é uma ferramenta multilíngue integrada com edições completas que permitem salvar pesquisas, assinatura digital e vários espaços de trabalho.

Além disso, você pode importar arquivos de caixas de entrada e arquivos zip e criar políticas de segurança em grupos, usuários, bordas de arquivos e menus.

15. Unidade Synology:

Se você está procurando uma plataforma baseada em nuvem que permite criar e compartilhar arquivos, o Synology Drive é uma excelente solução. É ideal para uso em escritório e em casa, permitindo que você tenha total propriedade sobre os dados e liberdade para selecionar o servidor Synology NAS. Isso garante que você sempre tenha um backup para seus arquivos, caso sejam excluídos por engano.

Além disso, ele vem com um recurso de restauração que permite desfazer as alterações feitas no documento e recuperar a versão anterior. Seu algoritmo Intelli-versioning detecta com precisão as principais alterações em um arquivo.

16. Modelo:

Esta ferramenta de criação de documentos oferece uma maneira inteligente de manipular e atualizar dinamicamente, bem como compartilhar modelos relacionados a documentos comerciais. Com ele, você também pode compartilhar ativos da marca de qualquer lugar em um dispositivo e criar documentos e apresentações, manter uma aparência profissional padrão em e-mails, cartas, contratos, apresentações e até mesmo integrar-se a aplicativos de escritório.

O Templafy permite que os usuários administrem modelos de documentos centralizados e atualizem conteúdo em uma plataforma fácil de usar. Ele pode ser conectado a qualquer software de gerenciamento de ativos digitais, facilitando a implementação de uma estratégia de modelo de documento em toda a empresa e em vários dispositivos, navegadores, aplicativos e sistemas operacionais.

A melhor coisa é que você pode dimensionar o Templafy de acordo com os requisitos do seu negócio e abordar os pontos problemáticos experimentados por vários departamentos ao lidar com documentos. Ele garante que seus departamentos de marketing e vendas, jurídico, TI, administração, RH e outros possam criar documentos consistentes com o conteúdo mais atualizado da empresa. Integrado com documentos de armazenamento online, CRM e outros recursos, está disponível para uso em normas acessíveis.

Embrulhar:

O software de gerenciamento de documentos é uma necessidade de todas as empresas modernas. Se você deseja eliminar todos os aborrecimentos e problemas associados ao seu processo diário de manuseio de documentos, um DMS é a solução ideal. Portanto, escolha seu software de gerenciamento de documentos preferido na lista mencionada acima e traga facilidade de uso para o seu negócio.