CRM 자동화를 위한 5가지 주요 팁

게시 됨: 2022-03-16

CRM 시스템에 대해 논의할 때 일반적으로 프로세스와 자동화가 같은 맥락에서 언급됩니다. 더 넓은 비즈니스 생태계 내에서 우리는 공통 판매 및 마케팅 기능의 최적화 및 자동화를 중심으로 비즈니스를 구축한 HubSpot, Salesforce 및 Klaviyo와 같은 플랫폼을 가질 만큼 충분히 운이 좋았습니다.

이 기사에서 우리는 3가지 핵심 영역을 탐구할 것입니다. 자동화의 주요 이점 , 성공을 위해 구축되도록 CRM 인스턴스를 설정하는 방법 과 영업 및 마케팅 관점에서 모든 사람이 자동화해야 하는 몇 가지 공통 프로세스 .

CRM 자동화의 이점

우리가 살고 있는 디지털 세계에서 우리는 즉각적인 프로세스에 익숙해졌습니다. 이것은 온라인 쇼핑 후 확인 이메일 수신에서 버튼을 눌러 약속을 예약하는 것까지 무엇이든 될 수 있습니다. 이러한 프로세스의 핵심은 자동화입니다.

이를 기반으로 Semetrical은 자동화의 세 가지 주요 이점을 봅니다. 모든 비즈니스가 활용해야 한다고 생각하는 속도, 효율성 및 정확성.

자동화를 사용하여 개선할 수 있는 프로세스는 무수히 많지만 많은 기업이 그 단계를 밟는 것을 두려워하거나 이를 달성하기 위한 인프라에 투자하기를 원하지 않습니다. 단기적으로는 많은 시간을 투자해야 하지만 장기적으로는 훨씬 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 우리는 고객이 리드 할당, 보고 및 쉽게 자동화할 수 있는 추적자 이메일을 포함하는 수동 프로세스로 우리를 찾아오는 것을 봅니다. 이 기사의 뒷부분에서 이러한 여러 예를 다룰 것입니다.

자동화를 위한 CRM 설정

자동화할 수 있는 항목에 대해 알아보기 전에 자동화를 위해 CRM 시스템을 준비하는 방법에 대한 기본 사항을 다루고자 합니다.

" 제조 또는 기타 공정 또는 시설에서 자동 장비의 사용 또는 도입 . "

'자동화'의 정의

이 시나리오에서 CRM 전략은 프로세스를 중심으로 크게 구축됩니다. 이는 정의된 기준에 따라 쉽게 반복하거나 달성할 수 있는 명령을 실행하기 위해 사용 가능한 데이터를 사용하는 논리적 규칙 세트를 사용하여 자동화됩니다. 이는 비즈니스 프로세스를 자동화할 때 고려해야 할 여러 가지 고려 사항이 있음을 의미합니다.

아래에 이러한 영역 중 일부를 간략히 설명했습니다.

  1. 계획 및 문서화: CRM 설정(및 후속 자동화)을 구현할 때 구현된 항목과 각 요소와 관련된 종속성을 이해하는 것이 매우 중요합니다. 특히 일괄 또는 자동으로 변경 작업을 수행할 때 그렇습니다. 이는 추가된 프로세스의 기록 구현을 인식하지 못하여 예기치 않은 결과가 발생할 수 있기 때문입니다. 이에 대한 대표적인 예는 연락처 레코드를 편집하여 예기치 않은 이메일이 배포되는 것입니다.

간단한 팁: 개인적으로 가장 좋아하는 도구는 draw.io입니다. 이 도구는 달성하려는 것을 시각화하는 데 도움이 되고 더 넓은 고려 사항을 계획하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 무료입니다!

  1. 통합: 둘째, 사용하려는 다른 시스템을 계획 및 문서에 추가하는 것이 좋습니다. 이것은 Zoom 웨비나에 사용자를 추가하거나 HubSpot에서 Salesforce로 데이터를 보내는 것부터 가능합니다. 이는 데이터가 구조화되는 방식에 상당한 영향을 미칠 수 있으므로 구현하기 전에 모든 상호 작용을 계획했는지 확인하면 데이터 불일치와 같은 요인으로 인해 미래의 골칫거리를 제거하는 데 도움이 됩니다.
  1. 데이터 정리 및 관리: 언급한 바와 같이 자동화는 논리적 문장을 기반으로 합니다. 사용 가능한 데이터가 지저분하고 일관성이 없으면 이러한 플랫폼이 제공하는 기능을 완전히 활용할 전략적 프로세스를 만들려고 할 때 많은 문제와 부정확성에 직면하게 됩니다. 간단히 말해서, 자유 텍스트 필드는 자동화의 적입니다! 워크플로에서 사용하려는 모든 필드에 대해 드롭다운, 확인란 및 기타 표준화된 필드 형식을 활용하면 앞으로 예상하고 관리할 수 있는 결과를 얻을 수 있습니다.
  1. 디버깅 및 테스트: 프로세스를 라이브로 푸시할 때 테스트가 얼마나 중요한지 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 이것은 모든 디지털이 동일합니다. 샌드박스 환경을 만들거나 수동 상호 작용과 함께 테스트 연락처를 사용하면 변경하려는 변경 사항과 관련된 오류나 문제를 방지할 수 있습니다. 또한 백업을 만드십시오! 전체 인프라를 주기적으로 복사하면 데이터 손실 또는 손상의 효과를 최대한 완화할 수 있습니다.
  1. 훈련: 마지막으로 훈련입니다. 이는 마케팅 운영 팀이 변경 사항을 구현한 후 또는 프로세스 중에 발생할 수 있지만 CRM 시스템에서 작업하는 모든 팀이 프로세스, 종속성 및 결과를 이해하도록 합니다. 이렇게 하면 다른 영역에서 질문에 답하거나 지원하지 않아도 되므로 많은 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다. 설정에 익숙해지면 문제가 발생할 가능성이 줄어듭니다.

