5 sfaturi de top pentru automatizarea CRM

Când discutăm despre sistemele CRM, procesele și automatizarea sunt menționate în mod obișnuit în aceeași suflare. În cadrul ecosistemului mai larg de afaceri, am avut norocul să avem platforme precum HubSpot, Salesforce și Klaviyo, care și-au construit afacerile în jurul optimizării și automatizării funcțiilor comune de vânzări și marketing.

În acest articol, vom explora 3 domenii cheie; principalele beneficii ale automatizării , cum să vă configurați instanța CRM pentru a vă asigura că este construită pentru succes și apoi câteva procese comune pe care toată lumea ar trebui să le automatizeze din perspectiva vânzărilor și a marketingului.

Beneficiile automatizării CRM

În lumea digitală în care trăim, ne-am obișnuit cu procesele instantanee. Acesta poate fi orice, de la primirea unui e-mail de confirmare după cumpărături online până la rezervarea unei întâlniri prin apăsarea unui buton. La baza acestor procese se află automatizarea.

Pe baza acestui fapt, Semetrical vede trei beneficii cheie ale automatizării; Viteză, eficiență și acuratețe pe care credem că fiecare companie ar trebui să le folosească.

Există nenumărate procese care ar putea fi îmbunătățite folosind automatizări, dar multe companii se tem să facă acel pas sau nu doresc să investească în infrastructură pentru a-l realiza. Poate fi nevoie de o investiție mare de timp pe termen scurt, dar va economisi mult mai mult timp pe termen lung. Vedem clienții care vin la noi cu procese manuale care implică alocarea de clienți potențiali, raportare și chiar e-mailuri de urmărire, care sunt ușor de automatizat. Vom acoperi câteva dintre aceste exemple mai târziu în articol.

Configurare CRM pentru automatizare

Înainte de a ajunge la ceea ce puteți automatiza, dorim să acoperim elementele fundamentale ale modului în care vă pregătiți sistemul CRM pentru automatizare, permițând...

„ utilizarea sau introducerea de echipamente automate într-un proces de fabricație sau alt proces sau instalație . ”

Definiția „automation”

În acest scenariu, strategiile CRM sunt puternic construite în jurul proceselor. Acestea sunt automatizate folosind seturi de reguli logice care folosesc datele disponibile pentru a executa instrucțiuni care pot fi ușor repetate sau realizate pe baza unor criterii definite. Aceasta înseamnă că există o serie de considerente pe care trebuie să le luați în considerare atunci când căutați să vă automatizați procesele de afaceri.

Am subliniat mai jos câteva dintre aceste domenii:

1. Planificare și documentare: Când implementați o configurare CRM (și ulterior automatizării), înțelegerea a ceea ce a fost implementat și a dependențelor asociate fiecărui element este extrem de importantă, mai ales atunci când se acționează modificări în bloc sau automat. Acest lucru se datorează faptului că este posibil să nu cunoașteți vreo implementare istorică a proceselor care au fost adăugate, ceea ce poate duce la rezultate neașteptate. Un prim exemplu în acest sens ar fi editarea unei înregistrări de contact, care are ca rezultat distribuirea unui e-mail neașteptat.

Un sfat rapid: un instrument personal favorit de-al meu este draw.io, care vă poate ajuta să vizualizați ceea ce doriți să realizați și vă poate ajuta să planificați considerații mai ample – este și gratuit!

2. Integrare: În al doilea rând, vă recomandăm să adăugați orice alte sisteme pe care intenționați să le utilizați în planificarea și documentația dvs. Acesta poate fi orice, de la adăugarea de utilizatori la seminariile web Zoom sau trimiterea de date de la HubSpot la Salesforce. Acest lucru ar putea avea ramificații considerabile asupra modului în care sunt structurate datele dvs., prin urmare, asigurați-vă că ați planificat toate interacțiunile înainte de implementare va ajuta la eliminarea oricăror dureri de cap viitoare din factori precum nealinierea datelor.

3. Curățarea și managementul datelor: După cum sa menționat, automatizările sunt construite pe declarații logice. Dacă datele disponibile sunt dezordonate și lipsite de consistență, vă veți confrunta cu multe probleme și inexactitate atunci când încercați să realizați procesele strategice care vor utiliza pe deplin funcționalitățile oferite de aceste platforme. Mai simplu spus, câmpurile de text liber sunt inamicul automatizării! Utilizarea meniurilor derulante, casetelor de selectare și a altor formate de câmp standardizate pentru orice câmpuri pe care intenționați să le utilizați într-un flux de lucru vă va asigura că rezultatele vor fi așteptate și gestionabile în viitor.

4. Depanare și testare: nu pot sublinia cât de importantă este testarea atunci când se împinge orice proces. Acest lucru este același pentru orice digital. Crearea de medii sandbox sau utilizarea contactelor de testare cu interacțiuni manuale poate ajuta la evitarea oricăror erori sau probleme asociate cu modificările pe care doriți să le faceți. De asemenea, faceți copii de rezervă! Luarea periodică de copii ale întregii infrastructuri va asigura că eficiența oricărei pierderi de date sau corupție poate fi atenuată cât mai mult posibil.

