不在メッセージの例

不在メッセージは、ビジネスコミュニケーションの重要な部分です。 休暇中、病気のとき、または何らかの理由で不在のときは、新しい電子メールごとに返信する自動応答メッセージを設定して、不在であることを通知できます。不在メッセージは次のとおりです。情報を伝達し、受信者にあなたと連絡を取る方法を知らせるのに役立ちます。 不在メッセージとは何か、および自動返信を作成するのに役立ついくつかの例を見ていきます。

不在メッセージとは何ですか？

不在メッセージは、最も安い日に会議のチケットを購入したために不在になった場合に、電子メールクライアントから設定できる自動応答です。 特定の期間実行し、正確な日付を追加して、自動返信がそれらの日付の間のみ送信されるようにすることができます。 自動メッセージを実行することを決定した日付の間に、不在メッセージが着信メッセージに自動的に送信されます。

時間外メッセージが非常に重要である理由

時間外メッセージはさまざまな理由で不可欠であり、重要な情報を受信者にすばやく伝えることができます。 完全なメッセージについては、中小企業のボイスメールグリーティングの例をいくつか見ることを忘れないでください。 不在メッセージが重要であるいくつかの理由は次のとおりです。

1. 個人的な感触：メールが無視されているように感じる人は誰もいませんが、不在メッセージは、受信者にあなたが不在であり、戻ってきたらできるだけ早く返信することを知らせます。
2. リードの生成：新しいクライアントやリードが入ってくる場合は、不在時に勢いを失わないようにする必要があります。 あなたは彼らが連絡を取り合う誰かを持っているように携帯電話番号を追加することができ、彼らを助けることができる誰かのための連絡先情報を彼らに与えることができます。
3. フォローアップ：不在メッセージは、受信者にいつ再度フォローアップするかについての詳細を提供します。 彼らがあなたの開始日と帰国日を知っていれば、彼らはあなたに繰り返しメールを送るのではなく、あなたと連絡を取ることができます。
4. プレッシャーが少ない：全員に返信したり、自動返信で忙しいことを知らせたりするプレッシャーが少なくなります。 人々はあなたがいつ戻ってくるか、そして緊急の問題についてあなたや他の誰かと連絡を取る方法を正確に知っているので、あなたが不在のときにあなたが常にあなたの電子メールをチェックする必要はありません。

不在メッセージに含めるもの

不在メッセージ自体には、次の情報を含めることができます。

• なぜあなたは不在です
• 不在時の日付範囲を含め、戻ってきたとき
• 該当する場合は携帯電話番号など、他の方法で連絡する
• 別の連絡先メールアドレス、電話番号、ビジネスWebサイトなど、受信者が不在の場合に連絡できる他の連絡先。

時間外メッセージで避けるべきこと

1. 詳細を追加しすぎないようにする：昼食会に参加しているなど、長い説明を追加したくなるかもしれませんが、それは避けるのが最善です。 代わりに、オートオフィスの電子メールメッセージを短く簡潔にしてください。
2. 他の連絡先情報を含めない：可能であれば、必要に応じて誰にフォローアップするかを知るために、メッセージに常に別の連絡先を含める必要があります。
3. 誤った情報を含める：出発する前に、休暇の応答者を含む不在時の応答のすべてを再確認して、利用できない開始日や終了日などの時間枠を確認します。
4. フォーマットの確認：メールクライアントによっては、フォーマットの問題でメッセージが表示される場合があります。 クライアントやチームメンバーに送信する前に、OOOメッセージがモバイルとデスクトップでどのように表示されるかを確認してください。

使用する不在メッセージの例

不在時のメッセージを構成する方法がわからない場合は、さまざまな状況に役立つ不在時のメッセージのサンプルを用意しています。

単純な不在メッセージの例

メッセージありがとうございます。 （日付）までメールにアクセスできずに不在です。オフィスに戻ったら返信します。 ご理解のほどよろしくお願いいたします。

敬具、

（名前）

プロフェッショナルな不在メッセージ

メッセージありがとうございます。 私は（日付）から（日付）まで不在で、電子メールへのアクセスが制限されています。 すぐにサポートが必要な場合は、携帯電話（番号）または秘書XX（電話番号）で私に連絡してください。

よろしくお願いします

（名前）

面白い不在メッセージ

メッセージありがとうございますが、これは（名前）が現在不在で、オフィスのメールをチェックしないように一生懸命努力しているため、あなたに応答するロボットです。 （日付）までに戻ってきますので、お気軽にご連絡ください！

ありがとう

メールロボット

不在時のオートレスポンダーの電子メールメッセージ

私は利用できず、電子メールをチェックしていないため、これはオフィスのオートレスポンダーの電子メールメッセージです。 事務所に戻ったらメールに返信します。

私は（日付）まで不在なので、これは自動OOOメッセージです。 私は帰国後すぐにあなたのメッセージに返答します。 すぐにサポートが必要な場合は、詳細について（電子メール）でXXに連絡してください。

不在時の病気のメッセージの例

メッセージありがとうございますが、現在病欠でメールに参加できません。 すぐにサポートが必要な場合は、XXのオフィスに連絡することを躊躇しないでください。

ご理解のほどよろしくお願いいたします

（名前）

休暇の不在メッセージ

メールありがとう。 私は現在休暇中で、（日付）に戻るまで電話やメッセージに応答できません。 あなたの問題が緊急であるならば、あなたは（電子メール）で援助のためにXXに連絡することができます。 または、（一般的な会社の電子メール）に電子メールを送信すると、チームの誰かから連絡があります。