ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ข้อความลางานเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ เมื่อคุณอยู่ในช่วงลาพักร้อน ลาป่วย หรือไม่ได้อยู่ที่สำนักงานไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ตอบกลับอีเมลใหม่แต่ละฉบับ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่ได้เข้าทำงาน ข้อความลางานคือ มีประโยชน์ในการสื่อสารข้อมูลและแจ้งให้ผู้รับทราบว่าจะติดต่อกับคุณได้อย่างไร เราจะดูว่าข้อความลางานคืออะไรและตัวอย่างบางส่วนที่จะช่วยคุณสร้างการตอบกลับอัตโนมัติ

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคืออะไร

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานคือการตอบกลับอัตโนมัติซึ่งคุณสามารถตั้งค่าได้จากโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ หากคุณไม่อยู่ที่สำนักงานเนื่องจากคุณซื้อตั๋วไปการประชุมในวันที่ถูกที่สุดที่จะบิน คุณสามารถกำหนดให้ระบบทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่งและเพิ่มวันที่ที่แน่นอนเพื่อให้ระบบตอบกลับอัตโนมัติหยุดทำงานในช่วงวันที่ดังกล่าวเท่านั้น ข้อความลางานจะถูกส่งไปยังข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติในช่วงวันที่คุณตัดสินใจเรียกใช้ข้อความอัตโนมัติ

ทำไมข้อความนอกเวลาจึงสำคัญมาก

ข้อความนอกเวลาทำการมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ และสามารถสื่อสารข้อมูลสำคัญไปยังผู้รับได้อย่างรวดเร็ว อย่าลืมดูตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อดูข้อความที่สมบูรณ์ สาเหตุบางประการที่ทำให้ข้อความลางานมีความสำคัญคือ:

1. สัมผัสส่วนตัว: ไม่มีใครชอบรู้สึกเหมือนถูกละเลยอีเมลของพวกเขา แต่ข้อความลางานทำให้ผู้รับรู้ว่าคุณไม่ได้อยู่ และคุณจะตอบกลับโดยเร็วที่สุดเมื่อคุณกลับมา
2. การสร้างลูกค้าเป้าหมาย: หากคุณมีลูกค้ารายใหม่หรือลูกค้าเป้าหมายเข้ามา คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียโมเมนตัมขณะอยู่นอกสำนักงาน คุณสามารถเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์มือถือเพื่อให้บุคคลนั้นสามารถติดต่อได้และให้ข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลอื่นที่สามารถช่วยเหลือได้
3. ติดตามผล: ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะให้รายละเอียดเพิ่มเติมแก่ผู้รับว่าเมื่อใดควรติดตามผลกับคุณอีกครั้ง หากพวกเขาทราบวันที่เริ่มต้นและวันที่เดินทางกลับของคุณ พวกเขาสามารถติดต่อกับคุณได้ แทนที่จะส่งอีเมลถึงคุณซ้ำๆ
4. ความกดดันน้อยลง: คุณมีความกดดันน้อยลงในการตอบสนองต่อทุกคนหรือให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังยุ่งกับการตอบกลับอัตโนมัติ ผู้คนจะทราบแน่ชัดว่าคุณจะกลับมาเมื่อไหร่และจะติดต่อคุณหรือคนอื่นได้อย่างไรสำหรับเรื่องเร่งด่วน คุณจึงไม่จำเป็นต้องตรวจสอบอีเมลของคุณตลอดเวลาเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ข้อความลางานสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับ:

• ทำไมคุณถึงไม่อยู่ที่สำนักงาน
• คุณจะกลับเมื่อใด รวมทั้งช่วงวันที่เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
• วิธีอื่นในการติดต่อคุณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์มือถือ ถ้ามี
• ช่องทางการติดต่ออื่นๆ ที่ผู้รับสามารถติดต่อได้หากคุณไม่อยู่ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และ/หรือเว็บไซต์ธุรกิจอื่น

