Cel mai bun software de gestionare a documentelor de care fiecare IMM-uri are nevoie

Organizația dvs. produce documente pe hârtie în fiecare zi? Cu siguranță, organizațiile care produc documente în vrac sunt foarte frecvente. Așadar, fiecare organizație are nevoie de software de gestionare a documentelor digitale.

Cu astfel de soluții disponibile pentru afacerile moderne, este posibil să mențineți un depozit online al documentelor dvs., ceea ce facilitează partajarea, preluarea și căutarea fișierelor după cum este necesar. În plus, astfel de instrumente ajută la organizarea eficientă a fișierelor și conduc la o partajare îmbunătățită a documentelor, la traduceri fluide ale fluxului de lucru, o productivitate mai bună și o eficiență mai mare.

Sunt sigur că acum ești convins de ce software-ul de management al documentelor este o soluție ideală pentru afacerea ta.

Așadar, aici listăm unele dintre cele mai bune software de gestionare a documentelor care s-a dovedit că oferă rezultate excepționale și se potrivesc cel mai bine cerințelor dumneavoastră.

Cel mai bun software de gestionare a documentelor:

1. PandaDoc:

Primul software de gestionare a documentelor de pe lista noastră este PandaDoc, care este un instrument de vârf care permite utilizatorilor săi să creeze, să partajeze și să livreze documente online. Permite semnături electronice obligatorii din punct de vedere juridic și acceptă numeroase formate de documente, cum ar fi documente, PDF-uri și alte formate digitale, pentru procese și tranzacții rapide fără hârtie.

Acest software funcționează eficient cu contracte, cotații, garanții de vânzări și acorduri. Este cea mai potrivită pentru diferite divizii ale unei organizații, inclusiv vânzări, juridice, finanțe, operațiuni, marketing și HR. Este perfect pentru a construi, partaja și livra documente în vrac dintr-o singură mișcare.

2. Cutie:

Următorul software impresionant și de înaltă performanță de gestionare a documentelor din lista noastră este Box, care este o platformă bazată pe cloud concepută pentru managementul conținutului. Vă permite să urmăriți, să trimiteți, să revizuiți, să păstrați și să partajați fișiere dintr-o singură fereastră. Acest instrument acceptă versiunea și automatizează fluxul de lucru al documentelor pentru a avea ca rezultat o productivitate sporită.

Folosind Box, este posibil să monitorizați fișierele în timp real și să verifice persoana care accesează și face modificări. Oferă control complet asupra documentelor și le protejează împotriva utilizării nereglementate și a falsificării. Este posibil să se stabilească reguli pentru ștergerea și arhivarea fișierelor. Cu acest instrument, puteți salva până la 100 de versiuni ale unui fișier care ajută la colaborare și editare.

3. Formulare Zoho:

Următorul software de gestionare a documentelor de pe lista noastră este Zoho Forms, care este un constructor online eficient care răspunde nevoilor companiilor de toate dimensiunile și dimensiunile. Folosind acest instrument, este posibil să creați și să gestionați diferite formulare online, folosind teme și tipuri de câmpuri personalizabile distincte. Puteți alege șabloane deja proiectate sau puteți pregăti pe cont propriu unele unice.

Pe lângă un instrument de proiectare a formularelor, acesta vine cu un câmp automat pentru calcule și formulare de plată personalizate. De asemenea, acceptă formulare cu mai multe pagini și rearanjează și adaugă pagini în formulare după cum este necesar. Celelalte funcționalități le puteți folosi codurile noastre QR, campaniile de e-mail, adăugați linkuri pentru a partaja formulare pe platformele sociale și introduceți formulare pe site-ul dvs.

4. Alfresco:

Această soluție de gestionare a documentelor vă permite să gestionați cu ușurință documentele on-premise, pe cloud și pe ambele platforme. Poate fi integrat cu alte instrumente de productivitate și poate obține lucru pe mai multe platforme. Ne permite să apelăm fără să pierdem timpul căutând fișiere în unități, USB și foldere.

