Exemple de mesaje în afara biroului

Mesajele din afara biroului sunt o parte crucială a comunicării de afaceri. Când sunteți în vacanță, sunteți bolnav sau nu sunteți la birou din orice motiv, puteți configura un mesaj de răspuns automat care răspunde la fiecare e-mail nou, anunțându-i că nu sunteți. Mesajele în afara biroului sunt util pentru a comunica informații și pentru a-i informa pe destinatar cum să ia legătura cu tine. Vom analiza ce sunt mesajele din afara biroului și câteva exemple care să vă ajute să vă creați răspunsul automat.

Ce sunt mesajele în afara biroului?

Un mesaj în afara biroului este un răspuns automat pe care îl puteți configura de la clientul dvs. de e-mail dacă se întâmplă să nu fiți din birou deoarece ați cumpărat un bilet la o conferință în cea mai ieftină zi pentru a zbura. Puteți să o rulați pentru o anumită perioadă de timp și să adăugați date exacte, astfel încât răspunsurile automate să fie difuzate numai în acele date. Mesajul în afara biroului va fi trimis automat către mesajele primite în timpul datelor în care decideți să rulați mesajul automat.

De ce mesajele în afara orelor de program sunt atât de importante

Mesajele în afara orelor de program sunt vitale din diverse motive și pot comunica rapid informații importante destinatarilor. Nu uitați să vă uitați la câteva dintre exemplele de salutări ale mesageriei vocale pentru întreprinderi mici pentru un mesaj complet. Câteva motive pentru care un mesaj în afara biroului este important sunt:

1. Atingere personală: Nimănui nu-i place să simtă că e-mailurile lor sunt ignorate, dar mesajul în afara biroului îi informează pe destinatar că nu sunteți și că veți răspunde cât mai curând posibil când vă întoarceți.
2. Generarea de clienți potențiali: dacă aveți clienți noi sau clienți potențiali care vin, doriți să vă asigurați că nu vă pierdeți impulsul în timp ce sunteți în afara biroului. Puteți adăuga un număr de mobil astfel încât să aibă pe cineva cu care să ia legătura și să le oferiți informații de contact pentru altcineva care poate ajuta.
3. Urmărire: un mesaj în afara biroului oferă destinatarilor mai multe detalii despre când să vă contacteze din nou. Dacă vă cunosc data de începere și data de întoarcere, vă pot contacta atunci, în loc să vă trimită e-mailuri în mod repetat.
4. Mai puțină presiune: aveți mai puțină presiune să răspundeți tuturor sau să le spuneți că sunteți ocupat cu răspunsuri automate. Oamenii știu exact când te întorci și cum să ia legătura cu tine sau cu altcineva pentru chestiuni urgente, așa că nu va trebui să-ți verifici în mod constant e-mailul când nu ești de la birou.

Ce să includeți într-un mesaj în afara biroului

Mesajul de lipsă de la birou în sine poate conține informații despre:

• De ce nu ești din birou
• Când vă veți întoarce, inclusiv intervalul de date pentru când sunteți în afara biroului
• Alte modalități de a vă contacta, cum ar fi un număr de telefon mobil, dacă este cazul
• Alte puncte de contact pe care le poate ajunge destinatarul în absența dvs., inclusiv o altă adresă de e-mail de contact, un număr de telefon și/sau un site web comercial.

Ce să evitați într-un mesaj în afara orelor de program

1. Evitați să adăugați prea multe detalii: ar putea fi tentant să adăugați o explicație lungă, cum ar fi vă aflați într-o întâlnire de prânz, dar cel mai bine este să o evitați. În schimb, păstrați mesajul de e-mail al biroului auto scurt și concis.
2. Neincluzând alte informații de contact: dacă este posibil, ar trebui să existe întotdeauna un alt punct de contact inclus în mesaj pentru a ști cu cine să urmăriți dacă este necesar.
3. Includerea informațiilor incorecte: înainte de a pleca, verificați din nou totul din răspunsul dvs. în afara biroului, inclusiv răspunsul de vacanță, pentru a verifica intervalul de timp, cum ar fi data de începere și data de încheiere la care nu sunteți disponibil.
4. Verificați formatarea: în funcție de clientul dvs. de e-mail, mesajele pot apărea uneori cu probleme de formatare. Asigurați-vă că verificați și vedeți cum arată mesajul dvs. OOO pe mobil și desktop înainte de a fi difuzat clienților și membrilor echipei.

Exemple de mesaje în afara biroului de utilizat

Dacă nu sunteți sigur cum să vă structurați mesajul în afara biroului, am venit cu un exemplu de mesaj în afara biroului pentru diferite situații pentru a vă ajuta .

Exemplu simplu de mesaj în afara biroului

Multumesc pentru mesajul tau. Sunt plecat de la birou fără acces la e-mail până la (data), voi răspunde când mă întorc la birou. Apreciez înțelegerea ta.

Salutări calde,

(Nume)

Mesaj profesional în afara biroului

Multumesc pentru mesajul tau. Nu sunt de la birou de la (data) la (data) cu acces limitat la e-mail. Pentru asistență imediată, vă rugăm să luați legătura cu mine pe telefonul meu mobil (număr) sau pe secretara mea XX la (număr de telefon).

Toate cele bune

(Nume)

Mesaje amuzante din afara biroului

Mulțumesc pentru mesaj, dar acesta este un robot care îți răspunde deoarece (nume) nu este în prezent la birou și încearcă din greu să nu verifice e-mailul de la birou. Se vor întoarce până la (data), așa că nu ezitați să luați legătura atunci!

Mulțumiri

Robotul de e-mail

Mesaje de e-mail cu răspuns automat în afara biroului

Acesta este un mesaj de e-mail cu răspuns automat la birou, deoarece nu sunt disponibil și nu verific e-mailul. Voi răspunde la e-mailul tău când mă întorc la birou.

Acesta este un mesaj automat OOO deoarece sunt plecat de la birou până la (data). Voi răspunde prompt la mesajul dvs. la întoarcere. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să luați legătura cu XX la (e-mail) pentru mai multe detalii.

Exemplu de mesaj pentru bolnavi în afara biroului

Vă mulțumesc pentru mesaj, dar în prezent sunt în concediu medical și nu pot participa la e-mail. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, nu ezitați să luați legătura cu biroul de la XX.

Multumesc pentru intelegere

(Nume)

Mesaj de vacanță în afara biroului

Multumesc pentru e-mail. Momentan sunt în vacanță și nu pot răspunde la apeluri telefonice sau la mesaje până când mă întorc pe (data). Dacă problema dvs. este urgentă, puteți contacta XX pentru asistență la (e-mail). Alternativ, puteți trimite un e-mail la (e-mail generic al companiei), iar cineva din echipă va contacta.