5 Top-Tipps für die CRM-Automatisierung

Wenn es um CRM-Systeme geht, werden Prozesse und Automatisierung häufig in einem Atemzug genannt. Innerhalb des breiteren Geschäftsökosystems hatten wir das Glück, Plattformen wie HubSpot, Salesforce und Klaviyo zu haben, die ihre Geschäfte um die Optimierung und Automatisierung gängiger Vertriebs- und Marketingfunktionen herum aufgebaut haben.

In diesem Artikel werden wir 3 Schlüsselbereiche untersuchen; die Hauptvorteile der Automatisierung , wie Sie Ihre CRM-Instanz einrichten, um sicherzustellen, dass sie auf Erfolg ausgelegt ist, und dann einige gängige Prozesse, die jeder aus Vertriebs- und Marketingperspektive automatisieren sollte .

Vorteile der CRM-Automatisierung

In der digitalen Welt, in der wir leben, haben wir uns an augenblickliche Prozesse gewöhnt. Das kann alles sein, vom Erhalt einer Bestätigungs-E-Mail nach dem Online-Shopping bis hin zur Buchung eines Termins auf Knopfdruck. Im Mittelpunkt dieser Prozesse steht die Automatisierung.

Auf dieser Grundlage sieht Semetrical drei Hauptvorteile der Automatisierung; Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit, die unserer Meinung nach jedes Unternehmen nutzen sollte.

Es gibt unzählige Prozesse, die durch Automatisierung verbessert werden könnten, aber viele Unternehmen scheuen diesen Schritt oder wollen nicht in die Infrastruktur investieren, um dies zu erreichen. Es kann kurzfristig viel Zeit in Anspruch nehmen, aber auf lange Sicht wird es viel mehr Zeit sparen. Wir sehen, dass Kunden mit manuellen Prozessen zu uns kommen, die Lead-Zuweisung, Berichterstellung und sogar Chaser-E-Mails umfassen, die leicht automatisierbar sind. Wir werden später in diesem Artikel einige dieser Beispiele behandeln.

CRM-Setup für die Automatisierung

Bevor wir zu dem kommen, was Sie automatisieren könnten, möchten wir die Grundlagen behandeln, wie Sie Ihr CRM-System für die Automatisierung vorbereiten, damit…

„ die Verwendung oder Einführung automatischer Ausrüstung in einem Herstellungs- oder anderen Prozess oder einer Einrichtung . ”

Definition von automation

In diesem Szenario sind CRM-Strategien stark um Prozesse herum aufgebaut. Diese werden mithilfe von Sätzen logischer Regeln automatisiert, die verfügbare Daten verwenden, um Anweisungen auszuführen, die leicht wiederholt oder basierend auf definierten Kriterien erreicht werden können. Dies bedeutet, dass Sie eine Reihe von Überlegungen berücksichtigen müssen, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren möchten.

Einige dieser Bereiche haben wir im Folgenden skizziert:

1. Planung und Dokumentation: Bei der Implementierung eines CRM-Setups (und anschließender Automatisierung) ist es äußerst wichtig, zu verstehen, was implementiert wurde und welche Abhängigkeiten mit den einzelnen Elementen verbunden sind, insbesondere wenn Änderungen in großen Mengen oder automatisch durchgeführt werden. Dies liegt daran, dass Sie möglicherweise keine historischen Implementierungen von Prozessen kennen, die hinzugefügt wurden, was zu unerwarteten Ergebnissen führen kann. Ein Paradebeispiel hierfür wäre das Bearbeiten eines Kontaktdatensatzes, was dazu führt, dass eine unerwartete E-Mail versendet wird.

Ein kurzer Tipp: Ein persönliches Lieblingstool von mir ist draw.io. Es kann helfen, zu visualisieren, was Sie erreichen möchten, und kann helfen, umfassendere Überlegungen zu planen – es ist auch kostenlos!

2. Integration: Zweitens würden wir empfehlen, alle anderen Systeme, die Sie verwenden möchten, in Ihre Planung und Dokumentation aufzunehmen. Dies kann alles sein, vom Hinzufügen von Benutzern zu Zoom-Webinaren bis hin zum Senden von Daten von HubSpot an Salesforce. Dies könnte erhebliche Auswirkungen auf die Struktur Ihrer Daten haben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Interaktionen vor der Implementierung geplant haben, um zukünftige Kopfschmerzen durch Faktoren wie Datenfehlausrichtung zu vermeiden.

3. Datensauberkeit & -management: Wie bereits erwähnt, bauen Automatisierungen auf logischen Anweisungen auf. Wenn die verfügbaren Daten chaotisch und ohne Konsistenz sind, werden Sie beim Versuch, strategische Prozesse zu erstellen, die die Funktionalitäten dieser Plattformen voll ausschöpfen, mit vielen Problemen und Ungenauigkeiten konfrontiert. Einfach gesagt: Freitextfelder sind der Feind der Automatisierung! Die Verwendung von Dropdowns, Kontrollkästchen und anderen standardisierten Feldformaten für alle Felder, die Sie in einem Workflow verwenden möchten, stellt sicher, dass die Ergebnisse erwartet und in Zukunft überschaubar sind.

4. Debuggen und Testen: Ich kann nicht betonen, wie wichtig das Testen ist, wenn ein Prozess live geschaltet wird. Das gilt auch für alles Digitale. Das Erstellen von Sandbox-Umgebungen oder das Verwenden von Testkontakten mit manuellen Interaktionen kann dazu beitragen, Fehler oder Probleme im Zusammenhang mit den gewünschten Änderungen zu vermeiden. Machen Sie auch Backups! Das regelmäßige Erstellen von Kopien Ihrer gesamten Infrastruktur stellt sicher, dass die Wirksamkeit von Datenverlusten oder -beschädigungen so weit wie möglich gemindert werden kann.