Vine cu filtre de căutare inteligente și sugestii pentru a vă permite să găsiți rapid conținutul dorit. Puteți trece cu ușurință de la mobil la desktop sau invers, fără a perturba fluxul de lucru. Nu numai că vă securizează informațiile vitale de afaceri, cum ar fi o bază de date pentru clienți, materiale de marketing, evidențe contabile și documente juridice, dar permite și mutarea fișierelor în cadrul fluxurilor de lucru conduse de Metadata Alfresco adds.

5. PinPoint:

Pentru organizațiile care caută o soluție inovatoare, PinPoint este o alegere excelentă care răspunde cerințelor întreprinderilor mici, mari și mijlocii. Gestionează și organizează eficient documentele într-un singur sistem. PinPoint vine cu o gamă largă de caracteristici robuste care le permit utilizatorilor să stocheze documente în siguranță, să stabilească fluxuri de lucru și să comunice de pe o singură platformă.

Este o soluție ideală pentru diverse industrii, cum ar fi o uniune de credit, retail, producție, educație, asistență medicală, juridic, bancar, auto, managementul proprietăților și multe altele. Oferă funcții bogate, cum ar fi organizarea documentelor, securitatea documentelor, conformitatea și preluarea fișierelor. De la crearea de foldere electronice la subdivizoare, dulapuri și documente, toate pot fi create folosind acest instrument unic.

6. Bitrix24:

Un alt DMS robust și personalizabil este un cod open-source pe care îl puteți personaliza conform cerințelor. Depășește concurenții pentru structura sa excelentă de prețuri, deoarece puteți încerca să utilizați planul său gratuit pentru spațiu de stocare în cloud de până la 5 GB. Cu ajutorul acestui instrument, puteți proiecta trei tipuri de unități – companie, private și grup, asigurându-vă că documentele dvs. sunt accesate selectiv.

Pe lângă modulul Activity Stream, permite editarea și comentarea în timp real. Jurnalul de modificări salvează istoricul versiunilor fiecărui document cu ora de creare și numele creatorului. De asemenea, este posibil să blocați documentele, care au fost partajate pentru a le păstra în siguranță. Acesta este un software la îndemână, perfect de utilizat chiar și atunci când mai mulți utilizatori editează un document.

7. PDFElement Pro:

Urmează un editor PDF inteligent, rapid și rentabil, care oferă control deplin și ușurință în utilizare asupra documentelor PDF. Vine cu numeroase modificări și opțiuni de personalizare și tehnologie inteligentă, care vă permite să faceți modificările dorite fără a afecta stilul formatării unui document. Vine cu o navigare simplă și o interfață intuitivă bazată pe design UX optimizat.

Este o soluție excelentă pentru întreprinderile mijlocii, mici și mari, deoarece vine cu capabilități software bogate pentru a redefini fluxurile de lucru. Puteți converti și crea fișiere PDF în formatele de fișiere preferate, puteți completa formulare și puteți semna contracte. OCR și editorul de text sunt alte caracteristici unice care acceptă elemente precum fonturi și stiluri unice, recunoașterea inteligentă a paragrafelor și multe altele.

8. Huddle:

Aceasta este o soluție DMS puternică și performantă, bazată pe cloud, care le depășește pe altele pentru securitatea de vârf oferită de aceasta pentru toate documentele. Vă permite să partajați în siguranță documente sensibile cu colegii și clienții, fără a compromite securitatea informațiilor dvs.

Folosind Huddle, este foarte ușor să partajați fișiere de până la 10 GB cu un singur clic. Vine cu un sistem de aprobare încorporat pentru toate fișierele în timp ce vă urmăriți cronologia. De asemenea, puteți utiliza versiunea sa mobilă, care vă permite să gestionați documente oricând și de oriunde. Funcția Single Sign-On și Multi-Factor autentificare vă păstrează documentele în siguranță împotriva oricăror atacuri. Cu tabloul de bord intuitiv, este foarte ușor să localizați sarcini, fișiere și oameni în doar câteva minute.

