أمثلة على رسائل خارج المكتب

تعد الرسائل خارج المكتب جزءًا مهمًا من اتصالات الأعمال. عندما تكون في إجازة ، أو مريضًا ، أو لا تكون في المكتب لأي سبب من الأسباب ، يمكنك إعداد رسالة رد تلقائي ترد على كل بريد إلكتروني جديد ، لإعلامهم بأنك لست موجودًا. رسائل خارج المكتب هي مفيد لتوصيل المعلومات وإعلام المستلم بكيفية الاتصال بك. سنلقي نظرة على رسائل خارج المكتب وبعض الأمثلة لمساعدتك في إنشاء الرد التلقائي الخاص بك.

ما هي رسائل خارج المكتب؟

رسالة خارج المكتب عبارة عن رد تلقائي يمكنك إعداده من عميل البريد الإلكتروني الخاص بك إذا كنت خارج المكتب لأنك اشتريت تذكرة لحضور مؤتمر في أرخص يوم للسفر. يمكنك تشغيله لفترة زمنية محددة وإضافة تواريخ محددة بحيث لا تظهر الردود التلقائية إلا خلال تلك التواريخ. سيتم إرسال رسالة خارج المكتب تلقائيًا إلى الرسائل الواردة خلال التواريخ التي تقرر تشغيل الرسالة التلقائية فيها.

لماذا تعتبر رسائل "خارج ساعات العمل" مهمة جدًا

تعتبر الرسائل خارج ساعات العمل أمرًا حيويًا لأسباب مختلفة ويمكنها توصيل المعلومات المهمة إلى المستلمين بسرعة. لا تنس إلقاء نظرة على بعض أمثلة تحية البريد الصوتي للشركات الصغيرة للحصول على رسالة كاملة. بعض الأسباب التي تجعل رسالة خارج المكتب مهمة هي:

1. اللمسة الشخصية: لا أحد يحب أن يشعر بأنه يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به ، ولكن رسالة خارج المكتب تتيح للمستلم معرفة أنك لست موجودًا وأنك ستستجيب بأسرع ما يمكن عند عودتك.
2. جيل العملاء المحتملين: إذا كان لديك عملاء جدد أو عملاء محتملون ، فأنت تريد التأكد من أنك لا تفقد الزخم أثناء تواجدك خارج المكتب. يمكنك إضافة رقم هاتف حتى يكون لديهم شخص للاتصال به ومنحه معلومات الاتصال لشخص آخر يمكنه المساعدة.
3. متابعة: توفر رسالة خارج المكتب للمستلمين مزيدًا من التفاصيل حول وقت المتابعة معك مرة أخرى. إذا كانوا يعرفون تاريخ البدء وتاريخ العودة ، فيمكنهم الاتصال بك بدلاً من إرسال بريد إلكتروني إليك بشكل متكرر.
4. ضغط أقل: هناك ضغط أقل عليك للرد على الجميع أو إخبارهم أنك مشغول بالردود التلقائية. يعرف الأشخاص بالضبط متى ستعود وكيفية الاتصال بك أو بأي شخص آخر في الأمور العاجلة ، لذلك لن تحتاج إلى التحقق من بريدك الإلكتروني باستمرار عندما تكون خارج المكتب.

ما يجب تضمينه في رسالة خارج المكتب

يمكن أن تحتوي رسالة خارج المكتب نفسها على معلومات حول:

• لماذا أنت خارج المكتب
• متى ستعود ، بما في ذلك نطاق التاريخ عندما تكون خارج المكتب
• طرق أخرى للوصول إليك مثل رقم الهاتف الخلوي إن أمكن
• نقاط الاتصال الأخرى التي يمكن للمستلم الوصول إليها في غيابك ، بما في ذلك عنوان بريد إلكتروني آخر للاتصال و / أو رقم الهاتف و / أو موقع ويب خاص بالعمل.

ما يجب تجنبه في رسالة "خارج ساعات العمل"

1. تجنب إضافة الكثير من التفاصيل: قد يكون من المغري إضافة تفسير طويل مثل أنك في اجتماع غداء ، ولكن من الأفضل تجنبه. بدلاً من ذلك ، اجعل رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمكتب التلقائي قصيرة وموجزة.
2. عدم تضمين معلومات الاتصال الأخرى: إذا أمكن ، يجب أن تكون هناك دائمًا نقطة اتصال أخرى مدرجة في الرسالة لمعرفة من يجب المتابعة معه إذا لزم الأمر.
3. تضمين معلومات غير صحيحة: قبل المغادرة ، تحقق جيدًا من كل شيء في ردك خارج المكتب ، بما في ذلك المجيب التلقائي ، للتحقق من هذا الإطار الزمني ، مثل تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء الذي لم تكن متاحًا فيه.
4. التحقق من التنسيق: اعتمادًا على عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ، يمكن أن تظهر الرسائل أحيانًا مع وجود مشكلات في التنسيق. تأكد من فحص ومعرفة كيف تبدو رسالة OOO على الهاتف المحمول وسطح المكتب قبل أن تصل إلى العملاء وأعضاء الفريق.

أمثلة على رسائل خارج المكتب لاستخدامها

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تنظيم رسالتك بعيدًا عن المكتب ، فقد توصلنا إلى عينة من رسالة المكتب لمواقف مختلفة للمساعدة .

مثال بسيط لرسالة خارج المكتب

شكرا لرسالتك. أنا بعيد عن المكتب دون الوصول إلى البريد الإلكتروني حتى (التاريخ) ، وسأرد عندما أعود إلى المكتب. انا اقدر تفهمك.

أطيب التحيات،

(اسم)

رسالة احترافية خارج المكتب

شكرا لرسالتك. أنا خارج المكتب من (تاريخ) إلى (تاريخ) مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. للحصول على مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بي على هاتفي الخلوي (رقم) أو سكرتيرتي XX على (رقم الهاتف).

مع أطيب التحيات

(اسم)

رسائل مضحكة خارج المكتب

شكرًا على الرسالة ، ولكن هذا روبوت يستجيب لك لأن (الاسم) خارج المكتب حاليًا ويحاول جاهدًا عدم التحقق من البريد الإلكتروني للمكتب. سيعودون بحلول (التاريخ) ، لذلك لا تتردد في الاتصال بعد ذلك!

شكرًا

روبوت البريد الإلكتروني

رسائل البريد الإلكتروني للرد الآلي خارج المكتب

هذه رسالة بريد إلكتروني للرد الآلي للمكتب لأنني غير متاح ولا أتحقق من البريد الإلكتروني. سأرد على بريدك الإلكتروني عندما أعود إلى المكتب.

هذه رسالة OOO تلقائية لأنني خارج المكتب حتى (التاريخ). سأرد على رسالتك على الفور عند عودتي. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال بـ XX على (البريد الإلكتروني) لمزيد من التفاصيل.

مثال على رسالة مريضة خارج المكتب

شكرًا لك على رسالتك ، لكنني حاليًا في إجازة مرضية ولا يمكنني الحضور إلى البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فلا تتردد في الاتصال بالمكتب على XX.

شكرا لتفهمك

(اسم)

رسالة إجازة خارج المكتب

شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا الآن في إجازة ولا أستطيع الرد على المكالمات الهاتفية أو الرسائل حتى أعود في (التاريخ). إذا كانت مسألتك عاجلة ، فيمكنك الاتصال بـ XX للحصول على المساعدة على (البريد الإلكتروني). بدلاً من ذلك ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني على (البريد الإلكتروني العام للشركة) ، وسيتواصل معك أحد أعضاء الفريق.