Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für jeden KKMU

Produziert Ihr Unternehmen täglich papierbasierte Dokumente? Auf jeden Fall sind Organisationen, die Massendokumente erstellen, sehr verbreitet. Daher benötigt jedes Unternehmen eine digitale Dokumentenverwaltungssoftware.

Mit solchen Lösungen, die für moderne Unternehmen verfügbar sind, ist es möglich, ein Online-Repository Ihrer Dokumente zu verwalten, das es einfach macht, Dateien nach Bedarf zu teilen, abzurufen und zu durchsuchen. Darüber hinaus helfen solche Tools bei der effizienten Organisation von Dateien und führen zu einer verbesserten gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, reibungslosen Arbeitsablaufübersetzungen, besserer Produktivität und höherer Effizienz.

Ich bin sicher, Sie sind jetzt überzeugt, warum Dokumentenmanagement-Software eine ideale Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Deshalb listen wir hier einige der besten Dokumentenverwaltungssoftware auf, die nachweislich außergewöhnliche Ergebnisse liefert und Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Beste Dokumentenverwaltungssoftware:

1. PandaDoc:

Die erste Dokumentenverwaltungssoftware auf unserer Liste ist PandaDoc, ein führendes Tool, das es seinen Benutzern ermöglicht, Dokumente online zu erstellen, zu teilen und bereitzustellen. Es ermöglicht rechtsverbindliche elektronische Signaturen und unterstützt zahlreiche Dokumentenformate wie Docs, PDFs und andere digitale Formate für schnelle papierlose Prozesse und Transaktionen.

Diese Software arbeitet effizient mit Verträgen, Angeboten, Verkaufsunterlagen und Vereinbarungen. Es eignet sich am besten für verschiedene Abteilungen einer Organisation, einschließlich Vertrieb, Recht, Finanzen, Betrieb, Marketing und Personalwesen. Es ist perfekt, um Massendokumente in einem Rutsch zu erstellen, zu teilen und bereitzustellen.

2. Kasten:

Die nächste beeindruckende und leistungsstarke Dokumentenverwaltungssoftware in unserer Liste ist Box, eine cloudbasierte Plattform für die Inhaltsverwaltung. Sie können Dateien von einem Fenster aus verfolgen, senden, überarbeiten, aufbewahren und freigeben. Dieses Tool unterstützt die Versionierung und automatisiert den Workflow von Dokumenten, um die Produktivität zu steigern.

Mit Box ist es möglich, Dateien in Echtzeit zu überwachen und die Person zu überprüfen, die auf sie zugreift und Änderungen vornimmt. Es gibt die vollständige Kontrolle über die Dokumente und schützt sie vor unkontrollierter und manipulierter Verwendung. Es ist möglich, Regeln für das Löschen und Archivieren von Dateien festzulegen. Mit diesem Tool können Sie bis zu 100 Versionen einer Datei speichern, was bei der Zusammenarbeit und Bearbeitung hilft.

3. Zoho-Formulare:

Die nächste Dokumentenverwaltungssoftware auf unserer Liste ist Zoho Forms, ein effizienter Online-Builder, der auf die Bedürfnisse von Unternehmen aller Größen und Größenordnungen zugeschnitten ist. Mit diesem Tool ist es möglich, verschiedene Online-Formulare zu erstellen und zu verwalten, indem Sie verschiedene anpassbare Themen und Feldtypen verwenden. Sie können bereits entworfene Vorlagen auswählen oder selbst einzigartige erstellen.

Neben einem Formulardesign-Tool verfügt es über ein automatisiertes Berechnungsfeld und personalisierte Zahlungsformulare. Außerdem werden mehrseitige Formulare unterstützt und Seiten in den Formularen nach Bedarf neu angeordnet und hinzugefügt. Für die anderen Funktionen können Sie unsere QR-Codes und E-Mail-Kampagnen verwenden, Links hinzufügen, um Formulare auf sozialen Plattformen zu teilen, und Formulare auf Ihrer Website einführen.

4. Im Freien:

Mit dieser Dokumentenverwaltungslösung können Sie Dokumente einfach vor Ort, in der Cloud und auf beiden Plattformen verwalten. Es kann in andere Produktivitätstools integriert werden und plattformübergreifendes Arbeiten ermöglichen. Es ermöglicht uns, zu winken und anzurufen, ohne Zeit mit der Suche nach Dateien in Laufwerken, USB und Ordnern zu verschwenden.

