أهم 5 نصائح لأتمتة CRM

عند مناقشة أنظمة CRM ، يتم ذكر العمليات والأتمتة بشكل شائع في نفس الوقت. ضمن نظام الأعمال الأوسع نطاقاً ، كنا محظوظين بما يكفي لامتلاك منصات مثل HubSpot و Salesforce و Klaviyo ، والتي بنت أعمالها حول تحسين وأتمتة وظائف المبيعات والتسويق المشتركة.

في هذه المقالة ، سوف نستكشف 3 مجالات رئيسية ؛ الفوائد الرئيسية للأتمتة ، وكيفية إعداد مثيل CRM الخاص بك للتأكد من أنه مصمم لتحقيق النجاح ، ثم بعض العمليات الشائعة التي يجب على الجميع تنفيذها تلقائيًا من منظور المبيعات والتسويق.

فوائد أتمتة CRM

في العالم الرقمي الذي نعيش فيه ، اعتدنا على العمليات اللحظية. قد يكون هذا أي شيء من تلقي رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني بعد التسوق عبر الإنترنت إلى حجز موعد بضغطة زر. الأتمتة هي جوهر هذه العمليات.

بناءً على ذلك ، ترى Semetrical ثلاث فوائد رئيسية للأتمتة ؛ السرعة والكفاءة والدقة التي نعتقد أنه يجب على كل عمل الاستفادة منها.

هناك عدد لا يحصى من العمليات التي يمكن تحسينها باستخدام الأتمتة ، لكن العديد من الشركات تخشى اتخاذ هذه الخطوة أو لا ترغب في الاستثمار في البنية التحتية لتحقيق ذلك. قد يستغرق الأمر استثمارًا كبيرًا للوقت على المدى القصير ، ولكنه سيوفر وقتًا أطول بكثير على المدى الطويل. نرى العملاء يأتون إلينا من خلال عمليات يدوية تتضمن تخصيص الرصاص وإعداد التقارير وحتى رسائل البريد الإلكتروني للمطاردة ، والتي يمكن أتمتتها بسهولة. سنغطي عددًا من هذه الأمثلة لاحقًا في المقالة.

إعداد CRM للأتمتة

قبل الوصول إلى ما يمكنك أتمتة ، نريد تغطية أساسيات كيفية إعداد نظام CRM الخاص بك للأتمتة ، مما يسمح ...

" استخدام أو إدخال معدات أوتوماتيكية في تصنيع أو عملية أو منشأة أخرى . "

تعريف "الأتمتة"

في هذا السيناريو ، يتم بناء استراتيجيات CRM بشكل كبير حول العمليات. تتم أتمتة هذه باستخدام مجموعات من القواعد المنطقية التي تستخدم البيانات المتاحة لتنفيذ التعليمات التي يمكن تكرارها بسهولة أو تحقيقها بناءً على معايير محددة. هذا يعني أن هناك عددًا من الاعتبارات التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند البحث عن أتمتة عمليات عملك.

لقد حددنا بعض هذه المجالات أدناه:

1. التخطيط والتوثيق: عند تنفيذ إعداد CRM (ومن ثم التشغيل الآلي) ، فإن فهم ما تم تنفيذه والتبعيات المرتبطة بكل عنصر مهم للغاية ، خاصة عند إجراء تغييرات جماعية أو تلقائيًا. هذا لأنك قد لا تكون على دراية بأي عمليات تنفيذ تاريخية للعمليات التي تمت إضافتها ، والتي قد تؤدي إلى نتائج غير متوقعة. مثال رئيسي على ذلك هو تحرير سجل جهة اتصال ، مما يؤدي إلى توزيع بريد إلكتروني غير متوقع.

نصيحة سريعة: الأداة الشخصية المفضلة لدي هي draw.io يمكنها المساعدة في تصور ما تريد تحقيقه ويمكن أن تساعد في التخطيط لاعتبارات أوسع - إنها مجانية أيضًا!

