5 เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับระบบอัตโนมัติของ CRM

เผยแพร่แล้ว: 2022-03-16

เมื่อพูดถึงระบบ CRM กระบวนการและระบบอัตโนมัติมักถูกกล่าวถึงในคราวเดียวกัน ภายในระบบนิเวศทางธุรกิจที่กว้างขึ้น เราโชคดีที่มีแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น HubSpot, Salesforce & Klaviyo ซึ่งสร้างธุรกิจของตนจากการเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานอัตโนมัติของฟังก์ชันการขายและการตลาดทั่วไป

ในบทความนี้ เราจะมาสำรวจ 3 ประเด็นหลัก ประโยชน์หลักของระบบอัตโนมัติ วิธีการตั้งค่าอินสแตนซ์ CRM ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าสร้างขึ้นเพื่อความสำเร็จ จากนั้น กระบวนการทั่วไปบางอย่างที่ทุกคนควรทำโดยอัตโนมัติ จากมุมมองด้านการขายและการตลาด

ประโยชน์ของ CRM Automation

ในโลกดิจิทัลที่เราอาศัยอยู่ เราคุ้นเคยกับกระบวนการที่เกิดขึ้นทันที นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ได้รับอีเมลยืนยันหลังจากซื้อของออนไลน์ไปจนถึงจองการนัดหมายด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว หัวใจสำคัญของกระบวนการเหล่านี้คือระบบอัตโนมัติ

จากสิ่งนี้ Semetrical เล็งเห็นประโยชน์หลักสามประการของระบบอัตโนมัติ ความเร็ว ประสิทธิภาพ และความแม่นยำ ซึ่งเราเชื่อว่าทุกธุรกิจควรใช้

มีกระบวนการมากมายที่สามารถปรับปรุงได้โดยใช้ระบบอัตโนมัติ แต่หลายบริษัทกลัวที่จะทำตามขั้นตอนนั้นหรือไม่ต้องการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย อาจใช้เวลาลงทุนจำนวนมากในระยะสั้น แต่จะช่วยประหยัดเวลาได้มากในระยะยาว เราเห็นลูกค้าเข้ามาหาเราด้วยกระบวนการแบบแมนนวลซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดสรรลูกค้าเป้าหมาย การรายงาน และแม้กระทั่งอีเมลผู้ไล่ล่า ซึ่งสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เราจะกล่าวถึงตัวอย่างเหล่านี้ในบทความต่อไป

การตั้งค่า CRM สำหรับระบบอัตโนมัติ

ก่อนที่จะไปถึงสิ่งที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ เราต้องการครอบคลุมพื้นฐานของวิธีเตรียมระบบ CRM ของคุณสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้...

“ การใช้หรือแนะนำอุปกรณ์อัตโนมัติในกระบวนการผลิตหรือกระบวนการหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ ”

คำจำกัดความของ 'ระบบอัตโนมัติ'

ในสถานการณ์สมมตินี้ กลยุทธ์ CRM ถูกสร้างขึ้นอย่างมากจากกระบวนการ สิ่งเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้ชุดของกฎตรรกะที่ใช้ข้อมูลที่มีอยู่เพื่อดำเนินการตามคำสั่งที่สามารถทำซ้ำได้อย่างง่ายดายหรือบรรลุผลตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ซึ่งหมายความว่ามีข้อควรพิจารณาหลายประการที่คุณต้องพิจารณาเมื่อต้องการทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

เราได้สรุปบางส่วนของพื้นที่เหล่านี้ไว้ด้านล่าง:

  1. การวางแผนและเอกสารประกอบ: เมื่อใช้งานการตั้งค่า CRM (และระบบอัตโนมัติในเวลาต่อมา) การทำความเข้าใจว่าสิ่งใดถูกนำไปใช้และการพึ่งพาที่เกี่ยวข้องกับแต่ละองค์ประกอบมีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงเป็นกลุ่มหรือโดยอัตโนมัติ เนื่องจากคุณอาจไม่ทราบถึงการนำกระบวนการที่เพิ่มเข้ามาไปใช้ในอดีต ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างที่สำคัญของเรื่องนี้คือการแก้ไขเรกคอร์ดผู้ติดต่อ ซึ่งส่งผลให้มีการกระจายอีเมลที่ไม่คาดคิด

เคล็ดลับด่วน: เครื่องมือโปรดส่วนตัวของฉันคือ draw.io ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพสิ่งที่คุณต้องการบรรลุและช่วยวางแผนการพิจารณาในวงกว้าง ได้ฟรีเช่นกัน!

