5 meilleurs conseils pour l'automatisation du CRM

Lorsque l'on parle de systèmes CRM, les processus et l'automatisation sont souvent mentionnés dans le même souffle. Au sein de l'écosystème commercial plus large, nous avons eu la chance d'avoir des plates-formes telles que HubSpot, Salesforce et Klaviyo, qui ont construit leurs activités autour de l'optimisation et de l'automatisation des fonctions communes de vente et de marketing.

Dans cet article, nous allons explorer 3 domaines clés ; les principaux avantages de l'automatisation , comment configurer votre instance CRM pour s'assurer qu'elle est conçue pour réussir, puis certains processus courants que tout le monde devrait automatiser du point de vue des ventes et du marketing.

Avantages de l'automatisation CRM

Dans le monde numérique dans lequel nous vivons, nous nous sommes habitués aux processus instantanés. Cela peut aller de la réception d'un e-mail de confirmation après un achat en ligne à la prise de rendez-vous en appuyant simplement sur un bouton. L'automatisation est au cœur de ces processus.

Sur cette base, Semetrical voit trois avantages clés de l'automatisation ; Rapidité, efficacité et précision dont nous pensons que chaque entreprise devrait faire usage.

Il existe d'innombrables processus qui pourraient être améliorés grâce à l'automatisation, mais de nombreuses entreprises ont peur de franchir cette étape ou ne veulent pas investir dans l'infrastructure pour y parvenir. Cela peut prendre un gros investissement de temps à court terme, mais cela vous fera gagner beaucoup plus de temps à long terme. Nous voyons des clients venir à nous avec des processus manuels impliquant l'attribution de prospects, des rapports et même des e-mails de suivi, qui sont facilement automatisables. Nous couvrirons un certain nombre de ces exemples plus loin dans l'article.

Configuration CRM pour l'automatisation

Avant d'aborder ce que vous pourriez automatiser, nous voulons couvrir les principes fondamentaux de la préparation de votre système CRM pour l'automatisation, permettant…

« l'utilisation ou l'introduction d'équipements automatiques dans un processus ou une installation de fabrication ou autre . ”

Définition de "l'automatisation"

Dans ce scénario, les stratégies CRM sont fortement construites autour des processus. Celles-ci sont automatisées à l'aide d'ensembles de règles logiques qui utilisent les données disponibles pour exécuter des instructions qui peuvent être facilement répétées ou réalisées en fonction de critères définis. Cela signifie qu'il y a un certain nombre de considérations que vous devez prendre en compte lorsque vous cherchez à automatiser vos processus métier.

Nous avons décrit certains de ces domaines ci-dessous :

1. Planification et documentation : lors de la mise en œuvre d'une configuration CRM (et par la suite de l'automatisation), il est extrêmement important de comprendre ce qui a été mis en œuvre et les dépendances associées à chaque élément, en particulier lors de l'action de modifications en masse ou automatiquement. En effet, vous n'êtes peut-être pas au courant des implémentations historiques des processus qui ont été ajoutés, ce qui peut entraîner des résultats inattendus. Un bon exemple de ceci serait la modification d'un enregistrement de contact, ce qui entraîne la distribution d'un e-mail inattendu.

Un petit conseil : un de mes outils préférés est draw.io. Il peut vous aider à visualiser ce que vous voulez réaliser et à planifier des considérations plus larges. Il est également gratuit !

2. Intégration : Deuxièmement, nous vous recommandons d'ajouter tout autre système que vous prévoyez d'utiliser dans votre planification et votre documentation. Cela peut aller de l'ajout d'utilisateurs aux webinaires Zoom ou de l'envoi de données de HubSpot à Salesforce. Cela pourrait avoir des ramifications considérables sur la façon dont vos données sont structurées. Par conséquent, vous assurer que vous avez planifié toutes les interactions avant la mise en œuvre aidera à éliminer tout futur casse-tête dû à des facteurs tels que le désalignement des données.

3. Propreté et gestion des données : comme mentionné, les automatisations reposent sur des instructions logiques. Si les données disponibles sont désordonnées et sans cohérence, vous serez confronté à de nombreux problèmes et inexactitudes lorsque vous tenterez de créer les processus stratégiques qui utiliseront pleinement les fonctionnalités offertes par ces plateformes. En termes simples, les champs de texte libre sont l'ennemi de l'automatisation ! L'utilisation de listes déroulantes, de cases à cocher et d'autres formats de champ standardisés pour tous les champs que vous prévoyez d'utiliser dans un flux de travail garantira que les résultats seront attendus et gérables à l'avenir.

4. Débogage et test : Je ne peux pas souligner à quel point le test est important lors de la mise en ligne d'un processus. C'est la même chose pour tout ce qui est numérique. La création d'environnements sandbox ou l'utilisation de contacts de test avec des interactions manuelles peuvent aider à éviter les erreurs ou les problèmes associés aux modifications que vous souhaitez apporter. Faites aussi des sauvegardes ! La prise périodique de copies de votre infrastructure complète garantira que l'efficacité de toute perte ou corruption de données peut être atténuée autant que possible.

