5 principais dicas para automação de CRM

Ao discutir sistemas de CRM, processos e automação são comumente mencionados no mesmo fôlego. Dentro do ecossistema de negócios mais amplo, tivemos a sorte de ter plataformas como HubSpot, Salesforce e Klaviyo, que construíram seus negócios em torno da otimização e automação de funções comuns de vendas e marketing.

Neste artigo, vamos explorar 3 áreas principais; os principais benefícios da automação , como configurar sua instância de CRM para garantir que ela seja criada para o sucesso e, em seguida, alguns processos comuns que todos devem automatizar do ponto de vista de vendas e marketing.

Benefícios da automação de CRM

No mundo digital em que vivemos, nos acostumamos com processos instantâneos. Isso pode ser qualquer coisa, desde receber um e-mail de confirmação após fazer compras on-line até marcar uma consulta com o pressionar de um botão. No centro desses processos está a automação.

Com base nisso, a Semetrical vê três principais benefícios da automação; Velocidade, Eficiência e Precisão que acreditamos que todas as empresas deveriam utilizar.

Existem inúmeros processos que podem ser melhorados com a automação, mas muitas empresas têm medo de dar esse passo ou não querem investir na infraestrutura para alcançá-lo. Pode levar um grande investimento de tempo no curto prazo, mas economizará muito mais tempo no longo prazo. Vemos clientes que chegam até nós com processos manuais envolvendo alocação de leads, relatórios e até e-mails de chaser, que são facilmente automatizáveis. Abordaremos vários desses exemplos mais adiante no artigo.

Configuração de CRM para automação

Antes de chegar ao que você pode automatizar, queremos abordar os fundamentos de como preparar seu sistema de CRM para automação, permitindo…

“ o uso ou introdução de equipamento automático em uma manufatura ou outro processo ou instalação . ”

Definição de 'automação'

Nesse cenário, as estratégias de CRM são fortemente construídas em torno de processos. Eles são automatizados usando conjuntos de regras lógicas que usam dados disponíveis para executar instruções que podem ser facilmente repetidas ou alcançadas com base em critérios definidos. Isso significa que há uma série de considerações que você precisa considerar ao procurar automatizar seus processos de negócios.

Descrevemos algumas dessas áreas abaixo:

1. Planejamento e Documentação: Ao implementar uma configuração de CRM (e, posteriormente, automação), entender o que foi implementado e as dependências associadas a cada elemento é extremamente importante, especialmente ao realizar mudanças em massa ou automaticamente. Isso ocorre porque você pode não estar ciente de quaisquer implementações históricas de processos que foram adicionados, o que pode resultar em resultados inesperados. Um excelente exemplo disso seria editar um registro de contato, o que resulta na distribuição de um e-mail inesperado.

Uma dica rápida: uma ferramenta favorita minha é o draw.io, ele pode ajudar a visualizar o que você deseja alcançar e pode ajudar a planejar considerações mais amplas - também é gratuito!

2. Integração: Em segundo lugar, recomendamos adicionar quaisquer outros sistemas que você planeja usar em seu planejamento e documentação. Isso pode ser qualquer coisa, desde adicionar usuários ao Zoom Webinars ou enviar dados do HubSpot para o Salesforce. Isso pode ter ramificações consideráveis ​​em como seus dados são estruturados, portanto, certificar-se de que você planejou todas as interações antes da implementação ajudará a remover qualquer dor de cabeça futura de fatores como desalinhamento de dados.

3. Limpeza e gerenciamento de dados: Como mencionado, as automações são construídas em declarações lógicas. Se os dados disponíveis estiverem confusos e sem consistência, você enfrentará muitos problemas e imprecisões ao tentar fazer os processos estratégicos que utilizarão plenamente as funcionalidades que essas plataformas oferecem. Simplificando, os campos de texto livre são inimigos da automação! A utilização de listas suspensas, caixas de seleção e outros formatos de campo padronizados para todos os campos que você planeja usar em um fluxo de trabalho garantirá que os resultados sejam esperados e gerenciáveis ​​no futuro.

4. Depuração e teste: não posso enfatizar o quão importante é o teste ao enviar qualquer processo ao vivo. Este é o mesmo para qualquer coisa digital. Criar ambientes de sandbox ou usar contatos de teste com interações manuais pode ajudar a evitar erros ou problemas associados às alterações que você deseja fazer. Além disso, faça backups! Fazer cópias periódicas de toda a sua infraestrutura garantirá que a eficácia de qualquer perda ou corrupção de dados seja mitigada o máximo possível.