  1. การบูรณาการ: ประการที่สอง เราขอแนะนำให้เพิ่มระบบอื่นๆ ที่คุณวางแผนจะใช้ในการวางแผนและเอกสารประกอบของคุณ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การเพิ่มผู้ใช้ไปยัง Zoom Webinars หรือการส่งข้อมูลจาก HubSpot ไปยัง Salesforce สิ่งนี้อาจมีการแตกสาขาอย่างมากเกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างข้อมูลของคุณ ดังนั้น ให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนการโต้ตอบทั้งหมดก่อนที่จะนำไปใช้ จะช่วยขจัดความปวดหัวในอนาคตจากปัจจัยต่างๆ เช่น การจัดแนวของข้อมูล
  1. ความสะอาดของข้อมูลและการจัดการ: ดังที่กล่าวไว้ ระบบอัตโนมัติถูกสร้างขึ้นจากคำสั่งเชิงตรรกะ หากข้อมูลที่มีอยู่ยุ่งเหยิงและไม่สอดคล้องกัน คุณจะประสบปัญหาและความไม่ถูกต้องมากมายเมื่อพยายามสร้างกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่จะใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันต่างๆ ที่แพลตฟอร์มเหล่านี้นำเสนออย่างเต็มที่ พูดง่ายๆ ฟิลด์ข้อความฟรีคือศัตรูของระบบอัตโนมัติ! การใช้ดรอปดาวน์ ช่องทำเครื่องหมาย และรูปแบบฟิลด์มาตรฐานอื่นๆ สำหรับฟิลด์ใดๆ ที่คุณวางแผนจะใช้ในเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้มั่นใจว่าผลลัพธ์จะเป็นไปตามที่คาดหวังและสามารถจัดการได้ในอนาคต
  1. การดีบักและการทดสอบ: ฉันไม่สามารถเน้นว่าการทดสอบมีความสำคัญเพียงใดเมื่อทำการผลักดันกระบวนการใด ๆ ให้เกิดขึ้นจริง สิ่งนี้ก็เหมือนกันสำหรับทุกสิ่งที่เป็นดิจิทัล การสร้างสภาพแวดล้อมแซนด์บ็อกซ์หรือใช้ผู้ติดต่อทดสอบที่มีการโต้ตอบด้วยตนเองสามารถช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการทำ สำรองข้อมูลด้วย! การทำสำเนาโครงสร้างพื้นฐานเต็มรูปแบบของคุณเป็นระยะจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสูญหายหรือเสียหายจะลดลงได้มากที่สุด
  1. การฝึกอบรม: ในที่สุดก็เป็นการฝึกอบรม สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้หลังจากที่ทีมปฏิบัติการทางการตลาดของคุณใช้การเปลี่ยนแปลงหรือระหว่างกระบวนการ แต่รับรองว่าทีมที่ทำงานในระบบ CRM จะเข้าใจกระบวนการ การขึ้นต่อกัน และผลลัพธ์ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรได้มากโดยไม่ต้องตอบคำถามหรือสนับสนุนในด้านอื่นๆ หากพวกเขาพอใจกับการตั้งค่า คุณจะไม่ค่อยพบปัญหา

กระบวนการ CRM ที่คุณควรทำให้เป็นอัตโนมัติ

ก้าวไปสู่จุดดี!

สำหรับตัวอย่างเหล่านี้ ภาพหน้าจอส่วนใหญ่จะมาจาก HubSpot แต่ระบบ CRM ชั้นนำของตลาดส่วนใหญ่มีฟังก์ชันที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุโอกาสเหล่านี้:

1. การแบ่งส่วนรายการ CRM
เราได้เห็นลูกค้านำเข้ารายการด้วยตนเองจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่รวบรวมด้วยตนเอง นำมาจากเครื่องมืออื่นๆ หรือจัดการแบบออฟไลน์เพียงอย่างเดียว เมื่อใช้เครื่องมือ ผู้ติดต่อที่รวบรวมจะสามารถสร้างโดยอัตโนมัติจากฟอร์ม HubSpot ซึ่งสามารถจัดการ แบ่งเซ็กเมนต์ และกำหนดเป้าหมายได้โดยใช้กฎผ่านรายการที่ใช้งานอยู่

เมื่อใช้รายการเหล่านี้ คุณจะสามารถล้างข้อมูลของคุณโดยลบการยกเลิกการสมัคร กำหนดเป้าหมายบริษัทเฉพาะตามภูมิภาค หรือแม้แต่จัดหมวดหมู่ลีดของคุณตามอุตสาหกรรม ซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจกลยุทธ์เนื้อหาอีเมลของคุณ ซึ่งสามารถใช้โดยการตลาดและการขาย เพื่อประโยชน์ต่อเมตริกการโต้ตอบของคุณ