5. Training: Endlich ist Training. Dies kann geschehen, nachdem Ihr Marketingteam die Änderungen implementiert hat oder während des Prozesses, aber stellen Sie sicher, dass jedes Team, das im CRM-System arbeitet, die Prozesse, Abhängigkeiten und Ergebnisse versteht. Dies spart viel Zeit und Ressourcen, da keine Fragen beantwortet oder in anderen Bereichen unterstützt werden müssen. Wenn sie mit der Einrichtung vertraut sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass Probleme auftreten.

CRM-Prozesse, die Sie automatisieren sollten

Weiter zum Guten!

Für diese Beispiele stammen die meisten Screenshots von HubSpot, aber die Mehrheit der marktführenden CRM-Systeme verfügt über die erforderliche Funktionalität, um diese Möglichkeiten zu nutzen:

1. CRM-Listensegmentierung
Wir haben Kunden gesehen, die manuell Listen aus verschiedenen Datenquellen importiert haben, die manuell gesammelt, aus anderen Tools entnommen oder einfach offline verwaltet wurden. Mithilfe von Tools können alle gesammelten Kontakte automatisch aus HubSpot-Formularen erstellt werden, die dann mithilfe von Regeln über aktive Listen verwaltet, segmentiert und zielgerichtet werden können.

Mithilfe dieser Listen können Sie Ihre Daten bereinigen, indem Sie Abmeldungen entfernen, bestimmte Unternehmen nach Region ansprechen oder Ihre Leads sogar nach Branche kategorisieren. Dies hilft bei der Entscheidung über Ihre E-Mail-Content-Strategie, die von Marketing und Vertrieb genutzt werden kann, um auch Ihren Interaktionsmetriken zugute zu kommen.

2. CRM-Leads & Kontaktzuordnung
Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Vertriebsleiter Leads manuell dem Vertriebsteam zuweist. Es können Prozesse eingerichtet werden, um Leads automatisch gleichmäßig zwischen den Vertriebsteams aufzuteilen und zuzuweisen. Dies kann die Anzahl der einfachen Aufgaben reduzieren, die die Leiter des Vertriebsteams erledigen müssen, während zusätzliche Ressourcen für die Arbeit an anderen Aspekten des Verkaufsprozesses zur Verfügung stehen.

Alle Daten innerhalb des CRM können verwendet werden, um die Benutzer zu segmentieren. Das obige Beispiel verwendet das Land, kann aber auch Aspekte wie Unternehmensumsatz, Branche oder Anzahl der Mitarbeiter verwenden, um Leads zu priorisieren und mit ihnen zu interagieren.

3. Regelmäßige Aufgabenverwaltung
Ein Vertriebsteam hat täglich eine Reihe von Aufgaben, von einem Anruf bei einem potenziellen Kunden bis hin zur Erstellung eines Angebots oder Angebots. In meiner beruflichen Laufbahn habe ich gesehen, wie Menschen ihre Arbeitsbelastung auf unterschiedliche Weise bewältigen, von einem Entwurf einer E-Mail mit Notizen bis hin zum Schreiben auf einem Post-it-Zettel.

Plattformen wie HubSpot, Salesloft und Salesforce ermöglichen die Erstellung von Aufgaben, die dem jeweiligen Teammitglied zugewiesen und mit den Kontakt- und Firmendatensätzen verknüpft werden können. Diese haben Fristen und Prioritäten festgelegt und werden Benachrichtigungen bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben abgeschlossen sind.

Dies bietet den Vorteil, dass der Stress durch das Vergessen von Aufgaben reduziert wird, und wirkt sich positiv auf den gesamten Service- und Verkaufsprozess aus, da die Teamleiter auch sehen können, wer möglicherweise Unterstützung benötigt.

4. Pflegende Flüsse und Sequenzen
Da der Verkauf ein grundlegender Bestandteil des Erfolgs der meisten Unternehmen ist, ist eine effiziente Nutzung der Zeit für das Verkaufsteam sehr wichtig. Eine gängige Praxis ist es immer noch, manuell zu jagen, indem man eine allgemeine E-Mail kopiert und einfügt und hofft, eine Antwort zu erhalten.

Eine Reihe von Plattformen haben jetzt die Möglichkeit, personalisierte E-Mails in definierten Intervallen zu senden, um neue kalte/nicht engagierte Leads zu kontaktieren und zu verfolgen. Dies kann in Form des Sendens einer E-Mail oder des Festlegens einer Aufgabe zum Anrufen erfolgen. Der intelligente Aspekt dieser Prozesse besteht darin, dass die Sequenz enden würde, wenn der Kontakt zustande kommt. Auf diese Weise kann sich das Vertriebsteammitglied wieder einbringen und die Kommunikation übernehmen, ohne unnötige Mitteilungen zu senden.

5. Personalisierung von E-Mail-Vorlagen
Allgemeine E-Mails zu erhalten, kann Benutzer frustrieren, da sie sich wie jeder andere Kontakt fühlen. Tatsächlich geben 72 % der Verbraucher an, dass sie sich nur mit personalisierten Nachrichten statt mit allgemeinen E-Mails beschäftigen werden*. Dies zeigt, wie wichtig ein effektives Targeting sowie Personalisierungen sind, die direkt darauf ausgerichtet sind.

Dabei werden Personalisierungstoken verwendet, um Informationen über sie und relevante Inhalte aufzunehmen, während gleichzeitig aktive Listen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen ansprechen.

Wenn Sie noch keine CRM-Strategie haben, wenden Sie sich an unser Team, um herauszufinden, wie wir die CRM-Automatisierungsziele Ihres Unternehmens unterstützen können.