Beispiele für Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitsnachrichten sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftskommunikation. Wenn Sie im Urlaub, krank oder aus irgendeinem Grund nicht im Büro sind, können Sie eine automatische Antwortnachricht einrichten, die auf jede neue E-Mail antwortet und sie darüber informiert, dass Sie nicht im Büro sind. Abwesenheitsnachrichten sind nützlich, um Informationen zu übermitteln und dem Empfänger mitzuteilen, wie er mit Ihnen in Kontakt treten kann. Wir sehen uns an, was Abwesenheitsnachrichten sind, und einige Beispiele, die Ihnen beim Erstellen Ihrer automatischen Antwort helfen.

Was sind Abwesenheitsnachrichten?

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine automatische Antwort, die Sie von Ihrem E-Mail-Client einrichten können, wenn Sie zufällig nicht im Büro sind, weil Sie ein Ticket für eine Konferenz am günstigsten Flugtag gekauft haben. Sie können es für einen bestimmten Zeitraum laufen lassen und genaue Daten hinzufügen, sodass automatische Antworten nur während dieser Daten gesendet werden. Die Abwesenheitsnachricht wird automatisch an eingehende Nachrichten an den Tagen gesendet, an denen Sie die automatische Nachricht ausführen möchten.

Warum Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten so wichtig sind

Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten sind aus verschiedenen Gründen von entscheidender Bedeutung und können den Empfängern wichtige Informationen schnell übermitteln. Vergessen Sie nicht, sich einige der Voicemail-Begrüßungsbeispiele für kleine Unternehmen anzusehen, um eine vollständige Nachricht zu erhalten. Einige Gründe, warum eine Abwesenheitsnachricht wichtig ist, sind:

1. Persönliche Note: Niemand hat gerne das Gefühl, dass seine E-Mails ignoriert werden, aber die Abwesenheitsnachricht lässt den Empfänger wissen, dass Sie nicht da sind und dass Sie so schnell wie möglich antworten werden, wenn Sie zurück sind.
2. Lead-Generierung: Wenn Sie neue Kunden oder Leads haben, möchten Sie sicherstellen, dass Sie während Ihrer Abwesenheit nicht an Dynamik verlieren. Sie können eine Handynummer hinzufügen, damit sie sich mit jemandem in Verbindung setzen können, und ihnen Kontaktinformationen für jemanden geben, der ihnen helfen kann.
3. Nachfassen: Eine Abwesenheitsnachricht gibt den Empfängern mehr Details darüber, wann sie sich wieder bei Ihnen melden können. Wenn sie Ihr Start- und Rückreisedatum kennen, können sie sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, anstatt Ihnen wiederholt E-Mails zu senden.
4. Weniger Druck: Sie haben weniger Druck, allen zu antworten oder sie wissen zu lassen, dass Sie mit automatischen Antworten beschäftigt sind. Die Mitarbeiter wissen genau, wann Sie zurückkommen und wie sie sich bei dringenden Angelegenheiten mit Ihnen oder einer anderen Person in Verbindung setzen können, sodass Sie nicht ständig Ihre E-Mails abrufen müssen, wenn Sie nicht im Büro sind.

Was gehört in eine Abwesenheitsnachricht?

Die Abwesenheitsnachricht selbst kann Informationen enthalten über:

• Warum Sie nicht im Büro sind
• Wann Sie zurück sein werden, einschließlich des Zeitraums, in dem Sie nicht im Büro sind
• Andere Möglichkeiten, Sie zu erreichen, wie z. B. eine Handynummer, falls zutreffend
• Andere Kontaktpunkte, die der Empfänger in Ihrer Abwesenheit erreichen kann, einschließlich einer anderen Kontakt-E-Mail-Adresse, Telefonnummer und/oder Geschäftswebsite.

Was Sie in einer Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten vermeiden sollten

1. Vermeiden Sie es, zu viele Details hinzuzufügen: Es könnte verlockend sein, eine lange Erklärung hinzuzufügen, wie z. Halten Sie Ihre Auto-Office-E-Mail-Nachricht stattdessen kurz und prägnant.
2. Ohne andere Kontaktinformationen: Wenn möglich, sollte die Nachricht immer einen anderen Kontakt enthalten, um zu wissen, an wen Sie sich bei Bedarf wenden können.
3. Einschließlich falscher Informationen: Überprüfen Sie vor Ihrer Abreise alles in Ihrer Abwesenheitsnotiz, einschließlich der Abwesenheitsnotiz, um diesen Zeitrahmen zu überprüfen, z. B. das Anfangs- und Enddatum, an dem Sie nicht verfügbar sind.
4. Formatierung prüfen: Abhängig von Ihrem E-Mail-Client können Nachrichten manchmal mit Formatierungsproblemen erscheinen. Stellen Sie sicher, dass Sie überprüfen und sehen, wie Ihre OOO-Nachricht auf Mobilgeräten und Desktops aussieht, bevor sie an Kunden und Teammitglieder gesendet wird.

Zu verwendende Beispiele für Abwesenheitsnachrichten

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Abwesenheitsnachricht strukturieren sollen, haben wir ein Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht für verschiedene Situationen erstellt, um Ihnen zu helfen .

Einfaches Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht

Danke für deine Nachricht. Ich bin bis zum (Datum) ohne E-Mail-Zugang nicht im Büro, ich antworte, wenn ich wieder im Büro bin. Ich schätze Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüße,

(Name)

Professionelle Abwesenheitsnachricht

Danke für deine Nachricht. Ich bin von (Datum) bis (Datum) nicht im Büro und habe nur eingeschränkten Zugang zu E-Mails. Für sofortige Hilfe kontaktieren Sie mich bitte unter meiner Handynummer (Nummer) oder mein Sekretariat XX unter (Telefonnummer).

Mit freundlichen Grüßen

(Name)

Lustige Abwesenheitsnachrichten

Vielen Dank für die Nachricht, aber dies ist ein Roboter, der Ihnen antwortet, da (Name) derzeit nicht im Büro ist und wirklich bemüht ist, seine Büro-E-Mails nicht zu überprüfen. Sie werden bis zum (Datum) zurück sein, also melde dich dann gerne!

Vielen Dank

Der E-Mail-Roboter

Abwesenheits-Autoresponder-E-Mail-Nachrichten

Dies ist eine Büro-Autoresponder-E-Mail-Nachricht, da ich nicht verfügbar bin und keine E-Mails abrufe. Ich werde Ihre E-Mail beantworten, wenn ich ins Büro zurückkehre.

Dies ist eine automatische OOO-Meldung, da ich bis zum (Datum) nicht im Büro bin. Ich werde Ihre Nachricht umgehend nach meiner Rückkehr beantworten. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich für weitere Einzelheiten bitte an XX unter (E-Mail).

Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht

Vielen Dank für Ihre Nachricht, aber ich bin derzeit krankgeschrieben und kann keine E-Mails bearbeiten. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an das Büro unter XX.

Danke für Ihr Verständnis

(Name)

Urlaubsabwesenheitsnachricht

Danke für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit im Urlaub und kann bis zu meiner Rückkehr am (Datum) keine Anrufe oder Nachrichten beantworten. Wenn Ihre Angelegenheit dringend ist, können Sie sich unter (E-Mail) an XX wenden, um Unterstützung zu erhalten. Alternativ können Sie eine E-Mail an (allgemeine Firmen-E-Mail) senden, und jemand aus dem Team wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.