Es enthält intelligente Suchfilter und Vorschläge, mit denen Sie gewünschte Inhalte schnell finden können. Sie können ganz einfach vom Mobilgerät zum Desktop oder umgekehrt wechseln, ohne den Arbeitsablauf zu stören. Es sichert nicht nur Ihre wichtigen Geschäftsinformationen wie eine Kundendatenbank, Marketingmaterialien, Buchhaltungsunterlagen und Rechtsdokumente, sondern ermöglicht auch das Verschieben von Dateien innerhalb von Workflows, die von Metadata Alfresco-Adds gesteuert werden.

5. Punktgenau:

Für Organisationen, die nach einer innovativen Lösung suchen, ist PinPoint eine ausgezeichnete Wahl, die den Anforderungen kleiner, großer und mittelständischer Unternehmen gerecht wird. Es verwaltet und organisiert Dokumente effizient in einem System. PinPoint verfügt über eine umfangreiche Palette robuster Funktionen, mit denen Benutzer Dokumente sicher speichern, Workflows einrichten und von einer einzigen Plattform aus kommunizieren können.

Es ist eine ideale Lösung für verschiedene Branchen wie Kreditgenossenschaften, Einzelhandel, Fertigung, Bildung, Gesundheitswesen, Recht, Banken, Automobil, Immobilienverwaltung und mehr. Es bietet umfangreiche Funktionen wie Organisation von Dokumenten, Dokumentensicherheit, Compliance und Abruf von Dateien. Von der Erstellung elektronischer Ordner bis hin zu Unterteilern, Schränken und Dokumenten kann alles mit diesem einzigen Tool erstellt werden.

6. Bitrix24:

Ein weiteres robustes und anpassbares DMS ist ein Open-Source-Code, den Sie nach Bedarf anpassen können. Es schlägt Konkurrenten wegen seiner großartigen Preisstruktur, da Sie versuchen können, seinen kostenlosen Plan für bis zu 5 GB Cloud-Speicherplatz zu nutzen. Mit Hilfe dieses Tools können Sie drei Arten von Laufwerken entwerfen – Unternehmen, Privat und Gruppe , um sicherzustellen, dass auf Ihre Dokumente selektiv zugegriffen wird.

Zusätzlich zu seinem Activity Stream-Modul ermöglicht es das Bearbeiten und Kommentieren in Echtzeit. Das Änderungsprotokoll speichert die Versionsgeschichte jedes Dokuments mit seinem Erstellungszeitpunkt und dem Namen des Erstellers. Es ist auch möglich, freigegebene Dokumente zu sperren, um sie zu schützen. Dies ist eine praktische Software, die sich perfekt verwenden lässt, selbst wenn mehrere Benutzer ein Dokument bearbeiten.

7. PDFElement Pro:

Next ist ein intelligenter, schneller und kostengünstiger PDF-Editor, der vollständige Kontrolle und Benutzerfreundlichkeit über PDF-Dokumente bietet. Es verfügt über zahlreiche Modifikations- und Anpassungsoptionen und eine intelligente Technologie, mit der Sie gewünschte Änderungen vornehmen können, ohne den Stil der Formatierung eines Dokuments zu beeinträchtigen. Es verfügt über eine einfache Navigation und eine intuitive Benutzeroberfläche, die auf optimierten UX-Designs basiert.

Es ist eine großartige Lösung für mittlere, kleine und große Unternehmen, da es mit umfangreichen Softwarefunktionen ausgestattet ist, um Arbeitsabläufe neu zu definieren. Sie können PDFs in Ihre bevorzugten Dateiformate konvertieren und erstellen, Formulare ausfüllen und Verträge unterzeichnen. Die OCR und der Texteditor sind weitere einzigartige Funktionen, die Elemente wie einzigartige Schriftarten und Stile, intelligente Absatzerkennung und mehr unterstützen.

8. Huddle:

Dies ist eine leistungsstarke und leistungsstarke Cloud-basierte DMS-Lösung, die andere für die High-End-Sicherheit übertrifft, die sie für alle Dokumente bietet. Damit können Sie vertrauliche Dokumente sicher mit Kollegen und Kunden teilen, ohne die Sicherheit Ihrer Informationen zu gefährden.

Mit Huddle ist es sehr einfach, Dateien mit einer Größe von bis zu 10 GB mit einem Klick zu teilen. Es verfügt über ein integriertes Genehmigungssystem für alle Dateien, während Sie Ihre Zeitpläne verfolgen. Sie können auch die mobile Version verwenden, mit der Sie Dokumente jederzeit und von überall aus bearbeiten können. Die Single-Sign-On- und Multi-Factor-Authentifizierungsfunktion schützt Ihre Dokumente vor Angriffen. Mit seinem intuitiven Dashboard ist es sehr einfach, Aufgaben, Dateien und Personen in nur wenigen Minuten zu finden.

