CRM 自動化的 5 個重要提示

已發表: 2022-03-16

在討論 CRM 系統時，通常會同時提到流程和自動化。在更廣泛的業務生態系統中，我們有幸擁有 HubSpot、Salesforce 和 Klaviyo 等平台，這些平台圍繞常見銷售和營銷功能的優化和自動化建立了業務。

在本文中，我們將探討 3 個關鍵領域； 自動化的主要好處，如何設置您的 CRM 實例以確保它為成功而構建，然後從銷售和營銷的角度來看，每個人都應該自動化的一些常見流程。

CRM 自動化的好處

在我們生活的數字世界中，我們已經習慣了瞬時過程。這可以是任何事情，從在線購物後收到確認電子郵件到按下按鈕進行預約。這些流程的核心是自動化。

基於此，Semetrical 看到了自動化的三個關鍵優勢；我們相信每個企業都應該利用的速度、效率和準確性。

有無數的流程可以使用自動化來改進，但許多公司害怕邁出這一步，或者不想投資基礎設施來實現它。短期內可能需要大量時間投資，但從長遠來看，它將節省更多時間。我們看到客戶通過手動流程來找我們，這些流程涉及潛在客戶分配、報告甚至追踪電子郵件，這些流程很容易實現自動化。我們將在本文後面介紹其中的一些示例。

在了解您可以自動化的內容之前，我們想介紹如何為自動化準備 CRM 系統的基礎知識，允許……

“在製造或其他過程或設施中使用或引入自動化設備。 ”
'自動化' 的定義

在這種情況下，CRM 策略主要圍繞流程構建。這些是使用一組邏輯規則自動執行的，這些規則使用可用數據來執行可以根據定義的標準輕鬆重複或實現的指令。這意味著在尋求自動化業務流程時需要考慮許多因素。

我們在下面概述了其中一些領域：

計劃和文檔：在實施 CRM 設置（以及隨後的自動化）時，了解已實施的內容以及與每個元素相關的依賴關係非常重要，尤其是在批量或自動執行更改時。這是因為您可能不知道已添加的流程的任何歷史實現，這可能會導致意外結果。一個典型的例子是編輯聯繫人記錄，這會導致意外的電子郵件被分發。

一個快速提示：我個人最喜歡的工具是 draw.io，它可以幫助您可視化您想要實現的目標，並可以幫助計劃更廣泛的考慮 - 它也是免費的！

集成：其次，我們建議將您計劃使用的任何其他系統添加到您的計劃和文檔中。這可以是任何東西，從將用戶添加到 Zoom 網絡研討會或從 HubSpot 向 Salesforce 發送數據。這可能會對您的數據結構產生相當大的影響，因此確保您在實施之前計劃好所有交互將有助於消除未來因數據錯位等因素而引起的任何麻煩。

數據清潔和管理：如前所述，自動化建立在邏輯語句之上。如果可用數據混亂且缺乏一致性，那麼在嘗試制定能夠充分利用這些平台提供的功能的戰略流程時，您將面臨很多麻煩和不准確。簡而言之，自由文本字段是自動化的敵人！ 對您計劃在工作流程中使用的任何字段使用下拉列表、複選框和其他標準化字段格式，將確保結果符合預期且易於管理。

調試和測試：在推動任何流程上線時，我無法強調測試的重要性。這對於任何數字都是一樣的。創建沙盒環境或使用手動交互的測試聯繫人可以幫助避免與您想要進行的更改相關的任何錯誤或問題。 另外，做好備份！ 定期復制您的完整基礎架構將確保盡可能減少任何數據丟失或損壞的有效性。

訓練：最後是訓練。這可以在您的營銷運營團隊實施更改之後或在此過程中進行，但要確保在 CRM 系統中工作的任何團隊都了解流程、依賴關係和結果。由於不必回答其他領域的問題或支持，這將節省大量時間和資源。如果他們對設置感到滿意，您就不太可能看到問題。

繼續前進！

對於這些示例，大多數屏幕截圖將來自 HubSpot，但大多數市場領先的 CRM 系統都具有實現這些機會所需的功能：

1. CRM列表細分
我們已經看到客戶從各種數據源手動導入列表，這些數據源是手動收集的、從其他工具獲取的或只是離線管理的。使用工具，收集的任何联係人都可以從 HubSpot 表單中自動創建，然後可以通過活動列表使用規則進行管理、分段和定位。

使用這些列表，您將能夠通過刪除取消訂閱、按地區定位特定公司甚至按行業對潛在客戶進行分類來清理數據。這將有助於確定您的電子郵件內容策略，營銷和銷售可以使用該策略來提高您的交互指標。

2. CRM 潛在客戶和聯繫人分配
銷售經理手動將潛在客戶分配給銷售團隊的日子已經一去不復返了。可以建立流程以在銷售團隊之間自動劃分和平均分配潛在客戶。這可以減少銷售團隊領導需要執行的簡單任務的數量，同時允許額外的資源處理銷售流程的其他方面。

CRM 中的任何數據都可用於對用戶進行細分。上面的示例使用國家/地區，但它也可以使用公司收入、行業或員工數量等方面來確定潛在客戶的優先級並與之互動。

3.定期任務管理
每天，銷售團隊都會執行一系列任務，從給潛在客戶打電話到創建報價或建議。在我的職業生涯中，我看到人們以各種不同的方式管理他們的工作量，從草稿電子郵件到在便利貼上書寫。

HubSpot、Salesloft 和 Salesforce 等平台允許創建可分配給相關團隊成員並與聯繫人和公司記錄相關聯的任務。這些將設定最後期限、優先級，並將提供通知以確保任務完成。

這將提供減輕忘記任務帶來的壓力的好處，並將在整個服務和銷售過程中產生積極的好處，因為團隊領導也將了解誰可能需要支持。

4.培育流程和序列
由於銷售是絕大多數業務成功的基本組成部分，因此有效利用銷售團隊的時間非常重要。一種常見的做法仍然是通過複製和粘貼通用電子郵件並希望得到回復來手動追踪。

許多平台現在能夠以規定的時間間隔發送個性化電子郵件，以參與和跟進新冷/未參與的潛在客戶。這可以是發送電子郵件或設置任務給他們打電話的形式。這些過程的聰明之處在於，如果接觸參與，序列將結束。這將允許銷售團隊成員重新參與並接管通信，而無需發送不必要的通信。

5.電子郵件模板個性化
獲取通用電子郵件可能會讓用戶感到沮喪，因為他們感覺就像任何其他聯繫人一樣。事實上，72% 的消費者聲稱他們只會使用個性化消息而不是通用電子郵件*。這表明了有效定位的重要性，以及與之直接一致的個性化。

這將利用個性化令牌來包含有關它們和相關內容的信息，同時還利用活動列表來確保您針對正確的人。

如果您尚未制定 CRM 策略，請與我們的團隊聯繫，了解我們如何支持您的企業的 CRM 自動化目標。