Software Manajemen Dokumen Terbaik Yang Dibutuhkan Setiap UMKM

Apakah organisasi Anda menghasilkan dokumen berbasis kertas setiap hari? Jelas, organisasi yang memproduksi dokumen massal sangat umum. Jadi, setiap organisasi membutuhkan perangkat lunak manajemen dokumen digital.

Dengan solusi semacam itu yang tersedia untuk bisnis modern, dimungkinkan untuk memelihara penyimpanan online dokumen Anda, yang memudahkan untuk berbagi, mengambil, dan mencari file saat dan saat diperlukan. Selain itu, alat tersebut membantu mengatur file secara efisien dan mengarah pada peningkatan berbagi dokumen, terjemahan alur kerja yang lancar, produktivitas yang lebih baik, dan efisiensi yang lebih tinggi.

Saya yakin Anda sekarang yakin mengapa perangkat lunak manajemen dokumen adalah solusi ideal untuk bisnis Anda.

Jadi, di sini kami mencantumkan beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik yang terbukti memberikan hasil luar biasa dan paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik:

1. PandaDoc:

Perangkat lunak manajemen dokumen pertama dalam daftar kami adalah PandaDoc, yang merupakan alat terkemuka yang memungkinkan penggunanya untuk membuat, berbagi, dan mengirimkan dokumen secara online. Ini memungkinkan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum dan mendukung berbagai format dokumen seperti Dokumen, PDF, dan format digital lainnya untuk proses dan transaksi tanpa kertas yang cepat.

Perangkat lunak ini bekerja secara efisien dengan kontrak, kutipan, jaminan penjualan, dan perjanjian. Ini paling cocok untuk berbagai divisi organisasi termasuk penjualan, hukum, keuangan, operasi, pemasaran, dan SDM. Ini sempurna untuk membuat, berbagi, dan mengirimkan dokumen massal sekaligus.

2. Kotak:

Perangkat lunak manajemen dokumen yang mengesankan dan berkinerja tinggi berikutnya dalam daftar kami adalah Box, yang merupakan platform berbasis cloud yang dirancang untuk manajemen konten. Ini memungkinkan Anda melacak, mengirim, merevisi, menyimpan, dan berbagi file dari satu jendela. Alat ini mendukung pembuatan versi dan mengotomatiskan alur kerja dokumen untuk menghasilkan peningkatan produktivitas.

Menggunakan Box, dimungkinkan untuk memantau file secara real-time dan memeriksa orang yang mengakses dan membuat perubahan. Ini memberikan kontrol penuh atas dokumen dan melindunginya dari penggunaan yang tidak diatur dan dirusak. Dimungkinkan untuk menetapkan aturan untuk penghapusan dan pengarsipan file. Dengan alat ini, Anda dapat menyimpan hingga 100 versi dari satu file yang membantu kolaborasi dan pengeditan.

3. Formulir Zoho:

Perangkat lunak manajemen dokumen berikutnya dalam daftar kami adalah Zoho Forms yang merupakan pembuat online efisien yang memenuhi kebutuhan bisnis dari semua ukuran dan skala. Dengan menggunakan alat ini, dimungkinkan untuk membuat dan mengelola formulir online yang berbeda dengan menggunakan tema dan jenis bidang yang dapat disesuaikan. Anda dapat memilih template yang sudah dirancang atau menyiapkan yang unik sendiri.

Selain alat perancangan formulir, ia dilengkapi dengan bidang otomatis untuk perhitungan dan formulir pembayaran yang dipersonalisasi. Juga, ini mendukung formulir multi-halaman dan mengatur ulang dan menambahkan halaman dalam formulir sesuai kebutuhan. Fungsi lain Anda dapat menggunakan kode QR kami, kampanye email, menambahkan tautan untuk berbagi formulir di platform sosial, dan memperkenalkan formulir di situs Anda.

4. Tempat terbuka:

Solusi manajemen dokumen ini memungkinkan Anda mengelola dokumen di lokasi, di cloud, dan di kedua platform dengan mudah. Ini dapat diintegrasikan ke alat produktivitas lainnya dan mendapatkan kerja lintas platform. Ini memungkinkan kita untuk memanggil dan menelepon tanpa membuang waktu mencari file di drive, USB, dan folder.