9. eAktenschrank:

Wenn Sie nach einer skalierbaren und sicheren Dokumentenverwaltungssoftware suchen, ist eFileCabinet eine ausgezeichnete Wahl. Es bietet umfassende Unternehmensfunktionen zu erschwinglichen Standards und ist eine Komplettlösung, die eine Reihe von Bereitstellungsmodulen abdeckt und einen schnellen und einfachen Upload ermöglicht. Auf diese Weise wird die Datenmigration optimiert.

Dieses Tool bietet eine anpassbare Workflow-Automatisierung, eine erweiterte Suche für den Zugriff auf Dokumente und eine außergewöhnliche Box-Integration, um Ihnen den Betrieb zu erleichtern und zu garantieren, dass Ihre Daten immer konform und sicher sind. Das Gute ist, dass auch größere Unternehmen von diesem Tool profitieren können, da es mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist. Dies liegt daran, dass Sie nicht nur Daten speichern und freigeben, sondern auch Informationen nutzen, interagieren und ausführen können.

eFileCabinet wird mit benutzerdefinierten Vorlagen, integrierten Workflows, intelligenter Scanning-Intelligenz und nativer Sicherheitsabdeckung wichtiger Dokumente und Dateien geliefert. Sie können es auch mit Verkaufs-, Buchhaltungsplattformen, Office-Tools, elektronischen Signaturen und mehr zu erschwinglichen Abonnementplänen integrieren.

10. Laserfiche:

Diese Dokumentenverwaltungssoftware ist vollgepackt mit zahlreichen Funktionen und rationalisiert den Prozess des Dokumenten-Workflows. Es eliminiert manuellen Aufwand und reduziert Fehler, während Ihre Module geschützt bleiben und Versionierungsalgorithmen den Verlauf und die Authentizität Ihres Dokuments schützen.

Mit der Suchfunktion können Sie Dokumente einfach mit einem Benutzernamen oder einem einzelnen Schlüsselwort finden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Filter für eine erweiterte Suche einrichten und Duplikate und Redundanzen in Dokumenten entfernen, indem Sie den Datenspeicherplatz verknüpfen. Damit können Sie Inhalte wie Anmerkungen, Haftnotizen und E-Mails mit einem Dokument verbinden. Darüber hinaus bietet es zusätzliche Speicher- und Verarbeitungsfunktionen zu kostengünstigen Standards, wenn das Dokumentenvolumen zunimmt.

11. Rückstand:

Dies ist ein Code- und Projektmanagementsystem, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projekte zu verfolgen, einschließlich Planung, Verteilung und Erledigung von Aufgaben. Es bietet Ihnen kollaborative Tools in einer leistungsstarken und dennoch einfachen Benutzeroberfläche. Benutzer können von der Dateifreigabefunktion profitieren, um alle Projektdateien an einem gemeinsamen und einzelnen Arbeitsplatz zu verwalten.

Backlog verfügt über umfangreiche Dateianhänge und Kommentarfunktionen, mit denen Ihr Team zusammenarbeiten und mehrere Aufgaben schneller erledigen kann. Es ist auch möglich, Dateien im Kommentarbereich hinzuzufügen und Dateien in zentrale Ordner hochzuladen. Darüber hinaus bietet es einem Team eine einzige Quelle, indem es benutzerdefinierte Felder oder Seiten entwirft, die jeder bearbeiten und auf die es zugreifen kann.

12. MasterControl:

Wie der Name schon sagt, ist diese Dokumentenverwaltungssoftware eine robuste Lösung, die Ihre Abhängigkeit von der manuellen Ablage und dem Abruf von Dokumenten reduziert. Es mechanisiert den Lebenszyklus des Dokuments und eliminiert alle Arten von menschlichen Fehlern und verbessert den gesamten Dokumentationsprozess.

Durch die Verwendung von MasterControl ist es möglich, Dokumente automatisch zur Nachverfolgung, Planung, Eskalation und Überprüfung weiterzuleiten. Es kann in das Änderungskontrollsystem Ihres Unternehmens integriert werden, bietet Ihnen eine Pipeline des gesamten Dokuments und verhindert Konflikte zwischen Systemen. Darüber hinaus werden Dokumentenkopien und Stempel für Nachverfolgungs- und Branding-Zwecke mit Wasserzeichen versehen. Die unstrukturierten und strukturierten Inhalte befinden sich an einem einzigen Ort, was bei Inspektionen und Audits großartig ist.

13. Gleiche Seite:

Dies ist eine leistungsstarke Software für die Projektzusammenarbeit, die auch Belohnungen verdient hat. Es bietet Ihnen zahlreiche Funktionen wie Kommunikationslösungen, Tools für die Zusammenarbeit und effizientes Dokumentenmanagement in einer Cloud-gehosteten Plattform. Es steigert die Produktivität aufgrund seiner umfangreichen Funktionen wie Videokonferenzen, Dateifreigabe, Aufgabenverwaltung, Team-Chat, Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit und mehr.

