5 najważniejszych wskazówek dotyczących automatyzacji CRM

Mówiąc o systemach CRM, często jednym tchem wymienia się procesy i automatyzację. W ramach szerszego ekosystemu biznesowego mieliśmy szczęście, że mamy platformy takie jak HubSpot, Salesforce i Klaviyo, które zbudowały swoje firmy wokół optymalizacji i automatyzacji wspólnych funkcji sprzedażowych i marketingowych.

W tym artykule zamierzamy zbadać 3 kluczowe obszary; główne korzyści z automatyzacji , jak skonfigurować instancję CRM , aby zapewnić jej sukces, a następnie kilka typowych procesów, które każdy powinien zautomatyzować z perspektywy sprzedaży i marketingu.

Korzyści z automatyzacji CRM

W cyfrowym świecie, w którym żyjemy, przyzwyczailiśmy się do natychmiastowych procesów. Może to być wszystko, od otrzymania wiadomości e-mail z potwierdzeniem po zakupach online po rezerwację spotkania za naciśnięciem jednego przycisku. U podstaw tych procesów leży automatyzacja.

Na tej podstawie Semetrical dostrzega trzy kluczowe korzyści automatyzacji; Szybkość, wydajność i dokładność, z których naszym zdaniem każda firma powinna korzystać.

Istnieje niezliczona ilość procesów, które można usprawnić za pomocą automatyzacji, ale wiele firm boi się tego kroku lub nie chce inwestować w infrastrukturę, aby to osiągnąć. W krótkim okresie może to zająć dużo czasu, ale na dłuższą metę zaoszczędzi znacznie więcej czasu. Widzimy, że klienci przychodzą do nas z ręcznymi procesami obejmującymi alokację leadów, raportowanie, a nawet e-maile chaserów, które można łatwo zautomatyzować. Szereg z tych przykładów omówimy w dalszej części artykułu.

Konfiguracja CRM do automatyzacji

Zanim przejdziemy do tego, co można zautomatyzować, chcemy omówić podstawy przygotowania systemu CRM do automatyzacji, pozwalając…

„ użycie lub wprowadzenie urządzeń automatycznych w procesie produkcyjnym lub innym procesie lub obiekcie . ”

Definicja „automatyki”

W tym scenariuszu strategie CRM są mocno zbudowane wokół procesów. Są one zautomatyzowane przy użyciu zestawów reguł logicznych, które wykorzystują dostępne dane do wykonywania instrukcji, które można łatwo powtórzyć lub uzyskać w oparciu o zdefiniowane kryteria. Oznacza to, że istnieje szereg kwestii, które należy wziąć pod uwagę, chcąc zautomatyzować procesy biznesowe.

Poniżej przedstawiliśmy niektóre z tych obszarów:

1. Planowanie i dokumentacja: Podczas wdrażania konfiguracji CRM (a następnie automatyzacji), zrozumienie tego, co zostało wdrożone i zależności związanych z każdym elementem, jest niezwykle ważne, szczególnie podczas masowego lub automatycznego wprowadzania zmian. Dzieje się tak, ponieważ możesz nie znać żadnych historycznych implementacji dodanych procesów, co może skutkować nieoczekiwanymi wynikami. Doskonałym przykładem może być edytowanie rekordu kontaktu, co skutkuje rozesłaniem nieoczekiwanej wiadomości e-mail.

Szybka wskazówka: moim ulubionym narzędziem jest draw.io, które może pomóc w wizualizacji tego, co chcesz osiągnąć i może pomóc zaplanować szersze rozważania – jest również bezpłatne!

2. Integracja: Po drugie, zalecamy dodanie wszelkich innych systemów, których planujesz używać do swojego planowania i dokumentacji. Może to być wszystko, od dodawania użytkowników do seminariów internetowych Zoom lub przesyłania danych z HubSpot do Salesforce. Może to mieć poważne konsekwencje dla struktury danych, dlatego upewnienie się, że wszystkie interakcje zostały zaplanowane przed wdrożeniem, pomoże usunąć wszelkie przyszłe bóle głowy związane z takimi czynnikami, jak niedopasowanie danych.

3. Czystość i zarządzanie danymi: Jak wspomniano, automatyzacja opiera się na logicznych stwierdzeniach. Jeśli dostępne dane są nieuporządkowane i niespójne, napotkasz wiele problemów i niedokładności, próbując stworzyć strategiczne procesy, które w pełni wykorzystają funkcjonalności oferowane przez te platformy. Mówiąc prościej, wolne pola tekstowe są wrogiem automatyzacji! Korzystanie z list rozwijanych, pól wyboru i innych standardowych formatów pól dla dowolnych pól, które planujesz używać w przepływie pracy, zapewni, że wyniki będą oczekiwane i możliwe do zarządzania w przyszłości.

4. Debugowanie i testowanie: Nie mogę podkreślić, jak ważne jest testowanie podczas uruchamiania dowolnego procesu. To samo dotyczy wszystkiego, co cyfrowe. Tworzenie środowisk piaskownicy lub używanie kontaktów testowych z ręcznymi interakcjami może pomóc w uniknięciu błędów lub problemów związanych z wprowadzanymi zmianami. Twórz kopie zapasowe! Okresowe wykonywanie kopii pełnej infrastruktury zapewni, że skuteczność utraty lub uszkodzenia danych może zostać zminimalizowana w jak największym stopniu.

