CRM自動化のための5つのヒント

公開: 2022-03-16

CRMシステムについて議論するとき、プロセスと自動化は一般的に同じ息の中で言及されます。より広いビジネスエコシステムの中で、HubSpot、Salesforce、Klaviyoなどのプラットフォームがあり、一般的な販売およびマーケティング機能の最適化と自動化を中心にビジネスを構築してきました。

この記事では、3つの主要な領域について説明します。 自動化の主な利点、成功のために構築されていることを確認するためにCRMインスタンスを設定する方法、そして販売とマーケティングの観点から誰もが自動化する必要があるいくつかの一般的なプロセス。

CRM自動化の利点

私たちが住んでいるデジタルの世界では、私たちは瞬間的なプロセスに慣れてきました。これは、オンラインショッピング後に確認メールを受信することから、ボタンを押すだけで予約することまで、何でもかまいません。これらのプロセスの中核は自動化です。

これに基づいて、Semetricalは自動化の3つの重要な利点を認識しています。すべての企業が利用すべきであると私たちが信じているスピード、効率、正確さ。

自動化を使用して改善できるプロセスは無数にありますが、多くの企業はそのステップを踏むことを恐れているか、それを達成するためにインフラストラクチャに投資することを望んでいません。短期的には多大な時間の投資が必要になるかもしれませんが、長期的にははるかに多くの時間を節約できます。クライアントは、リードの割り当て、レポート、さらには簡単に自動化できるチェイサーの電子メールを含む手動プロセスで私たちにやってくるのを目にします。これらの例のいくつかについては、この記事の後半で説明します。

自動化のためのCRMセットアップ

自動化できるものに到達する前に、自動化のためにCRMシステムを準備する方法の基本をカバーしたいと思います。

「製造またはその他のプロセスまたは施設での自動装置の使用または導入。」
「自動化」の定義

このシナリオでは、CRM戦略はプロセスを中心に構築されています。これらは、利用可能なデータを使用して、定義された基準に基づいて簡単に繰り返したり達成したりできる命令を実行する一連の論理ルールを使用して自動化されます。これは、ビジネスプロセスの自動化を検討する際に考慮する必要のある考慮事項がいくつかあることを意味します。

これらの領域のいくつかを以下に概説します。

計画と文書化： CRMセットアップ（およびその後の自動化）を実装する場合、特に一括または自動で変更を実行する場合は、実装されている内容と各要素に関連付けられている依存関係を理解することが非常に重要です。これは、追加されたプロセスの過去の実装に気付いていない可能性があり、予期しない結果が生じる可能性があるためです。この典型的な例は、連絡先レコードの編集であり、これにより予期しない電子メールが配信されます。

簡単なヒント：私の個人的なお気に入りのツールはdraw.ioです。これは、達成したいことを視覚化するのに役立ち、より幅広い考慮事項を計画するのに役立ちます。これも無料です。

統合：次に、使用する予定の他のシステムを計画とドキュメントに追加することをお勧めします。これは、ユーザーをZoom Webinarsに追加したり、HubSpotからSalesforceにデータを送信したりすることから何でもかまいません。これは、データの構造にかなりの影響を与える可能性があるため、実装する前にすべての相互作用を計画していることを確認すると、データの不整合などの要因から将来の頭痛の種を取り除くのに役立ちます。

データのクリーン性と管理：前述のように、自動化は論理ステートメントに基づいて構築されています。利用可能なデータが乱雑で一貫性がない場合、これらのプラットフォームが提供する機能を十分に活用する戦略的プロセスを作成しようとすると、多くの問題と不正確さに直面します。簡単に言えば、フリーテキストフィールドは自動化の敵です！ ワークフローで使用する予定のフィールドにドロップダウン、チェックボックス、およびその他の標準化されたフィールド形式を利用することで、結果が期待され、管理しやすくなります。

デバッグとテスト：プロセスをライブにプッシュするときにテストがどれほど重要であるかを強調することはできません。これは、どのデジタルでも同じです。サンドボックス環境を作成するか、手動操作でテスト連絡先を使用すると、必要な変更に関連するエラーや問題を回避するのに役立ちます。 また、バックアップを作成してください！ インフラストラクチャ全体のコピーを定期的に作成することで、データの損失や破損の効果を可能な限り軽減できます。