Es ist die ideale Software und passt perfekt zu Teams jeder Größe. Diese umfassende Lösung bietet Funktionen wie Konversationen, Aufgabenlisten, Sofortnachrichten und Dateien, Diskussionsthemen, Terminplanung und Besprechungsagenden. Es ist perfekt für Organisationen und Unternehmen und kann in verschiedenen Teams von Partnern, Anbietern, Beratern, Mitarbeitern und Kunden implementiert werden und ermöglicht es Ihnen, Bilder, Dateien, Gespräche, Karten und Videos zusammenzustellen, wodurch Sie den Nutzen einer Kollaborationsplattform steigern können .

14. Logisches Dokument:

Dieses webbasierte DMS verwaltet den Lebenszyklus Ihrer gesamten elektronischen Dokumente. Sie können die Anwendung zur weiteren Verwendung auf einem lokalen Laufwerk oder in der Cloud zur Verwendung als Dienst installieren.

Es wird mit einem recht einfachen Abruf- und Suchprozess geliefert, der das Durchsuchen von Dateien nach dem Schlüsselwort, dem Namen des Erstellers und anderen Aspekten ermöglicht. Dies ist ein mehrsprachiges Tool, das in Editionen mit vollem Funktionsumfang integriert ist und das Speichern von Suchen, digitalen Signaturen und mehreren Arbeitsbereichen ermöglicht.

Darüber hinaus können Sie Dateien aus Posteingängen und Zip-Archiven importieren und Sicherheitsrichtlinien für Gruppen, Benutzer, Dateigrenzen und Menüs erstellen.

15. Synology-Laufwerk:

Wenn Sie nach einer Cloud-basierten Plattform suchen, mit der Sie Dateien erstellen und teilen können, ist Synology Drive eine hervorragende Lösung. Es ist ideal für den Gebrauch im Büro und zu Hause, da es Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und die freie Wahl des Synology NAS-Servers ermöglicht. Dies stellt sicher, dass Sie immer ein Backup für Ihre Dateien haben, falls sie versehentlich gelöscht werden.

Darüber hinaus verfügt es über eine Wiederherstellungsfunktion, mit der Sie am Dokument vorgenommene Änderungen rückgängig machen und die vorherige Version wiederherstellen können. Sein Intelli-Versioning-Algorithmus erkennt präzise die wichtigsten Änderungen in einer Datei.

16. Vorlage:

Dieses Dokumentenerstellungstool bietet Ihnen eine intelligente Möglichkeit, Vorlagen im Zusammenhang mit Geschäftsdokumenten zu handhaben und dynamisch zu aktualisieren sowie gemeinsam zu nutzen. Mit ihm können Sie auch Markenwerte von überall auf einem Gerät teilen und Dokumente und Präsentationen erstellen, ein professionelles Standard-Erscheinungsbild für E-Mails, Briefe, Verträge und Präsentationen beibehalten und sogar in Office-Apps integrieren.

Templafy ermöglicht es Benutzern, Dokumentvorlagen zentral zu verwalten und Inhalte auf einer benutzerfreundlichen Plattform zu aktualisieren. Es kann mit jeder Digital-Asset-Management-Software verbunden werden, was die Implementierung einer Dokumentvorlagenstrategie im gesamten Unternehmen und auf zahlreichen Geräten, Browsern, Apps und Betriebssystemen erleichtert.

Das Beste ist, dass Sie Templafy gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren und Schwachstellen angehen können, auf die zahlreiche Abteilungen beim Umgang mit Dokumenten stoßen. Es stellt sicher, dass Ihre Marketing- und Vertriebs-, Rechts-, IT-, Verwaltungs-, Personal- und andere Abteilungen Dokumente erstellen können, die mit den aktuellsten Inhalten des Unternehmens übereinstimmen. Es ist in Online-Speicherdokumente, CRM und andere Funktionen integriert und kann zu erschwinglichen Preisen verwendet werden.

Einpacken:

Dokumentenverwaltungssoftware ist ein Muss für jedes moderne Unternehmen. Wenn Sie alle Probleme und Aufregungen beseitigen möchten, die mit Ihrem täglichen Dokumentenhandhabungsprozess verbunden sind, ist ein DMS die ideale Lösung. Wählen Sie also Ihre bevorzugte Dokumentenverwaltungssoftware aus der oben genannten Liste und bringen Sie die Benutzerfreundlichkeit in Ihr Unternehmen.