5. Antrenament: În sfârșit este antrenament. Acest lucru poate veni după ce echipa dumneavoastră de operațiuni de marketing a implementat modificările sau în timpul procesului, dar vă asigurați că orice echipă care lucrează în sistemul CRM înțelege procesele, dependențele și rezultatele. Acest lucru va economisi mult timp și resurse, deoarece nu trebuie să răspundeți la întrebări sau să asiste în alte domenii. Dacă se simt confortabil cu configurarea, este mai puțin probabil să vedeți probleme.

Procesele CRM pe care ar trebui să le automatizați

Trec la partea bună!

Pentru aceste exemple, majoritatea capturilor de ecran vor veni de la HubSpot, dar majoritatea sistemelor CRM lider de piață au funcționalitatea necesară pentru a atinge aceste oportunități:

1. Segmentarea listei CRM
Am văzut clienți importând manual liste din diverse surse de date care au fost colectate manual, preluate din alte instrumente sau pur și simplu gestionate offline. Folosind instrumente, orice contacte colectate pot fi create automat din formularele HubSpot care pot fi apoi gestionate, segmentate și direcționate folosind reguli prin liste active.

Folosind aceste liste, ați putea să vă curățați datele prin eliminarea dezabonărilor, țintind anumite companii în funcție de regiune sau chiar clasificându-vă clienții potențiali în funcție de industrie. Acest lucru vă va ajuta să vă decideți strategia de conținut pentru e-mail, care poate fi folosită de marketing și vânzări pentru a beneficia și de valorile dvs. de interacțiune.

2. CRM Leads & Contact Alocation
Au dispărut vremurile în care un manager de vânzări aloca manual clienții potențiali echipei de vânzări. Pot fi puse în aplicare procese pentru a împărți și a aloca automat clienții potențiali în mod egal între echipele de vânzări. Acest lucru poate reduce numărul de sarcini simple pe care liderii echipei de vânzări vor trebui să le facă, permițând în același timp resurse suplimentare pentru a lucra la alte aspecte ale procesului de vânzări.

Orice date din CRM pot fi folosite pentru a segmenta utilizatorii. Exemplul de mai sus folosește țara, dar poate folosi și aspecte precum veniturile companiei, industria sau numărul de angajați pentru a stabili prioritățile și a interacționa cu clienții potențiali.

3. Management regulat al sarcinilor
Zilnic, o echipă de vânzări va avea o gamă largă de sarcini, de la apelarea unui prospect până la crearea unei oferte sau a unei propuneri. În cariera mea profesională, am văzut oameni gestionându-și volumul de muncă într-o serie de moduri diferite, de la o schiță de e-mail cu note până la scrierea pe o notă post-it.

Platforme precum HubSpot, Salesloft și Salesforce permit crearea de sarcini care pot fi alocate membrului relevant al echipei și asociate cu evidențele de contact și ale companiei. Acestea vor avea stabilite termene limită, priorități și vor furniza notificări pentru a se asigura că sarcinile sunt îndeplinite.

Acest lucru va oferi beneficii de reducere a stresului de la uitarea sarcinilor și va avea beneficii pozitive pe parcursul proceselor de servicii și vânzări, deoarece liderii de echipă vor avea, de asemenea, vizibilitate despre cine poate avea nevoie de sprijin.

4. Hrănirea fluxurilor și secvențelor
Având în vedere că vânzările reprezintă o parte fundamentală a succesului marii majorități a afacerilor, utilizarea eficientă a timpului pentru echipa de vânzări este foarte importantă. O practică obișnuită este încă de a urmări manual prin copierea și lipirea unui e-mail generic și în speranța de a obține un răspuns.

O serie de platforme au acum capacitatea de a trimite e-mailuri personalizate la intervale definite pentru a interacționa și a urmări clienții potențiali recent rece/neangajați. Acest lucru ar putea fi sub forma trimiterii unui e-mail sau setarea unei sarcini pentru a le da un apel. Aspectul inteligent al acestor procese este că secvența s-ar termina dacă contactul se angajează. Acest lucru va permite membrului echipei de vânzări să se implice din nou și să preia comunicarea fără a trimite comunicări inutile.

5. Personalizare șablon de e-mail
Primirea de e-mailuri generice poate frustra utilizatorii, deoarece se simt ca orice alt contact. De fapt, 72% dintre consumatori susțin că se vor implica doar cu mesaje personalizate în loc de e-mailuri generice*. Acest lucru indică importanța de a avea o direcționare eficientă, precum și personalizări care se aliniază direct cu acestea.

Acest lucru va folosi jetoane de personalizare pentru a include informații despre acestea și conținut relevant, folosind, de asemenea, liste active pentru a vă asigura că vizați persoanele corecte.

Dacă nu aveți deja o strategie CRM, luați legătura cu echipa noastră pentru a afla cum vă putem sprijini obiectivele de automatizare CRM ale afacerii dvs.