5. Trening: Wreszcie jest trening. Może to nastąpić po wdrożeniu zmian przez zespół ds. marketingu lub w trakcie procesu, ale upewnienie się, że każdy zespół pracujący w systemie CRM rozumie procesy, zależności i wyniki. Dzięki temu zaoszczędzisz dużo czasu i zasobów, ponieważ nie będziesz musiał odpowiadać na pytania ani udzielać wsparcia w innych obszarach. Jeśli są zaznajomieni z konfiguracją, prawdopodobieństwo wystąpienia problemów jest mniejsze.

Procesy CRM, które powinieneś zautomatyzować

Przechodzimy na dobre!

W przypadku tych przykładów większość zrzutów ekranu będzie pochodzić z HubSpot, ale większość wiodących na rynku systemów CRM ma wymaganą funkcjonalność, aby osiągnąć te możliwości:

1. Segmentacja list CRM
Widzieliśmy klientów ręcznie importujących listy z różnych źródeł danych, które zostały ręcznie zebrane, pobrane z innych narzędzi lub po prostu zarządzane w trybie offline. Korzystając z narzędzi, wszelkie zebrane kontakty mogą być automatycznie tworzone z formularzy HubSpot, które można następnie zarządzać, segmentować i targetować za pomocą reguł za pomocą aktywnych list.

Korzystając z tych list, będziesz mógł wyczyścić swoje dane, usuwając rezygnacje z subskrypcji, kierując reklamy do konkretnych firm według regionu, a nawet kategoryzując potencjalnych klientów według branży. Pomoże to w podjęciu decyzji o strategii treści wiadomości e-mail, która może być wykorzystana przez marketing i sprzedaż, aby również przynieść korzyści w zakresie wskaźników interakcji.

2. Pozycje CRM i alokacja kontaktów
Dawno minęły czasy, kiedy menedżer sprzedaży ręcznie przydzielał leady zespołowi sprzedaży. Można wdrożyć procesy automatycznego dzielenia i przydzielania potencjalnych klientów równo między zespołami sprzedaży. Może to zmniejszyć liczbę prostych zadań, które liderzy sprzedaży będą musieli wykonać, jednocześnie pozwalając dodatkowym zasobom pracować nad innymi aspektami procesu sprzedaży.

Do segmentacji użytkowników można wykorzystać dowolne dane w CRM. Powyższy przykład wykorzystuje kraj, ale może również wykorzystywać takie aspekty, jak przychody firmy, branża lub liczba pracowników, aby ustalać priorytety i wchodzić w interakcje z potencjalnymi klientami.

3. Regularne zarządzanie zadaniami
Na co dzień zespół sprzedaży będzie miał szereg zadań, od zadzwonienia do potencjalnego klienta po stworzenie oferty lub oferty. W swojej karierze zawodowej widziałem, jak ludzie zarządzają swoim obciążeniem pracą na wiele różnych sposobów, od szkicu wiadomości e-mail z notatkami po pisanie na kartce samoprzylepnej.

Platformy takie jak HubSpot, Salesloft i Salesforce umożliwiają tworzenie zadań, które można przydzielić odpowiedniemu członkowi zespołu i powiązać z danymi kontaktowymi i firmowymi. Będą one określać terminy, priorytety i dostarczać powiadomienia, aby zapewnić wykonanie zadań.

Zapewni to korzyści w postaci zmniejszonego stresu związanego z zapominaniem zadań i przyniesie pozytywne korzyści w całym procesie obsługi i sprzedaży, ponieważ liderzy zespołów będą również mieć wgląd w to, kto może potrzebować wsparcia.

4. Pielęgnowanie przepływów i sekwencji
Ponieważ sprzedaż jest fundamentalną częścią sukcesu zdecydowanej większości biznesu, efektywne wykorzystanie czasu przez zespół sprzedaży jest bardzo ważne. Częstą praktyką jest nadal ręczne ściganie poprzez kopiowanie i wklejanie ogólnej wiadomości e-mail z nadzieją na otrzymanie odpowiedzi.

Wiele platform ma teraz możliwość wysyłania spersonalizowanych wiadomości e-mail w określonych odstępach czasu, aby zaangażować się i śledzić nowe zimne/niezaangażowane leady. Może to mieć formę wysłania e-maila lub wyznaczenia zadania, aby do nich zadzwonić. Sprytnym aspektem tych procesów jest to, że sekwencja kończy się, jeśli kontakt się angażuje. Pozwoli to członkowi zespołu sprzedaży ponownie się zaangażować i przejąć komunikację bez wysyłania niepotrzebnych komunikatów.

5. Personalizacja szablonów e-mail
Otrzymywanie ogólnych e-maili może frustrować użytkowników, ponieważ czują się jak każdy inny kontakt. W rzeczywistości 72% konsumentów twierdzi, że będzie angażować się tylko w spersonalizowane wiadomości zamiast zwykłych e-maili*. Wskazuje to na znaczenie skutecznego kierowania, a także personalizacji, które bezpośrednio do nich pasują.

Będzie to wykorzystywać tokeny personalizacji, aby zawierać informacje na ich temat i odpowiednią treść, a także korzystać z aktywnych list, aby zapewnić, że kierujesz reklamy do właściwych osób.

Jeśli nie masz jeszcze strategii CRM, skontaktuj się z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, jak możemy wspierać cele automatyzacji CRM Twojej firmy.