자동화해야 할 CRM 프로세스

좋은 부분으로 이동합니다!

이러한 예의 경우 대부분의 스크린샷은 HubSpot에서 제공되지만 시장을 선도하는 CRM 시스템의 대부분은 이러한 기회를 달성하는 데 필요한 기능을 갖추고 있습니다.

1. CRM 목록 세분화
우리는 클라이언트가 수동으로 수집하거나 다른 도구에서 가져오거나 단순히 오프라인으로 관리한 다양한 데이터 소스에서 목록을 수동으로 가져오는 것을 보았습니다. 도구를 사용하여 수집된 모든 연락처는 HubSpot 양식에서 자동으로 생성될 수 있으며 활성 목록을 통해 규칙을 사용하여 관리, 분류 및 타겟팅할 수 있습니다.

이 목록을 사용하면 구독 취소를 제거하거나 지역별로 특정 회사를 타겟팅하거나 산업별로 리드를 분류하여 데이터를 정리할 수 있습니다. 이는 이메일 콘텐츠 전략을 결정하는 데 도움이 될 것이며, 마케팅 및 영업 부서에서 상호작용 지표에도 도움이 되도록 사용할 수 있습니다.

2. CRM 리드 및 연락처 할당
영업 관리자가 수동으로 영업 팀에 리드를 할당하던 시대는 지났습니다. 영업 팀 간에 리드를 자동으로 균등하게 나누고 할당하는 프로세스를 배치할 수 있습니다. 이렇게 하면 영업 팀 리드가 수행해야 하는 간단한 작업의 수를 줄이는 동시에 영업 프로세스의 다른 측면에서 추가 리소스를 사용할 수 있습니다.

CRM 내의 모든 데이터는 사용자를 분류하는 데 사용할 수 있습니다. 위의 예는 국가를 사용하지만 회사 수익, 산업 또는 직원 수와 같은 측면을 사용하여 리드의 우선 순위를 지정하고 리드와 상호 작용할 수도 있습니다.

3. 정기적인 업무 관리
매일 영업 팀은 잠재 고객에게 전화를 걸어 견적 또는 제안서를 작성하는 데 이르기까지 다양한 작업을 수행합니다. 내 전문 경력 내에서 사람들이 메모 초안 이메일에서 포스트잇에 쓰기에 이르기까지 다양한 방식으로 작업량을 관리하는 것을 보았습니다.

HubSpot, Salesloft 및 Salesforce와 같은 플랫폼을 사용하면 관련 팀 구성원에게 할당하고 연락처 및 회사 기록과 연결할 수 있는 작업을 생성할 수 있습니다. 이들은 마감일, 우선 순위를 설정하고 작업이 완료되었는지 확인하기 위해 알림을 제공합니다.

이것은 업무를 잊어버리는 것으로 인한 스트레스 감소의 이점을 제공하고 팀 리더가 지원이 필요한 사람을 파악할 수 있기 때문에 서비스 및 영업 프로세스 전반에 걸쳐 긍정적인 이점을 제공합니다.

4. 흐름 및 시퀀스 육성
영업은 대부분의 비즈니스 성공의 근본적인 부분이므로 영업 팀의 시간을 효율적으로 사용하는 것이 매우 중요합니다. 일반적인 관행은 여전히 ​​일반 이메일을 복사하여 붙여넣고 응답을 받기 위해 수동으로 추적하는 것입니다.

이제 많은 플랫폼에서 정의된 간격으로 개인화된 이메일을 보내 새로운 콜드/비참여 리드를 참여시키고 후속 조치를 취할 수 있습니다. 이것은 이메일을 보내거나 그들에게 전화를 걸도록 작업을 설정하는 형태일 수 있습니다. 이러한 프로세스의 현명한 측면은 연락처가 연결되면 시퀀스가 ​​종료된다는 것입니다. 이렇게 하면 영업 팀 구성원이 불필요한 커뮤니케이션을 보내지 않고 다시 참여하고 커뮤니케이션을 인수할 수 있습니다.

5. 이메일 템플릿 개인화
일반 이메일을 받는 것은 다른 연락처처럼 느껴지기 때문에 사용자를 좌절시킬 수 있습니다. 실제로 소비자의 72%는 일반 이메일* 대신 개인화된 메시지에만 참여할 것이라고 주장합니다. 이는 효과적인 타겟팅과 이에 직접적으로 부합하는 개인화의 중요성을 나타냅니다.

이렇게 하면 개인화 토큰을 사용하여 사용자 및 관련 콘텐츠에 대한 정보를 포함하는 동시에 활성 목록을 사용하여 올바른 사람들을 대상으로 지정할 수 있습니다.

아직 CRM 전략을 수립하지 않은 경우 당사 팀에 연락하여 귀사의 CRM 자동화 목표를 지원할 수 있는 방법을 알아보십시오.