2. التكامل: ثانيًا ، نوصي بإضافة أي أنظمة أخرى تخطط لاستخدامها في التخطيط والتوثيق. قد يكون هذا أي شيء من إضافة المستخدمين إلى Zoom Webinars أو إرسال البيانات من HubSpot إلى Salesforce. قد يكون لهذا تداعيات كبيرة على كيفية تنظيم البيانات الخاصة بك ، وبالتالي فإن التأكد من أنك قد خططت لجميع التفاعلات قبل التنفيذ سيساعد في إزالة أي صداع مستقبلي من عوامل مثل عدم محاذاة البيانات.

3. نظافة البيانات وإدارتها: كما ذكرنا ، فإن الأتمتة مبنية على عبارات منطقية. إذا كانت البيانات المتاحة فوضوية وبدون تناسق ، فستواجه الكثير من المتاعب وعدم الدقة عند محاولة إجراء العمليات الإستراتيجية التي من شأنها الاستفادة الكاملة من الوظائف التي توفرها هذه المنصات. ببساطة ، حقول النص الحر هي عدو الأتمتة! سيضمن استخدام القوائم المنسدلة ومربعات الاختيار وتنسيقات الحقول القياسية الأخرى لأي حقول تخطط لاستخدامها في سير العمل أن تكون النتائج متوقعة ويمكن إدارتها من الآن فصاعدًا.

4. التصحيح والاختبار: لا يمكنني التأكيد على مدى أهمية الاختبار عند دفع أي عملية مباشرة. هذا هو نفسه بالنسبة لأي شيء رقمي. يمكن أن يساعد إنشاء بيئات وضع الحماية أو استخدام جهات اتصال اختبار مع تفاعلات يدوية في تجنب أي أخطاء أو مشكلات مرتبطة بالتغييرات التي تريد إجراؤها. أيضا ، عمل نسخ احتياطية! سيضمن أخذ نسخ من البنية التحتية الكاملة بشكل دوري تقليل فعالية أي فقدان للبيانات أو تلفها قدر الإمكان.

5. التدريب: وأخيرا التدريب. يمكن أن يأتي ذلك بعد أن يقوم فريق عمليات التسويق الخاص بك بتنفيذ التغييرات أو أثناء العملية ، ولكن مع التأكد من أن أي فريق يعمل في نظام CRM يفهم العمليات والتبعيات والنتائج. سيوفر هذا الكثير من الوقت والموارد من خلال عدم الاضطرار إلى الإجابة على الأسئلة أو الدعم في المجالات الأخرى. إذا كانوا مرتاحين للإعداد ، فمن غير المرجح أن ترى المشكلات.

يجب أن تتم أتمتة عمليات إدارة علاقات العملاء

الانتقال إلى الشيء الجيد!

بالنسبة لهذه الأمثلة ، ستأتي معظم لقطات الشاشة من HubSpot ، لكن غالبية أنظمة CRM الرائدة في السوق لديها الوظائف المطلوبة لتحقيق هذه الفرص:

1. تجزئة قائمة CRM
لقد رأينا عملاء يستوردون القوائم يدويًا من مصادر بيانات مختلفة تم جمعها يدويًا ، أو مأخوذة من أدوات أخرى أو تتم إدارتها ببساطة في وضع عدم الاتصال. باستخدام الأدوات ، يمكن إنشاء أي جهات اتصال تم جمعها تلقائيًا من نماذج HubSpot والتي يمكن بعد ذلك إدارتها وتقسيمها واستهدافها باستخدام القواعد من خلال القوائم النشطة.

باستخدام هذه القوائم ، ستتمكن من تنظيف بياناتك عن طريق إزالة إلغاء الاشتراكات ، واستهداف شركات معينة حسب المنطقة أو حتى تصنيف العملاء المحتملين حسب الصناعة. سيساعد هذا في تحديد إستراتيجية محتوى البريد الإلكتروني الخاصة بك ، والتي يمكن استخدامها عن طريق التسويق والمبيعات لإفادة مقاييس التفاعل أيضًا.

