5 лучших советов по автоматизации CRM

При обсуждении CRM-систем процессы и автоматизация обычно упоминаются на одном дыхании. В более широкой бизнес-экосистеме нам посчастливилось иметь такие платформы, как HubSpot, Salesforce и Klaviyo, которые построили свой бизнес на оптимизации и автоматизации общих функций продаж и маркетинга.

В этой статье мы собираемся исследовать 3 ключевые области; основные преимущества автоматизации , как настроить экземпляр CRM, чтобы обеспечить его успех, а затем некоторые общие процессы, которые каждый должен автоматизировать с точки зрения продаж и маркетинга.

Преимущества автоматизации CRM

В цифровом мире, в котором мы живем, мы привыкли к мгновенным процессам. Это может быть что угодно: от получения электронного письма с подтверждением после покупки в Интернете до записи на прием одним нажатием кнопки. В основе этих процессов лежит автоматизация.

Исходя из этого, Semetrical видит три ключевых преимущества автоматизации; Скорость, эффективность и точность, которые, по нашему мнению, должен использовать каждый бизнес.

Существует бесчисленное множество процессов, которые можно было бы улучшить с помощью автоматизации, но многие компании боятся сделать этот шаг или не хотят вкладывать средства в инфраструктуру для его достижения. В краткосрочной перспективе это может потребовать больших затрат времени, но в долгосрочной перспективе это сэкономит гораздо больше времени. Мы видим, как клиенты обращаются к нам с ручными процессами, включающими распределение лидов, отчетность и даже рассылку электронных писем, которые легко автоматизировать. Мы рассмотрим ряд таких примеров далее в статье.

Настройка CRM для автоматизации

Прежде чем перейти к тому, что вы можете автоматизировать, мы хотим рассказать об основах подготовки вашей CRM-системы к автоматизации, что позволит…

« использование или внедрение автоматического оборудования в производственный или другой процесс или объект . ”

Определение «автоматизации»

В этом сценарии стратегии CRM в значительной степени построены вокруг процессов. Они автоматизированы с использованием наборов логических правил, которые используют доступные данные для выполнения инструкций, которые можно легко повторить или получить на основе определенных критериев. Это означает, что существует ряд соображений, которые необходимо учитывать при попытке автоматизировать свои бизнес-процессы.

Ниже мы описали некоторые из этих областей:

1. Планирование и документация: при внедрении настройки CRM (и последующей автоматизации) чрезвычайно важно понимать, что было реализовано, и зависимости, связанные с каждым элементом, особенно при массовом или автоматическом внесении изменений. Это связано с тем, что вы можете не знать о каких-либо исторических реализациях процессов, которые были добавлены, что может привести к неожиданным результатам. Ярким примером этого может быть редактирование записи контакта, что приводит к неожиданному распространению электронной почты.

Небольшой совет: мой личный любимый инструмент — это draw.io, он может помочь визуализировать то, чего вы хотите достичь, и может помочь спланировать более широкие соображения — он также бесплатный!

2. Интеграция: Во-вторых, мы рекомендуем добавить любые другие системы, которые вы планируете использовать, в свое планирование и документацию. Это может быть что угодно: от добавления пользователей на веб-семинары Zoom до отправки данных из HubSpot в Salesforce. Это может иметь значительные последствия для структуры ваших данных, поэтому убедитесь, что вы спланировали все взаимодействия перед внедрением, чтобы устранить любые будущие головные боли из-за таких факторов, как несовпадение данных.

3. Чистота данных и управление: как уже упоминалось, автоматизация построена на логических утверждениях. Если доступные данные беспорядочны и непоследовательны, вы столкнетесь с множеством проблем и неточностей при попытке создать стратегические процессы, которые будут полностью использовать функциональные возможности, предлагаемые этими платформами. Проще говоря, свободные текстовые поля — враг автоматизации! Использование раскрывающихся списков, флажков и других стандартных форматов полей для любых полей, которые вы планируете использовать в рабочем процессе, гарантирует, что результаты будут ожидаемыми и управляемыми в будущем.

4. Отладка и тестирование: я не могу не подчеркнуть, насколько важно тестирование при запуске любого процесса. Это же относится ко всему цифровому. Создание изолированных сред или использование тестовых контактов с ручным взаимодействием может помочь избежать ошибок или проблем, связанных с изменениями, которые вы хотите внести. Также делайте резервные копии! Периодическое создание копий всей вашей инфраструктуры обеспечит максимальное снижение эффективности любой потери или повреждения данных.

