CRM Otomasyonu İçin En İyi 5 İpucu

CRM sistemlerini tartışırken, süreçlerden ve otomasyondan genellikle aynı nefeste bahsedilir. Daha geniş iş ekosistemi içinde, işlerini ortak satış ve pazarlama işlevlerinin optimizasyonu ve otomasyonu etrafında kuran HubSpot, Salesforce & Klaviyo gibi platformlara sahip olduğumuz için şanslıyız.

Bu yazıda 3 temel alanı keşfedeceğiz; otomasyonun temel faydaları, başarı için oluşturulduğundan emin olmak için CRM örneğinizi nasıl kuracağınız ve ardından herkesin satış ve pazarlama perspektifinden otomatikleştirmesi gereken bazı ortak süreçler .

CRM Otomasyonunun Faydaları

Yaşadığımız dijital dünyada anlık süreçlere alıştık. Bu, çevrimiçi alışveriş yaptıktan sonra bir onay e-postası almaktan bir düğmeye basarak randevu almaya kadar her şey olabilir. Bu süreçlerin özünde otomasyon vardır.

Buna dayanarak Semetrical, otomasyonun üç temel faydasını görüyor; Her işletmenin kullanması gerektiğine inandığımız Hız, Verimlilik ve Doğruluk.

Otomasyon kullanılarak iyileştirilebilecek sayısız süreç var, ancak birçok şirket bu adımı atmaktan korkuyor veya bunu başarmak için altyapıya yatırım yapmak istemiyor. Kısa vadede büyük bir zaman yatırımı gerektirebilir, ancak uzun vadede çok daha fazla zaman kazandıracaktır. Müşterilerin, kolayca otomatikleştirilebilen olası satış tahsisi, raporlama ve hatta takip eden e-postaları içeren manuel süreçlerle bize geldiklerini görüyoruz. Bu örneklerin bir kısmını makalenin ilerleyen kısımlarında ele alacağız.

Otomasyon için CRM Kurulumu

Neyi otomatikleştirebileceğinize geçmeden önce, CRM sisteminizi otomasyona nasıl hazırlayacağınıza dair temel bilgileri ele almak istiyoruz, bu da…

“ Bir imalatta veya başka bir süreçte veya tesiste otomatik ekipmanın kullanılması veya tanıtılması . ”

'Otomasyon' tanımı

Bu senaryoda, CRM stratejileri ağırlıklı olarak süreçler etrafında inşa edilmiştir. Bunlar, tanımlanmış kriterlere göre kolayca tekrarlanabilen veya elde edilebilen talimatları yürütmek için mevcut verileri kullanan mantıksal kural kümeleri kullanılarak otomatikleştirilir. Bu, iş süreçlerinizi otomatikleştirmeye çalışırken göz önünde bulundurmanız gereken bir takım hususlar olduğu anlamına gelir.

Bu alanlardan bazılarını aşağıda özetledik:

1. Planlama ve Belgeleme: Bir CRM kurulumunu (ve ardından otomasyonu) uygularken, neyin uygulandığını ve her bir öğeyle ilişkili bağımlılıkları anlamak, özellikle değişiklikleri toplu veya otomatik olarak gerçekleştirirken son derece önemlidir. Bunun nedeni, eklenen ve beklenmeyen sonuçlara yol açabilecek süreçlerin geçmiş uygulamalarından haberdar olmayabilmenizdir. Bunun en iyi örneği, beklenmedik bir e-postanın dağıtılmasına neden olan bir kişi kaydının düzenlenmesi olabilir.

Kısa bir ipucu: Benim en sevdiğim kişisel aracım draw.io, neyi başarmak istediğinizi görselleştirmenize yardımcı olabilir ve daha geniş değerlendirmeleri planlamanıza yardımcı olabilir - ayrıca ücretsizdir!

2. Entegrasyon: İkinci olarak, kullanmayı planladığınız diğer sistemleri planlamanıza ve dokümantasyonunuza eklemenizi öneririz. Bu, Zoom Web Seminerlerine kullanıcı eklemekten veya HubSpot'tan Salesforce'a veri göndermekten herhangi bir şey olabilir. Bunun, verilerinizin nasıl yapılandırıldığına ilişkin önemli sonuçları olabilir, bu nedenle, uygulamadan önce tüm etkileşimleri planladığınızdan emin olmak, veri yanlış hizalaması gibi faktörlerden gelecekteki baş ağrılarını gidermeye yardımcı olacaktır.

3. Veri Temizliği ve Yönetimi: Belirtildiği gibi, otomasyonlar mantıksal ifadeler üzerine kuruludur. Mevcut veriler dağınık ve tutarlı değilse, bu platformların sunduğu işlevselliklerden tam olarak yararlanacak stratejik süreçleri yapmaya çalışırken çok fazla sorun ve yanlışlıklarla karşılaşacaksınız. Basitçe söylemek gerekirse, serbest metin alanları otomasyonun düşmanıdır! Bir iş akışında kullanmayı planladığınız tüm alanlar için açılır listeler, onay kutuları ve diğer standartlaştırılmış alan biçimlerini kullanmak, ileriye dönük olarak sonuçların beklenmesini ve yönetilebilir olmasını sağlayacaktır.

4. Hata Ayıklama ve Test Etme: Herhangi bir süreci canlı yayınlarken test etmenin ne kadar önemli olduğunu vurgulayamam. Bu dijital olan her şey için aynıdır. Korumalı alan ortamları oluşturmak veya manuel etkileşimli test kişileri kullanmak, yapmak istediğiniz değişikliklerle ilgili hataları veya sorunları önlemeye yardımcı olabilir. Ayrıca yedek alın! Tam altyapınızın periyodik olarak kopyalarını almak, herhangi bir veri kaybının veya bozulmasının etkinliğinin mümkün olduğunca azaltılabilmesini sağlayacaktır.