2. العملاء المتوقعون CRM وتخصيص جهات الاتصال
لقد ولت أيام مدير المبيعات الذي يقوم يدويًا بتخصيص العملاء المتوقعين لفريق المبيعات. يمكن وضع العمليات لتقسيم وتخصيص العملاء المتوقعين تلقائيًا بالتساوي بين فرق المبيعات. يمكن أن يقلل هذا من عدد المهام البسيطة التي سيحتاج فريق المبيعات إلى القيام بها مع السماح لمورد إضافي بالعمل على جوانب أخرى من عملية المبيعات.

يمكن استخدام أي بيانات داخل CRM لتقسيم المستخدمين. يستخدم المثال أعلاه البلد ، ولكن يمكنه أيضًا استخدام جوانب مثل إيرادات الشركة أو الصناعة أو عدد الموظفين لتحديد الأولويات والتفاعل مع العملاء المتوقعين.

3. إدارة المهام العادية
على أساس يومي ، سيكون لدى فريق المبيعات مجموعة من المهام من إعطاء مكالمة محتملة إلى عميل محتمل إلى إنشاء عرض أسعار أو اقتراح. خلال مسيرتي المهنية ، رأيت أشخاصًا يديرون عبء العمل الخاص بهم بعدة طرق مختلفة تمتد من مسودة بريد إلكتروني للملاحظات إلى الكتابة على ملاحظة بعد ذلك.

تسمح المنصات مثل HubSpot و Salesloft و Salesforce بإنشاء المهام التي يمكن تخصيصها لعضو الفريق ذي الصلة وربطها بسجلات جهة الاتصال والشركة. ستحدد هذه المواعيد النهائية والأولويات وستقدم إخطارات لضمان إكمال المهام.

سيوفر هذا فوائد لتقليل الضغط الناجم عن نسيان المهام وسيكون له فوائد إيجابية في جميع مراحل الخدمة وعمليات المبيعات حيث سيكون قادة الفريق أيضًا لديهم رؤية لمن قد يحتاج إلى الدعم.

4. تغذية التدفقات والتسلسلات
نظرًا لكون المبيعات جزءًا أساسيًا من نجاح الغالبية العظمى من الأعمال ، فإن الاستخدام الفعال للوقت لفريق المبيعات مهم للغاية. لا تزال الممارسة الشائعة هي المطاردة يدويًا عن طريق نسخ بريد إلكتروني عام ولصقه على أمل الحصول على رد.

هناك عدد من الأنظمة الأساسية لديها الآن القدرة على إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة على فترات زمنية محددة للتعامل مع العملاء المتوقعين الجدد / غير المتصلين حديثًا ومتابعتهم. يمكن أن يكون هذا في شكل إرسال بريد إلكتروني أو تعيين مهمة لمنحهم مكالمة. الجانب الذكي لهذه العمليات هو أن التسلسل سينتهي إذا تم إشراك جهة الاتصال. سيسمح هذا لعضو فريق المبيعات بالعودة إلى المشاركة وتولي الاتصالات دون إرسال اتصالات غير ضرورية.

5. تخصيص قالب البريد الإلكتروني
يمكن أن يؤدي تلقي رسائل بريد إلكتروني عامة إلى إحباط المستخدمين لأنهم يشعرون مثل أي جهة اتصال أخرى. في الواقع ، يدعي 72٪ من المستهلكين أنهم سيتعاملون فقط مع الرسائل المخصصة بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني العامة *. يشير هذا إلى أهمية وجود استهداف فعال ، بالإضافة إلى التخصيصات التي تتوافق معهم بشكل مباشر.

سيستخدم هذا الرموز المميزة للتخصيص لتضمين معلومات عنها والمحتوى ذي الصلة ، مع الاستفادة أيضًا من القوائم النشطة لضمان استهداف الأشخاص المناسبين.

إذا لم يكن لديك بالفعل إستراتيجية CRM مطبقة ، فاتصل بفريقنا لمعرفة كيف يمكننا دعم أهداف أتمتة CRM الخاصة بشركتك.