5. Обучение: Наконец-то обучение. Это может произойти после того, как ваша маркетинговая команда внедрила изменения или во время процесса, но убедитесь, что любая команда, работающая в системе CRM, понимает процессы, зависимости и результаты. Это сэкономит много времени и ресурсов, так как вам не придется отвечать на вопросы или оказывать поддержку в других областях. Если они довольны настройкой, у вас меньше шансов увидеть проблемы.

Процессы CRM, которые вы должны автоматизировать

Переходим к хорошему!

Для этих примеров большая часть скриншотов будет получена из HubSpot, но большинство ведущих на рынке CRM-систем обладают необходимой функциональностью для реализации этих возможностей:

1. Сегментация списка CRM
Мы видели, как клиенты вручную импортировали списки из различных источников данных, которые были собраны вручную, взяты из других инструментов или просто управлялись в автономном режиме. Используя инструменты, любые собранные контакты могут быть автоматически созданы из форм HubSpot, которыми затем можно управлять, сегментировать и нацеливать с помощью правил через активные списки.

Используя эти списки, вы сможете очистить свои данные, удалив отказы от подписки, настроив таргетинг на конкретные компании по регионам или даже разделив потенциальных клиентов по отраслям. Это поможет определить вашу стратегию контента электронной почты, которую можно использовать в отделах маркетинга и продаж, чтобы также улучшить показатели взаимодействия.

2. Лиды CRM и распределение контактов
Прошли те времена, когда менеджер по продажам вручную распределял потенциальных клиентов по отделу продаж. Можно внедрить процессы для автоматического разделения и распределения потенциальных клиентов поровну между отделами продаж. Это может сократить количество простых задач, которые должны выполнять руководители отдела продаж, и в то же время предоставить дополнительные ресурсы для работы над другими аспектами процесса продаж.

Любые данные в CRM можно использовать для сегментации пользователей. В приведенном выше примере используется страна, но также могут использоваться такие аспекты, как доход компании, отрасль или количество сотрудников, для определения приоритетов и взаимодействия с потенциальными клиентами.

3. Регулярное управление задачами
Ежедневно перед отделом продаж будет стоять целый ряд задач: от звонка потенциальному клиенту до составления предложения или предложения. За свою профессиональную карьеру я видел, как люди управляют своей рабочей нагрузкой различными способами, начиная от черновика заметок по электронной почте и заканчивая написанием заметок на стикерах.

Такие платформы, как HubSpot, Salesloft и Salesforce, позволяют создавать задачи, которые могут быть назначены соответствующему члену команды и связаны с записями контактов и компаний. Они будут устанавливать сроки, приоритеты и будут предоставлять уведомления для обеспечения выполнения задач.

Это обеспечит снижение стресса из-за забывания задач и положительно скажется на процессах обслуживания и продаж, поскольку руководители групп также будут видеть, кому может понадобиться поддержка.

4. Воспитание потоков и последовательностей
Поскольку продажи являются фундаментальной частью успеха подавляющего большинства предприятий, эффективное использование времени для отдела продаж очень важно. Распространенной практикой по-прежнему является поиск вручную путем копирования и вставки общего электронного письма в надежде получить ответ.

Ряд платформ теперь имеют возможность отправлять персонализированные электронные письма через определенные промежутки времени, чтобы привлекать и отслеживать новые холодные / невовлеченные лиды. Это может быть отправка электронного письма или постановка задачи позвонить им. Умный аспект этих процессов заключается в том, что последовательность завершается, если контакт задействуется. Это позволит члену отдела продаж вернуться к участию и взять на себя общение без отправки ненужных сообщений.

5. Персонализация шаблона электронной почты
Получение общих электронных писем может расстроить пользователей, поскольку они чувствуют себя как любой другой контакт. На самом деле, 72% потребителей утверждают, что они будут взаимодействовать только с персонализированными сообщениями, а не с обычными электронными письмами*. Это указывает на важность эффективного таргетинга, а также персонализации, которая напрямую им соответствует.

Это позволит использовать токены персонализации для включения информации о них и соответствующего контента, а также использовать активные списки, чтобы гарантировать, что вы ориентируетесь на правильных людей.

Если у вас еще нет стратегии CRM, свяжитесь с нашей командой, чтобы узнать, как мы можем поддержать цели автоматизации CRM вашего бизнеса.