Esempi di messaggi fuori sede

I messaggi fuori sede sono una parte cruciale delle comunicazioni aziendali. Quando sei in vacanza, malato o non in ufficio per qualsiasi motivo, puoi impostare un messaggio di risposta automatica che risponda a ogni nuova e-mail, facendo loro sapere che non ci sei. I messaggi fuori ufficio sono utile per comunicare informazioni e far sapere al destinatario come mettersi in contatto con te. Vedremo cosa sono i messaggi fuori sede e alcuni esempi per aiutarti a creare la tua risposta automatica.

Cosa sono i messaggi fuori sede?

Un messaggio Fuori sede è una risposta automatica che puoi impostare dal tuo client di posta elettronica se ti capita di essere fuori sede perché hai acquistato un biglietto per una conferenza nel giorno più economico per volare. Puoi farlo funzionare per un periodo di tempo specifico e aggiungere date esatte in modo che le risposte automatiche vengano pubblicate solo durante quelle date. Il messaggio fuori sede verrà automaticamente inviato ai messaggi in arrivo durante le date in cui decidi di eseguire il messaggio automatico.

Perché i messaggi fuori orario sono così importanti

I messaggi fuori orario sono vitali per vari motivi e possono comunicare rapidamente informazioni importanti ai destinatari. Non dimenticare di guardare alcuni degli esempi di saluto della segreteria telefonica di piccole imprese per un messaggio completo. Alcuni motivi per cui un messaggio fuori sede è importante sono:

1. Tocco personale: a nessuno piace sentirsi come se le proprie e-mail venissero ignorate, ma il messaggio fuori sede fa sapere al destinatario che non ci sei e che risponderai il prima possibile al tuo ritorno.
2. Generazione di lead: se hai nuovi clienti o lead in arrivo, vuoi assicurarti di non perdere slancio mentre sei fuori sede. Puoi aggiungere un numero di cellulare in modo che abbiano qualcuno con cui mettersi in contatto e fornirgli le informazioni di contatto per qualcun altro che può assisterlo.
3. Follow-up: un messaggio fuori sede fornisce ai destinatari maggiori dettagli su quando ricontattarti. Se conoscono la tua data di inizio e la data di ritorno, possono contattarti invece di inviarti ripetutamente un'e-mail.
4. Meno pressione: c'è meno pressione su di te per rispondere a tutti o far sapere loro che sei impegnato con risposte automatiche. Le persone sanno esattamente quando torni e come mettersi in contatto con te o qualcun altro per questioni urgenti, quindi non dovrai controllare costantemente la tua posta quando sei fuori ufficio.

Cosa includere in un messaggio fuori sede

Il messaggio fuori sede stesso può contenere informazioni su:

• Perché sei fuori ufficio
• Quando tornerai, incluso l'intervallo di date per quando sei fuori ufficio
• Altri modi per contattarti come un numero di cellulare, se applicabile
• Altri punti di contatto che il destinatario può raggiungere in tua assenza, incluso un altro indirizzo email di contatto, numero di telefono e/o sito web aziendale.

Cosa evitare in un messaggio fuori orario

1. Evita di aggiungere troppi dettagli: potresti essere tentato di aggiungere una lunga spiegazione come se fossi a un pranzo, ma è meglio evitarlo. Invece, mantieni il tuo messaggio di posta elettronica dell'ufficio automatico breve e conciso.
2. Esclusione di altre informazioni di contatto: se possibile, dovrebbe sempre esserci un altro punto di contatto incluso nel messaggio per sapere con chi contattare se necessario.
3. Includere informazioni errate: prima di partire, ricontrolla tutto nella tua risposta fuori sede, incluso il risponditore festivo, per controllare quel periodo di tempo, come la data di inizio e la data di fine in cui non sei disponibile.
4. Verifica formattazione: a seconda del tuo client di posta elettronica, a volte possono apparire messaggi con problemi di formattazione. Assicurati di controllare e vedere come appare il tuo messaggio OOO su dispositivi mobili e desktop prima che venga inviato a clienti e membri del team.

Esempi di messaggi fuori sede da utilizzare

Se non sei sicuro di come strutturare il tuo messaggio fuori sede, abbiamo creato un esempio di messaggio fuori sede per diverse situazioni di aiuto .

Esempio di messaggio fuori sede semplice

Grazie per il vostro messaggio. Sono assente dall'ufficio senza accesso all'e-mail fino al (data), risponderò quando torno in ufficio. Apprezzo la tua comprensione.

Cordiali saluti,

(nome)

Messaggio professionale fuori sede

Grazie per il vostro messaggio. Sono fuori ufficio da (data) a (data) con accesso limitato alla posta elettronica. Per assistenza immediata, si prega di mettersi in contatto con me sul mio cellulare (numero) o la mia segretaria XX al (numero di telefono).

Distinti saluti

(nome)

Messaggi divertenti fuori sede

Grazie per il messaggio, ma questo è un robot che ti risponde perché (nome) è attualmente fuori ufficio e si sta impegnando molto per non controllare la posta elettronica dell'ufficio. Torneranno entro (data), quindi sentiti libero di metterti in contatto allora!

Grazie

Il robot di posta elettronica

Messaggi di posta elettronica con risposta automatica fuori sede

Questo è un messaggio di posta elettronica di risposta automatica dell'ufficio poiché non sono disponibile e non controllo la posta elettronica. Risponderò alla tua email quando torno in ufficio.

Questo è un messaggio OOO automatico poiché sono fuori ufficio fino a (data). Risponderò al tuo messaggio prontamente al mio ritorno. Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta XX all'indirizzo (e-mail) per maggiori dettagli.

Esempio di messaggio di malattia fuori sede

Grazie per il messaggio, ma attualmente sono in congedo per malattia e non posso rispondere all'e-mail. Se hai bisogno di assistenza immediata, non esitare a metterti in contatto con l'ufficio al numero XX.

Grazie per la vostra comprensione

(nome)

Messaggio per le vacanze fuori sede

Grazie per la vostra email. Sono attualmente in vacanza e non posso rispondere a telefonate o messaggi fino al mio ritorno il (data). Se la tua questione è urgente, puoi contattare XX per assistenza all'indirizzo (e-mail). In alternativa, puoi inviare un'e-mail a (e-mail aziendale generica) e qualcuno del team ti contatterà.