9. eFileCabinet:

Dacă sunteți în căutarea unui software de gestionare a documentelor scalabil și sigur, eFileCabinet este o alegere excelentă. Oferind capabilități bogate de întreprindere la norme accesibile, este o soluție cu o singură oprire care acoperă o gamă largă de module de livrare și care permite încărcarea rapidă și ușoară. În acest fel, eficientizează migrarea datelor.

Acest instrument oferă automatizare personalizabilă a fluxului de lucru, căutare avansată pentru a accesa documente și integrare excepțională a casetei pentru a vă face să rulați, garantând că datele dumneavoastră sunt întotdeauna conforme și în siguranță. Lucrul bun este că și companiile mai mari pot beneficia de acest instrument, deoarece vine cu numeroase caracteristici. Acest lucru se datorează faptului că nu numai că puteți stoca și partaja date, dar puteți, de asemenea, să utilizați, să interacționați și să executați informații.

eFileCabinet vine cu șabloane personalizate, fluxuri de lucru încorporate, inteligență inteligentă de scanare, acoperire nativă de securitate a documentelor și fișierelor vitale. De asemenea, îl puteți integra cu vânzări, platforme de contabilitate, instrumente de birou, semnături electronice și multe altele la planuri de abonament la prețuri accesibile.

10. Fișă laser:

Acest software de gestionare a documentelor este dotat cu numeroase caracteristici și simplifică procesul de flux de lucru pentru documente. Elimină eforturile manuale și reduce erorile, păstrând în același timp modulele securizate, iar algoritmii de versiuni protejează istoricul și autenticitatea documentului.

Folosind funcția de căutare, puteți găsi cu ușurință documente cu un nume de utilizator sau un singur cuvânt cheie. De asemenea, puteți stabili filtre personalizate pentru căutare îmbunătățită și puteți elimina duplicarea și redundanța în documente prin conectarea spațiului de stocare a datelor. Vă permite să conectați conținut la un document, cum ar fi adnotări, note lipicioase și e-mailuri. În plus, oferă capacități suplimentare de stocare și procesare la norme rentabile pe măsură ce volumul documentelor crește.

11. Întârziere:

Acesta este un cod și un sistem de management al proiectelor care sprijină companiile să țină evidența proiectelor lor, inclusiv planificarea, distribuția și finalizarea sarcinilor. Vă oferă instrumente de colaborare într-o interfață puternică, dar simplă. Utilizatorii pot beneficia de caracteristica sa de partajare a fișierelor pentru a menține toate fișierele de proiect într-un singur loc de muncă colaborativ.

Backlog vine cu un atașament bogat de fișiere și funcții de comentarii care permit echipei dvs. să lucreze împreună și să finalizeze mai multe sarcini mai rapid. De asemenea, este posibil să adăugați fișiere în secțiunea de comentarii și să încărcați fișiere în foldere centralizate. În plus, oferă o echipă cu o singură sursă prin proiectarea câmpurilor sau paginilor personalizate, pe care toată lumea le poate edita și accesa.

12. MasterControl:

După cum sugerează și numele, acest software de gestionare a documentelor este o soluție robustă, care reduce dependența dvs. de arhivarea manuală și recuperarea documentelor. Mecanizează ciclul de viață al documentului și elimină tot felul de erori umane și îmbunătățește procesul general de documentare.

Prin utilizarea MasterControl este posibil să direcționați automat documentele pentru urmărire, programare, escaladare și revizuire. Acesta poate fi integrat cu sistemul de control al schimbării al companiei dumneavoastră, oferindu-vă o pipeline a întregului document și prevenind conflictele între sisteme. În plus, filigranează copiile documentelor și ștampilele în scopuri de urmărire și branding. Conținutul nestructurat și structurat se află într-un singur loc, ceea ce este grozav în timpul inspecțiilor și auditurilor.