2. ลูกค้าเป้าหมาย CRM & การจัดสรรการติดต่อ
หมดยุคแล้วที่ผู้จัดการฝ่ายขายจะจัดสรรลูกค้าเป้าหมายให้กับทีมขายด้วยตนเอง สามารถกำหนดกระบวนการเพื่อแบ่งและจัดสรรลูกค้าเป้าหมายอย่างเท่าเทียมกันระหว่างทีมขายได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถลดจำนวนงานง่าย ๆ ที่ผู้นำทีมขายต้องทำในขณะที่อนุญาตให้ทรัพยากรเพิ่มเติมทำงานในด้านอื่น ๆ ของกระบวนการขาย

ข้อมูลใดๆ ภายใน CRM สามารถใช้เพื่อแบ่งกลุ่มผู้ใช้ได้ ตัวอย่างข้างต้นใช้ประเทศ แต่ยังสามารถใช้แง่มุมต่างๆ เช่น รายได้ของบริษัท อุตสาหกรรม หรือจำนวนพนักงานเพื่อจัดลำดับความสำคัญและโต้ตอบกับลูกค้าเป้าหมาย

3. การจัดการงานปกติ
ในแต่ละวัน ทีมขายจะมีงานหลายอย่างตั้งแต่การโทรหาผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ไปจนถึงการสร้างใบเสนอราคาหรือข้อเสนอ ในอาชีพการงานของฉัน ฉันได้เห็นผู้คนจัดการปริมาณงานของพวกเขาในหลากหลายวิธี ตั้งแต่อีเมลฉบับร่างไปจนถึงการเขียนโพสต์อิท

แพลตฟอร์มเช่น HubSpot, Salesloft และ Salesforce อนุญาตให้สร้างงานที่สามารถจัดสรรให้กับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องและเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อและบันทึกของบริษัท สิ่งเหล่านี้จะกำหนดเส้นตาย ลำดับความสำคัญ และจะแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่างานเสร็จสมบูรณ์

สิ่งนี้จะให้ประโยชน์จากความเครียดที่ลดลงจากการลืมงาน และจะมีประโยชน์ในเชิงบวกตลอดกระบวนการบริการและการขาย เนื่องจากหัวหน้าทีมจะมองเห็นได้ว่าใครอาจต้องการการสนับสนุน

4. หล่อเลี้ยงกระแสและลำดับ
เนื่องจากการขายเป็นส่วนพื้นฐานของความสำเร็จของธุรกิจส่วนใหญ่ การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับทีมขายจึงมีความสำคัญมาก แนวทางปฏิบัติทั่วไปยังคงต้องดำเนินการด้วยตนเองโดยการคัดลอกและวางอีเมลทั่วไปและหวังว่าจะได้รับคำตอบ

ขณะนี้ แพลตฟอร์มจำนวนหนึ่งสามารถส่งอีเมลส่วนบุคคลตามช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อมีส่วนร่วมและติดตามผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าใหม่/ไม่ได้มีส่วนร่วม ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการส่งอีเมลหรือการตั้งค่างานเพื่อโทรออก แง่มุมที่ชาญฉลาดของกระบวนการเหล่านี้คือลำดับจะสิ้นสุดลงหากผู้ติดต่อมีส่วนร่วม ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในทีมขายกลับมามีส่วนร่วมและรับช่วงต่อการสื่อสารโดยไม่ต้องส่งการสื่อสารที่ไม่จำเป็น

5. การปรับแต่งเทมเพลตอีเมล
การรับอีเมลทั่วๆ ไปอาจทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดใจ เนื่องจากรู้สึกเหมือนเป็นแค่ผู้ติดต่อรายอื่นๆ อันที่จริงแล้ว 72% ของผู้บริโภคอ้างว่าพวกเขาจะมีส่วนร่วมกับข้อความส่วนตัวแทนอีเมลทั่วไปเท่านั้น* สิ่งนี้บ่งชี้ถึงความสำคัญของการกำหนดเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณที่สอดคล้องกับพวกเขาโดยตรง

สิ่งนี้จะใช้ประโยชน์จากโทเค็นการปรับให้เป็นส่วนตัวเพื่อรวมข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาและเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง ในขณะเดียวกันก็ใช้รายการที่ใช้งานอยู่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเป้าหมายไปยังบุคคลที่ถูกต้อง

หากคุณยังไม่มีกลยุทธ์ CRM โปรดติดต่อทีมของเราเพื่อค้นหาวิธีที่เราสามารถสนับสนุนเป้าหมายระบบอัตโนมัติของ CRM ของธุรกิจของคุณ