トレーニング：最後にトレーニングです。これは、マーケティング運用チームが変更を実装した後、またはプロセス中に発生する可能性がありますが、CRMシステムで作業しているチームがプロセス、依存関係、および結果を確実に理解するようにします。これにより、他の分野での質問やサポートに答える必要がなくなるため、多くの時間とリソースを節約できます。セットアップに慣れている場合は、問題が発生する可能性は低くなります。

自動化する必要のあるCRMプロセス

良いビットに移動します！

これらの例では、ほとんどのスクリーンショットはHubSpotからのものですが、市場をリードするCRMシステムの大部分には、これらの機会を実現するために必要な機能があります。

1.CRMリストのセグメンテーション
クライアントが、手動で収集された、他のツールから取得された、または単にオフラインで管理されたさまざまなデータソースからリストを手動でインポートするのを見てきました。ツールを使用すると、収集された連絡先をHubSpotフォームから自動的に作成し、アクティブリストを介したルールを使用して管理、セグメント化、およびターゲティングできます。

これらのリストを使用すると、購読解除を削除したり、地域ごとに特定の企業をターゲットにしたり、業界ごとにリードを分類したりして、データをクリーンアップできます。これは、メールコンテンツ戦略の決定に役立ちます。これは、マーケティングや販売で使用して、インタラクションメトリックにも役立ちます。

2.CRMリードと連絡先の割り当て
セールスマネージャーがリードをセールスチームに手動で割り当てる時代は終わりました。営業チーム間でリードを自動的に分割して均等に割り当てるプロセスを導入できます。これにより、販売プロセスの他の側面で追加のリソースを使用できるようにしながら、販売チームのリーダーが実行する必要のある単純なタスクの数を減らすことができます。

CRM内の任意のデータを使用して、ユーザーをセグメント化できます。上記の例では国を使用していますが、会社の収益、業界、従業員数などの側面を使用して、リードに優先順位を付けてやり取りすることもできます。

3.定期的なタスク管理
営業チームは、見込み客に電話をかけることから見積もりや提案を作成することまで、日常的にさまざまなタスクを実行します。私のプロとしてのキャリアの中で、人々がメモのドラフトメールからポストイットメモへの書き込みまで、さまざまな方法でワークロードを管理しているのを見てきました。

HubSpot、Salesloft、Salesforceなどのプラットフォームでは、関連するチームメンバーに割り当てて、連絡先や会社のレコードに関連付けることができるタスクを作成できます。これらは期限と優先順位を設定し、タスクが確実に完了するように通知を提供します。

これにより、タスクを忘れることによるストレスが軽減されるというメリットが得られ、チームリーダーは誰がサポートを必要としているかを把握できるため、サービスおよび販売プロセス全体でプラスのメリットが得られます。

4.フローとシーケンスの育成
営業は大多数のビジネスの成功の基本的な部分であるため、営業チームの時間を効率的に使用することは非常に重要です。一般的な方法は、一般的な電子メールをコピーして貼り付け、応答を期待して手動で追跡することです。

現在、多くのプラットフォームに、定義された間隔でパーソナライズされた電子メールを送信して、新たにコールド/エンゲージメントのないリードに関与し、フォローアップする機能があります。これは、電子メールを送信するか、電話をかけるためのタスクを設定するという形である可能性があります。これらのプロセスの賢い側面は、連絡先が関与した場合にシーケンスが終了することです。これにより、営業チームのメンバーは、不要なコミュニケーションを送信することなく、関与を取り戻し、コミュニケーションを引き継ぐことができます。

5.メールテンプレートのパーソナライズ
一般的な電子メールを取得すると、他の連絡先と同じようにユーザーを苛立たせる可能性があります。実際、消費者の72％は、一般的な電子メールではなく、パーソナライズされたメッセージングのみを使用すると主張しています*。これは、効果的なターゲティングと、それらに直接対応するパーソナライズを行うことの重要性を示しています。

これにより、パーソナライズトークンを使用して、それらに関する情報と関連コンテンツを含めることができます。また、アクティブリストを使用して、正しいユーザーをターゲットにすることができます。

CRM戦略をまだ実施していない場合は、当社のチームに連絡して、お客様のビジネスのCRM自動化の目標をどのようにサポートできるかを確認してください。