Przykłady wiadomości poza biurem

Wiadomości poza biurem to kluczowy element komunikacji biznesowej. Gdy jesteś na wakacjach, jesteś chory lub z jakiegoś powodu nie jesteś w biurze, możesz skonfigurować automatyczną odpowiedź, która odpowiada na każdą nową wiadomość e-mail, informując ich, że Cię nie ma. Wiadomości o nieobecności są przydatne do przekazywania informacji i informowania odbiorcy, jak się z Tobą skontaktować. Przyjrzymy się, czym są wiadomości o nieobecności, i przyjrzymy się kilku przykładom, które pomogą Ci utworzyć automatyczną odpowiedź.

Co to są komunikaty o nieobecności?

Wiadomość „Poza biurem” to automatyczna odpowiedź, którą możesz skonfigurować w swoim kliencie poczty e-mail, jeśli zdarzy ci się być poza biurem, ponieważ kupiłeś bilet na konferencję w najtańszy dzień na lot. Możesz uruchomić go przez określony czas i dodać dokładne daty, aby automatyczne odpowiedzi były wydawane tylko w tych dniach. Wiadomość o nieobecności zostanie automatycznie wysłana do wiadomości przychodzących w dniach, w których zdecydujesz się uruchomić automatyczną wiadomość.

Dlaczego wiadomości poza godzinami pracy są tak ważne?

Wiadomości poza godzinami pracy są niezbędne z różnych powodów i mogą szybko przekazywać ważne informacje odbiorcom. Nie zapomnij zapoznać się z przykładami powitań w poczcie głosowej małych firm, aby uzyskać pełną wiadomość. Oto kilka powodów, dla których wiadomość o nieobecności jest ważna:

1. Osobisty kontakt: nikt nie lubi czuć, że jego e-maile są ignorowane, ale wiadomość o nieobecności informuje odbiorcę, że nie ma Cię w domu i że odpowiesz tak szybko, jak to możliwe, gdy wrócisz.
2. Generowanie leadów: Jeśli masz nowych klientów lub nowych leadów, chcesz mieć pewność, że nie stracisz rozpędu, gdy jesteś poza biurem. Możesz dodać numer telefonu komórkowego, aby mieli z kim się skontaktować i podać im dane kontaktowe osoby, która może pomóc.
3. Kontynuacja: Wiadomość o nieobecności daje odbiorcom więcej informacji o tym, kiedy należy ponownie skontaktować się z Tobą. Jeśli znają Twoją datę początkową i datę powrotu, mogą się z Tobą skontaktować, zamiast wielokrotnie wysyłać e-maile.
4. Mniejsza presja: wywierasz mniejszą presję na odpowiadanie wszystkim lub informowanie ich, że jesteś zajęty automatycznymi odpowiedziami. Ludzie dokładnie wiedzą, kiedy wracasz i jak skontaktować się z Tobą lub kimś innym w pilnych sprawach, więc nie musisz stale sprawdzać poczty, gdy jesteś poza biurem.

Co zawrzeć w wiadomości o nieobecności

Sam komunikat o nieobecności może zawierać informacje o:

• Dlaczego jesteś poza biurem
• Kiedy wrócisz, w tym zakres dat, kiedy będziesz poza biurem
• Inne sposoby skontaktowania się z Tobą, takie jak numer telefonu komórkowego, jeśli dotyczy
• Inne punkty kontaktowe, do których odbiorca może dotrzeć podczas Twojej nieobecności, w tym inny kontaktowy adres e-mail, numer telefonu i/lub strona internetowa firmy.

Czego unikać w wiadomości „po godzinach”

1. Unikaj dodawania zbyt wielu szczegółów: może być kuszące dodanie długiego wyjaśnienia, na przykład podczas spotkania na lunchu, ale najlepiej tego unikać. Zamiast tego postaraj się, aby wiadomość e-mail w automatycznym biurze była krótka i zwięzła.
2. Brak innych informacji kontaktowych: Jeśli to możliwe, w wiadomości powinna znajdować się inna osoba kontaktowa, aby wiedzieć, z kim należy skontaktować się w razie potrzeby.
3. Dołączanie nieprawidłowych informacji: przed wyjazdem sprawdź dokładnie wszystko w odpowiedzi o nieobecności, w tym wiadomość o nieobecności, aby sprawdzić ramy czasowe, takie jak data rozpoczęcia i data zakończenia, gdy jesteś niedostępny.
4. Sprawdź formatowanie: w zależności od klienta poczty e-mail mogą czasami pojawiać się wiadomości z problemami z formatowaniem. Sprawdź i zobacz, jak Twoja wiadomość OOO wygląda na urządzeniach mobilnych i komputerach, zanim trafi do klientów i członków zespołu.

Przykłady wiadomości poza biurem do użycia

Jeśli nie masz pewności, jak uporządkować wiadomość poza biurem, przygotowaliśmy próbkę wiadomości poza biurem, która może pomóc w różnych sytuacjach .

Przykład prostej wiadomości poza biurem

Dziękuję za Twoją wiadomość. Nie ma mnie w biurze bez dostępu do poczty e-mail do (data), odpowiem, gdy wrócę do biura. Doceniam twoje zrozumienie.

Z poważaniem,

(nazwać)

Profesjonalna wiadomość poza biurem

Dziękuję za Twoją wiadomość. Jestem poza biurem od (data) do (data) z ograniczonym dostępem do poczty e-mail. Aby uzyskać natychmiastową pomoc, skontaktuj się ze mną na mój telefon komórkowy (numer) lub moją sekretarkę XX na (numer telefonu).

Z wyrazami szacunku

(nazwać)

Śmieszne wiadomości poza biurem

Dziękuję za wiadomość, ale to jest robot, który odpowiada, że ​​(imię i nazwisko) jest obecnie poza biurem i bardzo stara się nie sprawdzać swojej biurowej poczty e-mail. Wrócą przed (data), więc skontaktuj się z nami!

Dzięki

Robot poczty e-mail

Wiadomości e-mail z autorespondera poza biurem

To jest wiadomość e-mail z autorespondera w biurze, ponieważ jestem niedostępny i nie sprawdzam poczty. Odpowiem na Twój e-mail, gdy wrócę do biura.

To jest automatyczna wiadomość OOO, ponieważ jestem poza biurem do (data). Odpowiem na twoją wiadomość niezwłocznie po moim powrocie. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail), aby uzyskać więcej informacji.

Przykład wiadomości o chorobie poza biurem

Dziękuję za wiadomość, ale obecnie jestem na zwolnieniu lekarskim i nie mogę odpowiedzieć na e-mail. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, nie wahaj się skontaktować z biurem XX.

Dziękuję za zrozumienie

(nazwać)

Wiadomość o urlopie poza biurem

Dziekuje za Twoj email. Obecnie jestem na wakacjach i nie mogę odpowiadać na telefony lub wiadomości do czasu powrotu (data). Jeśli Twoja sprawa jest pilna, możesz skontaktować się z XX w celu uzyskania pomocy pod adresem (e-mail). Możesz też wysłać e-mail na adres (ogólny firmowy adres e-mail), a ktoś z zespołu się z Tobą skontaktuje.