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในข้อความนอกเวลาทำการ

1. หลีกเลี่ยงการใส่รายละเอียดมากเกินไป: การเพิ่มคำอธิบายยาวๆ เช่น คุณอยู่ในที่ประชุมอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ แต่ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยง ให้ข้อความอีเมลสำนักงานอัตโนมัติของคุณสั้นและกระชับ
2. ไม่รวมข้อมูลติดต่ออื่นๆ หากเป็นไปได้ ควรมีจุดติดต่ออื่นในข้อความเสมอเพื่อให้ทราบว่าควรติดตามใครหากจำเป็น
3. รวมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง: ก่อนออกเดินทาง ให้ตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้งในการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน รวมถึงการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน เพื่อตรวจสอบกรอบเวลานั้น เช่น วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่คุณไม่ว่าง
4. ตรวจสอบการจัดรูปแบบ: บางครั้งข้อความอาจปรากฏขึ้นพร้อมกับปัญหาการจัดรูปแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ อย่าลืมตรวจสอบและดูว่าข้อความ OOO ของคุณมีลักษณะอย่างไรบนมือถือและเดสก์ท็อปก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้าและสมาชิกในทีม

ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่จะใช้

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจัดโครงสร้างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอย่างไร เราได้รวบรวมตัวอย่างข้อความลางานสำหรับสถานการณ์ ต่างๆ เพื่อช่วย

ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานโดยไม่มีการเข้าถึงอีเมลจนถึง (วันที่) ฉันจะตอบกลับเมื่อฉันกลับมาที่สำนักงาน ฉันขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อ)

ข้อความลางานอย่างมืออาชีพ

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานตั้งแต่ (วันที่) ถึง (วันที่) โดยจำกัดการเข้าถึงอีเมล สำหรับความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อกับฉันทางโทรศัพท์มือถือ (หมายเลข) หรือเลขานุการ XX ของฉันที่ (หมายเลขโทรศัพท์)

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง

(ชื่อ)

ข้อความตลกเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขอบคุณสำหรับข้อความ แต่นี่คือหุ่นยนต์ที่ตอบกลับคุณเนื่องจาก (ชื่อ) ไม่อยู่ที่สำนักงานและพยายามอย่างหนักที่จะไม่ตรวจสอบอีเมลที่ทำงานของพวกเขา พวกเขาจะกลับภายใน (วันที่) ดังนั้นโปรดติดต่อกลับมาได้เสมอ!

ขอบคุณ

หุ่นยนต์อีเมล

ข้อความอีเมลตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

นี่คือข้อความอีเมลระบบตอบกลับอัตโนมัติของสำนักงาน เนื่องจากฉันไม่ว่างและไม่ได้ตรวจสอบอีเมล ฉันจะตอบกลับอีเมลของคุณเมื่อฉันกลับไปที่สำนักงาน

นี่เป็นข้อความ OOO อัตโนมัติ เนื่องจากฉันไม่อยู่ที่สำนักงานจนถึง (วันที่) ฉันจะตอบกลับข้อความของคุณทันทีเมื่อกลับมา หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

ตัวอย่างข้อความป่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ แต่ตอนนี้ฉันกำลังลาป่วยและไม่สามารถส่งอีเมลได้ หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที อย่าลังเลที่จะติดต่อกับสำนักงานที่ XX

ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ

(ชื่อ)

ข้อความลาพักร้อนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ. ฉันกำลังลาพักร้อนและไม่สามารถตอบรับสายโทรศัพท์หรือข้อความได้จนกว่าจะกลับมาในวันที่ (วันที่) หากเรื่องของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน คุณสามารถติดต่อ XX เพื่อขอความช่วยเหลือได้ที่ (อีเมล) หรือคุณสามารถส่งอีเมลไปที่ (อีเมลบริษัททั่วไป) แล้วเจ้าหน้าที่จากทีมจะติดต่อกลับไป