Muncul dengan filter pencarian cerdas dan saran untuk memungkinkan Anda menemukan konten yang diinginkan dengan cepat. Anda dapat berpindah dengan mudah dari ponsel ke desktop atau sebaliknya tanpa mengganggu alur kerja. Ini tidak hanya mengamankan informasi bisnis penting Anda seperti database pelanggan, materi pemasaran, catatan pembukuan, dan dokumen hukum, tetapi juga memungkinkan pemindahan file dalam alur kerja yang didorong oleh Metadata Alfresco menambahkan.

5. Titik Pin:

Untuk organisasi yang mencari solusi inovatif, PinPoint adalah pilihan yang sangat baik untuk memenuhi kebutuhan bisnis skala kecil, besar, dan menengah. Ini secara efisien mengelola dan mengatur dokumen dalam satu sistem. PinPoint hadir dengan berbagai fitur canggih yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan dokumen dengan aman, membuat alur kerja, dan berkomunikasi dari satu platform.

Ini adalah solusi ideal untuk berbagai industri seperti serikat kredit, ritel, manufaktur, pendidikan, kesehatan, hukum, perbankan, otomotif, manajemen properti, dan banyak lagi. Ini menawarkan fitur yang kaya seperti mengatur dokumen, keamanan dokumen, kepatuhan dan pengambilan file. Dari membuat folder elektronik hingga sub-pembagi, lemari, dan dokumen, semua dapat dibuat menggunakan alat tunggal ini.

6. Bitrix24:

DMS lain yang kuat dan dapat disesuaikan adalah kode sumber terbuka yang dapat Anda sesuaikan sesuai kebutuhan. Ini mengalahkan pesaing karena struktur harganya yang bagus karena Anda dapat mencoba menggunakan paket gratisnya untuk ruang penyimpanan cloud hingga 5GB. Dengan bantuan alat ini, Anda dapat merancang tiga jenis drive – Perusahaan, Pribadi, dan Grup memastikan bahwa dokumen Anda diakses secara selektif.

Selain modul Activity Stream-nya, ini memungkinkan pengeditan dan komentar secara real-time. Changelog menyimpan riwayat versi setiap dokumen dengan waktu pembuatannya dan nama pembuatnya. Dimungkinkan juga untuk mengunci dokumen, yang telah dibagikan agar tetap aman. Ini adalah perangkat lunak praktis yang sempurna untuk digunakan bahkan ketika banyak pengguna sedang mengedit dokumen.

7. PDFElement Pro:

Berikutnya adalah editor PDF yang cerdas, cepat, dan hemat biaya yang menawarkan kontrol penuh dan kemudahan penggunaan atas dokumen PDF. Muncul dengan banyak modifikasi dan opsi penyesuaian dan teknologi cerdas, yang memungkinkan Anda membuat perubahan yang diinginkan tanpa memengaruhi gaya pemformatan dokumen. Muncul dengan navigasi sederhana dan antarmuka intuitif berdasarkan desain UX yang dioptimalkan.

Ini adalah solusi hebat untuk perusahaan menengah, kecil, dan besar karena dilengkapi dengan kemampuan perangkat lunak yang kaya untuk mendefinisikan kembali alur kerja. Anda dapat mengonversi dan membuat PDF dalam format file pilihan Anda, mengisi formulir, dan menandatangani kontrak. OCR dan editor teks adalah fitur unik lainnya yang mendukung elemen seperti font dan gaya unik, pengenalan paragraf cerdas, dan banyak lagi.

8. Ngerumpi:

Ini adalah solusi DMS berbasis cloud yang kuat dan berkinerja hebat yang mengungguli yang lain untuk keamanan kelas atas yang ditawarkan olehnya untuk semua dokumen. Ini memungkinkan Anda berbagi dokumen sensitif secara aman dengan kolega dan klien tanpa mengorbankan keamanan informasi Anda.

Menggunakan Huddle, sangat mudah untuk berbagi file hingga 10GB dalam satu klik. Muncul dengan sistem persetujuan bawaan untuk semua file sambil melacak jadwal Anda. Anda juga dapat menggunakan versi selulernya, yang memungkinkan Anda menangani dokumen kapan saja dan dari mana saja. Fitur otentikasi Single Sign-On dan Multi-Factor menjaga dokumen Anda tetap aman dari serangan apa pun. Dengan dasbor intuitifnya, sangat mudah untuk menemukan tugas, file, dan orang hanya dalam beberapa menit.