13. Aceeași pagină:

Acesta este un software de colaborare pentru proiecte de înaltă performanță, care a câștigat și recompense. Vă oferă numeroase funcții, cum ar fi soluții de comunicare, instrumente de colaborare și eficiență în gestionarea documentelor într-o platformă găzduită în cloud. Îmbunătățește productivitatea datorită capacităților sale bogate, cum ar fi conferința video, partajarea fișierelor, managementul sarcinilor, chatul în echipă, colaborarea în timp real a documentelor și altele.

Este software-ul ideal și se potrivește perfect pentru echipe de toate dimensiunile. Această soluție cuprinzătoare oferă funcționalități precum conversații, liste de sarcini, mesaje instantanee și fișiere, subiecte de discuții, programare și agende de întâlniri. Este perfect pentru organizații și companii și poate fi implementat în diferite echipe de parteneri, vânzători, consultanți, angajați, clienți și vă permite să compilați imagini, fișiere, conversații, hărți și videoclipuri, permițându-vă să îmbunătățiți beneficiile unei platforme de colaborare. .

14. LogicalDoc:

Acest DMS bazat pe web gestionează ciclul de viață al întregului document electronic. Vă permite să instalați aplicația pe o unitate locală pentru utilizare ulterioară sau în cloud pentru a fi utilizată ca serviciu.

Vine cu un proces de recuperare și căutare, care este destul de simplu și permite căutarea fișierelor pentru cuvântul cheie, numele creatorului și alte aspecte. Acesta este un instrument multilingv integrat cu ediții cu funcții complete care permit salvarea căutărilor, semnăturii digitale și spațiilor de lucru multiple.

Mai mult, puteți importa fișiere din căsuțele primite și arhivele zip și puteți crea politici de securitate pentru grupuri, utilizatori, margini de fișiere și meniuri.

15. Synology Drive:

Dacă sunteți în căutarea unei platforme bazate pe cloud care să vă permită să creați și să partajați fișiere, Synology Drive este o soluție excelentă. Este ideal pentru utilizare la birou și acasă, permițându-vă să aveți proprietate completă asupra datelor și libertatea de a selecta serverul Synology NAS. Acest lucru vă asigură că aveți întotdeauna o copie de rezervă pentru fișierele dvs. în cazul în care acestea sunt șterse din greșeală.

În plus, vine cu o funcție de restaurare care vă permite să anulați modificările aduse documentului și să recâștigați versiunea anterioară. Algoritmul său de versiune Intelli detectează cu precizie modificările majore dintr-un fișier.

16. Șablon:

Acest instrument de creare a documentelor vă oferă o modalitate inteligentă de a gestiona și actualiza dinamic, precum și de a partaja șabloane legate de documentele de afaceri. Folosind-o, puteți, de asemenea, să partajați activele mărcii de oriunde pe un dispozitiv și să creați documente și prezentări, să mențineți un aspect profesional standard prin e-mailuri, scrisori, contracte, prezentări și chiar să vă integrați cu aplicațiile de birou.

Templafy permite utilizatorilor să administreze șabloane de documente centralizate și să actualizeze conținutul pe o singură platformă ușor de utilizat. Poate fi conectat cu orice software de gestionare a activelor digitale, ceea ce face convenabil implementarea unei strategii de șablon de document în cadrul companiei și pe numeroase dispozitive, browsere, aplicații și sisteme de operare.

Cel mai bun lucru este că puteți scala Templafy în funcție de cerințele afacerii dvs. și puteți aborda punctele dure care se confruntă cu numeroase departamente în timpul manipulării documentelor. Se asigură că departamentele dvs. de marketing și vânzări, juridic, IT, administrație, HR și alte departamente pot crea documente, care sunt în concordanță cu conținutul cel mai actualizat al companiei. Integrat cu documente de stocare online, CRM și alte caracteristici, este disponibil pentru utilizare la norme accesibile.

Învelire:

Software-ul de gestionare a documentelor este o nevoie a oricărei afaceri moderne. Dacă doriți să eliminați toate necazurile și agitația asociate cu procesul zilnic de gestionare a documentelor, un DMS este soluția ideală. Așadar, alegeți software-ul preferat de gestionare a documentelor din lista de mai sus și aduceți ușurință în utilizare afacerii dvs.