5. Treinamento: Finalmente está o treinamento. Isso pode ocorrer depois que sua equipe de operações de marketing implementar as mudanças ou durante o processo, mas garantir que qualquer equipe que esteja trabalhando no sistema de CRM entenda os processos, dependências e resultados. Isso economizará muito tempo e recursos por não ter que responder a perguntas ou suporte em outras áreas. Se eles estiverem confortáveis ​​com a configuração, é menos provável que você veja problemas.

Processos de CRM que você deve automatizar

Passando para a parte boa!

Para esses exemplos, a maioria das capturas de tela virá do HubSpot, mas a maioria dos sistemas de CRM líderes de mercado tem a funcionalidade necessária para alcançar essas oportunidades:

1. Segmentação da Lista de CRM
Vimos clientes importando manualmente listas de várias fontes de dados que foram coletadas manualmente, retiradas de outras ferramentas ou simplesmente gerenciadas offline. Usando ferramentas, todos os contatos coletados podem ser criados automaticamente a partir de formulários do HubSpot, que podem ser gerenciados, segmentados e direcionados usando regras por meio de listas ativas.

Usando essas listas, você poderá limpar seus dados removendo cancelamentos de assinaturas, segmentando empresas específicas por região ou até mesmo categorizando seus leads por setor. Isso ajudará a decidir sua estratégia de conteúdo de e-mail, que pode ser usada por marketing e vendas para também beneficiar suas métricas de interação.

2. Leads de CRM e alocação de contatos
Longe vão os dias de um gerente de vendas alocando manualmente leads para a equipe de vendas. Os processos podem ser implementados para dividir e alocar automaticamente leads igualmente entre as equipes de vendas. Isso pode reduzir o número de tarefas simples que os líderes da equipe de vendas precisarão fazer, permitindo que recursos adicionais trabalhem em outros aspectos do processo de vendas.

Quaisquer dados dentro do CRM podem ser usados ​​para segmentar os usuários. O exemplo acima usa o país, mas também pode usar aspectos como receita da empresa, setor ou número de funcionários para priorizar e interagir com os leads.

3. Gerenciamento de Tarefas Regular
Diariamente, uma equipe de vendas terá uma série de tarefas, desde ligar para um cliente em potencial até criar uma cotação ou proposta. Na minha carreira profissional, vi pessoas gerenciarem sua carga de trabalho de várias maneiras, desde um rascunho de e-mail de notas até escrever em um post-it.

Plataformas como HubSpot, Salesloft e Salesforce permitem a criação de tarefas que podem ser atribuídas ao membro da equipe relevante e associadas aos registros de contato e empresa. Estes terão prazos definidos, prioridades e fornecerão notificações para garantir que as tarefas sejam concluídas.

Isso proporcionará benefícios de redução do estresse por esquecer tarefas e terá benefícios positivos em todo o serviço e processos de vendas, pois os líderes de equipe também terão visibilidade de quem pode precisar de suporte.

4. Nutrindo Fluxos e Sequências
Com as vendas sendo uma parte fundamental do sucesso da grande maioria dos negócios, o uso eficiente do tempo para a equipe de vendas é muito importante. Uma prática comum ainda é perseguir manualmente copiando e colando um e-mail genérico e esperando obter uma resposta.

Várias plataformas agora têm a capacidade de enviar e-mails personalizados em intervalos definidos para engajar e acompanhar leads recém-inativos/não engajados. Isso pode ser na forma de enviar um e-mail ou definir uma tarefa para ligar para eles. O aspecto inteligente desses processos é que a sequência terminaria se o contato se envolver. Isso permitirá que o membro da equipe de vendas se envolva novamente e assuma a comunicação sem enviar comunicações desnecessárias.

5. Personalização do modelo de e-mail
Obter e-mails genéricos pode frustrar os usuários, pois eles se sentem como qualquer outro contato. Na verdade, 72% dos consumidores afirmam que só se envolverão com mensagens personalizadas em vez de e-mails genéricos*. Isso indica a importância de ter um direcionamento eficaz, bem como personalizações que se alinhem diretamente com eles.

Isso fará uso de tokens de personalização para incluir informações sobre eles e conteúdo relevante, além de usar listas ativas para garantir que você segmente as pessoas corretas.

Se você ainda não possui uma estratégia de CRM, entre em contato com nossa equipe para descobrir como podemos apoiar as metas de automação de CRM do seu negócio.