9. eFileCabinet:

Jika Anda mencari perangkat lunak manajemen dokumen yang terukur dan aman, eFileCabinet adalah pilihan yang sangat baik. Menyediakan kemampuan perusahaan yang kaya dengan standar yang terjangkau, ini adalah solusi satu atap yang mencakup berbagai modul pengiriman dan memungkinkan pengunggahan yang cepat dan mudah. Dengan cara ini, ini menyederhanakan migrasi data.

Alat ini menawarkan otomatisasi alur kerja yang dapat disesuaikan, pencarian lanjutan untuk mengakses dokumen, dan integrasi kotak yang luar biasa untuk membuat Anda berjalan menjamin bahwa data Anda selalu sesuai dan aman. Hal baiknya adalah bahkan perusahaan yang lebih besar dapat memanfaatkan alat ini karena dilengkapi dengan banyak fitur. Itu karena Anda tidak hanya dapat menyimpan dan berbagi data, tetapi juga dapat memanfaatkan, berinteraksi, dan mengeksekusi informasi.

eFileCabinet hadir dengan templat khusus, alur kerja bawaan, kecerdasan pemindaian cerdas, cakupan keamanan asli dari dokumen dan file penting. Anda juga dapat mengintegrasikannya dengan penjualan, platform akuntansi, peralatan kantor, tanda tangan elektronik, dan lainnya dengan paket berlangganan yang terjangkau.

10. Laserfiche:

Perangkat lunak manajemen dokumen ini dikemas dengan banyak fitur dan menyederhanakan proses alur kerja dokumen. Ini menghilangkan upaya manual dan mengurangi kesalahan sambil menjaga modul Anda tetap aman dan algoritma versi menjaga sejarah dan keaslian dokumen Anda.

Dengan menggunakan fitur pencariannya, Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen dengan nama pengguna atau kata kunci tunggal. Selain itu, Anda dapat membuat filter khusus untuk pencarian yang disempurnakan dan menghapus duplikasi dan redundansi dalam dokumen dengan menautkan ruang penyimpanan data. Ini memungkinkan Anda menghubungkan konten ke dokumen, seperti anotasi, catatan tempel, dan email. Selain itu, ia menawarkan kemampuan penyimpanan dan pemrosesan tambahan dengan standar hemat biaya seiring dengan peningkatan volume dokumen.

11. Backlog:

Ini adalah kode dan sistem manajemen proyek yang mendukung bisnis untuk melacak proyek mereka termasuk perencanaan, distribusi, dan penyelesaian tugas. Ini menawarkan Anda dengan alat kolaboratif dalam antarmuka yang kuat namun sederhana. Pengguna bisa mendapatkan manfaat dari fitur berbagi file untuk memelihara semua file proyek di tempat kerja kolaboratif dan tunggal.

Backlog hadir dengan lampiran file yang kaya dan fitur komentar yang memungkinkan tim Anda untuk bekerja sama dan menyelesaikan banyak tugas dengan lebih cepat. Dimungkinkan juga untuk menambahkan file di bagian komentar dan mengunggah file ke folder terpusat. Lebih lanjut, ia menawarkan tim dengan satu sumber dengan merancang bidang atau halaman khusus, yang dapat diedit dan diakses oleh semua orang.

12. Kontrol Utama:

Seperti namanya, perangkat lunak manajemen dokumen ini adalah solusi tangguh, yang mengurangi ketergantungan Anda pada pengarsipan dan pengambilan dokumen secara manual. Ini mekanisasi siklus hidup dokumen dan menghilangkan segala macam kesalahan manusia dan meningkatkan keseluruhan proses dokumentasi.

Dengan menggunakan MasterControl, dimungkinkan untuk merutekan dokumen secara otomatis untuk tindak lanjut, penjadwalan, eskalasi, dan peninjauan. Ini dapat diintegrasikan dengan sistem kontrol perubahan perusahaan Anda yang menawarkan saluran pipa seluruh dokumen dan mencegah konflik antar sistem. Selain itu, watermark salinan dokumen dan stempel untuk tujuan pelacakan dan branding. Konten yang tidak terstruktur dan terstruktur terletak di satu tempat, yang sangat bagus selama inspeksi dan audit.