5. Formation: Enfin, c'est la formation. Cela peut survenir après que votre équipe des opérations marketing a mis en œuvre les modifications ou pendant le processus, mais en veillant à ce que toute équipe travaillant dans le système CRM comprenne les processus, les dépendances et les résultats. Cela permettra d'économiser beaucoup de temps et de ressources en n'ayant pas à répondre à des questions ou à une assistance dans d'autres domaines. S'ils sont à l'aise avec la configuration, vous êtes moins susceptible de rencontrer des problèmes.

Processus CRM que vous devriez automatiser

Passons au bon moment !

Pour ces exemples, la plupart des captures d'écran proviendront de HubSpot, mais la majorité des systèmes CRM leaders du marché disposent des fonctionnalités requises pour saisir ces opportunités :

1. Segmentation de la liste CRM
Nous avons vu des clients importer manuellement des listes à partir de diverses sources de données qui ont été collectées manuellement, extraites d'autres outils ou simplement gérées hors ligne. À l'aide d'outils, tous les contacts collectés peuvent être automatiquement créés à partir de formulaires HubSpot qui peuvent ensuite être gérés, segmentés et ciblés à l'aide de règles via des listes actives.

À l'aide de ces listes, vous pourrez nettoyer vos données en supprimant les désabonnements, en ciblant des entreprises spécifiques par région ou même en catégorisant vos prospects par secteur. Cela vous aidera à décider de votre stratégie de contenu de courrier électronique, qui peut être utilisée par le marketing et les ventes pour bénéficier également de vos mesures d'interaction.

2. Prospects CRM et attribution des contacts
L'époque où un directeur des ventes attribuait manuellement des prospects à l'équipe commerciale est révolue. Des processus peuvent être mis en place pour diviser et répartir automatiquement les prospects de manière égale entre les équipes de vente. Cela peut réduire le nombre de tâches simples que les chefs d'équipe de vente devront effectuer tout en permettant à des ressources supplémentaires de travailler sur d'autres aspects du processus de vente.

Toutes les données du CRM peuvent être utilisées pour segmenter les utilisateurs. L'exemple ci-dessus utilise le pays, mais il peut également utiliser des aspects tels que le chiffre d'affaires de l'entreprise, le secteur ou le nombre d'employés pour hiérarchiser et interagir avec les prospects.

3. Gestion des tâches régulières
Au quotidien, une équipe de vente aura une gamme de tâches allant de l'appel d'un prospect à la création d'un devis ou d'une proposition. Au cours de ma carrière professionnelle, j'ai vu des gens gérer leur charge de travail de différentes manières, allant d'un brouillon d'e-mail de notes à l'écriture sur un post-it.

Des plateformes telles que HubSpot, Salesloft et Salesforce permettent la création de tâches pouvant être attribuées au membre de l'équipe concerné et associées aux fiches de contact et d'entreprise. Ceux-ci auront fixé des délais, des priorités et fourniront des notifications pour s'assurer que les tâches sont terminées.

Cela offrira des avantages de réduction du stress dû à l'oubli de tâches et aura des avantages positifs tout au long des processus de service et de vente, car les chefs d'équipe auront également une visibilité sur qui peut avoir besoin d'assistance.

4. Nourrir les flux et les séquences
Les ventes étant un élément fondamental du succès de la grande majorité des entreprises, l'utilisation efficace du temps de l'équipe de vente est très importante. Une pratique courante consiste toujours à chasser manuellement en copiant et collant un e-mail générique et en espérant obtenir une réponse.

Un certain nombre de plates-formes ont désormais la capacité d'envoyer des e-mails personnalisés à des intervalles définis pour engager et suivre les nouveaux prospects non engagés. Cela peut prendre la forme de l'envoi d'un e-mail ou de la définition d'une tâche pour les appeler. L'aspect intelligent de ces processus est que la séquence se terminerait si le contact s'engage. Cela permettra au membre de l'équipe commerciale de s'impliquer à nouveau et de reprendre la communication sans envoyer de communications inutiles.

5. Personnalisation du modèle d'e-mail
Recevoir des e-mails génériques peut frustrer les utilisateurs car ils se sentent comme n'importe quel autre contact. En fait, 72 % des consommateurs affirment qu'ils n'interagiront qu'avec des messages personnalisés au lieu d'e-mails génériques*. Cela indique l'importance d'avoir un ciblage efficace, ainsi que des personnalisations qui s'y alignent directement.

Cela utilisera des jetons de personnalisation pour inclure des informations à leur sujet et un contenu pertinent, tout en utilisant des listes actives pour vous assurer de cibler les bonnes personnes.

Si vous n'avez pas encore de stratégie CRM en place, contactez notre équipe pour savoir comment nous pouvons soutenir les objectifs d'automatisation CRM de votre entreprise.