Los 5 mejores consejos para la automatización de CRM

Cuando se habla de sistemas CRM, los procesos y la automatización se mencionan comúnmente al mismo tiempo. Dentro del ecosistema empresarial más amplio, hemos tenido la suerte de contar con plataformas como HubSpot, Salesforce y Klaviyo, que han construido sus negocios en torno a la optimización y automatización de las funciones comunes de ventas y marketing.

En este artículo, vamos a explorar 3 áreas clave; los principales beneficios de la automatización , cómo configurar su instancia de CRM para asegurarse de que esté diseñada para el éxito y luego algunos procesos comunes que todos deberían automatizar desde una perspectiva de ventas y marketing.

Beneficios de la automatización de CRM

En el mundo digital en el que vivimos, nos hemos acostumbrado a los procesos instantáneos. Esto podría ser cualquier cosa, desde recibir un correo electrónico de confirmación después de comprar en línea hasta reservar una cita con solo presionar un botón. En el centro de estos procesos está la automatización.

En base a esto, Semetrical ve tres beneficios clave de la automatización; Velocidad, eficiencia y precisión que creemos que todas las empresas deberían utilizar.

Hay innumerables procesos que podrían mejorarse mediante la automatización, pero muchas empresas tienen miedo de dar ese paso o no quieren invertir en la infraestructura para lograrlo. Puede requerir una gran inversión de tiempo a corto plazo, pero ahorrará mucho más tiempo a largo plazo. Vemos que los clientes acuden a nosotros con procesos manuales que involucran asignación de clientes potenciales, informes e incluso correos electrónicos perseguidores, que son fácilmente automatizables. Cubriremos varios de estos ejemplos más adelante en el artículo.

Configuración de CRM para la automatización

Antes de llegar a lo que podría automatizar, queremos cubrir los fundamentos de cómo preparar su sistema CRM para la automatización, lo que permite...

“ el uso o la introducción de equipos automáticos en una fabricación u otro proceso o instalación . ”

Definición de "automatización"

En este escenario, las estrategias de CRM se construyen en gran medida en torno a los procesos. Estos se automatizan mediante conjuntos de reglas lógicas que utilizan los datos disponibles para ejecutar instrucciones que se pueden repetir o lograr fácilmente en función de criterios definidos. Esto significa que hay una serie de consideraciones que debe tener en cuenta cuando busque automatizar sus procesos comerciales.

Hemos esbozado algunas de estas áreas a continuación:

1. Planificación y documentación: al implementar una configuración de CRM (y, posteriormente, la automatización), comprender lo que se ha implementado y las dependencias asociadas con cada elemento es extremadamente importante, especialmente cuando se realizan cambios de forma masiva o automática. Esto se debe a que es posible que no esté al tanto de las implementaciones históricas de los procesos que se han agregado, lo que puede generar resultados inesperados. Un buen ejemplo de esto sería editar un registro de contacto, lo que resulta en la distribución de un correo electrónico inesperado.

Un consejo rápido: una de mis herramientas favoritas es draw.io. Puede ayudarte a visualizar lo que quieres lograr y puede ayudarte a planificar consideraciones más amplias. ¡También es gratis!

2. Integración: en segundo lugar, le recomendamos que agregue cualquier otro sistema que planee usar en su planificación y documentación. Esto podría ser cualquier cosa, desde agregar usuarios a Zoom Webinars o enviar datos desde HubSpot a Salesforce. Esto podría tener ramificaciones considerables en la forma en que se estructuran sus datos, por lo tanto, asegurarse de haber planificado todas las interacciones antes de implementarlas ayudará a eliminar futuros dolores de cabeza por factores como la desalineación de datos.

3. Limpieza y gestión de datos: como se mencionó, las automatizaciones se basan en declaraciones lógicas. Si los datos disponibles son desordenados y sin consistencia, se enfrentará a muchos problemas e inexactitudes cuando intente realizar procesos estratégicos que aprovechen al máximo las funcionalidades que ofrecen estas plataformas. En pocas palabras, los campos de texto libre son enemigos de la automatización. El uso de menús desplegables, casillas de verificación y otros formatos de campo estandarizados para cualquier campo que planee usar en un flujo de trabajo garantizará que los resultados sean esperados y manejables en el futuro.

4. Depuración y prueba: no puedo enfatizar lo importante que es la prueba al impulsar cualquier proceso en vivo. Esto es lo mismo para cualquier cosa digital. La creación de entornos de prueba o el uso de contactos de prueba con interacciones manuales puede ayudar a evitar errores o problemas asociados con los cambios que desea realizar. Además, ¡haz copias de seguridad! Tomar copias periódicas de su infraestructura completa garantizará que la efectividad de cualquier pérdida o corrupción de datos pueda mitigarse tanto como sea posible.