13. Halaman yang sama:

Ini adalah perangkat lunak kolaborasi proyek berkinerja tinggi yang juga mendapatkan penghargaan. Ini memberi Anda banyak fitur seperti solusi komunikasi, alat kolaboratif, dan efisiensi manajemen dokumen dalam platform yang dihosting cloud. Ini meningkatkan produktivitas karena kemampuannya yang kaya seperti konferensi video, berbagi file, manajemen tugas, obrolan tim, kolaborasi dokumen waktu nyata, dan lainnya.

Ini adalah perangkat lunak yang ideal dan sangat cocok untuk tim dari semua ukuran. Solusi komprehensif ini menawarkan fungsionalitas seperti percakapan, daftar tugas, pesan instan, dan file, topik diskusi, penjadwalan, dan agenda rapat. Ini sempurna untuk organisasi dan perusahaan dan dapat diimplementasikan di berbagai tim mitra, vendor, konsultan, karyawan, pelanggan, dan memungkinkan Anda untuk mengkompilasi gambar, file, percakapan, peta, dan video yang memungkinkan Anda meningkatkan manfaat platform kolaborasi .

14. LogisDok:

DMS berbasis web ini mengelola siklus hidup seluruh dokumen elektronik Anda. Ini memungkinkan Anda menginstal aplikasi pada drive lokal untuk digunakan lebih lanjut atau di cloud untuk digunakan sebagai layanan.

Muncul dengan proses pengambilan dan pencarian, yang cukup sederhana dan memungkinkan pencarian file untuk kata kunci, nama pencipta, dan aspek lainnya. Ini adalah alat multibahasa yang terintegrasi dengan edisi berfitur lengkap yang memungkinkan penyimpanan pencarian, tanda tangan digital, dan beberapa ruang kerja.

Selain itu, Anda dapat mengimpor file dari kotak masuk dan arsip zip dan membuat kebijakan keamanan pada grup, pengguna, batas file, dan menu.

15. Penggerak Synology:

Jika Anda mencari platform berbasis cloud yang memungkinkan Anda membuat dan berbagi file, Synology Drive adalah solusi yang sangat baik. Ini sangat ideal untuk penggunaan kantor dan rumah yang memungkinkan Anda memiliki kepemilikan penuh atas data dan kebebasan untuk memilih server NAS Synology. Ini memastikan Anda selalu memiliki cadangan untuk file Anda jika seandainya dihapus secara tidak sengaja.

Selanjutnya, ia hadir dengan fitur pemulihan yang memungkinkan Anda membatalkan perubahan yang dibuat pada dokumen dan mendapatkan kembali versi sebelumnya. Algoritme versi Intelli-nya secara tepat mendeteksi perubahan besar dalam file.

16. Template:

Alat pembuatan dokumen ini menawarkan cara cerdas untuk menangani dan memperbarui secara dinamis serta berbagi template yang terkait dengan dokumen bisnis. Dengan menggunakannya, Anda juga dapat berbagi aset merek dari mana saja di perangkat dan membuat dokumen dan presentasi, mempertahankan tampilan profesional standar di seluruh email, surat, kontrak, presentasi, dan bahkan berintegrasi dengan aplikasi kantor.

Templafy memungkinkan pengguna untuk mengatur templat dokumen terpusat dan memperbarui konten pada satu platform yang mudah digunakan. Ini dapat dihubungkan dengan perangkat lunak manajemen aset digital apa pun, membuatnya nyaman untuk menerapkan strategi templat dokumen di seluruh perusahaan dan di berbagai perangkat, browser, aplikasi, dan sistem operasi.

Hal terbaiknya adalah Anda dapat menskalakan Templafy sesuai kebutuhan bisnis Anda dan mengatasi masalah yang dialami oleh banyak departemen saat menangani dokumen. Itu memastikan pemasaran dan penjualan Anda, hukum, TI, administrasi, SDM, dan departemen lain dapat membuat dokumen, yang konsisten dengan konten terbaru perusahaan. Terintegrasi dengan dokumen penyimpanan online, CRM, dan fitur lainnya tersedia untuk digunakan dengan harga terjangkau.

Bungkus:

Perangkat lunak manajemen dokumen adalah kebutuhan setiap bisnis modern. Jika Anda ingin menghilangkan semua kerepotan dan kerepotan yang terkait dengan proses penanganan dokumen sehari-hari Anda, DMS adalah solusi ideal. Jadi, pilih perangkat lunak manajemen dokumen pilihan Anda dari daftar yang disebutkan di atas dan bawa kemudahan penggunaan untuk bisnis Anda.