5. Eğitim: Son olarak eğitimdir. Bu, pazarlama operasyon ekibiniz değişiklikleri uyguladıktan sonra veya süreç sırasında gelebilir, ancak CRM sisteminde çalışan herhangi bir ekibin süreçleri, bağımlılıkları ve sonuçları anlamasını sağlayın. Bu, diğer alanlarda soruları yanıtlamak veya destek vermek zorunda kalmadan çok zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır. Kurulum konusunda rahatlarsa, sorunları görme olasılığınız daha düşüktür.

Otomatikleştirmeniz Gereken CRM Süreçleri

İyi olana doğru ilerliyoruz!

Bu örnekler için, ekran görüntülerinin çoğu HubSpot'tan gelecek, ancak pazar lideri CRM sistemlerinin çoğu, bu fırsatlara ulaşmak için gerekli işlevselliğe sahiptir:

1. CRM Listesi Segmentasyonu
Müşterilerin manuel olarak toplanan, diğer araçlardan alınan veya basitçe çevrimdışı olarak yönetilen çeşitli veri kaynaklarından listeleri manuel olarak içe aktardığını gördük. Araçlar kullanılarak, toplanan tüm kişiler, daha sonra etkin listeler aracılığıyla kurallar kullanılarak yönetilebilen, bölümlere ayrılan ve hedeflenen HubSpot formlarından otomatik olarak oluşturulabilir.

Bu listeleri kullanarak, abonelik iptallerini kaldırarak, belirli şirketleri bölgeye göre hedefleyerek ve hatta potansiyel müşterilerinizi sektöre göre kategorilere ayırarak verilerinizi temizleyebilirsiniz. Bu, pazarlama ve satış tarafından etkileşim ölçümlerinize fayda sağlamak için kullanılabilecek e-posta içerik stratejinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

2. CRM Müşteri Adayları ve İletişim Tahsisi
Bir satış yöneticisinin müşteri adaylarını satış ekibine manuel olarak tahsis ettiği günler geride kaldı. Müşteri adaylarını satış ekipleri arasında otomatik olarak bölmek ve tahsis etmek için süreçler uygulanabilir. Bu, satış sürecinin diğer yönleri üzerinde ek kaynağın çalışmasına izin verirken, satış ekibi liderliğinin yapması gereken basit görevlerin sayısını azaltabilir.

CRM içindeki herhangi bir veri, kullanıcıları segmentlere ayırmak için kullanılabilir. Yukarıdaki örnekte ülke kullanılmaktadır, ancak müşteri adaylarına öncelik vermek ve onlarla etkileşim kurmak için şirket geliri, sektör veya çalışan sayısı gibi yönleri de kullanabilir.

3. Düzenli Görev Yönetimi
Günlük olarak, bir satış ekibinin bir potansiyel müşteriyi aramaktan bir teklif veya teklif oluşturmaya kadar çeşitli görevleri olacaktır. Profesyonel kariyerim boyunca, insanların iş yüklerini bir taslak e-postadan bir post-it notu üzerine yazmaya kadar uzanan bir dizi farklı yolla yönettiklerini gördüm.

HubSpot, Salesloft ve Salesforce gibi platformlar, ilgili ekip üyesine tahsis edilebilecek, ilgili kişi ve şirket kayıtları ile ilişkilendirilebilecek görevlerin oluşturulmasına olanak tanır. Bunlar, son tarihler, öncelikler belirleyecek ve görevlerin tamamlandığından emin olmak için bildirimler sağlayacaktır.

Bu, görevleri unutmaktan kaynaklanan stresin azalmasının yararlarını sağlayacak ve ekip liderleri de desteğe ihtiyaç duyabileceklerini görebilecekleri için hizmet ve satış süreçleri boyunca olumlu faydalar sağlayacaktır.

4. Besleyici Akışlar ve Diziler
Satış, işin büyük çoğunluğunun başarısının temel bir parçası olduğu için, satış ekibi için zamanın verimli kullanımı çok önemlidir. Genel bir uygulama, genel bir e-postayı kopyalayıp yapıştırarak ve bir yanıt almayı umarak manuel olarak takip etmektir.

Artık bir dizi platform, yeni soğuk/ilişkisiz müşteri adaylarıyla etkileşim kurmak ve bunları takip etmek için belirli aralıklarla kişiselleştirilmiş e-postalar gönderme yeteneğine sahip. Bu, bir e-posta göndermek veya onları aramak için bir görev belirlemek şeklinde olabilir. Bu süreçlerin akıllı yönü, temas devreye girerse dizinin sona ermesidir. Bu, satış ekibi üyesinin gereksiz iletişimler göndermeden tekrar dahil olmasına ve iletişimi devralmasına olanak tanır.

5. E-posta Şablonu Kişiselleştirme
Genel e-postalar almak, kullanıcıları herhangi bir diğer kişi gibi hissettikleri için hayal kırıklığına uğratabilir. Aslında, tüketicilerin %72'si genel e-postalar* yerine yalnızca kişiselleştirilmiş mesajlaşmayla ilgileneceklerini iddia ediyor. Bu, etkili hedeflemenin yanı sıra bunlarla doğrudan uyumlu kişiselleştirmelere sahip olmanın önemini gösterir.

Bu, doğru kişileri hedeflediğinizden emin olmak için aktif listelerden yararlanırken, onlar hakkında bilgi ve ilgili içerik eklemek için kişiselleştirme belirteçlerinden yararlanacaktır.

Halihazırda bir CRM stratejiniz yoksa, işletmenizin CRM otomasyon hedeflerini nasıl destekleyebileceğimizi öğrenmek için ekibimizle iletişime geçin.