Exemples de messages d'absence du bureau

Les messages d'absence du bureau sont un élément crucial des communications d'entreprise. Lorsque vous êtes en vacances, malade ou absent du bureau pour une raison quelconque, vous pouvez configurer un message de réponse automatique qui répond à chaque nouvel e-mail, leur faisant savoir que vous n'êtes pas là. Les messages d'absence du bureau sont utile pour communiquer des informations et indiquer au destinataire comment entrer en contact avec vous. Nous verrons ce que sont les messages d'absence du bureau et quelques exemples pour vous aider à créer votre réponse automatique.

Que sont les messages d'absence du bureau ?

Un message d'absence du bureau est une réponse automatique que vous pouvez configurer à partir de votre client de messagerie s'il vous arrive d'être absent du bureau parce que vous avez acheté un billet pour une conférence le jour le moins cher pour voyager. Vous pouvez le faire fonctionner pendant une période spécifique et ajouter des dates exactes afin que les réponses automatiques ne soient envoyées qu'à ces dates. Le message d'absence du bureau sera automatiquement envoyé aux messages entrants aux dates auxquelles vous décidez d'exécuter le message automatique.

Pourquoi les messages en dehors des heures d'ouverture sont si importants

Les messages en dehors des heures d'ouverture sont vitaux pour diverses raisons et peuvent communiquer rapidement des informations importantes aux destinataires. N'oubliez pas de regarder quelques-uns des exemples de message d'accueil de la messagerie vocale des petites entreprises pour un message complet. Voici quelques raisons pour lesquelles un message d'absence du bureau est important :

1. Touche personnelle : personne n'aime avoir l'impression que ses e-mails sont ignorés, mais le message d'absence du bureau permet au destinataire de savoir que vous n'êtes pas là et que vous répondrez dès que possible à votre retour.
2. Génération de prospects : si vous avez de nouveaux clients ou prospects, vous voulez vous assurer que vous ne perdez pas votre élan lorsque vous n'êtes pas au bureau. Vous pouvez ajouter un numéro de téléphone portable afin qu'ils aient quelqu'un avec qui entrer en contact et leur donner les coordonnées d'une autre personne qui peut les aider.
3. Suivi : un message d'absence du bureau donne aux destinataires plus de détails sur le moment où ils doivent vous contacter à nouveau. S'ils connaissent votre date de départ et votre date de retour, ils peuvent alors vous contacter plutôt que de vous envoyer des e-mails à plusieurs reprises.
4. Moins de pression : vous êtes moins pressé de répondre à tout le monde ou de leur faire savoir que vous êtes occupé par des réponses automatiques. Les gens savent exactement quand vous revenez et comment entrer en contact avec vous ou quelqu'un d'autre pour des questions urgentes, vous n'aurez donc pas besoin de vérifier constamment votre courrier électronique lorsque vous n'êtes pas au bureau.

Quoi inclure dans un message d'absence du bureau

Le message d'absence du bureau lui-même peut contenir des informations sur :

• Pourquoi vous n'êtes pas au bureau
• Quand vous serez de retour, y compris la plage de dates pour laquelle vous n'êtes pas au bureau
• Autres moyens de vous joindre, comme un numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant
• Autres points de contact que le destinataire peut joindre en votre absence, y compris une autre adresse e-mail de contact, un numéro de téléphone et/ou un site Web professionnel.

Ce qu'il faut éviter dans un message en dehors des heures d'ouverture

1. Évitez d'ajouter trop de détails : il peut être tentant d'ajouter une longue explication, comme si vous étiez à un déjeuner, mais il vaut mieux l'éviter. Au lieu de cela, gardez votre message électronique de bureau automatique court et concis.
2. Ne pas inclure d'autres informations de contact : Si possible, il devrait toujours y avoir un autre point de contact inclus dans le message pour savoir avec qui faire un suivi si nécessaire.
3. Y compris des informations incorrectes : avant de partir, revérifiez tout dans votre réponse d'absence du bureau, y compris le répondeur de vacances, pour vérifier ce laps de temps, comme la date de début et la date de fin de votre indisponibilité.
4. Vérifier la mise en forme : selon votre client de messagerie, les messages peuvent parfois apparaître avec des problèmes de mise en forme. Assurez-vous de vérifier et de voir à quoi ressemble votre message OOO sur mobile et sur ordinateur avant qu'il ne soit envoyé aux clients et aux membres de l'équipe.

Exemples de messages d'absence du bureau à utiliser

Si vous ne savez pas comment structurer votre message d'absence du bureau, nous avons élaboré un exemple de message d'absence du bureau pour différentes situations afin de vous aider .

Exemple simple de message d'absence du bureau

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau sans accès au courrier électronique jusqu'au (date), je répondrai à mon retour au bureau. J'apprécie votre compréhension.

Bien à vous,

(Nom)

Message professionnel d'absence du bureau

Merci pour votre message. Je suis absent du bureau du (date) au (date) avec un accès limité au courrier électronique. Pour une assistance immédiate, veuillez me contacter sur mon téléphone portable (numéro) ou ma secrétaire XX au (numéro de téléphone).

Meilleures salutations

(Nom)

Messages d'absence du bureau amusants

Merci pour le message, mais il s'agit d'un robot qui vous répond car (nom) est actuellement absent du bureau et s'efforce de ne pas consulter ses e-mails professionnels. Ils seront de retour d'ici le (date), alors n'hésitez pas à nous contacter !

Merci

Le robot de messagerie

Messages électroniques de répondeur automatique en cas d'absence du bureau

Ceci est un e-mail de répondeur automatique de bureau car je ne suis pas disponible et je ne vérifie pas mes e-mails. Je répondrai à votre e-mail à mon retour au bureau.

Ceci est un message OOO automatique car je suis absent du bureau jusqu'au (date). Je répondrai à votre message dès mon retour. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter XX au (email) pour plus de détails.

Exemple de message d'absence du bureau

Merci pour votre message, mais je suis actuellement en congé de maladie et je ne peux pas répondre aux e-mails. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, n'hésitez pas à contacter le bureau de XX.

Merci pour votre compréhension

(Nom)

Message d'absence du bureau pendant les vacances

Merci pour votre email. Je suis actuellement en vacances et incapable de répondre aux appels téléphoniques ou aux messages jusqu'à mon retour le (date). Si votre problème est urgent, vous pouvez contacter XX pour obtenir de l'aide au (courriel). Vous pouvez également envoyer un e-mail à (adresse e-mail générique de l'entreprise) et un membre de l'équipe vous contactera.