5. Entrenamiento: Finalmente está el entrenamiento. Esto puede ocurrir después de que su equipo de operaciones de marketing haya implementado los cambios o durante el proceso, pero asegúrese de que cualquier equipo que esté trabajando en el sistema CRM comprenda los procesos, las dependencias y los resultados. Esto ahorrará mucho tiempo y recursos al no tener que responder preguntas o dar soporte en otras áreas. Si se sienten cómodos con la configuración, es menos probable que vea problemas.

Procesos de CRM que debe automatizar

¡Pasando a lo bueno!

Para estos ejemplos, la mayoría de las capturas de pantalla provendrán de HubSpot, pero la mayoría de los sistemas de CRM líderes en el mercado tienen la funcionalidad requerida para lograr estas oportunidades:

1. Segmentación de listas de CRM
Hemos visto a clientes importar manualmente listas de varias fuentes de datos que se recopilaron manualmente, se tomaron de otras herramientas o simplemente se administraron sin conexión. Con las herramientas, cualquier contacto recopilado se puede crear automáticamente a partir de formularios de HubSpot que luego se pueden administrar, segmentar y orientar mediante reglas a través de listas activas.

Con estas listas, podrá limpiar sus datos eliminando las cancelaciones de suscripción, dirigiéndose a empresas específicas por región o incluso categorizando sus clientes potenciales por industria. Esto ayudará a decidir su estrategia de contenido de correo electrónico, que puede ser utilizada por marketing y ventas para beneficiar también sus métricas de interacción.

2. Clientes potenciales de CRM y asignación de contactos
Atrás quedaron los días en que un gerente de ventas asignaba manualmente los clientes potenciales al equipo de ventas. Se pueden implementar procesos para dividir y asignar automáticamente los clientes potenciales por igual entre los equipos de ventas. Esto puede reducir la cantidad de tareas simples que los líderes del equipo de ventas deberán realizar al tiempo que permite que los recursos adicionales trabajen en otros aspectos del proceso de ventas.

Cualquier dato dentro del CRM se puede utilizar para segmentar a los usuarios. El ejemplo anterior usa el país, pero también puede usar aspectos como los ingresos de la empresa, la industria o la cantidad de empleados para priorizar e interactuar con los clientes potenciales.

3. Gestión de tareas periódicas
Diariamente, un equipo de ventas tendrá una variedad de tareas, desde llamar a un cliente potencial hasta crear una cotización o propuesta. Dentro de mi carrera profesional, he visto a personas administrar su carga de trabajo de diferentes maneras, desde un borrador de correo electrónico con notas hasta escribir en una nota adhesiva.

Plataformas como HubSpot, Salesloft y Salesforce permiten la creación de tareas que pueden asignarse al miembro del equipo correspondiente y asociarse con los registros de contactos y empresas. Estos tendrán plazos establecidos, prioridades y proporcionarán notificaciones para garantizar que las tareas se completen.

Esto proporcionará beneficios de reducción del estrés por olvidar tareas y tendrá beneficios positivos a lo largo de los procesos de servicio y ventas, ya que los líderes de equipo también tendrán visibilidad de quién puede necesitar apoyo.

4. Nutrir flujos y secuencias
Dado que las ventas son una parte fundamental del éxito de la gran mayoría de los negocios, el uso eficiente del tiempo por parte del equipo de ventas es muy importante. Una práctica común sigue siendo perseguir manualmente copiando y pegando un correo electrónico genérico y esperando obtener una respuesta.

Varias plataformas ahora tienen la capacidad de enviar correos electrónicos personalizados a intervalos definidos para interactuar y realizar un seguimiento de los nuevos clientes potenciales fríos o no comprometidos. Esto podría ser en forma de enviar un correo electrónico o establecer una tarea para llamarlos. El aspecto inteligente de estos procesos es que la secuencia terminaría si el contacto se activa. Esto permitirá que el miembro del equipo de ventas vuelva a involucrarse y se haga cargo de la comunicación sin enviar comunicaciones innecesarias.

5. Personalización de plantillas de correo electrónico
Recibir correos electrónicos genéricos puede frustrar a los usuarios, ya que se sienten como cualquier otro contacto. De hecho, el 72 % de los consumidores afirma que solo se involucrará con mensajes personalizados en lugar de correos electrónicos genéricos*. Esto indica la importancia de tener una orientación efectiva, así como personalizaciones que se alineen directamente con ellos.

Esto hará uso de tokens de personalización para incluir información sobre ellos y contenido relevante, al mismo tiempo que hará uso de listas activas para garantizar que se dirija a las personas correctas.

Si aún no tiene una estrategia de CRM, póngase en contacto con nuestro equipo para averiguar cómo podemos respaldar los objetivos de automatización de CRM de su empresa.